Layihə İdarəetmə proqramı və Excel: Layihəniz üçün hansı alət doğrudur?

PM proqram təminatının üstünlükləri

Xüsusi PM proqramı bir fikir üzərində qurulub: bir neçə nəfər işin vəziyyətini eyni vaxtda və real vaxtda görməlidir, cədvəllər isə bunun üçün yaradılmayıb. Aşağıdakı imkanlar sadəcə əlavə funksiyalar siyahısı sayılmamalıdır. Onların hər biri komandalar mürəkkəb layihələri Excel-də aparmağa çalışanda yaranan konkret bir koordinasiya probleminin həllidir.

PM sistemlərinin əsas üstünlükləri və hər birinin nəyi həll etdiyi:

• Real vaxtlı əməkdaşlıq. Hamı eyni canlı versiya üzərində işləyir. Bu, paylaşılan cədvəlləri layihə qeydi kimi etibarsız edən versiya toqquşmalarını aradan qaldırır.
• Avtomatlaşdırılmış iş axınları. Status dəyişiklikləri, bildirişlər və tapşırıq təyinatları əl ilə yeniləmə əvəzinə qaydalarla işə düşür. Beləliklə, cədvəlin reallıqdan geri qalmasına səbəb olan əlavə iş yox olur.
• Hesabat imkanları. Tapşırıqlar, qrafiklər və komanda üzvləri üzrə ümumi göstəricilər sistemdə onsuz da olan məlumatlardan avtomatik yaranır. Onları ayrıca əl ilə toplamaq lazım gəlmir.
• Resurs idarəetməsi. Komandanın məşğulluğu və iş yükünün bölgüsü real vaxtda görünür. Kiminsə həddən artıq yükləndiyini iş təhvilinə təsir etməzdən əvvəl görmək olur.
• Qrafik vizuallaşdırması. Gantt charts və asılılıq xəritələri tapşırıqlar arasındakı əlaqəni göstərir. Ona görə də qrafik riskləri adi tapşırıq siyahısına nisbətən xeyli tez üzə çıxır.
• Sənəd idarəetməsi. Proses sənədləri, şablonlar və istinad materialları işin özü ilə eyni sistemdə saxlanılır. Ayrı yerlərdə saxlananda yaranan axtarış itkisi və versiya qarışıqlığı azalır.
• Ünsiyyət imkanları. Konkret tapşırığa bağlı müzakirə məlumat itkisinin qarşısını alır. Belə itki adətən qərarlar ayrıca çat proqramında verilib işin özünə heç vaxt bağlanmayanda baş verir.

Excel-in əsas üstünlükləri və onların əhəmiyyət daşıdığı şərtlər:

• Aşağı öyrənmə əyrisi. Əksər mütəxəssislər artıq Excel haqqında işləyən biliyə malikdir. Mənimsəmə formal adaptasiya tələb etmir, bu da tətbiq sürəti və ya təlim büdcəsi məhdudiyyət olduqda əhəmiyyət kəsb edir.
• Yüksək özelleştirmə. Rəng kodlaşdırma, şərti formatlaşdırma və düstur məntiqi satıcının şablon dəsti ilə məhdudlaşmadan bir çox izləmə strukturlarını təkrarlaya bilər. Mübadilə bu özelleştirmənin əl ilə baxım tələb etməsidir.
• Sərfəli. Microsoft 365 Excel-i Office paketinin qalanı ilə birləşdirir və bu, xüsusi PM proqram təminatından əhəmiyyətli dərəcədə aşağı bir istifadəçi başına xərc ilə təklif olunur ki, bu da onu kiçik təşkilatlar və ya məhdud alət büdcəsi olan komandalar üçün rasional standart edir.
• Oflayn giriş. Excel internet bağlantısı olmadan işləyir, bir şərtlə ki, fayllar əvvəlcədən sinxronlaşdırılmış olsun. Bu, etibarsız bağlantı olan mühitlərdə işləyən komandalar üçün vacibdir.
• Universal uyğunluq. Excel faylları demək olar ki, hər əməliyyat sistemində açılır və əksər digər məlumat alətləri tərəfindən idxal edilə bilər — bu da onları təşkilati sərhədlər boyunca məlumat paylaşmaq üçün etibarlı format edir.
• Avtomatlaşdırma imkanları. Düsturlar, makrolar və Power Query cədvəl daxilində məlumat emalının əhəmiyyətli hissəsini avtomatlaşdıra bilər — baxmayaraq ki, bu, bütün komanda üzvlərinin malik olmadığı düstur biliyini tələb edir.

Daha çox oxuyun: Layihə idarəçiliyi.

Keçidi həyata keçirmək

Excel-dən xüsusi PM proqramına keçid iki yerdə risk yaradır: köçürmə zamanı məlumatların bütövlüyü və komandanın yeni aləti sonradan qəbul etməsi. Hər ikisini düzgün ardıcıllıqla idarə etmək olar. Amma istənilən mərhələdə addımları ötürmək keçidlərin uğursuz olmasının və komandaların köhnə cədvələ qayıtmasının ən geniş yayılmış səbəbidir.

Davamlı keçid üçün addımlar:

• Cari prosesləri öyrənin və auditdən keçirin. Yeni alət seçməzdən əvvəl Excel-də əslində nəyin izləndiyini qeydə alın. Bu addım atlananda seçilən alət çox vaxt yanlış problemi həll edir.
• Konkret tapşırığınız üçün uyğun proqram təminatı seçin. İmkanları ən çox funksiyası olan varianta görə yox, iş axınınızın real mürəkkəbliyinə görə seçin. Lazımından güclü alət öz-özlüyündə mənimsəməni çətinləşdirir.
• Bütün məlumatların yeni sistemə necə köçürüləcəyini planlaşdırın. Platformanın Excel-dən birbaşa idxalı dəstəklədiyini, yoxsa məlumatı əl ilə yenidən qurmaq lazım olduğunu əvvəlcədən öyrənin. Məlumatların uyğunlaşdırılması barədə gec verilən qərarları düzəltmək baha başa gəlir.
• Komandanızı yeni proqram təminatı ilə tanış edin. Təlimi problemlər çıxandan sonra yox, alət işə düşməzdən əvvəl keçirin. Son tarix təzyiqi altında yeni alət öyrənən komanda onu sonradan əziyyət hissi ilə əlaqələndirir.
• Mövcud iş axınlarınızı yeni PM sisteminə uyğunlaşdırın. Cədvəl üçün qurulmuş iş axınları nadir hallarda olduğu kimi köçür. Yeni alətin köhnə quruluşa özü uyğunlaşacağını gözləməyin. Hansı proseslərin yenidən qurulmalı olduğunu müəyyənləşdirin.
• Komandanızın yeni proqram təminatını necə idarə etdiyini izləyin. İlk 30 gün ərzində istifadə göstəricilərinə baxın. Bu mərhələdə zəif iştirak keçid dövrünün adi çətinliyi sayılmamalıdır, çünki o, köhnə üsula qayıdışın ilk əlamətidir.
• Rəy toplayın. Komanda üzvlərindən 2 və 6 həftədən sonra strukturlaşdırılmış rəy alın. Erkən aşkar olunan çətinlikləri həll etmək olur. Rüblük yoxlamaya qədər gözlənilənlər isə artıq müvəqqəti həllər kimi işə hopmuş olur.

Əlaqəli məqalələr:

Alət seçimi üzrə praktik fikirlər üçün Gantt chart nədir? PM üçün Gantt charts istifadə bələdçisi bölməsini araşdırın.

Qərar vermə prosesinizi yaxşılaşdırmaq üçün Çəkili qərar matrisi bölməsinə baxın.

İş axınını qaydaya salmaq barədə məsləhətlər üçün Layihə idarəetmə iş axını oxuyun.

Nəticə

Excel və xüsusi PM proqramı mürəkkəblik şkalasında fərqli yerlərdə dayanır. İş axını sadədirsə, komanda kiçikdirsə və əl ilə yeniləmə yeni alətə keçməkdən ucuz başa gəlirsə, Excel doğru seçimdir. Koordinasiya işi, yəni versiyalara nəzarət, statusların izlənməsi və resursların görünməsi əsas işə ayrılmalı olan vaxtı yeməyə başlayanda PM proqramı daha yaxşı seçim olur. Keçidin mənası yenilikdə axtarılmamalıdır. Məsələ o anı tutmaqdadır ki, alətin məhdudiyyətləri köçürmənin özündən daha çox çətinlik yaratmağa başlayır.