Como colaborar de forma eficaz com equipes remotas: ferramentas e dicas

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24 Fevereiro, 2025

Todos vemos que cada vez mais empresas estão adotando o trabalho remoto. Mas isso não significa que, com esse modelo de trabalho, os funcionários tenham menos contato entre si. Uma comunicação bem estruturada entre os funcionários é um fator chave para o sucesso da empresa.

Principais conclusões

A comunicação remota eficaz aumenta a produtividade em 35%

Usar as ferramentas virtuais de colaboração certas melhora a taxa de conclusão dos projetos em 45%

As melhores práticas de trabalho remoto estruturadas reduzem a comunicação inadequada em 40%

Estratégia de Comunicação Bem-Sucedida

À primeira vista, pode parecer que não há nada mais fácil do que construir relacionamentos de confiança dentro de uma equipe. Mas será que isso é realmente assim? Claro que não! A comunicação clara é a chave para a colaboração bem-sucedida da equipe. É muito importante entender quais canais usar para isso.

Fornecemos um gráfico que mostra quais canais são usados com mais frequência:

Chamada de vídeo

Aplicativos de chat

E-mail

Ferramentas de Comunicação

Então, como escolher as ferramentas de comunicação certas para ter o maior impacto? É simples: você precisa levar em conta todas as necessidades dos seus funcionários. Não soa tão simples, mas para facilitar, fornecemos as ferramentas para colaboração remota:

Gestão de projetos eficaz:

É muito importante atribuir tarefas de forma clara e compreensível. Os funcionários precisam cumprir prazos, certo? Ajude sua equipe a gerenciar o tempo de forma eficaz com um cronograma de tarefas. Isso ajudará todos (e você, é claro) a serem mais produtivos.
Verificar o progresso permitirá monitorar a execução do plano e, o mais importante, controlá-lo.
Nunca permita que os funcionários se sobrecarreguem. Aloque recursos de forma eficaz. Isso aumentará a produtividade pessoal e geral da equipe.
Distribua tarefas por prioridade. Dessa forma, você informará aos funcionários o que deve ser feito imediatamente e o que pode esperar.

Comunicação:

O que é mais importante na colaboração eficaz? Claro, confiança! Uma ferramenta simples como chamadas de vídeo ajudará nisso. Elas aumentam o espírito de equipe e nos aproximam.
Todos sabemos como é importante compartilhar rapidamente ideias com os colegas antes que elas se percam. Para isso, chats em mensageiros instantâneos nos ajudam. Eles permitirão que você comunique suas ideias assim que elas surgirem.
Gestão de e-mails também é importante para uma comunicação produtiva. Organize os e-mails em categorias e tópicos para que sua equipe saiba qual é a prioridade.

Documentação:

É muito importante criar uma base de conhecimento que os funcionários possam acessar a qualquer momento. Isso é especialmente útil se você estiver treinando novos candidatos.
Forneça aos funcionários transparência dos processos de trabalho através da documentação. Isso manterá tanto eles quanto você seguros.
Infelizmente, nem sempre conseguimos lembrar de tudo o que consideramos importante. Portanto, é importante anotar (em papel ou no celular) os pontos-chave durante as chamadas.
Se você conseguir acompanhar quais soluções funcionam bem e quais não funcionam, isso será uma grande vantagem para sua empresa. Recomendamos manter um registro de decisões para registrar as ações de sua equipe e revisá-las a qualquer momento.

Confiança entre os funcionários

Você pode falar sobre a importância da comunicação eficaz entre os funcionários o quanto quiser, mas certamente não será possível sem confiança dentro da equipe. Sem dúvida, construir tais relações remotamente é muito mais difícil do que no escritório, mas, ainda assim, é perfeitamente possível.

Abaixo listamos algumas maneiras de aumentar esse fator na sua equipe:

Os chamados intervalos virtuais para café não só ajudarão a fortalecer o espírito de equipe dos funcionários, mas também aumentarão a produtividade da empresa.
Acredite, é incrivelmente importante para cada funcionário saber o valor do seu trabalho dentro da empresa. Reserve um tempo para discutir suas conquistas e oportunidades de carreira.
Se todos na equipe tiverem a oportunidade de compartilhar suas opiniões e serem ouvidos, eles serão mais abertos e capazes de compartilhar ideias, em vez de guardá-las.
O que adultos e crianças amam? Claro, diversão! Organize jogos online para os funcionários. Por exemplo, o “Amigo Secreto” não exige muito tempo, mas cria um grande clima e uma sensação de surpresa para todos os participantes.
Se houver funcionários na sua equipe que se sintam atraídos por uma cultura diferente da sua, apoie e respeite essa escolha. Organize celebrações culturais - isso aumentará o valor de cada funcionário.

Cultura da equipe remota

Concorda, todo mundo ficará feliz quando suas conquistas forem notadas e destacadas. Nesses momentos, nos sentimos mais significativos tanto para a empresa quanto para nós mesmos. Portanto, um dos fatores-chave nas relações dentro da sua equipe é construir uma cultura dentro dela.

Estratégias para criar uma cultura:

Comemore as conquistas! Mesmo as pequenas. Isso aumentará o espírito de equipe e o desejo de alcançar novas alturas. Não é isso que estamos tentando alcançar?
Aprender é luz. Adquirir novas habilidades não só aumentará a eficiência do trabalho da equipe, mas também aproximará os funcionários. Portanto, não se esqueça de realizar programas de treinamento para a equipe.
Agradecimentos públicos. O que poderia ser mais agradável do que ser elogiado? Certo! Quando você foi elogiado publicamente. Use essa prática. Isso aumentará a motivação entre todos os funcionários.
Até recompensas pequenas por conquistas aumentam significativamente o entusiasmo dos funcionários. Incentive o trabalho deles, isso sempre será um ponto positivo.

Realizando uma reunião bem-sucedida

Para tornar a reunião mais produtiva, certifique-se de se preparar com antecedência. Afinal, uma chamada bem planejada já é metade do sucesso. Não levará muito tempo para você, e o efeito da reunião será muito maior.

Preparação:

Será melhor para todos se os funcionários também puderem se preparar para a reunião com antecedência. Pelo menos isso ajudará você a focar nos pontos principais e, o mais importante, permitirá que você resolva questões importantes muito mais rápido.
Ninguém gostaria que a internet caísse durante negociações importantes, que a conexão fosse perdida ou que algo mais acontecesse. Portanto, certifique-se de verificar a funcionalidade do equipamento técnico com antecedência.
Qual é a principal vantagem do trabalho remoto? Isso mesmo: o fato de que você pode estar em qualquer parte do mundo. Mas não se esqueça que em diferentes partes do mundo, os fusos horários são diferentes. Então, lembre-se de considerar os fusos horários. Provavelmente, ninguém quer participar de uma chamada às três da manhã.

Realização:

É importante que todos os participantes tomem uma parte ativa nas discussões, oferecendo diferentes pontos de vista, é assim que você constrói um relacionamento de confiança com eles, certo?
Pode ser difícil absorver muita informação auditivamente, então, certifique-se de usar slides e gráficos. Isso ajudará a manter a atenção da equipe nas coisas importantes.
Após o término da reunião, os participantes não devem ter dúvidas sobre o que precisa ser feito e quando, então tente dar tarefas claras.
Gravar reuniões é muito importante porque você pode relembrar momentos esquecidos a qualquer momento. E também aqueles que estavam ausentes na reunião poderão se manter atualizados sobre os eventos.

Fato interessante

Equipes que implementam práticas estruturadas de colaboração remota observam um aumento de 32% na satisfação dos funcionários e uma redução de 28% nos atrasos de projetos!

Conclusão

O sucesso na colaboração remota vem de uma combinação das ferramentas certas, práticas eficazes e uma cultura forte na equipe. Usar plataformas como Taskee juntamente com essas estratégias ajuda as equipes a superar a distância e trabalhar juntas de forma eficaz. Lembre-se de que construir uma colaboração remota eficaz é um processo contínuo que requer avaliação e ajustes regulares.