Các nhóm làm việc từ xa không có ít liên lạc với nhau hơn — họ có loại liên lạc khác. Sự thống nhất không chính thức diễn ra trong văn phòng đã không còn, điều này có nghĩa là mọi kênh giao tiếp và mọi cuộc họp đều mang nhiều trọng lượng hơn. Các nhóm coi giao tiếp từ xa là một vấn đề về cấu trúc — đòi hỏi sự lựa chọn công cụ có chủ đích, thiết kế giao thức và đầu tư văn hóa — luôn vượt trội hơn những nhóm coi đó là vấn đề hậu cần được giải quyết bằng cách thêm một cuộc gọi video khác.
Giao tiếp nhóm từ xa hiệu quả tăng năng suất lên 35%
Sử dụng đúng công cụ cộng tác ảo cải thiện tỷ lệ hoàn thành dự án lên 45%
Phương pháp làm việc từ xa tốt nhất có cấu trúc giảm việc giao tiếp sai lệch xuống 40%
Giao tiếp từ xa hiệu quả không phụ thuộc vào tần suất mà phụ thuộc vào việc lựa chọn kênh. Kênh sai cho một loại giao tiếp nhất định — sử dụng tin nhắn không đồng bộ cho các quyết định cần thống nhất ngay lập tức, hoặc lên lịch một cuộc họp cho thông tin có thể là một tài liệu — tạo ra sự ma sát tích lũy trên toàn nhóm. Điểm khởi đầu là khớp kênh với mục đích, không phải mặc định chọn cái quen thuộc nhất.
Việc lựa chọn công cụ cho các nhóm từ xa nên được thúc đẩy bởi sự thất bại trong điều phối cụ thể mà mỗi công cụ giải quyết, không phải bởi danh sách tính năng hoặc sở thích của nhóm. Các danh mục dưới đây tương ứng với các nhu cầu điều phối riêng biệt — một nhóm gộp chung chúng sẽ sử dụng tất cả các công cụ một cách kém hiệu quả.
Quản lý dự án hiệu quả:
Giao tiếp:
Tài liệu:
Sự tin tưởng trong các nhóm từ xa không được xây dựng chỉ thông qua các hoạt động xây dựng nhóm — nó được xây dựng thông qua hành vi nhất quán, đáng tin cậy theo thời gian: thực hiện cam kết, chủ động giao tiếp về các vấn đề và tạo ra điều kiện để mọi người cảm thấy an toàn khi chia sẻ những quan điểm có thể không được hoan nghênh. Các thực tiễn dưới đây tạo ra điều kiện cấu trúc để sự tin tưởng phát triển; chúng không thay thế nền tảng hành vi.
Văn hóa trong một nhóm từ xa không phải là điều mà lãnh đạo tuyên bố — đó là điều mà nhóm trải nghiệm một cách nhất quán. Các thực tiễn định hình văn hóa từ xa là những thực tiễn diễn ra thường xuyên và có thể thấy được, không phải những thực tiễn được mô tả trong tài liệu hướng dẫn nhân viên mới. Sự công nhận, học tập và trách nhiệm cần được xây dựng vào nhịp điệu vận hành của nhóm, không phải được thêm vào như những dịp đặc biệt.
Chiến lược tạo văn hóa:
Chất lượng của một cuộc họp từ xa được quyết định gần như hoàn toàn bởi những gì xảy ra trước khi nó bắt đầu. Một cuộc họp không có chương trình nghị sự được xác định, tài liệu đọc trước và một quyết định hoặc kết quả rõ ràng mà nó dự định tạo ra sẽ tiêu thụ thời gian mà không tạo ra giá trị tương xứng. Sự chuẩn bị là điểm đòn bẩy — bản thân cuộc họp là việc thực thi.
Chuẩn bị:
Thực hiện:
Nghiên cứu về các nhóm phân tán nhất quán nhận thấy rằng các thực tiễn cộng tác từ xa có cấu trúc tạo ra những lợi ích đo lường được cả về sự hài lòng của nhân viên và tốc độ bàn giao dự án. Cơ chế là trực tiếp: cấu trúc làm giảm sự không chắc chắn xung quanh mà người làm việc từ xa mang theo về những gì được mong đợi, những gì đang xảy ra và liệu công việc của họ có được nhìn thấy hay không — và sự không chắc chắn đó là động lực chính của cả việc mất kết nối và thất bại trong điều phối.
Để có cái nhìn sâu sắc về quản lý công việc từ xa, hãy khám phá Workation là gì? Hướng dẫn cuối cùng để kết hợp công việc và du lịch.
Để cải thiện năng suất của bạn, hãy đọc Tăng năng suất của bạn với Kanban: Mẹo quản lý nhiệm vụ hiệu quả.
Để tổ chức dự án tốt hơn, hãy xem Phần mềm quản lý dự án vs. Excel.
Cộng tác từ xa hiệu quả là một vấn đề về cấu trúc, không phải về động lực. Các công cụ, thực tiễn và mô hình văn hóa được mô tả ở đây không làm cho công việc từ xa cảm thấy giống như công việc văn phòng — chúng tạo ra điều kiện theo đó công việc từ xa tạo ra kết quả tương đương hoặc vượt trội bằng cách thay thế những gì khoảng cách gần cung cấp tự động bằng các hệ thống có chủ ý. Taskee hỗ trợ lớp khả kiến nhiệm vụ và điều phối của các hệ thống đó, giảm chi phí tích lũy khi các nhóm phân tán quản lý ưu tiên và tiến độ mà không có một cái nhìn vận hành chung.
"Remote Work Revolution"
Hướng dẫn toàn diện để xây dựng các nhóm từ xa thành công.
"Virtual Culture"
Chiến lược tạo kết nối nhóm từ xa mạnh mẽ.
"Digital Body Language"
Hiểu và cải thiện giao tiếp từ xa.
Bạn phải đăng nhập để gửi bình luận.
Số lượng công cụ kỹ thuật số ngày càng tăng không tạo ra hiệu quả lớn hơn một cách đáng tin cậy — nó thường tạo ra sự phân mảnh, gánh nặng nhận thức tăng và chất lượng đầu ra giảm. Chuyển đổi thông minh là quá trình có cấu trúc chuyển từ sự phức tạp tích lũy của công cụ sang việc sử dụng công
14 phút
42 lượt xem
0
Chi phí năng suất của công việc liên tục mà không có sự phục hồi đã được ghi chép rõ ràng: tải nhận thức kéo dài mà không có thời gian nghỉ thích hợp tạo ra chất lượng quyết định bị suy giảm, tỷ lệ lỗi tăng và sự mệt mỏi tích lũy ngày càng tồi tệ theo thời gian. Cơ chế là về thần kinh hơn là v
20 phút
248 lượt xem
0
Trong kỷ nguyên làm việc từ xa và lai, hợp tác thời gian thực đã trở thành một yêu cầu vận hành cốt lõi thay vì một sự cải tiến tùy chọn. Đó là một thực hành kỹ thuật và văn hóa — nó chi phối cách các thành viên trong nhóm giao tiếp, đóng góp và phối hợp hướng tới các mục tiêu chung. Hiệu quả
14 phút
61 lượt xem
0
Động lực trong các dự án dài hạn không thất bại vì mọi người ngừng quan tâm — mà thất bại vì những cấu trúc phản hồi duy trì động lực trong các dự án ngắn không thể mở rộng quy mô. Sự rõ ràng ban đầu về mục đích phai nhạt, tiến độ trở nên khó nhìn thấy hơn, và khoảng cách giữa trạng thái hiện
17 phút
276 lượt xem
0
Đang tìm các ứng dụng quản lý nhiệm vụ tốt nhất để duy trì sự tổ chức, tập trung và thực sự hoàn thành công việc? Hướng dẫn này so sánh các công cụ cho freelancer, nhà sáng lập startup và nhóm làm việc từ xa muốn nhiều rõ ràng hơn, không phải nhiều tiếng ồn hơn. Cho dù bạn cần danh sách việc c
28 phút
204 lượt xem
0
Hoàn toàn miễn phí cho tất cả các kích cỡ nhóm và sử dụng cá nhân
Back to menuBack to menu
