אחריות מרחוק: שמרו על הצוות שלכם פרודוקטיבי ואחראי

מהי אחריות מרחוק?

אחריות מרחוק היא מצב שבו כל אחד בצוות יודע מה תפקידו, מה עליו לספק ועד מתי, והתמונה ברורה לו מספיק כדי לעבוד בלי שמנהל ילווה אותו כל הזמן. אין מדובר בניהול מיקרו מרחוק. זו החלופה לניהול מיקרו: שיטה שבה בהירות, שקיפות ונורמות משותפות ממלאות את התפקיד שהקרבה הפיזית מילאה במשרד.

אין טעם להעתיק לעבודה מרחוק את מנגנוני השליטה של המשרד. המטרה היא ליצור תנאים שבהם אנשים לוקחים בעלות על העבודה שלהם. זה קורה כשהם מבינים מה מצופה מהם, יש להם כלים לעשות את זה, והתרבות בארגון תומכת באחריות ואינה כופה אותה.

קביעת ציפיות ברורות

בלי ציפיות ברורות אין אחריות. במשרד חלק מהציפיות עוברות בלי מילים: רואים איך אחרים ניגשים למשימות, שומעים במקרה דיון על סדרי עדיפויות, קולטים את האווירה בישיבות. מרחוק את כל זה צריך לומר במפורש.

כשבונים את תהליכי העבודה של הצוות, את הדברים הבאים צריך להגדיר בפירוש ולא להניח שכולם יודעים:

• יעדים ומטרות. מה צריך להשיג ואיך נראית תוצאה טובה, במונחים שאפשר למדוד ולא בתיאור כללי של כיוון.
• מועדי סיום. מתי כל משימה צריכה להסתיים, בלוחות זמנים מציאותיים שלוקחים בחשבון תלויות, סבבי בדיקה ואת הקושי לתאם בין אנשים שעובדים ממקומות שונים.
• גבולות אחריות. מי אחראי על מה, מוגדר מספיק ברור כדי שמשימות לא ייפלו בין הכיסאות ולא ייעשו פעמיים. אלה שתי התקלות הנפוצות ביותר בצוותים מרוחקים.
• כללי עבודה. באיזה כלי משתמשים לכל מטרה, איך ומתי מתקשרים, ומתי תוצר נחשב גמור.

כלי שליטה בריאים

בצוות מבוזר כלים לניהול משימות מראים באיזה מצב נמצאת העבודה. במשרד את זה עשתה הקרבה הפיזית. הכלים לא מחליפים את שיקול הדעת של המנהל, אבל הם נותנים לו את המידע שהוא צריך בלי לאסוף עדכוני סטטוס בשיחות.

ככל שיש פחות פלטפורמות, כך טוב יותר. עדיף לרכז במעט ממשקים את מה שצוות מרוחק צריך: מעקב משימות, תקשורת, אחסון קבצים ומעקב זמן. Taskee מרכזת את כל אלה בפלטפורמה אחת שנבנתה לתהליכי עבודה של צוותים מרוחקים.

עוד כלים שמכסים תחומים מסוימים בסביבת העבודה מרחוק:

• לניהול משימות: Asana ו-Trello מאפשרות לעקוב אחרי התקדמות המשימות ולנהל רשימות תיוג, לצוותים שצריכים ממשק ייעודי לניהול פרויקטים.
• לתקשורת: Slack ו-Microsoft Teams מאפשרים גם הודעות אסינכרוניות וגם שיחות וידאו בזמן אמת, וכך מכסים את כל סוגי התקשורת שצוות מרוחק צריך.
• למעקב זמן: ב-Clockify וב-Toggl רואים את שעות העבודה של כל עובד ושל הצוות כולו. בסביבה שמודדת תוצאות, זה מקור הנתונים להערכת הפרודוקטיביות.
• לאחסון ושיתוף מסמכים: Google Drive ו-Dropbox נותנות גישה מרוכזת לקבצים וחוסכות את הבלגן של גרסאות וקבצים מצורפים שנשלחים בדוא"ל.

כשבוחרים כלים, חשוב יותר שיהיה קל להתחיל להשתמש בהם מאשר שיהיו להם הרבה פונקציות. כלי שלא משתמשים בו באופן קבוע לא תורם לאחריות. לכן כדאי לבדוק עד כמה נוח להשתמש בו לכל הצוות, ולא רק למשתמשים המנוסים. מידע נוסף: תוכנה לניהול צוותים מרחוק, משימות, זמן מעקב.

טיפוח תרבות אחריות

כלים ותהליכים יוצרים את המסגרת. התרבות קובעת אם בתוך המסגרת הזאת אנשים באמת מתנהגים באחריות. אי אפשר לכפות תרבות אחריות. היא צומחת מדוגמה אישית עקבית, מהדרך שבה מדברים זה עם זה ומהאותות שהארגון שולח לגבי הדרך שבה עובדים.

בניית אחריות כתנאי תרבותי

בצוות מרוחק תרבות האחריות נבנית לאט, מהתנהגויות שחוזרות על עצמן: איך ההנהלה מדברת עם העובדים, איך משתפים בהתקדמות, איך נותנים משוב ואיך מאזנים בין עצמאות לשקיפות. כל אחד מהאותות האלה אומר לצוות מה מצופה ממנו ומה מוערך. כך נוצרת תרבות.

אלה הפרקטיקות שמעצבות תרבות אחריות בצוות מבוזר:

• להוביל בדוגמה אישית. ההנהלה עומדת בלוחות זמנים, מדווחת ביושר על ההתקדמות ומדברת בפתיחות על מה שתקוע. זה האות החזק ביותר שהצוות מקבל לגבי מה זו אחריות בפועל.
• שקיפות לגבי תוצאות וקשיים. כשמשתפים את כל הצוות גם בהצלחות וגם בקשיים, כל אחד רואה איך התרומה שלו משתלבת בתמונה הגדולה. אנשים מרגישים שהעבודה שלהם משפיעה גם מעבר למשימות שלהם.
• משוב קבוע וספציפי. משוב שמתייחס להתנהגות שאפשר לראות, וניתן לעיתים קרובות מספיק כדי לתקן את הכיוון בזמן, שומר על ההתנהגות שהאחריות דורשת. אין סיבה לחכות איתו לשיחת הערכה רשמית.
• עצמאות אמיתית. כשלאנשים יש בעלות אמיתית על העבודה, כולל ההחלטה איך לבצע אותה, הם מרגישים אחראים מבפנים ולא רק ממלאים הוראות. המוטיבציה שונה לגמרי.
• הסכמות כתובות. כשכללי העבודה המשותפת, הציפיות מהתקשורת ופורמט הדיווח כתובים, אין מקום לפרשנויות. כך נמנעים מהתנהגות לא עקבית ומוויכוחים בדיעבד על מי היה אחראי למה.

מעקב אחר תוצאות

כשהצוות מפוזר על פני אזורי זמן, שעות 9 עד 5 כבר לא מתאימות כמדד לפרודוקטיביות. אנשים עובדים בשעות שונות, באזורי זמן שונים, ולכל אחד יש שעות שבהן הוא הכי פרודוקטיבי. מה שנשאר קבוע הוא התוצר: האם המשימה הושלמה, האם ה-KPI הושג, האם התוצר עומד בדרישות.

לכן כדאי למדוד אחריות לפי תוצאות ולא לפי פעילות. זה מתאים למציאות של עבודה מרחוק ונותן תוצאות טובות יותר מסיבה פשוטה. כשהתוצאה היא מה שקובע, אנשים מנהלים בעצמם את הזמן ואת סדרי העדיפויות כדי להגיע אליה. כך מתפתחת היכולת להתארגן לבד שעבודה מרחוק דורשת, יכולת שמדידה לפי תהליך דווקא מדכאת.

למה אחריות מוכוונת תוצאות עובדת:

• תוצאות אפשר למדוד. משימה שהושלמה, KPI שהושג או פרויקט שנסגר הם בסיס אובייקטיבי להערכה. שעות רשומות או סטטוס "מחובר" לא נותנים את זה.
• הערכה לפי תהליך אינה הוגנת בעבודה מרחוק. אנשים שונים מגיעים לאותה תוצאה בזמן שונה ובדרכים שונות. שיטה שמענישה את מי שעובד מהר, או מתגמלת מאמץ שנראה לעין בלי לבדוק מה יצא ממנו, פוגעת באמינות של עצמה.
• התמקדות ביעדים מפתחת יוזמה. כשהתוצאה היא העיקר, אנשים לומדים לנהל את העבודה שלהם בעצמם: לקבוע סדרי עדיפויות, לטפל בתלויות ולקבל החלטות, ולא לחכות שיגידו להם איך למלא את השעות.

גם באחריות מוכוונת תוצאות יש פיקוח. צריך לראות את התמונה הכוללת כדי לזהות בזמן חסמים ומחסור במשאבים. ההבדל הוא שהפיקוח בודק מה יוצא מהעבודה ומה מעכב אותה, ולא איך אנשים מבלים את הזמן.

רוח האחריות

גם מערכת אחריות בנויה היטב יכולה להישחק עם הזמן, אם לא דואגים לתרבות שמחזיקה אותה. שחיקה, ניתוק וירידה במוטיבציה הם אתגרים צפויים בצוותים מבוזרים. הם מכרסמים באחריות מבפנים, כי הם מחלישים את המוטיבציה הפנימית שעליה נשענת האחריות העצמית.

מה עוזר לשמור על תרבות אחריות לאורך זמן:

• הכרה בתוצאות. הכרה פומבית וספציפית בתרומה של אנשים, גם בהתקדמות בדרך ולא רק בתוצר הסופי, מחזקת התנהגות אחראית. הצוות לומד שתרומות רואים ומעריכים.
• ערוצי תקשורת לא פורמליים. שיחות שלא קשורות לעבודה, כמו מפגשי check-in של הצוות, זמן חברתי וירטואלי וערוצים לשיחות חולין, בונות קשרים ששומרים על אמון בתקופות לחוצות. הן גם מפחיתות את הבדידות, שהיא אחת הסיבות העיקריות לניתוק בצוותים מרוחקים.
• שקיפות לגבי ההקשר האסטרטגי. כשאנשים מבינים איך העבודה שלהם מתחברת ליעדי הארגון, ויודעים גם למה היא חשובה ולא רק מה הם עושים, המוטיבציה שלהם יציבה יותר. היא נשענת על משמעות ולא על ציות.
• שיתוף בהחלטות. כשהצוות מעורב בהחלטות שמשפיעות על העבודה שלו, כמו תכנון תהליכים, קביעת סדרי עדיפויות ובחירת כלים, תחושת הבעלות גדלה. אחריות כזאת, שבאה מבפנים, אמינה יותר מאחריות שנכפית מבחוץ.

עצות מעשיות

אחריות מרחוק נשענת על היכולת של כל אחד להתארגן בעצמו. ברמת הצוות אחריות היא עניין של מבנה ותרבות. ברמת הפרט היא היכולת לנהל את העבודה שלך בלי המסגרת החיצונית שהמשרד נותן. העצות הבאות עוסקות בדרכים שבהן בונים את היכולת הזאת ושומרים עליה.

• פינת עבודה קבועה. מקום שמשמש רק לעבודה עוזר למוח לעבור בין מצב עבודה למצב מנוחה. קל יותר להתחיל לעבוד בריכוז, וקל יותר לסיים את יום העבודה. לא חייבים חדר נפרד, אבל המקום צריך להיות קבוע ונפרד מהמקום שבו נחים.
• שעות עבודה מוגדרות. לוח זמנים קבוע, שמתאים גם להתחייבויות בעבודה וגם לקצב האישי שלך, מונע מהעבודה לזלוג לכל שעות היום. אפשר לבחור בגמישות מתי לעבוד, אבל בתוך השעות שנבחרו צריך משמעת.
• פירוק משימות גדולות לשלבים. כשמחלקים משימה גדולה למשימות קטנות וברורות לפי סדר, רואים התקדמות גם בפרויקט ארוך. זה שומר על המוטיבציה, וברור מה הצעד הבא בלי לתכנן הכול מחדש בכל פעם.
• שימוש קבוע בטכניקות לניהול זמן. טכניקות כמו כלל 2 הדקות למשימות פשוטות וחסימת זמן לעבודה מרוכזת חוסכות החלטות קטנות שמובילות לדחיינות. כך רואים לאן הולכת תשומת הלב, ולא מאלתרים.
• הפסקות כחלק מזמן העבודה. הפסקות שמתכננים מראש מונעות עייפות שמצטברת כשממשיכים לעבוד גם כשכבר אין תועלת. זמן מנוחה אינו פרודוקטיביות שהלכה לאיבוד. הוא מה שמאפשר לעבוד טוב בפעם הבאה.

מאמרים קשורים:

לשיפור הפרודוקטיביות, קראו הגברת הפרודוקטיביות עם Kanban: טיפים לניהול משימות יעיל.

לניהול משאבים טוב יותר, קראו תהליך ניהול המשאבים: שלבים מרכזיים להצלחה.

לתכנון פרויקטים, עיינו במפת הדרכים לפרויקט: מדריך אסטרטגי לתכנון וביצוע מוצלח.

סיכום

אחריות מרחוק היא עניין של מבנה ותרבות, לא של משמעת. בונים אותה מכמה רכיבים: ציפיות מפורשות, כלים שמראים את מצב העבודה, תרבות ששומרת על אמון ובעלות, ויכולת של כל אחד להתארגן בעצמו במקום המסגרת שהמשרד נתן. כל רכיב מטפל בנקודה אחרת שבה האחריות נשברת בצוותים מבוזרים. יחד הם יוצרים תנאים שבהם עבודה אחראית ואיכותית היא הנורמה ולא החריג. Taskee מספקת את התשתית לשקיפות במשימות, למעקב אחרי ההתקדמות ולתיאום תהליכי העבודה, וכך הופכת את המבנה הזה למעשי עבור צוותים מרוחקים.