จัดการงานซ้อน: หลีกเลี่ยงปัญหา

ข้อสรุปสำคัญ

บทนำ

งานที่ทับซ้อนกันเกิดขึ้นเมื่อสมาชิกทีมสองคนขึ้นไปหรือกลุ่มงานแบ่งปันองค์ประกอบที่เหมือนกัน: อาจเป็นทรัพยากรเดียวกัน (เช่น ผู้เชี่ยวชาญหรือเครื่องมือ) บล็อกโค้ดร่วมกัน ขั้นตอนการทำงานที่พึ่งพาซึ่งกันและกัน หรือแม้แต่ช่วงเวลาเดียวกัน

ปัญหาหลักคือ การทำงานหนึ่งงานส่งผลโดยตรงหรือขัดขวางการทำงานอีกงานหนึ่ง ทำให้เกิดความล่าช้าและต้องแก้ไขความขัดแย้งด้วยตนเอง ความเข้าใจแนวคิดนี้เป็นก้าวแรกสู่การจัดการที่มีประสิทธิภาพ

ทำไมความขัดแย้งเกิดขึ้น

การเพิกเฉยหรือละเลยการจัดการงานที่ทับซ้อนกันอย่างไม่เหมาะสมอาจนำไปสู่ผลลบหลายประการที่ทำลายประสิทธิภาพและขวัญกำลังใจของทีมอย่างรุนแรง:

• ความขัดแย้งและความเข้าใจผิด: เมื่อหลายคนแข่งขันกันเพื่อใช้ทรัพยากรหรือพื้นที่ทำงานเดียวกัน จะเกิดความไม่ลงรอยและความสัมพันธ์ของทีมเสื่อมลงอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้
• ความล่าช้าและความเร็วลดลง: งานหนึ่งที่ขัดขวางงานอีกงานทำให้เกิดผลโดมิโน ส่งผลให้โครงการทั้งหมดช้าลงและมักพลาดกำหนดเวลา
• คุณภาพลดลง: ในสถานการณ์เร่งด่วนหรือขาดการประสานงาน สมาชิกทีมอาจตัดสินใจอย่างรีบร้อนซึ่งส่งผลเสียต่อคุณภาพของผลิตภัณฑ์สุดท้าย
• การสูญเสียแรงจูงใจ: อุปสรรคต่อเนื่องและความจำเป็นในการแก้ไขความขัดแย้งจะทำให้หมดพลังและลดความกระตือรือร้นของผู้เข้าร่วมในโครงการ
• การใช้ทรัพยากรอย่างไม่มีประสิทธิภาพ: การกระทำที่ไม่มีการประสานงานนำไปสู่การจัดสรรผู้เชี่ยวชาญและเครื่องมืออย่างไม่เหมาะสม

การหลีกเลี่ยงความขัดแย้ง

วิธีที่ดีที่สุดในการจัดการงานที่ทับซ้อนกันคือป้องกันในระหว่างขั้นตอนการวางแผน การวางแผนอย่างละเอียดและโปร่งใสเป็นรากฐานของโครงการที่ประสบความสำเร็จ

• มองเห็นความสัมพันธ์: ใช้ Taskee ในการแสดงภาพงานทั้งหมดและความสัมพันธ์ระหว่างงาน เช่น ผ่านแผนภูมิแกนต์หรือบอร์ดคัมบัง กำหนดให้งานใดงานหนึ่งต้องเสร็จก่อนงานถัดไปจะเริ่ม ทำให้สามารถมองเห็นจุดคอขวดที่อาจเกิดขึ้นล่วงหน้า
• แจกจ่ายบทบาทอย่างชัดเจน: แต่ละงานควรมีผู้รับผิดชอบเพียงคนเดียว แม้ว่าจะเป็นงานของทีมก็ตาม กำจัดความคลุมเครือในบทบาทและความรับผิดชอบเพื่อหลีกเลี่ยงสถานการณ์เช่น "นั่นไม่ใช่งานของฉัน" หรือ "ฉันคิดว่าคนอื่นจะทำ"
• ระบุความเสี่ยงล่วงหน้า: ในระหว่างการวางแผน ให้ระบุจุดทับซ้อนที่เป็นไปได้อย่างกระตือรือร้น หากสองงานต้องใช้ทรัพยากรเฉพาะเดียวกัน (เช่น อุปกรณ์ราคาแพงหรือผู้เชี่ยวชาญเฉพาะทางสูง) วางแผนตารางการใช้งานล่วงหน้า
• เวลาบัฟเฟอร์: รวมเวลาบัฟเฟอร์ที่สมเหตุสมผลระหว่างงานที่ขึ้นต่อกันในแผนของคุณ เพื่อให้มีระยะห่างเล็กน้อยสำหรับความล่าช้าที่ไม่คาดคิดและลดความกดดัน
• การวางแผนแบบร่วมมือ: รวมสมาชิกทีมทุกคนในการวางแผน ผู้ที่ทำงานมักจะสามารถชี้ให้เห็นความขัดแย้งที่อาจมองไม่เห็นจากภายนอกได้ การมีส่วนร่วมของพวกเขายังช่วยเพิ่มความมุ่งมั่นและความรับผิดชอบ

การจัดการความขัดแย้ง

ถ้าการป้องกันงานทับซ้อนเป็นไปไม่ได้ คุณจะต้องมีกลยุทธ์ในการแก้ไขความขัดแย้งอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งรวมถึงการจัดการความขัดแย้งเชิงรุกในกระบวนการทำงาน

• การจัดลำดับความสำคัญ: หากสองงานขัดแย้งกันในการใช้ทรัพยากรเดียวกัน ผู้จัดการโครงการต้องกำหนดอย่างชัดเจนว่างานใดมีลำดับความสำคัญสูงกว่าในช่วงของโครงการนี้ การตัดสินใจนี้ควรมีเหตุผลและสื่อสารให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องทราบ
• การสื่อสาร: การสื่อสารเปิดเผยและทันท่วงทีเป็นกุญแจสำคัญในการแก้ไขความขัดแย้ง เมื่อมีการตรวจพบความทับซ้อนหรือความขัดแย้งที่เป็นไปได้ ต้องแจ้งทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องทันที ใช้ช่องทางสื่อสารทั่วไปเพื่อให้ข้อมูลเข้าถึงทุกคนได้
• การแจกจ่ายทรัพยากรชั่วคราว: ในบางกรณี คุณอาจตกลงให้แบ่งปันทรัพยากรชั่วคราวได้ เช่น ผู้เชี่ยวชาญคนหนึ่งอาจทำงานในงานหนึ่งในตอนเช้าและอีกงานในตอนบ่าย ซึ่งต้องการการประสานงานอย่างรอบคอบ
• การนำทรัพยากรภายนอกเข้ามา: หากไม่สามารถแก้ไขความขัดแย้งได้ ให้พิจารณานำผู้เชี่ยวชาญหรือเครื่องมือเพิ่มเติมเข้ามาช่วยแบ่งเบาภาระของทรัพยากรที่ทับซ้อนกัน
• การมอบหมายใหม่: บางครั้งทางออกที่ดีที่สุดคือมอบหมายงานทับซ้อนงานหนึ่งให้กับสมาชิกทีมคนอื่นที่มีทักษะและเวลาว่างเพียงพอ

เครื่องมือสู่ความสำเร็จ

เครื่องมือสมัยใหม่สำหรับการวางแผนงานให้เหมาะสมและหลีกเลี่ยงความขัดแย้งในกระบวนการทำงานช่วยให้งานที่ซ้อนทับกันง่ายขึ้นในการจัดการ

ซอฟต์แวร์จัดการโครงการ:

• Taskee: แพลตฟอร์มนี้ช่วยให้คุณสร้างงาน กำหนดผู้รับผิดชอบ ตั้งกำหนดเวลา ติดตามความสัมพันธ์ระหว่างงาน และแสดงภาพความคืบหน้า ฟีเจอร์ในตัวสำหรับแสดงภาระงานช่วยให้ระบุการซ้อนทับและวางแผนการทำงานได้
• แผนภูมิแกนต์และบอร์ดคัมบัน: มีให้ใช้ใน Taskee ช่วยให้เห็นลำดับงานและความสัมพันธ์ รวมถึงกรอบเวลาของงาน

ระบบควบคุมเวอร์ชัน (VCS):

• Git (ร่วมกับแพลตฟอร์ม GitHub, GitLab, Bitbucket): สำหรับทีมพัฒนาซอฟต์แวร์ VCS เป็นสิ่งจำเป็น ช่วยให้นักพัฒนาหลายคนทำงานบนโค้ดเดียวกัน ติดตามการเปลี่ยนแปลง และจัดการความขัดแย้งในการรวมโค้ด ซึ่งเป็นรูปแบบหนึ่งของการแก้ไขงานที่ซ้อนทับในระดับโค้ด

เครื่องมือสื่อสาร:

Slack, Microsoft Teams, Discord: ช่องทางสำหรับการสื่อสารอย่างรวดเร็ว การแลกเปลี่ยนข้อมูลทันที และการแก้ปัญหาอย่างรวดเร็ว ช่วยสร้างแชทธีมสำหรับอภิปรายงานและความสัมพันธ์เฉพาะ

เครื่องมือความร่วมมือ:

Google Workspace (Docs, Sheets), Microsoft 365 (Word, Excel ออนไลน์): อนุญาตให้ผู้ใช้หลายคนแก้ไขเอกสารเดียวกันแบบเรียลไทม์ เห็นการเปลี่ยนแปลงทันทีและแสดงความคิดเห็น ช่วยลดความขัดแย้งของเวอร์ชัน

ระบบจัดการทรัพยากร: Taskee มีโมดูลสำหรับจัดการภาระงานของพนักงาน ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการกระจายงานและหลีกเลี่ยงการทำงานเกิน

แนวปฏิบัติที่ดีที่สุด

นอกจากการใช้เครื่องมือแล้ว การปฏิบัติตามกลยุทธ์การจัดการความขัดแย้งและการวางแผนงานให้เหมาะสมก็สำคัญ

• ประชุมสแตนด์อัพประจำ (Scrums): การประชุมสั้นรายวันที่สมาชิกทีมแต่ละคนรายงานอย่างรวดเร็วว่าสิ่งใดเสร็จแล้ว วางแผนอย่างไร และมีอุปสรรคอะไรบ้าง ช่วยให้ระบุและแก้ไขการซ้อนทับได้อย่างรวดเร็วก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาใหญ่
• ความโปร่งใสและเปิดเผย: ข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับงาน สถานะ ความสัมพันธ์ และผู้รับผิดชอบควรเข้าถึงได้สำหรับสมาชิกทีมทุกคน ยิ่งความไม่ชัดเจนน้อย โอกาสเกิดความขัดแย้งก็ยิ่งน้อย
• วัฒนธรรมการช่วยเหลือ: ส่งเสริมบรรยากาศที่สมาชิกทีมเต็มใจช่วยเหลือกัน แบ่งปันความรู้ และแก้ไขปัญหาร่วมกัน แทนที่จะแข่งขันกันเพื่อทรัพยากร
• การฝึกอบรมและพัฒนา: ลงทุนในการพัฒนาทักษะหลากหลายให้กับสมาชิกทีม ยิ่งมีคนที่สามารถทำงานหลายอย่างได้มากเท่าไร ก็จะยิ่งง่ายต่อการกระจายงานและหลีกเลี่ยงคอขวด
• การติดตามอย่างต่อเนื่อง: ตรวจสอบความคืบหน้าของงานและภาระงานอย่างสม่ำเสมอ พร้อมปรับแผนอย่างรวดเร็วหากเกิดการซ้อนทับหรือความล่าช้าโดยไม่คาดคิด ใช้ความสามารถของ Taskee ในการช่วยเหลือ
• การทบทวนย้อนหลัง: หลังจบแต่ละช่วงหรือโครงการ ให้ทบทวนวิธีการจัดการงานที่ซ้อนทับ สิ่งใดที่ทำได้ดี และสิ่งใดที่ควรปรับปรุงในอนาคต นี่คือประสบการณ์ที่มีค่าสำหรับโครงการถัดไป

บทความที่เกี่ยวข้อง:

สำหรับการเริ่มต้นทำงานระยะไกลอย่างประสบความสำเร็จ อ่าน วิธีการเป็นดิจิทัลโนแมด: คู่มือสมบูรณ์

เพื่อให้มั่นใจว่างานไม่รบกวนความสนใจส่วนตัวของคุณ ดู วิธีสมดุลงานและงานอดิเรก: เคล็ดลับสำหรับชีวิตที่เติมเต็มมากขึ้น

เพื่อเลือกโมเดลการทำงานที่ดีที่สุดสำหรับทีมของคุณ อ่านเกี่ยวกับ โมเดลการทำงานแบบไฮบริด: อนาคตของที่ทำงาน

บทสรุป

การจัดการงานที่ซ้อนทับเป็นส่วนสำคัญของการบริหารโครงการที่ประสบความสำเร็จ ไม่เพียงแต่ต้องมีทักษะการใช้เครื่องมือเท่านั้น แต่ยังต้องพัฒนาวัฒนธรรมการสื่อสารที่เปิดกว้าง การวางแผนล่วงหน้าเชิงรุก และความพร้อมสำหรับการแก้ไขปัญหาอย่างยืดหยุ่น ด้วยการนำคำแนะนำเหล่านี้ไปใช้ ผู้จัดการโครงการและทีมงานไม่เพียงแต่จะหลีกเลี่ยงความขัดแย้งและความล่าช้าได้เท่านั้น แต่ยังสามารถเพิ่มผลิตภาพ ปรับปรุงคุณภาพงาน และสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่กลมกลืนมากขึ้นได้อีกด้วย จำไว้ว่ากุญแจสู่ความสำเร็จอยู่ที่การมองการณ์ไกล การประสานงาน และ การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ และเครื่องมืออย่าง Taskee จะเป็นผู้ช่วยที่เชื่อถือได้ของคุณ

คำแนะนำการอ่าน

“An Everyone Culture”

แสดงให้เห็นว่าองค์กรสามารถประสบความสำเร็จได้อย่างไรโดยการสร้างวัฒนธรรมที่การพัฒนาของพนักงานทุกคนกลายเป็นส่วนหนึ่งของงานประจำวันและกลยุทธ์โดยรวม

บน Amazon

“The Chaos Imperative”

บางครั้งการซ้อนทับและ "ความวุ่นวาย" ในทีมสามารถเป็นแหล่งนวัตกรรมหากคุณเรียนรู้ที่จะจัดการอย่างเหมาะสม

บน Amazon

“Reinventing Organizations”

เล่าเรื่ององค์กรรูปแบบใหม่ที่มีการจัดการแบบกระจายอำนาจ ซึ่งการซ้อนทับงานได้รับการแก้ไขผ่านความเป็นอิสระและการจัดการตนเอง

บน Amazon