אחריות מרחוק: שמרו על הצוות שלכם פרודוקטיבי ואחראי

רעיונות מרכזיים

מבוא: מהי אחריותיות מרחוק

ללא המבט הקפדני של המנהל, כל עובד מרחוק צריך לדעת בדיוק מהן המשימות שלו, מתי צריך להשלימן וכיצד בדיוק הן צריכות להתבצע. ושוב - לא מדובר במיקרו-ניהול, אלא בהבנה טבעית ומודעת של אזור האחריות שלך עם התערבות מינימלית מצד ההנהלה.

בו בזמן, כל היתרונות של עבודה מרחוק עדיין נשמרים - חופש, לוח זמנים גמיש, ואין צורך לשבת כל היום במשרד מחניק. אתם מבינים למה אנחנו מתכוונים.

אבל איך לשמר את החירויות הללו ובמקביל לא לאבד את זרימת התוצאות האיכותיות והפרודוקטיביות? זהו בדיוק מה שאחריותיות מרחוק עוסקת בו.

כאשר יש אלפי קילומטרים בינך לבין המנהל שלך, תחושת האחריות צריכה להיבנות בדרכים אחרות - התהליך הופך להיות הרבה יותר עדין ומורכב. המטרה היא - לעזור להגיע לתוצאה, לא לדחוף אליה בתוקפנות.

כיצד לקבוע ציפיות ברורות

קודם כל - כל חבר בצוות המרוחק שלך צריך להבין בבירור מה מצופה ממנו. זה לא רק ישמור עליו מלתעות ביער האפל של תהליכי העבודה, אלא גם יעניק לו ביטחון בעבודתו. מתכון מצוין לסביבת עבודה רגועה ולא מלחיצה.

לכן, בבניית תהליכים יומיומיים בצוות, שימו לב לדברים הבאים:

• מטרות ומשימות - מה צריך לעשות ואילו תוצאות צריכות להשתיג.
• לוחות זמנים - מתי המשימות צריכות להיות מושלמות. קבעו מועדי סיום ריאליסטיים.
• אחריות - מי אחראי על מה, כדי למנוע העברת משימות וחיפוש אשמים.
• פורמט העבודה - איך תיראה סביבת העבודה: באילו כלים להשתמש, איך ומתי לתקשר.

כלים לבקרה ותקשורת

ברוכים הבאים לעולם המופלא של CMS ומעקבי משימות - המרכיב החשוב ביותר בניהול צוות מרחוק. כאשר כל תהליכי העבודה מועברים לאונליין ומדיגיטליים, הגיוני לחבר כלי תוכנה שיעזרו לצוות לארגן את יום העבודה שלהם. לעזור, שימו לב - ולא להוסיף שכבה נוספת של בקרה שתצטרכו לעקוב אחריה כל הזמן.

ויש הרבה כלים כאלה בשוק - אפשר לכסות כל מחלקה וכל חלק בצוות עם מעקב ייעודי. אבל כל זה יכול להיות יקר מאוד, לכן השימוש בפלטפורמה אוניברסלית אחת לעתים קרובות מתגלה כפתרון הגיוני יותר.

Taskee - היא אחת הפלטפורמות הללו. תקשורת, מעקב אחר משימות וזמן, אחסון קבצים - לקטן הזה יש הכול. בחירה מצוינת לצוותים מרוחקים.

מלבד Taskee האהוב, ישנם פתרונות נוספים שתוכלו לנסות, כדי להבין מה יתאים לצוות שלכם בצורה הטובה ביותר:

• לניהול משימות - Asana ו-Trello מאפשרים לעקוב אחר התקדמות וליצור רשימות בקרה.
• לתקשורת - פלטפורמות כמו Slack או Microsoft Teams מתאימות מצוין לתקשורת יומיומית - הן בצ'אטים והן בפורמט של שיחות וידאו.
• למעקב אחר זמן עבודה - Clockify ו-Toggl עוזרים לעקוב אחר שעות העבודה של העובדים ולהעריך פרודוקטיביות.
• לאחסון ושיתוף מסמכים - Google Drive ו-Dropbox מספקים גישה מרכזית לקבצים חשובים ומפשטים עבודה משותפת.

בבחירת כלים, חשוב להתחשב לא רק בפונקציונליות שלהם, אלא גם בנוחות השימוש עבור כל הצוות. במצב אידיאלי - להפחית את מספר הפלטפורמות ולאחד את כל התהליכים במרחב עבודה אחד.

פיתוח תרבות של אחריותיות

כל המשימות והמעקבים האלה - עזרה מצוינת, ללא ספק. אבל אם בתוך הצוות אין את התרבות הנדרשת שתומכת בהם - אל תצפו שכל זה יחזיק מעמד יותר מכמה חודשים.

הנה העניין: בצוותים מרוחקים, תרבות האחריות, מוזר ככל שזה נשמע, לעתים קרובות נוצרת מעצמה. אין צורך "להשקות" אותה במיוחד.

אבל אם אתם רוצים לכוון אותה לכיוון הנכון ולהתאים אותה למאפיינים הייחודיים של הצוות שלכם - קדימה! הנה מה שיכול לעזור בכך:

• דוגמה אישית - הצוות מתמקד בהתנהגות המנהיג. אם אתם עומדים בלוחות זמנים, כנים בדיווחים ופתוחים בתקשורת, העובדים יתחילו לעשות את אותו הדבר.
• שקיפות - שתפו בתוצאות, בהצלחות ובקשיים. זה עוזר ליצור סביבה שבה כל אחד מבין איך התרומה שלו משפיעה על התוצאה הכוללת.
• משוב - סדיר, בונה וענייני. זה עוזר לתקן התנהגות ומגביר מעורבות.
• עצמאות - תנו לאנשים מרחב לקבלת החלטות. כאשר לאדם יש אזור אחריות משלו, הוא מעורב הרבה יותר.
• הסכמות ברורות - עדיף לקבוע כללי אינטראקציה בכתב: מסטנדרטים של תקשורת ועד פורמטים של דיווח.

יצירת תרבות של אחריות דורשת זמן, אבל היא זו שהופכת לבסיס של צוות אמין ופרודוקטיבי - במיוחד בתנאים של עבודה מרחוק.

עקבו אחר התוצאה, לא אחר התהליך

קחו, למשל, את איליה. איליה הוא בחור מצוין מכל הבחינות, אבל שיא הפרודוקטיביות שלו מגיע בשעה 7 בערב, כשכל השאר כבר יצאו מדיסקורד. הוא עובד עד שתיים בלילה ומתעורר ב-11 בבוקר - משטר שאולי אינו הבריא ביותר... אבל הנה מה שמעניין: כמות העבודה שהוא מספיק לעשות בזמן הזה מרשימה.

המשטר השנוי במחלוקת של איליה הוא דבר אחד, אבל העיקר הוא: בתנאים של עבודה מרחוק, שעות העבודה המסורתיות כמעט מאבדות את משמעותן. אין צורך להיצמד ללוח זמנים נוקשה מ-9 עד 6, כאשר הצוות שלך מפוזר באזורי זמן שונים.

הסתכלו על מה שאיליה עושה, לא מתי הוא עושה את זה - ותראו אחד מהעובדים הפרודוקטיביים והיעילים ביותר בצוות.

למה זה עובד:

• תוצאה ניתנת למדידה - משימה שהושלמה, KPI שהושג או פרויקט שהסתיים - אלה מדדים אובייקטיביים של פרודוקטיביות.
• התהליך הוא סובייקטיבי - עובד אחד יכול להשלים משימה תוך 4 שעות, ואחר יבזבז 8 ולא יסיים. הערכה לפי תהליך אינה הוגנת - ומורידה מוטיבציה.
• התמקדות במטרה מפתחת יוזמה - כאשר התוצאה היא החשובה, עובדים לומדים לנהל את הזמן שלהם, לקבוע סדרי עדיפויות ולקחת אחריות על התוצאה.

זה, כמובן, לא אומר שאין צורך בבקרה כלל - חשוב לראות את התמונה הכוללת. אבל עדיף לסמוך על הצוות ולהעריך את מה שהם עשו, לא כמה שעות הם השקיעו בכך.

גישה כזו מפחיתה חרדה ומגבירה מעורבות - וזה כבר הוכח פעמים רבות על ידי צוותים עם רמה גבוהה של יעילות מרחוק.

איך להניע צוות להיות מעורב

דבר מצחיק עם הרגלים: להתחיל אותם זה תענוג אחד, אבל לשמור עליהם לטווח ארוך? אוה, זה לא כל כך פשוט.

אפילו לצוות המגובש ביותר יש תקופות של שחיקה, ירידה במוטיבציה ודעיכה רגשית כללית. והעובדה שכולם נמצאים בפינות שונות של העולם רק מסבכת את המצב.

הנה כמה טיפים שיעזרו לשמר תחושת אחריות בריאה בצוות לטווח ארוך:

• הכרה בתוצאות - שבח פומבי על תרומה, אפילו על הצלחות קטנות, מגביר את המוטיבציה הפנימית ומחזק את רוח הצוות.
• תקשורת לא פורמלית - צ'אטים ללא משימות עבודה, הפסקות קפה וירטואליות או "מה חדש?" שבועי עוזרים לקרב אנשים, במיוחד בצוותים גדולים.
• שקיפות תוכניות - כאשר עובדים מבינים מדוע הם עושים עבודה מסוימת ואיך זה משתלב באסטרטגיה של החברה, המוטיבציה גדלה.
• מעורבות בקבלת החלטות - היכולת להשפיע על תהליכים עוזרת להרגיש חלק ממשהו גדול יותר. עובדים הופכים לא רק למבצעים, אלא לשותפים.

אל תדרשו רק אחריות - צרו תרבות של אמון, שבה אנשים באמת רוצים לתת את המקסימום שלהם. זה בדיוק מתי שמעורבות מפסיקה להיות דרישה מלמעלה והופכת לחלק טבעי של עבודת צוות.

טיפים לעובדים

משמעת עצמית וארגון - המרכיבים החשובים ביותר של עבודה מרחוק יעילה. לכן כדאי להסתמך על אסטרטגיות מוכחות שיעזרו לך להישאר בכושר. הנה כמה טיפים שאפשר להתחיל איתם:

• קבעו גבולות - קודם כל, הקצו לעצמכם מרחב עבודה. זה לא חייב להיות משרד נפרד - פשוט מקום ספציפי שהמוח שלכם יקשר עם עבודה. זה יעזור לכם להיכנס למצב עבודה מהר יותר ולהירגע בקלות בסוף היום.
• הגדירו שעות עבודה - צרו לוח זמנים שיתחשב במטרות האישיות והמקצועיות שלכם. זה יעזור להימנע מגבולות מטושטשים בין עבודה וחיים אישיים. גם עם לוח זמנים גמיש, חשוב לשמור על משמעת במסגרת הזמן שנבחר.
• הציבו מיקרו-מטרות - פרקו משימות גדולות לצעדים קטנים, ברי ביצוע. זה עוזר לשמור על פוקוס ולהרגיש התקדמות. למשל, במקום מטרה מופשטת כמו "לכתוב מאמר", הציבו שלבים ספציפיים: "להכין תוכנית למאמר", "לכתוב הקדמה" וכן הלאה.
• השתמשו בטכניקות ניהול זמן - למשל, כלל 2 הדקות: אם משימה ניתנת לביצוע תוך 2 דקות, עשו אותה מיד. זה מגביר משמעותית את הפרודוקטיביות ועוזר להתמודד עם דחיינות.
• אל תשכחו הפסקות - עבודה יעילה בלתי אפשרית ללא מנוחה איכותית. הפסקות קצרות להליכה או למתיחות עוזרות לחדש אנרגיה ולהימנע משחיקה.

ארגון עצמי - מיומנות מפתח המאפשרת לא רק להישאר פרודוקטיבי בעבודה מרחוק, אלא גם לשמור על איזון בריא בין עבודה לחיים אישיים.

קראו גם:

להבנה מעמיקה יותר של פרודוקטיביות, למדו את המאמר על הגברת הפרודוקטיביות עם קנבן: טיפים לניהול משימות יעיל. 

לניהול משאבים טוב יותר, קראו את המאמר תהליך ניהול משאבים: צעדי מפתח להצלחה.

אם אתם רוצים לדעת יותר על תכנון פרויקטים, למדו את המאמר על  מפת דרכים לפרויקט: מדריך אסטרטגי לתכנון וביצוע מוצלח של פרויקטים. 

סיכום

אחריותיות מרחוק — זה לא רק על דיווחים ומועדי סיום. זה על אמון, מבנה, תרבות ושקיפות. כדי לבנות ניהול בר-קיימא של צוות מרחוק, צריך לשלב ציפיות ברורות, כלי אחריותיות יעילים ופיתוח תרבות של עבודה מרחוק - Taskee יעזור לכם בזה. רק כך ניתן לשמר לא רק יכולת עבודה, אלא אחריות צוותית גבוהה באמת ומעורבות.

מומלץ לקרוא

"Remote: Office Not Required"

עצות מעשיות ליצירת צוות מרוחק יעיל, דיון ביתרונות ובאתגרים של גישה זו.

עַל Amazon

"The Long-Distance Leader: Rules for Remarkable Remote Leadership"

19 כללים למנהיגות אפקטיבית בסביבה מרוחקת.

עַל Amazon

"The Art of Working Remotely: How to Thrive in a Distributed Workplace"

הספר מכסה נושאים של ארגון עצמי, תקשורת ובניית אמון בצוותים מבוזרים.

עַל Amazon