ความยืดหยุ่นและ Agile

โครงการ Agile ที่ไปได้ดีล้วนมีแบ็คล็อกงานที่จัดโครงสร้างไว้อย่างดีเป็นฐาน แบ็คล็อกเป็นเอกสารที่เปลี่ยนไปเรื่อยๆ ตามงาน ไม่ได้หยุดนิ่งเหมือนรายการสิ่งที่ต้องทำทั่วไป มันบอกว่าทีมควรโฟกัสที่อะไร ปรับตามความต้องการที่เปลี่ยนไปได้ และเป็นแหล่งข้อมูลจริงเพียงแห่งเดียวที่ทุกคนในโครงการใช้ร่วมกัน แบ็คล็อก

การจัดการงานให้ได้ผลเริ่มจากการแบ่งงานใหญ่เป็นงานย่อยที่มีข้อมูลตั้งต้น วิธีทำ และผลลัพธ์ชัดเจน จากนั้นวาดแผนผังว่างานไหนต้องรองานไหน และในแต่ละวันเลือกงานย่อยเพียงไม่กี่งานเป็นจุดโฟกัส นี่คือสิ่งที่แยกทีมที่ส่งงานทันกำหนดอยู่เสมอออกจากทีมที่ทำไม่ได้อย่างค่อนข้างชัดเจน เพราะงานย่อยไม่ได้เป็นแค่ชิ้น

การเสริมแรงเชิงบวกเป็นกลไกทางพฤติกรรม ที่ส่งผลให้เห็นได้จริงต่อความผูกพันของทีม แรงจูงใจ และผลงานในระยะยาว ถ้าทำอย่างสม่ำเสมอและชมให้ตรงจุด มันจะช่วยสร้างวัฒนธรรมแบบที่ทีมเก่ง ๆ ต้องการ และยังช่วยแก้ปัญหาคำชมไม่พอ ซึ่งแทบจะเกิดขึ้นแน่นอนกับทีมที่ทำงานระยะไกลหรือกระจายกันอยู่หลายที่ เพราะในทีมแบบนี้

ความสัมพันธ์ระหว่างสุขภาพกับผลงานเป็นความสัมพันธ์โดยตรงและวัดผลได้ นอนไม่พอ การตัดสินใจก็แย่ลง เครียดเรื้อรัง ความสามารถในการคิดก็ลดลง ใช้ชีวิตแบบนั่งๆ นอนๆ ขยับตัวน้อย สมาธิก็หลุดง่าย ส่วนการกินที่ไม่ดีทำให้พลังงานขึ้นลงจนจดจ่อกับงานนานๆ ไม่ได้ ประสิทธิภาพในการทำงานจึงแยกไม่ออกจากสภาพร่างกายและจิต

การติดตามเป้าหมายเริ่มจากการเขียนเป้าหมายให้วัดได้และมีกำหนดเวลา ทบทวนความคืบหน้าเป็นรอบทั้งรายวัน รายสัปดาห์ และรายเดือน บอกความคืบหน้าให้คนอื่นรับรู้ และใช้เครื่องมือที่บันทึกผลให้เองโดยไม่ต้องกรอกด้วยมือ งานนี้จึงเป็นเรื่องของข้อมูลมากกว่าเรื่องของแรงจูงใจ ดร. Gail Matthews แห่ง Dominican Univer

คอขวดในเวิร์กโฟลว์ไม่ได้เกิดขึ้นแบบสุ่ม มันเกิดซ้ำตามรูปแบบที่พอคาดเดาได้ รายงานโดย Formstack และ Mantis Research พบว่าองค์กรอาจสูญเสียมากถึง $1.3 ล้านต่อปีจากกระบวนการที่ไร้ประสิทธิภาพ และพนักงานมากกว่าครึ่งใช้เวลาอย่างน้อยวันละสองชั่วโมงไปกับงานที่ทำซ้ำ ๆ ดังนั้นการหาและแก้คอขวดจึงเป็นงานหลักด้าน

การสะท้อนตนเองในการทำงานเป็นมากกว่าส่วนเสริมของ soft skill เพราะนี่คือวิธีที่ประสบการณ์กลายเป็นการตัดสินใจที่ดีขึ้น ถ้าไม่มีการวิเคราะห์อย่างเป็นระบบว่าอะไรได้ผลและอะไรไม่ได้ผล คนทำงานก็มักตัดสินใจแบบเดิมซ้ำๆ แม้สถานการณ์จะเปลี่ยนไป เหตุผลคือช่วงเวลาระหว่างการลงมือทำกับการปรับแก้นั้นยาวเกินไป หรือห

การพึ่งพากันของงานเป็นตัวกำหนดลำดับการทำงานในโครงการ ว่างานไหนต้องเสร็จก่อนงานอื่นจึงจะเริ่มได้ งานไหนทำไปพร้อมกันแบบคู่ขนานได้ และงานไหนติดค้างอยู่กับเงื่อนไขภายนอกที่ทีมควบคุมเองโดยตรงไม่ได้ ถ้าทำแผนผังการพึ่งพากันไว้และคอยติดตาม โครงการก็จะมีโครงร่างที่ชัดเจน ความล่าช้าจะโผล่ให้เห็นก่อนที่จะสะสม

ในโครงการระยะยาว แรงจูงใจมักหายไปกลางทาง ทั้งที่คนในทีมก็ยังใส่ใจงานอยู่ ปัญหาอยู่ที่ระบบ ระบบที่ช่วยให้ทุกคนมีแรงในโครงการสั้นๆ ใช้กับงานที่กินเวลาหลายเดือนไม่ได้ เป้าหมายที่เคยชัดเจนตอนเริ่มต้นค่อยๆ เลือนลง ความคืบหน้าเห็นได้ยากขึ้น เส้นชัยก็ดูไกลออกไปเรื่อยๆ การดูแลแรงจูงใจตลอดหลายเดือนจึงเป็นเร

ระบบสร้างแรงจูงใจในที่ทำงาน ส่วนใหญ่ล้มเหลว สาเหตุมักอยู่ที่อื่น พนักงานเองก็พยายามอยู่แล้ว ปัญหาอยู่ที่วงจรการตอบสนอง ระหว่างการลงมือทำกับการได้รับการยอมรับ ช่วงเวลานั้นยาวเกินไป และการยอมรับที่ได้ก็เป็นนามธรรมเกินไป Gamification แก้เรื่องนี้ที่โครงสร้าง มันย่นระยะห่างระหว่างพฤติกรรมกับรางวัล ทำให

หลายคนมองโรดแมปผลิตภัณฑ์เป็นแค่เอกสารสำหรับการวางแผน แต่ที่จริงแล้วมันคือเครื่องมือประสานงาน หน้าที่หลักของมันคือทำให้ทีมต่าง ๆ ที่ทำงานแยกกันอย่างอิสระยึดลำดับความสำคัญชุดเดียวกัน การตัดสินใจที่เกิดขึ้นในฝ่ายหนึ่งขององค์กรจะได้ไม่กลายเป็นอุปสรรคของอีกฝ่าย โรดแมปที่เหลือเป็นแค่เส้นเวลาจะเสียหน้าที่

การจัดการกระบวนการธุรกิจแบบดั้งเดิมแก้ไขเวิร์กโฟลว์เพียงครั้งเดียว แล้วคาดหวังให้คงอยู่ ในทางปฏิบัติ กระบวนการเปลี่ยนแปลงเมื่อสภาวะตลาดเปลี่ยน — และองค์กรที่ทำการปรับให้เหมาะสมในรอบประจำปีจะตามหลังองค์กรที่ทำในสปรินต์ Agile BPM ปิดช่องว่างนั้น: ใช้ตรรกะการพัฒนาแบบวนซ้ำกับการกำกับดูแลกระบวนการ