Các nhóm làm việc từ xa không hề liên lạc với nhau ít hơn, họ chỉ liên lạc theo một cách khác. Kiểu thống nhất tự nhiên vẫn diễn ra trong văn phòng không còn nữa, nên mỗi kênh giao tiếp và mỗi cuộc họp đều trở nên nặng ký hơn. Những nhóm xem giao tiếp từ xa là bài toán về cấu trúc, tức là phải chọn công cụ có chủ đích, đặt ra quy tắc làm việc và đầu tư cho văn hóa, thường xuyên làm tốt hơn những nhóm coi đó là chuyện hậu cần, cứ thêm một cuộc gọi video là xong.
Giao tiếp nhóm từ xa tốt giúp tăng năng suất
Dùng đúng công cụ cộng tác ảo giúp nhiều dự án được hoàn thành hơn
Phương pháp làm việc từ xa tốt nhất, khi được áp dụng có hệ thống, giúp giảm hiểu lầm trong giao tiếp
Giao tiếp từ xa tốt hay không phụ thuộc vào việc chọn kênh nhiều hơn là vào tần suất trao đổi. Khi dùng sai kênh cho một kiểu trao đổi, chẳng hạn nhắn tin không đồng bộ cho những quyết định cần thống nhất ngay, hoặc mở một cuộc họp chỉ để truyền đạt thông tin lẽ ra có thể gửi bằng tài liệu, ma sát sẽ tích tụ dần trong cả nhóm. Điểm xuất phát là chọn kênh theo mục đích, thay vì theo thói quen dùng thứ quen thuộc nhất.
Nhóm từ xa nên chọn công cụ dựa trên vấn đề điều phối cụ thể mà mỗi công cụ giải quyết, chứ không dựa vào danh sách tính năng hay sở thích của các thành viên. Mỗi nhóm công cụ dưới đây đáp ứng một nhu cầu điều phối riêng, và nhóm nào dùng lẫn lộn chúng thì sẽ dùng công cụ nào cũng kém. Tìm hiểu thêm: Phần mềm Quản lý Nhóm Từ xa.
Quản lý dự án hiệu quả:
Giao tiếp:
Tài liệu:
Sự tin tưởng trong nhóm từ xa không chỉ đến từ các hoạt động gắn kết mà được vun đắp qua cách hành xử nhất quán, đáng tin cậy theo thời gian: giữ lời hứa, chủ động lên tiếng khi có vấn đề và tạo ra môi trường để mọi người dám nói cả những ý kiến có thể không được ai hoan nghênh. Các cách làm dưới đây tạo điều kiện để sự tin tưởng lớn dần lên, nhưng chúng không thay thế được bản thân cách hành xử đó.
Văn hóa của một nhóm từ xa là những gì cả nhóm trải qua hằng ngày, chứ không phải những gì lãnh đạo tuyên bố. Nó được định hình bởi những việc diễn ra đều đặn và ai cũng thấy, còn những điều viết trong tài liệu hướng dẫn nhân viên mới thì ít tác động hơn nhiều. Vì vậy, sự ghi nhận, việc học tập và tinh thần trách nhiệm cần trở thành một phần trong nhịp làm việc thường ngày của nhóm, thay vì chỉ xuất hiện vào những dịp đặc biệt.
Một vài chiến lược giúp tạo dựng văn hóa nhóm:
Chất lượng của một cuộc họp từ xa được quyết định gần như hoàn toàn bởi những gì xảy ra trước khi nó bắt đầu. Một cuộc họp không có chương trình nghị sự được xác định, tài liệu đọc trước và một quyết định hoặc kết quả rõ ràng mà nó dự định tạo ra sẽ tiêu thụ thời gian mà không tạo ra giá trị tương xứng. Sự chuẩn bị là điểm đòn bẩy — bản thân cuộc họp là việc thực thi.
Chuẩn bị:
Thực hiện:
Khi việc cộng tác từ xa được tổ chức có cấu trúc, cả mức độ hài lòng của nhân viên lẫn tốc độ bàn giao dự án đều được cải thiện. Lý do khá trực tiếp: cấu trúc làm giảm cảm giác không chắc chắn mà người làm từ xa luôn mang theo, về việc mình được kỳ vọng làm gì, chuyện gì đang diễn ra và công việc của mình có ai thấy không, và chính cảm giác đó là nguyên nhân chính khiến nhân viên mất gắn kết cũng như khiến việc điều phối đổ vỡ. Thông tin chi tiết: Phần mềm Quản lý Dự án cho Đội nhóm.
Để hiểu thêm về cách quản lý công việc từ xa, hãy đọc Workation là gì? Hướng dẫn cuối cùng để kết hợp công việc và du lịch.
Để cải thiện năng suất của bạn, hãy đọc Tăng năng suất của bạn với Kanban: Mẹo quản lý nhiệm vụ hiệu quả.
Để tổ chức dự án tốt hơn, hãy xem Phần mềm quản lý dự án vs. Excel.
Cộng tác từ xa hiệu quả là chuyện cấu trúc nhiều hơn là chuyện động lực. Các công cụ, cách làm và thói quen văn hóa nêu ở đây không khiến làm việc từ xa giống như ở văn phòng, nhưng chúng tạo ra điều kiện để làm việc từ xa đạt kết quả tương đương hoặc tốt hơn, bằng cách dùng những hệ thống được thiết kế có chủ ý để thay cho những gì việc ngồi gần nhau vốn tự mang lại. Taskee đảm nhận phần hiển thị nhiệm vụ và điều phối trong các hệ thống đó, giảm bớt gánh nặng dồn lên khi một nhóm phân tán phải quản lý ưu tiên và tiến độ mà không có một bức tranh chung về công việc.
"Remote Work Revolution"
Hướng dẫn chi tiết cách xây dựng những nhóm từ xa làm việc thành công.
"Virtual Culture"
Cách tạo sự gắn kết bền chặt trong nhóm từ xa.
"Digital Body Language"
Hiểu và cải thiện cách giao tiếp từ xa.
Tinh thần nhóm là một biến hoạt động trực tiếp: khi nhân viên cảm thấy được coi trọng và có động lực, sự gắn kết, giữ chân và chất lượng đầu ra cải thiện có thể đo lường được. Duy trì tinh thần cao đòi hỏi hành động có chủ ý và nhất quán trên nhiều khía cạnh — từ cách các giá trị được củng cố
14 phút
86 lượt xem
0
Thêm nhiều công cụ kỹ thuật số chưa chắc đã giúp công việc hiệu quả hơn, bởi trong nhiều trường hợp chúng lại khiến thông tin bị chia cắt, đầu óc nhân viên phải gánh nhiều hơn và chất lượng kết quả đi xuống. Chuyển đổi thông minh là một quá trình có tổ chức, đưa doanh nghiệp từ một mớ công cụ chồng
13 phút
91 lượt xem
0
Việc các nhiệm vụ chồng lên nhau về tài nguyên, thời hạn hay thành viên phụ trách là chuyện thường gặp trong mọi dự án chứ không phải trường hợp ngoại lệ. Nếu không được phối hợp rõ ràng, những chỗ chồng chéo này sẽ dẫn đến xung đột, kéo theo hàng loạt sự chậm trễ nối tiếp nhau và làm chất lượng cô
14 phút
123 lượt xem
0
Khi làm việc từ xa và làm việc kết hợp đã trở nên phổ biến, hợp tác thời gian thực không còn là thứ có thì tốt mà đã thành một yêu cầu cốt lõi trong vận hành hằng ngày. Đây vừa là chuyện kỹ thuật vừa là chuyện văn hóa, vì chính nó quyết định cách các thành viên trong nhóm trao đổi, đóng góp và phối
13 phút
110 lượt xem
0
Đang tìm các ứng dụng quản lý nhiệm vụ tốt nhất để duy trì sự tổ chức, tập trung và thực sự hoàn thành công việc? Bài hướng dẫn này so sánh các công cụ dành cho freelancer, nhà sáng lập startup và nhóm làm việc từ xa, những người muốn công việc rõ ràng hơn chứ không muốn thêm một nguồn ồn ào nữa. D
28 phút
255 lượt xem
0
Hoàn toàn miễn phí cho tất cả các kích cỡ nhóm và sử dụng cá nhân
Back to menuBack to menu
