Sprintplanung: agile Best Practices

Kernideen

Grundlagen der Planung

Best Practices der Sprint-Planung beginnen mit dem Verständnis der fundamentalen Prinzipien. Qualitative Planung erfordert einen strukturierten Ansatz, der die Analyse vorheriger Sprints, die Bewertung der Team-Kapazitäten und eine klare Definition der Ziele umfasst.

1. Die Vorbereitung zur Planung sollte im Voraus beginnen. Der Product Owner muss das Backlog mindestens einen Tag vor dem Meeting vorbereiten und priorisieren. Das Entwicklungsteam sollte die Möglichkeit haben, sich vorab mit den User Stories vertraut zu machen und Klärungsfragen zu stellen.
2. Die klassische Regel besagt: Für jede Sprint-Woche werden zwei Stunden Planung eingeplant. Für einen zweiwöchigen Sprint bedeutet das vier Stunden, aber die Praxis zeigt, dass es effektiver ist, diese Zeit in zwei Phasen von jeweils zwei Stunden aufzuteilen.

Vorbereitungsphase

Die Verbesserung der Sprint-Planung ist ohne qualitative Vorbereitung unmöglich. Diese Phase wird oft unterschätzt, obwohl sie den Erfolg des gesamten Prozesses bestimmt.

• Definition of Ready (DoR) — Bereitschaftskriterien der User Stories für die Aufnahme in den Sprint. Jede Story sollte klare Akzeptanzkriterien, eine Komplexitätsbewertung und Abhängigkeiten zu anderen Aufgaben enthalten. Ohne Einhaltung der DoR verwandelt sich die Planung in Chaos, wo das Team Zeit mit der Klärung von Details verschwendet, anstatt sich auf die Umsetzung zu konzentrieren.
• Backlog-Refinement sollte regelmäßig stattfinden, nicht nur vor der Sprint-Planung. Es wird empfohlen, 10% der Sprint-Zeit für diesen Prozess zu reservieren. Das Team kann mehrmals pro Woche kurze Refinement-Sessions durchführen und dabei schrittweise Stories für zukünftige Sprints entwickeln.
• Velocity-Analyse hilft dem Team, seine realen Kapazitäten zu verstehen. Wichtig ist, nicht nur die durchschnittliche Geschwindigkeit der letzten 3-5 Sprints zu berücksichtigen, sondern auch Faktoren, die die Produktivität beeinflussen können: Urlaub, Feiertage, technische Schulden oder externe Abhängigkeiten.

Planungssitzungen

Effektive Strategien der Sprint-Planung beinhalten einen strukturierten Ansatz für das Meeting selbst. Die Sprint-Planung besteht aus zwei Teilen: der Bestimmung dessen, "was" gemacht wird, und "wie" es umgesetzt wird.

1. Das Team bestimmt gemeinsam mit dem Product Owner das Sprint-Ziel, das alle ausgewählten User Stories vereint. Das Ziel sollte konkret, messbar und für alle Teilnehmer verständlich sein. Schlechtes Ziel: "Verbesserung der Benutzererfahrung". Gutes Ziel: "Benutzer können sich über soziale Netzwerke mit einem Klick registrieren".
2. Das Entwicklungsteam zerlegt die ausgewählten Stories in Aufgaben und schätzt sie in Stunden. Dieser Prozess hilft dabei, versteckte Komplexitäten und Abhängigkeiten aufzudecken. Jede Aufgabe sollte nicht länger als 8 Stunden dauern — wenn doch, muss sie in Teilaufgaben unterteilt werden.

Rollen und Verantwortlichkeiten

Die Interaktion im Agile-Team basiert auf einem klaren Verständnis der Rollen jedes Teilnehmers im Planungsprozess.

• Der Scrum Master moderiert den Prozess, überwacht die Einhaltung der Zeitrahmen und hilft dem Team bei Entscheidungen. Er sollte keine Entscheidungen aufzwingen, sondern die richtigen Fragen stellen und die Diskussion in eine konstruktive Richtung lenken.
• Der Product Owner ist verantwortlich für die Priorisierung des Backlogs und Entscheidungen darüber, welche Features zuerst implementiert werden sollen. Er sollte bereit sein, den Geschäftswert jeder Story zu erklären und Fragen des Entwicklungsteams zu beantworten.
• Das Entwicklungsteam übernimmt die Verpflichtung zur Lieferung des Ergebnisses. Wichtig ist, dass das Commitment vom Team selbst kommt und nicht von außen aufgezwungen wird. Nur so kann ein hohes Maß an Motivation und Verantwortung erreicht werden.

Häufige Fehler

• Überschätzung der Kapazitäten — der häufigste Fehler bei der Sprint-Planung. Teams neigen dazu, mehr Arbeit zu übernehmen, als sie bewältigen können, besonders zu Projektbeginn oder nach einem erfolgreichen Sprint. Ratschläge für Agile-Sprint-Planung beinhalten das Prinzip "lieber unter- als überschätzen". Nicht eingehaltene Verpflichtungen untergraben das Vertrauen der Stakeholder und demotivieren das Team.
• Fehlen von Zeitreserven — ein weiterer kritischer Fehler. In Sprint-Plänen sollten 10-20% Pufferzeit für unvorhergesehene Aufgaben, Bugs oder technischen Support eingeplant werden. Diese Reserve sollte nicht mit zusätzlichen Stories "für alle Fälle" gefüllt werden.
• Ignorieren von Abhängigkeiten führt zu Blockaden mitten im Sprint. Alle externen Abhängigkeiten müssen in der Planungsphase identifiziert und behandelt werden. Wenn eine Aufgabe von einem anderen Team oder externen Anbieter abhängt, müssen Zeiten im Voraus koordiniert und Bestätigungen eingeholt werden.

Prozessüberwachung

Best Practices der Sprint-Planung beinhalten die kontinuierliche Verbesserung des Planungsprozesses selbst. In Retrospektiven sollte das Team nicht nur die Sprint-Ergebnisse analysieren, sondern auch die Planungsqualität.

Metriken für die Analyse:

• Genauigkeit der Schätzungen (Vergleich geplanter und tatsächlicher Zeitinvestitionen)
• Prozentsatz abgeschlossener Stories
• Anzahl der Änderungen im Sprint nach der Planung
• Zeit, die für die Planung aufgewendet wurde

Burndown-Charts helfen dabei, den Fortschritt während des Sprints zu verfolgen und Probleme frühzeitig zu identifizieren. Wenn das Diagramm zeigt, dass das Team das geplante Arbeitsvolumen nicht schaffen wird, müssen Korrekturmaßnahmen ergriffen werden: Aufgaben neu priorisieren oder die unwichtigsten User Stories ausschließen.

Planungsanpassung

• Remote-Teams erfordern einen besonderen Ansatz für die Sprint-Planung. Es müssen spezialisierte Tools für die Zusammenarbeit verwendet und eine qualitativ hochwertige Verbindung für alle Teilnehmer sichergestellt werden. Es wird empfohlen, die Planung in mehreren kurzen Sessions statt in einem langen Meeting durchzuführen.
• Große Projekte mit mehreren Teams benötigen eine Koordination der Planung auf Programmebene. Scrum of Scrums oder SAFe (Scaled Agile Framework) bieten eine Struktur zur Synchronisation der Arbeit mehrerer Teams.
• Wartungsprojekte, bei denen ein erheblicher Teil der Zeit für Support und Bugfixes aufgewendet wird, erfordern die Reservierung eines Teils der Kapazität für ungeplante Arbeit. Üblicherweise werden 30-50% der Sprint-Zeit für Support und die verbleibende Zeit für die Entwicklung neuer Features eingeteilt.

Lesen Sie auch:

Lernen Sie Projektmanagement durch das Lesen unseres Artikels Das Projektmanagement-Dreieck: Umfang, Zeit und Kosten ausbalancieren.

Erleichtern Sie sich und Ihrem Team die Arbeit, indem Sie sich mit dem Kanban-Board. Leitfaden für Prozessmanagement vertraut machen.

Helfen Sie Teams dabei, sich auf die echten Bedürfnisse der Benutzer zu konzentrieren mit dem Artikel Agile Personas: Verbesserung der benutzerzentrierten Entwicklung in Agile-Projekten.

Fazit

Effektive Sprint-Planung erfordert einen systematischen Ansatz und kontinuierliche Verbesserung. 

Denken Sie daran, dass perfekte Planung nicht existiert. Nutzen Sie Retrospektiven nicht nur zur Analyse der Ergebnisse, sondern auch zur Verbesserung des Planungsprozesses selbst. Nur durch Praxis und kontinuierliche Verbesserungen kann das Team maximale Effizienz in der Arbeit mit der Agile-Methodologie erreichen.

Wir empfehlen zu lesen

"Scrum: The Art of Doing Twice the Work in Half the Time"

Dieses Buch enthüllt, wie das Scrum-Framework Teams dabei hilft, außergewöhnliche Ergebnisse in kürzerer Zeit zu erzielen.

Bei Amazon

"User Story Mapping: Discover the Whole Story, Build the Right Product"

Die visuelle Kartierung von User Stories hilft Teams dabei, Produktziele besser zu verstehen und Sprints bewusst zu planen.

Bei Amazon

"Essential Scrum: A Practical Guide to the Most Popular Agile Process"

Struktur, Rollen und Methoden, die ein tiefes Verständnis dafür vermitteln, wie Scrum in der täglichen Arbeit angewendet wird.

Bei Amazon