Le migliori app per la gestione delle attività nel 2025

Idee chiave

L'importanza degli strumenti di gestione delle attività nel 2025

La gestione delle attività non è più il problema principale — ciò che conta è come gestiamo questo processo.

Ogni giorno passiamo da app e schede del browser più di 1200 volte. Riprendere la concentrazione dopo ogni cambio richiede circa 4 ore a settimana — quasi un mese di lavoro perso all’anno.

Gli strumenti di produttività sono più numerosi che mai. Ogni settimana esce una nuova app che promette di semplificare le attività, migliorare la concentrazione o “rivoluzionare” il tuo flusso di lavoro. Ma il vero problema? Sovraccarico di scelta e stanchezza da strumenti. La maggior parte di noi non ha bisogno di un’altra app per la posta o di un calendario bello — abbiamo bisogno di chiarezza, responsabilità e flusso di lavoro, almeno secondo la Harvard Business School.

Qui sta la vera forza del giusto task manager. Non per fare di più, ma per aiutarti a concentrarti su ciò che conta davvero adesso, delegare chiaramente i compiti e monitorare i progressi senza soffocare nelle notifiche.

Come dice Artem Dovgopol, cofondatore di Taskee: «Il giusto strumento non ti fa lavorare di più — ti aiuta semplicemente a capire cosa devi davvero fare prima».

Che tu gestisca un team in crescita o lavori da solo su progetti, il giusto strumento non solo ti aiuterà a restare produttivo — aiuterà anche a mantenere la serenità e a evitare il burnout.

Chi dovrebbe usare le app di gestione delle attività?

Le app di gestione delle attività non sono solo per appassionati di produttività. Nel 2025 sono diventate necessarie per chiunque voglia mantenere ordine nel lavoro — indipendentemente da dove si trovi il team e in quali fusi orari lavori.

Ecco come diversi professionisti e team usano concretamente i task manager:

Freelancer e creatori di contenuti

Senza un sistema chiaro, le attività si perdono nelle conversazioni, spariscono nelle note o semplicemente scordate. Un buon task manager risolve questi problemi:

• Organizza tutto in un unico posto — dai brief alle scadenze
• Stabilisci priorità e monitora i progressi
• Vedi quanto tempo dedichi al lavoro e quanto alle attività amministrative

Team remoti e startup distribuite

In team asincroni o ibridi, la mancanza di trasparenza porta spesso a scadenze mancate e lavoro duplicato. I task manager risolvono questo:

• Mostrano chiaramente chi è responsabile di cosa
• Visualizzano i passaggi successivi e i blocchi
• Creano una cultura di responsabilità senza micromanagement

Agenzie, consulenti e lavoro su progetto

Quando lavori con più clienti o attività, passare da uno all’altro può essere estenuante. Le app di gestione aiutano a:

• Separare il lavoro per progetto o cliente
• Stabilire scadenze chiare
• Evita confusione registrando feedback e revisioni

Team che bilanciano lavoro profondo e operazioni

Se la tua giornata è divisa tra flusso creativo e notifiche costanti, un buon task manager ti aiuterà a mantenere la concentrazione, indipendentemente dal tipo di attività:

• Aiuta a ritagliare tempo per il lavoro profondo
• Permette di annotare idee o attività amministrative senza distrazioni
• Mantiene la struttura senza perdere flessibilità

Aziende in crescita

Quando il team cresce, i processi iniziano a rompersi se non sono progettati per scalare. I task manager aiutano a:

• Introdurre struttura senza rallentare i processi
• Costruire flussi di lavoro ripetibili
• Garantire visibilità a tutti i livelli e funzioni

E come appare in pratica?

Prendiamo un designer freelance che gestisce più di una decina di progetti di branding. Usa Taskee per separare il lavoro con ogni cliente su bacheche distinte. Stati chiari delle attività e un semplice monitoraggio del tempo mostrano a che punto è ogni progetto. Senza questo sistema si sarebbe semplicemente sommerso da conversazioni e note sparse.

Un esempio di una piccola agenzia digitale: 6 dipendenti, oltre 20 clienti. Il team ha provato Asana, Trello e persino i normali fogli di calcolo prima di fermarsi su ClickUp. Cosa ha fatto la differenza? La possibilità di personalizzare flussi di lavoro unici per ogni cliente, vedere il carico di lavoro di ogni dipendente e notare i problemi prima che causino ritardi.

I migliori task manager per il 2025

Abbiamo preparato una selezione dei migliori strumenti per aiutare freelancer, team remoti, fondatori e creatori di contenuti a lavorare con più chiarezza e meno stress. In questa recensione spieghiamo a cosa serve ogni strumento, il prezzo e perché potrebbe (o meno) essere ideale per te.

Taskee

Ideale per: freelancer, fondatori e piccoli team che valorizzano la chiarezza anziché la complessità.

ClickUp unisce attività, documenti, obiettivi, dashboard e monitoraggio del tempo in un unico posto. È molto flessibile e adatto a tutto — dagli sprint agli OKR — anche se questa flessibilità può essere un po’ travolgente per i principianti. È un’ottima scelta per team che hanno bisogno di più di una semplice lista di attività, ma che non sono ancora pronti a passare a soluzioni più complesse come Jira.

Trello

Ideale per: persone visive e una panoramica generale dei progetti.

Fascia di prezzo: Gratuito / Piani business disponibili

Trello ha reso popolare la bacheca Kanban e ancora oggi è uno dei modi più intuitivi per visualizzare un progetto. Il trascinamento delle schede, le liste personalizzabili e un’ampia gamma di estensioni lo rendono uno strumento eccellente per tutto — dalla pianificazione dei contenuti allo sviluppo del prodotto. È più semplice di molti altri strumenti, e proprio in questo risiede la sua forza.

Notion

Ideale per: team che vogliono unire documenti, attività e database in un unico posto.

Fascia di prezzo: Gratuito per uso personale / Piani a pagamento da 8 $ per utente al mese

Notion non è solo un gestore di attività, ma un sistema completo in cui è possibile organizzare il flusso di lavoro usando modelli, liste e pagine collaborative. È perfetto per startup e agenzie che devono conservare tutto — dai documenti e wiki agli sprint — in un unico spazio. Ma attenzione: senza disciplina, Notion può trasformarsi in un labirinto di pagine belle ma senza un piano d’azione chiaro.

Asana

Ideale per: lavoro di squadra strutturato con scadenze temporali.

Fascia di prezzo: Gratuito – $$$

Piattaforma: Multi-piattaforma

Caratteristiche: visualizzazione in timeline, integrazioni, chiarezza nei progetti

Asana è la scelta perfetta per team che hanno bisogno di sapere chi fa cosa e quando. Con funzioni come Timeline, Milestones e Workflow builder, è particolarmente adatto a team marketing, prodotto e operazioni. Puoi integrarlo con Slack, Google Drive, Zoom e altri servizi popolari. È una soluzione affidabile per startup in crescita e medie imprese che necessitano di organizzare i propri flussi di lavoro.

TickTick

Ideale per: produttività personale con attenzione alla consapevolezza.

Fascia di prezzo: Gratuito – $

Piattaforma: Multi-piattaforma

Caratteristiche: timer Pomodoro integrato, monitoraggio delle abitudini, attività ricorrenti

TickTick è uno strumento classico per la gestione delle attività con funzionalità aggiuntive. Permette di inserire attività tramite linguaggio naturale, utilizzare cartelle e tag, e di tracciare abitudini e attività tramite timer e calendario. È uno strumento discreto ma potente per la produttività, meno conosciuto di quanto meriterebbe. Particolarmente utile per monitorare obiettivi, routine e attività ricorrenti.

Motion

Ideale per: pianificazione automatica delle attività basata sul calendario.

Fascia di prezzo: $$ – $$$

Piattaforma: Multi-piattaforma

Caratteristiche: auto pianificazione, blocchi di tempo intelligenti, assistenza AI

Motion trasforma la tua lista di attività in un calendario vivo con priorità automatiche. Aggiungi le attività, imposti le scadenze e lo strumento trova i momenti migliori per svolgerle, anche quando ci sono riunioni o imprevisti. Perfetto per manager, fondatori e lavoratori da remoto con un’agenda fitta. Questa app diventerà o il tuo strumento preferito, o ti farà sentire un leggero senso di colpa quando inizierà a riorganizzare la tua giornata.

Sunsama

Ideale per: una pianificazione calma e consapevole di ogni giorno.

Fascia di prezzo: $$$

Piattaforma: Multi-piattaforma

Caratteristiche: revisione quotidiana, rituali di pianificazione, lavoro profondo

Sunsama non cerca di “giocare” con la tua produttività, ma di preservare il tuo equilibrio mentale. Ti guida attraverso un processo di pianificazione quotidiana, aiutandoti a scegliere cosa fare prima e quanto tempo dedicare a ogni attività. Si sincronizza con altri strumenti, ma punta al minimalismo e all’assenza di distrazioni. Se sei stanco della cultura del “lavoro infinito”, questo strumento fa per te.

Microsoft To Do

Ideale per: utenti Microsoft che vogliono sincronizzare le proprie attività.

Fascia di prezzo: Gratuito

Piattaforma: Multi-piattaforma

Caratteristiche: integrazione con Outlook, liste condivise, design semplice

Come scegliere il giusto gestore di attività per il tuo team?

Non esiste uno strumento “migliore” universale — esiste quello che si adatta davvero al tuo flusso di lavoro.

Se il tuo lavoro include scadenze, collaborazione e molte dipendenze, sistemi come Asana o ClickUp possono fare al caso tuo. Se vuoi concentrarti e immergerti nelle attività, considera Sunsama o Things 3. Se hai bisogno di unire documenti, note e attività in un unico strumento — Notion potrebbe essere la scelta ideale.

Ma se lavori in un piccolo team, apprezzi chiarezza, semplicità e flussi di lavoro efficienti senza rumore inutile, Taskee potrebbe essere lo strumento giusto per aiutarti a gestire tutto questo.

Non cerca di sostituire tutti i tuoi strumenti, ma aiuta semplicemente a tenere traccia in modo più chiaro di ciò che conta davvero:

• Chi fa cosa
• Qual è lo stato dell’attività
• Quanto tempo ci è voluto

In definitiva, il giusto task manager è quello che il tuo team userà con piacere. Prova diversi strumenti e scegli quello che ti è più comodo.

Ancora indeciso? Ecco una breve panoramica degli strumenti più adatti a diversi tipi di team e perché:

Cosa è importante nella scelta di un task manager

Con così tante opzioni disponibili, è facile confondersi e scegliere qualcosa che non si adatta a te o al tuo team. Cosa distingue davvero un buon strumento da uno sovraccarico? Nel 2025, non si tratta del numero di funzionalità, ma di quanto bene supporta comodamente il tuo flusso di lavoro reale.

Se cerchi uno strumento che ti aiuti ad andare avanti, ecco cosa devi considerare:

• Processi personalizzabili secondo il tuo stile di lavoro

Un buon task manager non ti costringe a seguire una struttura imposta. Ti permette di configurare tutto a modo tuo: vuoi “Briefing → In revisione → Fatto” — nessun problema. Preferisci “To do → Doing → Done” — facile. Presta attenzione agli strumenti che permettono di creare i propri stati, tag e categorie. Tutto deve essere logico per te, non per gli sviluppatori.

• Chiarezza sui compiti — a colpo d'occhio

Non dovete rovistare nell'interfaccia per capire chi sta svolgendo il compito, quando è la scadenza e dove si è bloccato tutto. I migliori strumenti mostrano il responsabile, la scadenza e lo stato attuale in un'unica finestra, cosa particolarmente importante quando i compiti dipendono da più persone e fasi.

• Registrazione del tempo che non ostacola il lavoro

Annotare manualmente le ore? No, grazie. Le soluzioni moderne offrono timer integrati, monitoraggio automatico o almeno un inserimento manuale comodo. Questo è particolarmente utile per freelance e team quando è importante capire dove realmente va il tempo, ad esempio lavorando con clienti o alternando lavoro concentrato e routine.

• Interfaccia semplice senza perdere potenza

Nessuno vuole impiegare 30 minuti per completare un compito. I buoni strumenti sono veloci, intuitivi e piacevoli da usare — su tutti i dispositivi. È importante avere accesso offline, sincronizzazione mobile e un design chiaro che non punisca dopo una giornata intensa.

• Focus più importante delle funzionalità

Più funzionalità significa meglio? Non sempre. Molti team sovraccaricano il sistema di impostazioni e poi... semplicemente smettono di usarlo perché è troppo complicato. Gli strumenti veramente utili aiutano a stabilire le priorità, a distrarsi meno e a portare a termine i lavori. Compiti ricorrenti, timer per il focus, interfaccia minimalista — non sono decorazioni, ma ciò che aiuta a mantenere il ritmo e a evitare il burnout.

Un gestore di compiti affidabile è il vostro fedele assistente, che si adatta a voi e vi supporta nel lavoro.

Se volete più idee su processi focalizzati, lavoro asincrono nei team e rituali di lavoro sostenibili, date un’occhiata qui:

Trasformate il vostro flusso di lavoro con Taskee

Guida pratica alla gestione intelligente dei compiti

Gestione visiva dei compiti: strumenti e strategie

Conclusione

Nessuna applicazione rende produttivo un team da sola — ma quella giusta può aprire la strada.

Il miglior gestore di compiti è quello che il vostro team capisce, accetta e con cui cresce. Alcuni preferiscono timeline e dashboard, altri si accontentano di semplici liste con scadenze. L’importante è scegliere uno strumento che corrisponda al vostro processo reale, non solo a un insieme di funzionalità desiderate.

Taskee aiuta a mantenere il focus: registrazione del tempo, stati chiari dei compiti e distribuzione comprensibile delle responsabilità. È particolarmente adatto a piccoli team che non vogliono “gestire un sistema” — vogliono semplicemente lavorare serenamente e concretamente.

FAQ

Qual è il gestore di compiti più semplice se lavoro da solo?

Se siete freelance o lavorate da soli, iniziate con una soluzione semplice e leggera — ad esempio Taskee, Todoist o TickTick. Questi strumenti non richiedono configurazioni lunghe, si avviano in pochi minuti e permettono di organizzare il lavoro senza complicazioni.

Quali applicazioni sono adatte per piccoli team o team remoti?

Per team distribuiti, Taskee, ClickUp e Asana sono buone opzioni. Permettono di assegnare responsabili, seguire gli stati dei compiti e mantenere la trasparenza — senza chiamate continue o lunghe chat su messaggistica.

Serve davvero un gestore di compiti se uso già Google Calendar o Note?

Calendar e Note sono utili, ma non sono progettati per una gestione completa dei compiti: non si vede chi è responsabile, dove ci sono blocchi o le scadenze. Un gestore di compiti permette di vedere non solo cosa è pianificato, ma anche cosa sta realmente avanzando o è bloccato.

È possibile usare questi strumenti con clienti o fornitori esterni?

Sì, quasi tutti i gestori di compiti permettono di condividere compiti o bacheche con clienti. È un modo comodo per allineare le fasi, scambiare file e ricevere feedback — senza email infinite o commenti persi.

Quanto tempo serve per configurare un sistema di gestione dei compiti?

Se non si complica troppo, un sistema base può essere operativo in 15-30 minuti. Taskee e Todoist funzionano “out of the box”, mentre strumenti come ClickUp o Notion offrono più flessibilità — ma richiedono un po’ più di tempo per adattarsi alle proprie esigenze.

I freelance hanno davvero bisogno di un task manager?

Assolutamente sì. Molti freelance lo usano per organizzare il lavoro con i clienti, tracciare le ore fatturabili e alleggerire la mente. Anche lavorando da soli, una struttura semplice aiuta a tenere tutto sotto controllo.

Qual è la differenza tra gestione dei compiti e gestione dei progetti?

La gestione dei compiti riguarda azioni specifiche e responsabili. La gestione dei progetti aggiunge scadenze, dipendenze, collaborazione e strategia — più adatta a processi su larga scala.

Letture consigliate

“Deep Work”

Classico moderno su come mantenere la concentrazione ed essere produttivi, specialmente quando si devono combinare compiti creativi con una agenda piena.

Su Amazon

“Scrum: The Art of Doing Twice the Work in Half the Time”

L’autore è uno dei creatori di Scrum. Questo libro spiega molto bene come cicli di lavoro strutturati aiutano i piccoli team a ottenere risultati più velocemente ed efficacemente.

Su Amazon

“Making Things Happen: Mastering Project Management”

Senza fronzoli né termini complicati — solo consigli pratici per gestire progetti, persone e priorità.

Su Amazon