Phần mềm quản lý dự án so với Excel: Công cụ nào phù hợp với dự án của bạn?

Lợi ích của phần mềm PM

Phần mềm PM chuyên dụng được xây dựng từ giả định rằng nhiều người cùng cần nhìn thấy tình trạng công việc theo thời gian thực, một nhu cầu mà bảng tính vốn không được thiết kế để đáp ứng. Các tính năng dưới đây vì thế cũng chẳng phải những tiện ích thêm vào cho đẹp, bởi mỗi tính năng xử lý một kiểu trục trặc phối hợp cụ thể thường gặp khi các nhóm cố quản lý dự án phức tạp bằng Excel.

Các ưu điểm chính của hệ thống PM và vấn đề mà mỗi ưu điểm giải quyết:

• Cộng tác theo thời gian thực. Mọi người cùng làm trên một phiên bản trực tiếp duy nhất, nhờ vậy không còn cảnh xung đột phiên bản vốn khiến bảng tính dùng chung khó được tin cậy như hồ sơ dự án.
• Quy trình làm việc tự động. Việc chuyển trạng thái, gửi thông báo và phân công có thể chạy theo quy tắc thay cho cập nhật thủ công, và nhờ đó bớt đi phần việc phụ vốn khiến bảng tính dần lệch khỏi thực tế.
• Khả năng báo cáo. Các chỉ số tổng hợp theo nhiệm vụ, mốc thời gian và thành viên được tạo tự động từ dữ liệu đã có trong hệ thống, nên không ai phải ngồi tổng hợp thủ công riêng.
• Quản lý tài nguyên. Tình trạng rảnh bận của nhóm và cách chia khối lượng công việc hiện ra theo thời gian thực, giúp phát hiện việc giao quá tải trước khi nó làm chậm tiến độ bàn giao.
• Trực quan hóa dòng thời gian. Gantt charts và bản đồ phụ thuộc cho thấy rõ mối liên hệ giữa các nhiệm vụ, nên rủi ro về lịch trình lộ ra sớm hơn nhiều so với khi chỉ có một danh sách nhiệm vụ phẳng.
• Quản lý tài liệu. Tài liệu quy trình, mẫu biểu và tài liệu tham khảo nằm chung một hệ thống với công việc, nhờ vậy đỡ mất công tìm kiếm và tránh nhầm lẫn phiên bản như khi lưu trữ rời rạc.
• Khả năng giao tiếp. Các cuộc thảo luận gắn với từng nhiệm vụ cụ thể giúp thông tin không bị thất lạc, điều hay xảy ra khi quyết định dự án được chốt trong một ứng dụng chat riêng và chẳng bao giờ được nối lại với công việc liên quan.

Các ưu điểm chính của Excel và các điều kiện mà chúng có ý nghĩa:

• Đường cong học tập thấp. Hầu hết các chuyên gia đã có kiến thức làm việc về Excel. Việc áp dụng không yêu cầu đào tạo chính thức, điều quan trọng khi tốc độ triển khai hoặc ngân sách đào tạo là một hạn chế.
• Tùy chỉnh cao. Mã hóa màu, định dạng có điều kiện và logic công thức có thể tái tạo nhiều cấu trúc theo dõi mà không bị giới hạn bởi bộ mẫu của một nhà cung cấp. Sự đánh đổi là việc tùy chỉnh này đòi hỏi bảo trì thủ công.
• Hiệu quả về chi phí. Microsoft 365 cung cấp Excel cùng với các phần còn lại của bộ Office với chi phí mỗi người dùng thấp hơn đáng kể so với phần mềm PM chuyên dụng, điều này khiến nó trở thành mặc định hợp lý cho các tổ chức nhỏ hoặc các nhóm có ngân sách công cụ hạn chế.
• Truy cập ngoại tuyến. Excel hoạt động mà không cần kết nối internet, miễn là các tệp đã được đồng bộ trước. Điều này quan trọng đối với các nhóm làm việc trong môi trường có kết nối không đáng tin cậy.
• Tương thích đa năng. Các tệp Excel mở trên hầu hết mọi hệ điều hành và có thể được nhập bởi hầu hết các công cụ dữ liệu khác — điều này khiến chúng trở thành định dạng đáng tin cậy để chia sẻ dữ liệu qua các ranh giới tổ chức.
• Khả năng tự động hóa. Công thức, macro và Power Query có thể tự động hóa các phần đáng kể của xử lý dữ liệu trong một bảng tính — mặc dù điều này đòi hỏi kiến thức công thức mà không phải tất cả thành viên nhóm đều có.

Thông tin chi tiết: Quản lý dự án.

Thực hiện chuyển đổi

Việc chuyển từ Excel sang phần mềm PM chuyên dụng có rủi ro ở hai chỗ, đó là tính toàn vẹn của dữ liệu khi di chuyển và mức độ nhóm chịu dùng công cụ mới sau đó. Cả hai đều kiểm soát được nếu làm đúng trình tự, nhưng bỏ bước ở giai đoạn nào cũng là lý do phổ biến nhất khiến quá trình chuyển đổi thất bại và nhóm quay lại dùng bảng tính.

Dưới đây là các bước để quá trình chuyển đổi diễn ra bền vững:

• Nghiên cứu và kiểm tra các quy trình hiện tại. Hãy ghi lại những gì Excel thực sự đang theo dõi trước khi chọn công cụ thay thế, vì công cụ được chọn khi bỏ qua bước này thường giải quyết sai vấn đề.
• Chọn phần mềm phù hợp với nhiệm vụ cụ thể của bạn. Hãy so bộ tính năng với độ phức tạp thực tế của quy trình làm việc thay vì chạy theo lựa chọn nhiều tính năng nhất, bởi công cụ quá nặng sẽ tự tạo ra trở ngại khi áp dụng.
• Lập kế hoạch cách tất cả dữ liệu sẽ được chuyển sang hệ thống mới. Cần xác định nền tảng có hỗ trợ nhập thẳng từ Excel hay phải sắp xếp lại dữ liệu bằng tay, vì những quyết định ánh xạ dữ liệu đưa ra muộn thường rất tốn kém để sửa.
• Giới thiệu phần mềm mới cho nhóm của bạn. Hãy tổ chức buổi hướng dẫn bài bản trước ngày chính thức đưa vào sử dụng, đừng đợi đến khi sự cố xuất hiện, vì nhóm phải học công cụ dưới áp lực thời hạn sẽ gắn nó với cảm giác vướng víu.
• Điều chỉnh quy trình làm việc hiện tại của bạn cho hệ thống PM mới. Quy trình dựng cho bảng tính hiếm khi chuyển thẳng sang được, nên hãy xác định quy trình nào cần xây lại thay vì cho rằng công cụ mới sẽ tự khớp với cấu trúc cũ.
• Theo dõi cách nhóm của bạn xử lý phần mềm mới. Hãy theo dõi các chỉ số sử dụng trong 30 ngày đầu, bởi mức tham gia thấp ở giai đoạn này là dấu hiệu sớm cho thấy nhóm sắp quay lại cách cũ, chứ chẳng đơn thuần là lúc làm quen.
• Thu thập phản hồi. Hãy lấy ý kiến có cấu trúc từ các thành viên ở mốc 2 tuần và 6 tuần, vì điểm vướng phát hiện sớm vẫn gỡ được, còn những điểm để đến kỳ đánh giá hằng quý thì đã thành cách làm tạm bợ ăn sâu vào công việc.

Các bài viết liên quan:

Để có góc nhìn thực tế về việc chọn công cụ, hãy xem Gantt chart là gì? Hướng dẫn sử dụng Gantt charts cho PM.

Để cải thiện cách bạn ra quyết định, hãy xem Ma trận quyết định có trọng số.

Để có thêm mẹo sắp xếp quy trình làm việc, hãy đọc Quy trình làm việc quản lý dự án.

Kết luận

Excel và phần mềm PM chuyên dụng nằm ở những vị trí khác nhau trên thang độ phức tạp. Excel là lựa chọn đúng khi quy trình làm việc còn gọn, nhóm nhỏ và công sức cập nhật thủ công vẫn rẻ hơn chi phí làm quen với một công cụ mới. Phần mềm PM trở thành lựa chọn tốt hơn khi việc phối hợp, gồm quản lý phiên bản, theo dõi trạng thái và nắm tình hình nhân lực, bắt đầu ngốn thời gian lẽ ra dành cho công việc chính. Chuyển đổi vì thế chẳng liên quan gì đến chuyện chạy theo cái mới, điều cần làm là nhận ra thời điểm những giới hạn của công cụ cũ gây vướng víu nhiều hơn chính việc chuyển đổi.