Software de gerenciamento de projetos vs. Excel: qual ferramenta é a certa para o seu projeto?

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20 Fevereiro, 2025

No ambiente de trabalho atual, ferramentas tradicionais como o Excel competem com promissores softwares de gestão de projetos. Cada um tem suas vantagens e desvantagens. Vamos explorar por que você pode continuar com o antigo ou trocar por algo mais moderno.

Principais conclusões

Equipes que utilizam plataformas dedicadas de gerenciamento de projetos relatam uma alta taxa de sucesso nos projetos

Ferramentas adequadas de gerenciamento de projetos podem reduzir pela metade o tempo de planejamento

O uso correto de softwares de rastreamento de tarefas pode aumentar a produtividade em até 50%

Benefícios do software de gerenciamento de projetos

Sistemas modernos de gerenciamento de projetos podem não ser tão personalizáveis ou compatíveis com o seu velho Linux como o bom e velho Excel, mas a intuitividade da interface e todo o pacote de recursos adicionais compensam bem isso.

Principais vantagens dos sistemas de gerenciamento de projetos a serem lembradas:

Colaboração em tempo real. Todos trabalham na mesma versão do aplicativo, acompanhando os resultados e o progresso uns dos outros.
Automação de fluxos de trabalho. Você nem precisa aprender fórmulas – o aplicativo automatiza os fluxos de trabalho com o mínimo de entrada.
Capacidade de relatórios. Bons softwares de gerenciamento de projetos podem agrupar seu histórico de tarefas em um relatório condensado contendo todos os tipos de métricas que você precisa para otimizar ainda mais seu fluxo de trabalho.
Gestão de recursos. Veja a disponibilidade de sua equipe e distribua as tarefas de forma adequada.
Visualização de cronograma. Ferramentas como gráficos de Gantt permitem que você observe claramente cada estágio importante do projeto, minimizando confusão.
Gestão de documentos. Softwares bem projetados de gerenciamento de projetos sempre têm capacidade de armazenamento específica para todos os seus guias e instruções. Normalmente, também vêm com um recurso simples de compartilhamento!
Capacidades de comunicação. Comunique-se com sua equipe sem precisar mudar para outra aba.

Excel como ferramenta de gerenciamento de projetos

Até quem não trabalha com gerenciamento de projetos sabe o que é o Excel – existem comunidades inteiras obcecadas por otimizar ao máximo, compartilhando todos os tipos de fórmulas e códigos. Claro, a intuitividade não é definitivamente um dos pontos fortes do Excel, mas não se pode negar que a abordagem direta da Microsoft para organização de projetos é, no mínimo, eficiente.

Mas, só para garantir, vamos passar pelas principais vantagens do Excel:

Curva de aprendizado baixa. A maioria dos especialistas já conhece as fórmulas básicas. Uma vez que você passa pela primeira vez, que é um pouco difícil e assustadora, todas as portas se abrem para você.
Alta personalização. Usando códigos de cores e todo tipo de fórmulas, você pode modificar suas tabelas do Excel para atender a sua tarefa específica.
Custo-benefício. A biblioteca do Microsoft Office é uma das maneiras mais acessíveis de fornecer à sua organização todas as ferramentas necessárias.
Acesso offline. Seu Wi-Fi caiu? Considerando que você tenha sincronizado antes, sua rotina de trabalho não será interrompida.
Compatibilidade universal. Quase todos os sistemas operacionais existentes suportam o Excel.
Capacidades de automação. Com algumas dezenas de fórmulas, o Excel faz grande parte do trabalho tedioso para você.

Comparação de ferramentas

Então, sim, ambos são bons em seu nicho, então você precisará estudar um pouco seus processos de trabalho para entender qual é a melhor escolha para sua equipe.

Para facilitar um pouco sua vida, preparamos a comparação abaixo para ajudá-lo a tomar uma decisão informada:

Recurso	Software de Gerenciamento de Projetos	Excel
Rastreamento de Tarefas	Processo automatizado com atualizações em tempo real	Capacidades básicas de automação, com necessidade de atualização manual
Colaboração em Equipe	Menções, bate-papo integrado, frequentemente com chamadas de vídeo e áudio	Quase nenhuma. Capacidade de compartilhamento e comunicação limitadas.
Gestão de Recursos	Alocação dinâmica de tarefas disponíveis, acompanhamento da carga de trabalho	Planilhas estáticas que exigem cálculos manuais e conhecimento de fórmulas específicas
Relatórios	Análises detalhadas e painéis personalizados	Visualização básica
Acompanhamento de Custos	Ferramentas integradas de orçamento e planejamento	Cálculos manuais baseados em fórmulas
Gestão de Cronograma	Gráficos interativos de Gantt	Gráficos básicos, criação manual
Curva de Aprendizado	Exige um processo de integração detalhado	Mecânica familiar, conhecida por todos
Personalização	Modelos pré-criados com oportunidades limitadas de criatividade	Altamente personalizável com diversos formatos flexíveis disponíveis
Custo	Assinatura mensal, frequentemente cara	Compra única. Normalmente vem em um pacote com outros aplicativos úteis
Melhor para	Grandes equipes com projetos complexos e colaborativos	Pequenas equipes com projetos simples

Fazendo a transição

Decidiu mudar do Excel para algo mais amigável para o usuário? Parabéns! Aprender algo novo e adicionar novas ferramentas ao seu arsenal é crucial para uma carreira próspera.

Aqui estão alguns passos que você precisa seguir para fazer a transição sem dor para o novo software:

Estude e audite os processos atuais. Isso ajudará a escolher o software de PM adequado.
Selecione o software apropriado para sua tarefa específica. Este é um ponto importante, então reserve um tempo para explorar todas as opções.
Planeje como todos os dados e informações sensíveis serão transferidos para o novo sistema. Se você tiver sorte, o aplicativo escolhido já possui capacidades de migração.
Apresente sua equipe ao novo software. Organize uma sessão de integração, se necessário.
Ajuste seus fluxos de trabalho existentes para o novo sistema de PM. Ou reconstrua-os completamente se não houver nada a ser aproveitado.
Monitore como sua equipe lida com o novo software. Considere outras opções se as coisas não estiverem indo tão bem quanto você esperava.
Recolha feedback. Preste atenção nas necessidades de seus colegas de equipe – se eles não conseguirem se adaptar ao novo fluxo de trabalho, talvez algumas mudanças precisem ser implementadas.

Fato interessante

De acordo com a pesquisa, organizações que mudaram para software dedicado de gerenciamento de projetos relatam um aumento de 27% nas taxas de conclusão de projetos e uma redução significativa nos prazos não cumpridos!

Artigos relacionados:

Para obter informações práticas sobre a seleção de ferramentas, exploreO que é um gráfico de Gantt? Um guia para usar gráficos de Gantt no gerenciamento de projetos.

Para otimizar seu processo de tomada de decisão, confira Matriz de decisão ponderada: Uma ferramenta simples para tomar decisões informadas.

Para dicas sobre otimização de fluxo de trabalho, leia Fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos: Etapas para agilizar o sucesso do projeto.

Conclusão

Como dissemos no início, a decisão de migrar do Excel para algo mais conveniente e amigável ao usuário deve ser tomada com base nas necessidades do seu projeto. As planilhas não vão desaparecer no futuro próximo, então, se você estiver confortável com o seu bom e velho amigo Excel, essa pode ser uma escolha perfeitamente viável.

No entanto, um sistema de PM bem projetado pode mudar completamente a sua vida profissional, tornando o acompanhamento do progresso e a alocação de recursos uma questão de alguns cliques. Além disso, o novo é bom. Então, se você planeja expandir seus negócios e sua equipe, talvez seja uma boa hora para buscar uma mudança de cenário.