Trách nhiệm trong các nhóm làm việc từ xa thường đổ vỡ vì một lý do nằm ở cấu trúc: những cơ chế trách nhiệm không chính thức mà văn phòng tự tạo ra, như việc mọi người nhìn thấy nhau, những lần cập nhật công việc tình cờ hay việc ai cũng lờ mờ biết đồng nghiệp đang làm gì, đều biến mất khi làm từ xa, còn thứ thay thế chúng thì chưa ai thiết kế. Vì vậy đây là vấn đề của cơ sở hạ tầng chứ không nằm ở tính cách con người. Muốn xây dựng trách nhiệm trong nhóm phân tán, cần nói rõ các kỳ vọng, để tiến độ hiện ra trước mắt mọi người và vun đắp một nền văn hóa giữ được hành vi có trách nhiệm mà không cần quản lý giám sát liên tục.
Văn hóa định hướng kết quả thay vì kiểm soát quy trình, tức là đánh giá thành tích chứ không đếm giờ làm việc
Giao tiếp minh bạch: các cuộc họp có cấu trúc thường xuyên và kỳ vọng rõ ràng đặt nền tảng cho trách nhiệm
Cân bằng công nghệ và văn hóa: công cụ chỉ phát huy tác dụng khi có một nền văn hóa đúng đắn với sự an toàn tâm lý đứng phía sau
Trách nhiệm từ xa là trạng thái mà các thành viên nhóm hiểu rõ trách nhiệm, sản phẩm cần bàn giao và lịch trình của mình đến mức có thể tự thực hiện mà không cần quản lý nhắc nhở liên tục. Đây không phải là quản lý vi mô được thực hiện qua màn hình. Nó là một giải pháp thay thế cho quản lý vi mô: một hệ thống trong đó sự rõ ràng, tính minh bạch và các chuẩn mực văn hóa đảm nhận vai trò giám sát mà trước đây việc ngồi cạnh nhau tự nhiên mang lại.
Mục tiêu ở đây không phải là bê nguyên các cơ chế kiểm soát của văn phòng sang môi trường từ xa. Điều cần làm là tạo ra những điều kiện để mỗi người tự nhận trách nhiệm với công việc của mình, bởi họ hiểu mình được kỳ vọng điều gì, có đủ công cụ để làm và đang làm việc trong một nền văn hóa nâng đỡ trách nhiệm thay vì ép buộc nó.
Nếu kỳ vọng mơ hồ thì trách nhiệm khó mà duy trì được lâu. Ở văn phòng, kỳ vọng được truyền đi một phần qua những gì mọi người quan sát được hằng ngày, chẳng hạn thấy đồng nghiệp xử lý công việc ra sao, tình cờ nghe được cuộc trao đổi về thứ tự ưu tiên hay cảm nhận bầu không khí trong các cuộc họp. Khi làm từ xa, tất cả những điều đó phải được nói ra thành lời.
Khi xây dựng quy trình làm việc của nhóm, những yếu tố sau cần được định nghĩa rõ ràng thay vì mặc định rằng ai cũng biết:
Các công cụ quản lý nhiệm vụ giúp cả nhóm phân tán nhìn thấy tình trạng công việc, tức là làm thay phần việc mà ở văn phòng chỉ cần ngồi gần nhau là có. Chúng không thay được khả năng phán đoán của người quản lý, nhưng đưa những thông tin mà phán đoán ấy cần đến tận tay họ, không phải tổ chức những buổi cập nhật trạng thái mà mọi người phải có mặt cùng lúc.
Bộ công cụ tốt nhất là bộ dùng ít nền tảng nhất và gom những chức năng nhóm từ xa cần, gồm theo dõi nhiệm vụ, giao tiếp, lưu trữ tệp và nắm thời gian làm việc, vào càng ít giao diện càng tốt. Taskee gom tất cả những chức năng này vào một nền tảng duy nhất được thiết kế cho cách làm việc của nhóm từ xa.
Ngoài ra còn có những công cụ khác phụ trách từng chức năng riêng trong bộ công cụ làm việc từ xa:
Khi chọn công cụ, việc nhóm có dễ dàng đưa nó vào sử dụng hay không quan trọng hơn danh sách tính năng, vì một công cụ không được dùng đều đặn sẽ chẳng đóng góp gì cho trách nhiệm. Tiêu chí đáng cân nhắc nhất là công cụ có dễ dùng với cả nhóm hay không, chứ không chỉ với những người dùng thành thạo. Tìm hiểu thêm: Phần mềm Quản lý Nhóm Từ xa, Nhiệm vụ, Thời gian theo dõi.
Công cụ và quy trình tạo ra khung cấu trúc cho trách nhiệm, còn văn hóa quyết định khung ấy có dẫn đến hành vi mong muốn hay không. Văn hóa trách nhiệm không thể áp đặt bằng mệnh lệnh. Nó hình thành dần từ việc làm gương đều đặn, từ cách mọi người giao tiếp với nhau và từ những tín hiệu mà tổ chức phát ra về cách công việc được thực hiện ở đây.
Trong các nhóm từ xa, văn hóa trách nhiệm được bồi đắp theo thời gian từ những hành vi lặp đi lặp lại: lãnh đạo giao tiếp ra sao, tiến độ được chia sẻ thế nào, phản hồi được đưa ra thế nào và quyền tự chủ được cân bằng với tính minh bạch ra sao. Mỗi tín hiệu như vậy cho cả nhóm biết điều gì được kỳ vọng và điều gì được coi trọng, và văn hóa được hình thành chính bằng cách đó.
Những thực hành cụ thể định hình văn hóa trách nhiệm trong môi trường phân tán:
Với các nhóm phân tán làm việc trên nhiều múi giờ, khung giờ 9-17 truyền thống không còn là thước đo năng suất phù hợp. Các thành viên có thể làm việc vào những giờ khác nhau, ở những múi giờ khác nhau và có khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất cũng khác nhau. Thứ duy nhất không đổi là đầu ra: nhiệm vụ đã xong chưa, KPI có đạt không, sản phẩm bàn giao có đúng tiêu chuẩn đã thống nhất hay không.
Khi chuyển cách đo trách nhiệm từ hoạt động sang kết quả, ta chấp nhận thực tế đó và đồng thời nhận được kết quả tốt hơn vì một lý do rõ ràng: khi kết quả mới là điều quan trọng, mọi người tự sắp xếp thời gian và thứ tự ưu tiên để đạt được nó, nhờ đó phát triển khả năng tự tổ chức mà làm việc từ xa cần đến và mà cách đo lường dựa trên quy trình lại vô tình kìm hãm.
Tại sao trách nhiệm định hướng kết quả lại hiệu quả:
Trách nhiệm định hướng kết quả không có nghĩa là bỏ hẳn giám sát. Nhìn được bức tranh tổng thể vẫn quan trọng để sớm phát hiện các điểm tắc nghẽn và tình trạng thiếu nguồn lực. Khác biệt nằm ở chỗ việc giám sát tập trung vào những gì đang được tạo ra và những gì đang cản trở công việc, thay vì vào cách mọi người dùng thời gian.
Ngay cả một hệ thống trách nhiệm được xây dựng bài bản cũng có thể xuống cấp theo thời gian nếu không ai chủ động vun đắp những điều kiện văn hóa giữ cho nó vận hành. Kiệt sức, mất gắn kết và động lực phai dần là những thách thức có thể lường trước trong các nhóm phân tán, và chúng bào mòn trách nhiệm từ bên trong vì làm suy giảm động lực nội tại, thứ mà trách nhiệm tự giác dựa vào.
Các thực hành giữ cho văn hóa trách nhiệm bền vững theo thời gian:
Suy cho cùng, trách nhiệm từ xa dựa vào khả năng tự tổ chức của từng người. Ở cấp độ nhóm, trách nhiệm là chuyện của cấu trúc và văn hóa, còn ở cấp độ cá nhân, đó là khả năng tự quản lý công việc khi không còn khuôn khổ bên ngoài mà văn phòng vẫn cung cấp. Những thực hành dưới đây giúp xây dựng và duy trì khả năng tự tổ chức ấy.
Theo Forbes, khoảng 16% công ty trên thế giới hoạt động hoàn toàn từ xa và 98% nhân viên cho biết họ muốn làm việc từ xa ít nhất một phần thời gian. Với quy mô như vậy, xây dựng hệ thống trách nhiệm hiệu quả đã trở thành nhu cầu chung của các tổ chức chứ không còn là bài toán quản lý của một số ít doanh nghiệp.
Bài viết liên quan:
Để cải thiện năng suất, đọc Tăng năng suất với Kanban: mẹo quản lý nhiệm vụ hiệu quả.
Để quản lý tài nguyên tốt hơn, đọc Quy trình quản lý tài nguyên: các bước chính để thành công.
Để lập kế hoạch dự án, khám phá Lộ trình dự án: hướng dẫn chiến lược để lập kế hoạch và thực thi thành công.
Trách nhiệm từ xa là chuyện của cấu trúc và văn hóa chứ không phải của kỷ luật. Nó được xây dựng từ những kỳ vọng được nói rõ, các công cụ giúp công việc hiện ra trước mắt mọi người, những thực hành văn hóa giữ gìn lòng tin và tinh thần làm chủ, cùng khả năng tự tổ chức của từng cá nhân để bù cho khuôn khổ bên ngoài mà văn phòng từng mang lại. Mỗi yếu tố xử lý một điểm yếu cụ thể khiến trách nhiệm đổ vỡ trong các nhóm phân tán, và khi kết hợp lại, chúng biến công việc có trách nhiệm, chất lượng cao thành điều bình thường thay vì ngoại lệ. Taskee cung cấp nền tảng để theo dõi nhiệm vụ, nắm tiến độ và điều phối quy trình làm việc, giúp các nhóm từ xa áp dụng cấu trúc này vào công việc hằng ngày.
"Remote: Office Not Required"
Lời khuyên thực tế để xây dựng một nhóm từ xa làm việc năng suất, bàn cả về ưu điểm lẫn khó khăn của cách làm này.
"The Long-Distance Leader: Rules for Remarkable Remote Leadership"
19 quy tắc thiết yếu để lãnh đạo tốt trong môi trường từ xa.
"The Art of Working Remotely: How to Thrive in a Distributed Workplace"
Đề cập các chủ đề như tự tổ chức, giao tiếp và xây dựng lòng tin trong các nhóm phân tán.
Tinh thần nhóm là một biến hoạt động trực tiếp: khi nhân viên cảm thấy được coi trọng và có động lực, sự gắn kết, giữ chân và chất lượng đầu ra cải thiện có thể đo lường được. Duy trì tinh thần cao đòi hỏi hành động có chủ ý và nhất quán trên nhiều khía cạnh — từ cách các giá trị được củng cố
14 phút
86 lượt xem
0
Thêm nhiều công cụ kỹ thuật số chưa chắc đã giúp công việc hiệu quả hơn, bởi trong nhiều trường hợp chúng lại khiến thông tin bị chia cắt, đầu óc nhân viên phải gánh nhiều hơn và chất lượng kết quả đi xuống. Chuyển đổi thông minh là một quá trình có tổ chức, đưa doanh nghiệp từ một mớ công cụ chồng
13 phút
91 lượt xem
0
Việc các nhiệm vụ chồng lên nhau về tài nguyên, thời hạn hay thành viên phụ trách là chuyện thường gặp trong mọi dự án chứ không phải trường hợp ngoại lệ. Nếu không được phối hợp rõ ràng, những chỗ chồng chéo này sẽ dẫn đến xung đột, kéo theo hàng loạt sự chậm trễ nối tiếp nhau và làm chất lượng cô
14 phút
123 lượt xem
0
Khi làm việc từ xa và làm việc kết hợp đã trở nên phổ biến, hợp tác thời gian thực không còn là thứ có thì tốt mà đã thành một yêu cầu cốt lõi trong vận hành hằng ngày. Đây vừa là chuyện kỹ thuật vừa là chuyện văn hóa, vì chính nó quyết định cách các thành viên trong nhóm trao đổi, đóng góp và phối
13 phút
110 lượt xem
0
Chúng tôi đang chuẩn bị máy tính xách tay và sẽ tham gia Web Summit 2025, từ ngày 10 đến 13 tháng 11 — cùng với hàng nghìn nhóm, nhà sáng lập và những người xây dựng đang định hình tương lai của công nghệ, SaaS và AI. Nếu bạn cũng đến, hãy cùng nói chuyện nhé. Chúng tôi sẽ chia sẻ cách Taskee giúp c
2 phút
207 lượt xem
0
Hoàn toàn miễn phí cho tất cả các kích cỡ nhóm và sử dụng cá nhân
Back to menuBack to menu
