Uwajibikaji wa mbali: Timu yenye tija

Uwajibikaji wa mbali ni nini?

Uwajibikaji wa mbali ni hali ambapo wanachama wa timu wanaelewa wajibu wao, kazi wanazopaswa kukabidhi na ratiba zao kwa uwazi unaotosha kuzitekeleza bila kiongozi kuwaelekeza kila mara. Kuuona kama usimamizi wa karibu unaofanywa kwa mbali ni kosa. Kwa kweli ni mbadala wa usimamizi wa karibu: mfumo ambapo uwazi wa malengo, kuonekana kwa kazi na kanuni za kiutamaduni huchukua nafasi ya usimamizi uliokuwa ukitokea wenyewe watu walipokaa pamoja ofisini.

Kuhamisha taratibu za udhibiti wa ofisi kwenda kwenye mazingira ya mbali hakupaswi kuwa lengo. Kinachotakiwa ni kujenga hali ambapo watu wanamiliki kazi zao kwa sababu wanaelewa wanachotarajiwa kufanya, wana zana za kukifanikisha, na wanafanya kazi ndani ya utamaduni unaounga mkono uwajibikaji badala ya kuulazimisha.

Kuweka matarajio wazi

Matarajio yakiwa hayako wazi, uwajibikaji haudumu. Ofisini, sehemu ya matarajio hufikishwa kupitia yale watu wanayoyaona kila siku: mfanyakazi anaona jinsi wenzake wanavyoshughulikia kazi, anasikia kwa bahati mazungumzo kuhusu vipaumbele, anahisi hali ilivyo katika mikutano. Katika kazi ya mbali, yote haya lazima yasemwe waziwazi.

Katika kujenga mifumo ya kazi ya timu, vipengele vifuatavyo vinapaswa kufafanuliwa wazi badala ya kudhaniwa tu:

• Malengo na madhumuni. Kinachopaswa kufikiwa na jinsi mafanikio yatakavyoonekana, vikielezwa kwa vigezo vinavyopimika badala ya mwelekeo wa jumla.
• Muda wa kukamilika. Lini kazi zinapaswa kukamilika, kwa muda halisi unaozingatia utegemezi kati ya kazi, mizunguko ya ukaguzi na vikwazo vinavyotokana na kila mtu kufanya kazi kwa ratiba tofauti.
• Mipaka ya uwajibikaji. Nani anashughulikia nini, kwa uwazi unaotosha ili kazi isitupiwe mwingine na watu wawili wasifanye kazi moja, kwa kuwa haya ndiyo maeneo mawili ambapo uwajibikaji hukwama mara nyingi zaidi katika timu za mbali.
• Viwango vya muundo wa kazi. Zana ipi inatumika kwa kazi gani, majibu yanatarajiwa vipi na lini, na kazi gani inahesabiwa kuwa imekamilika.

Zana za udhibiti wenye afya

Zana za usimamizi wa kazi huifanya hali ya kazi ionekane kwa timu nzima iliyosambaa, yaani hufanya kile ambacho ukaribu wa kukaa pamoja ulifanya ofisini. Hazichukui nafasi ya busara ya kiongozi. Hata hivyo, huleta mbele yake taarifa ambazo busara hiyo inazitegemea, bila kulazimika kuwakusanya wote kwa wakati mmoja kwa ajili ya kuripoti hali.

Mpangilio bora wa zana ni ule unaotumia majukwaa machache kadri inavyowezekana na kuunganisha vipengele ambavyo timu ya mbali inavihitaji, kama ufuatiliaji wa kazi, mawasiliano, uhifadhi wa faili na kufuatilia muda, katika violesura vichache iwezekanavyo. Taskee inaunganisha yote haya katika jukwaa moja lililoundwa kwa ajili ya mtiririko wa kazi wa timu za mbali.

Pia kuna zana nyingine zinazoshughulikia kazi maalum katika mfumo mpana wa kazi ya mbali:

• Kwa usimamizi wa kazi: Asana na Trello hutoa ufuatiliaji wa maendeleo ya kazi na orodha za ukaguzi kwa timu zinazohitaji kiolesura maalum cha usimamizi wa miradi.
• Kwa mawasiliano: Slack na Microsoft Teams zinaunga mkono ujumbe usio wa wakati mmoja na simu za video za moja kwa moja, hivyo zinakidhi karibu mahitaji yote ya mawasiliano ya timu ya mbali.
• Kwa ufuatiliaji wa muda: Clockify na Toggl zinaonyesha kila mtu na timu nzima wamefanya kazi masaa mangapi, na data ya kupima tija katika mazingira yanayolenga matokeo hutoka hapa.
• Kwa uhifadhi na kushiriki hati: Google Drive na Dropbox huhifadhi faili mahali pamoja, hivyo kuondoa mchanganyiko wa matoleo na upotevu wa hati unaotokea hati zinapotumwa kwa barua pepe.

Wakati wa kuchagua zana, jinsi timu itakavyoikubali na kuanza kuitumia ni muhimu kuliko wingi wa vipengele, kwa sababu zana isiyotumiwa mara kwa mara haichangii chochote katika uwajibikaji. Kigezo kinachofaa zaidi ni kama zana ni rahisi kutumia kwa timu nzima, wala sio kwa watumiaji wazoefu pekee. Maelezo zaidi: Programu ya Kusimamia Timu ya Mbali, Kazi za Uongozaji Timu, Wakati wa kufuatilia.

Kukuza utamaduni wa uwajibikaji

Zana na mifumo huandaa msingi wa uwajibikaji, lakini utamaduni ndio huamua kama msingi huo utazaa tabia inayotarajiwa. Utamaduni wa uwajibikaji hauwezi kulazimishwa kwa amri. Hujitokeza polepole kutokana na mfano unaoonyeshwa mara kwa mara, namna watu wanavyowasiliana na ishara ambazo shirika hutuma kuhusu jinsi kazi inavyofanyika hapa.

Kujenga uwajibikaji kama hali ya kiutamaduni

Katika timu za mbali, utamaduni wa uwajibikaji hujengeka kwa muda kutokana na tabia zinazorudiwa: jinsi viongozi wanavyowasiliana, jinsi maendeleo yanavyoshirikiwa, jinsi maoni yanavyotolewa na jinsi uhuru unavyosawazishwa na uwazi. Kila ishara kati ya hizi huiambia timu kinachotarajiwa na kinachothaminiwa, na hivyo ndivyo utamaduni unavyoundwa.

Vitendo maalum vinavyounda utamaduni wa uwajibikaji katika mazingira yaliyosambaa:

• Kuongoza kwa mfano. Kile ambacho viongozi hukionyesha kila mara, kama kutimiza muda uliowekwa, kutoa taarifa za kweli kuhusu maendeleo na kuzungumza wazi kuhusu vizuizi, ndiyo ishara yenye nguvu zaidi kwa timu kuhusu maana ya uwajibikaji katika maisha halisi.
• Uwazi kuhusu matokeo na changamoto. Timu inaposhirikiana mafanikio na matatizo pamoja, mchango wa kila mtu unaeleweka ndani ya juhudi kubwa zaidi, na mtu anahisi kwamba kazi yake inagusa matokeo mapana kuliko majukumu yake mwenyewe.
• Maoni ya mara kwa mara na maalum. Maoni yanayohusiana na tabia inayoonekana na yanayotolewa mara nyingi vya kutosha ili marekebisho yafanyike kwa wakati, badala ya kusubiri tathmini rasmi, huifanya tabia ya timu iende sambamba na mahitaji ya uwajibikaji.
• Uhuru wenye maana. Wanachama wa timu wanapomiliki kazi zao kweli, ikiwa ni pamoja na kuamua wenyewe jinsi ya kuzitekeleza, hukuza uwajibikaji unaotoka ndani yao badala ya ule unaotegemea utiifu tu. Motisha iliyo nyuma ya aina hizi mbili ni tofauti kabisa.
• Makubaliano yaliyorekodiwa. Kuandika kanuni za kushirikiana, matarajio ya mawasiliano na muundo wa ripoti huondoa utata unaosababisha tabia zisizo thabiti na migogoro ya baadaye kuhusu nani hasa alikuwa na jukumu.

Kufuatilia matokeo

Katika timu zilizosambaa zinazofanya kazi katika kanda tofauti za wakati, ratiba ya jadi ya saa za ofisi haifai kuwa kipimo cha tija. Wanachama wa timu wanaweza kufanya kazi nyakati tofauti, na kila mmoja ana wakati wake bora wa kufanya kazi. Kinachobaki bila kubadilika ni matokeo ya kazi: je, kazi imekamilika, je, KPI imefikiwa, je, kilichokabidhiwa kinakidhi kiwango kilichokubaliwa.

Kipimo cha uwajibikaji kinapohama kutoka kwenye shughuli kwenda kwenye matokeo, ukweli huu unakubaliwa kama ulivyo, na matokeo yenyewe huwa bora zaidi. Sababu ni rahisi: matokeo yanapokuwa ndiyo kitu muhimu, watu hupanga muda na vipaumbele vyao wenyewe ili kuyafikia. Hilo hukuza uwezo wa kujipanga ambao kazi ya mbali inauhitaji, uwezo ambao kipimo kinachotegemea mchakato hukandamiza.

Kwa nini uwajibikaji unaolenga matokeo unafanya kazi:

• Matokeo yanaweza kupimwa. Kazi iliyokamilika, KPI iliyofikiwa au mradi uliomalizika hutoa msingi usio na upendeleo wa kupima uwajibikaji, kitu ambacho masaa yaliyorekodiwa au hali ya kuwa mtandaoni hayawezi kutoa.
• Tathmini ya mchakato haina haki kwa muundo katika mazingira ya mbali. Wanachama tofauti wa timu wanaweza kufikia matokeo sawa kwa kutumia muda tofauti na mbinu tofauti za kazi. Mfumo unaoadhibu wafanyakazi hodari au kutuza juhudi zinazoonekana bila kuangalia matokeo hujiharibia uaminifu wake wenyewe.
• Umakini unaolenga malengo hukuza mpango. Matokeo yanapokuwa kipimo kikuu cha uwajibikaji, wanachama wa timu hujifunza kusimamia kazi zao wenyewe, yaani kuweka vipaumbele, kushughulikia utegemezi kati ya kazi na kufanya maamuzi, badala ya kusubiri kuelekezwa jinsi ya kujaza masaa yao.

Uwajibikaji unaolenga matokeo haumaanishi kuacha usimamizi kabisa. Kuiona picha nzima bado ni muhimu ili vizuizi na upungufu wa rasilimali vigunduliwe mapema. Tofauti ni kwamba usimamizi hutazama kinachozalishwa na kinachozuia kazi, badala ya jinsi muda unavyotumika.

Roho ya uwajibikaji

Hata mifumo ya uwajibikaji iliyojengwa vizuri inaweza kudhoofika kwa muda ikiwa hakuna anayetunza hali za kiutamaduni zinazoiweka hai. Uchovu, kupoteza hamu ya kazi na motisha kufifia polepole ni changamoto zinazotarajiwa katika timu zilizosambaa. Changamoto hizi hudhoofisha uwajibikaji kutoka ndani, kwa sababu zinapunguza motisha ya ndani ambayo uwajibikaji unaotoka kwa mtu mwenyewe unaitegemea.

Vitendo vinavyodumisha utamaduni wa uwajibikaji kwa muda:

• Kutambua matokeo. Kutambua michango hadharani na kwa undani, ikiwa ni pamoja na hatua ndogo za maendeleo na sio tu matokeo ya mwisho, hutuza tabia ya kuwajibika na hujenga imani ndani ya timu kwamba mchango wa kila mtu unaonekana na kuthaminiwa.
• Njia za mawasiliano zisizo rasmi. Mazungumzo yasiyohusu kazi, kama vikao vifupi vya timu, muda wa kujumuika mtandaoni na vikundi vya gumzo visivyo rasmi, hujenga mtaji wa mahusiano unaodumisha imani nyakati za shinikizo kubwa na hupunguza upweke, ambao ni moja ya sababu kuu za kupoteza hamu ya kazi katika timu za mbali.
• Uwazi kuhusu muktadha wa kimkakati. Wanachama wa timu wanapoelewa jinsi kazi yao inavyohusiana na malengo ya shirika, yaani sio tu wanachofanya lakini pia kwa nini ni muhimu, motisha yao hudumu zaidi kwa sababu imejengwa juu ya maana badala ya utiifu.
• Ushiriki katika maamuzi. Kuwashirikisha wanachama wa timu katika maamuzi yanayogusa kazi zao, kama muundo wa mchakato, kuweka vipaumbele na kuchagua zana, huongeza hisia yao ya umiliki na huzalisha uwajibikaji wa ndani unaotegemewa zaidi kuliko ule unaolazimishwa kutoka nje.

Vidokezo vya vitendo

Mwishowe, uwajibikaji wa mbali unategemea uwezo wa kila mtu kujipanga. Katika ngazi ya timu, uwajibikaji ni suala la muundo na utamaduni, lakini katika ngazi ya mtu binafsi ni uwezo wa kusimamia kazi yako mwenyewe bila muundo wa nje unaotolewa na ofisi. Vitendo vifuatavyo husaidia kujenga na kudumisha uwezo huo.

• Kuunda nafasi ya kazi iliyojitolea. Sehemu maalum inayotumika kwa kazi pekee husaidia akili kuhama kati ya kazi na mapumziko, hivyo inakuwa rahisi kuanza kazi kwa umakini na mwisho wa siku ya kazi unakuwa na mpaka ulio wazi zaidi. Haihitaji kuwa chumba tofauti. Muhimu ni kwamba iwe ya kudumu na itenganishwe na sehemu za kupumzika.
• Kufafanua masaa ya kazi kwa uwazi. Ratiba iliyo wazi inayoendana na majukumu ya kikazi na mdundo wako binafsi huzuia mpaka kati ya kazi na maisha binafsi kufutika, jambo linalotokea mara nyingi katika kazi ya mbali isiyo na mpangilio. Unaweza kuchagua masaa yako kwa unyumbufu na bado ukafanya kazi kwa nidhamu ndani ya muda uliouchagua.
• Kuvunja kazi kubwa katika hatua zilizofafanuliwa. Kugawa kazi kubwa katika kazi ndogo maalum zinazofuatana hukuwezesha kuona maendeleo njiani, jambo linalodumisha motisha katika kazi ya muda mrefu, na hatua inayofuata inabaki wazi bila kulazimika kupanga upya kila unapoketi kufanya kazi.
• Kutumia mbinu za usimamizi wa muda kwa utaratibu. Mbinu kama kanuni ya dakika 2 kwa kazi rahisi na kuzuia muda kwa kazi inayohitaji umakini hupunguza mzigo wa maamuzi madogo madogo unaosababisha kuahirisha mambo, na hufanya ugawaji wa umakini uwe wa makusudi badala ya kubahatisha.
• Kupanga mapumziko kama muda wa kazi. Mapumziko yaliyopangwa mapema huzuia uchovu kujilimbikiza, jambo linalotokea mtu anapoendelea kufanya kazi hata baada ya matokeo ya kazi yake kuanza kushuka. Muda wa kupumzika haupaswi kuonekana kama tija iliyopotea. Ndio unaofanya kipindi kijacho cha kazi kiwe na tija.

Makala yanayohusiana:

Kuboresha tija, soma Ongeza tija yako na Kanban: vidokezo vya usimamizi mzuri wa kazi.

Usimamizi bora wa rasilimali, soma Mchakato wa usimamizi wa rasilimali: hatua kuu za mafanikio.

Mipango ya mradi, angalia Ramani ya mradi: mwongozo wa kimkakati wa kupanga na kutekeleza kwa mafanikio.

Hitimisho

Uwajibikaji wa mbali ni suala la muundo na utamaduni, halihusu adhabu. Hujengwa kupitia matarajio yaliyoelezwa wazi, zana zinazofanya kazi ionekane, vitendo vya kiutamaduni vinavyodumisha imani na hisia ya umiliki, na uwezo wa kila mtu kujipanga unaochukua nafasi ya muundo wa nje uliotolewa na ofisi. Kila kipengele kinashughulikia sehemu moja dhaifu ambapo uwajibikaji huvunjika katika timu zilizosambaa, na vikiwa pamoja, hufanya kazi ya kuwajibika na yenye ubora wa juu kuwa jambo la kawaida badala ya kuwa nadra. Taskee hutoa miundombinu ya kuonyesha kazi, kufuatilia maendeleo na kuratibu mtiririko wa kazi, inayowezesha timu za mbali kutumia muundo huu katika kazi ya kila siku.