Jinsi ya kushirikiana kwa ufanisi na timu za mbali: Zana na vidokezo

Mkakati wa Mawasiliano Mafanikio

Katika mawasiliano ya mbali, kuchagua njia sahihi kuna uzito kuliko kuwasiliana mara nyingi. Ukitumia njia isiyofaa kwa aina fulani ya mazungumzo, kwa mfano ujumbe usio wa papo hapo kwa uamuzi unaohitaji makubaliano ya haraka, au mkutano kwa taarifa ambayo ingetosha kuandikwa kwenye hati, msuguano huanza kujilimbikiza katika timu nzima. Pa kuanzia ni kulinganisha njia na lengo, badala ya kurudi kila mara kwenye kile kilichozoeleka.

Zana za Mawasiliano

Timu ya mbali inapaswa kuchagua zana kulingana na tatizo la uratibu ambalo kila zana hutatua, badala ya kufuata orodha ya vipengele au mapendeleo ya wanachama. Kila kundi la zana hapa chini linajibu hitaji tofauti la uratibu. Timu inayoyachanganya itatumia zana zote vibaya. Maelezo zaidi: Programu ya Kusimamia Timu ya Mbali.

Usimamizi bora wa mradi:

• Pangia kazi kwa uwazi na kwa vigezo vilivyo wazi. Kazi ambayo mtu anaweza kuianza bila kuuliza maswali ya ufafanuzi huondoa mazungumzo ya ziada yanayotawanya umakini na kuchelewesha utekelezaji. Muundo wa kazi katika Taskee husaidia hapa kwa sababu mhusika, tarehe ya mwisho na muktadha wa kazi vyote vinaonekana mahali pamoja.
• Fuatilia maendeleo dhidi ya msingi, sio shughuli pekee. Kufuatilia maendeleo kuna maana tu ikiwa kunaonyesha kazi ipi inaenda kwa ratiba na ipi iko hatarini. Ripoti ya shughuli isiyolinganishwa na msingi hutoa takwimu, lakini haitoi uelewa.
• Pangia rasilimali kulingana na uwezo, sio upatikanaji. Mtu aliyelemewa na kazi hutoa kazi ya ubora wa chini na huchelewa kukabidhi. Ukigawa kazi kwa kuzingatia mzigo alionao kila mtu sasa, unazuia ahadi zisizotekelezeka kulundikana hadi zikaleta uchovu wa kazi.
• Weka vipaumbele kwa uwazi na kwa kuonekana. Mpangilio wa vipaumbele usipoandikwa mahali ambapo kila mtu anaweza kuuona, kila mmoja hufanya maamuzi kwa busara yake, na matokeo huwa hayalingani. Orodha ya vipaumbele inayoonekana huhakikisha kwamba timu nzima inashughulikia kazi kubwa zaidi kwanza.

Mawasiliano:

• Simu za video kwa maamuzi na uimarishaji wa mahusiano. Video ya moja kwa moja ndiyo njia ya mawasiliano ya mbali inayobeba taarifa nyingi zaidi. Inaonyesha sauti, sura ya uso na hisia za mtu kwa namna ambayo maandishi hayawezi. Itumie kwa maamuzi yanayohitaji makubaliano ya papo hapo na kwa vikao vya kawaida vya timu, kwa sababu vikao hivyo hujenga ukaribu unaofanya kazi isiyo ya papo hapo iende vizuri zaidi.
• Ujumbe wa papo hapo kwa uratibu wa haraka, wa hatari ndogo. Chat inafaa kwa maswali yanayohitaji jibu la haraka na kwa taarifa fupi zisizohitaji jibu. Ukiifanya kuwa njia kuu ya kuratibu mradi, timu itazama kwenye arifa, na taarifa za maana zitapotea ndani ya mazungumzo marefu.
• Barua pepe kwa mawasiliano rasmi na wadau wa nje. Barua pepe huacha kumbukumbu yenye tarehe inayoweza kutafutwa, hivyo inafaa kwa mawasiliano yatakayohitajika kurejewa baadaye au yanayovuka mipaka ya shirika. Kuitumia kuratibu kazi za ndani ya timu huchelewesha mambo bila kuongeza thamani yoyote.

Uhifadhi wa nyaraka:

• Dumisha hifadhi ya maarifa inayoshirikiwa inayopatikana kwa wanachama wote wa timu. Maarifa yaliyo vichwani mwa wafanyakazi wa muda mrefu tu ni hatari, kwa sababu mtu mmoja akiondoka kazi inakwama, na pia wafanyakazi wapya huchelewa kuzoea. Hifadhi ya maarifa iliyopangwa vizuri hugeuza maarifa ya shirika kuwa mali ya timu nzima badala ya mtu mmoja.
• Andika michakato, sio matokeo pekee. Mchakato ukiandikwa, wanachama wa timu wanaelewa kwa nini uamuzi ulifanywa, sio tu nini kiliamuliwa. Hii hupunguza maswali ya ufafanuzi pale muktadha unapohitajika baadaye.
• Rekodi maamuzi muhimu na vitu vya kufanyika wakati wa simu. Makubaliano ya mdomo yasiyoandikwa kwenye mkutano hukumbukwa tofauti na kila mshiriki. Mtu akipewa jukumu la kuandika kumbukumbu na kuzisambaza mara baada ya mkutano, kila mtu anajua kilichoamuliwa na nani anawajibika.
• Tunza logi ya maamuzi inayopatikana kwa timu. Kumbukumbu inayoweza kutafutwa ya maamuzi ya zamani pamoja na sababu zake huzuia kurudia mijadala iliyokwisha kufungwa. Pia huwapa muktadha wanachama wapya wanaojiunga na miradi inayoendelea.

Imani ya wafanyakazi

Imani katika timu ya mbali haijengwi kwa shughuli za kujenga timu peke yake. Hujengwa kwa tabia thabiti na ya kuaminika kwa muda mrefu: kutimiza ahadi, kusema mapema kuhusu matatizo, na kuweka mazingira ambapo watu wanajisikia salama kutoa maoni ambayo huenda yasipendwe. Mbinu zilizo hapa chini huandaa mazingira ya imani kukua, lakini haziwezi kuchukua nafasi ya tabia yenyewe.

• Panga pointi za kawaida zisizo rasmi za mguso. Muda wa kupiga soga bila mpangilio, kama simu fupi za video zisizo na ajenda, huwasaidia wanachama wa timu kufahamiana, na hilo hurahisisha kazi yao ya kitaaluma. Timu zinazozungumza kuhusu kazi tu huwa zinaelewa vibaya ujumbe usio wazi, kwa sababu hazina uhusiano wa kutosha kuusoma kwa nia njema.
• Tambua michango ya watu binafsi kwa uwazi. Mfanyakazi wa mbali haonekani akifanya kazi kama ilivyo ofisini. Unapomshukuru kwa mchango maalum, badala ya kumpa sifa za jumla, timu nzima inaona thamani ya kazi yake.
• Unda nafasi iliyopangwa kwa maoni yanayopinga. Timu isiyoruhusu tofauti za maoni kusemwa haiepuki mgogoro. Inauahirisha tu hadi unapolipuka kwa namna yenye madhara zaidi. Muda maalum wa kukosoa katika retrospective na vikao vya tathmini hufanya ukosoaji kuwa sehemu ya kawaida ya mchakato badala ya tukio la ajabu.
• Panga ushiriki wa kawaida usio wa kazi. Shughuli za pamoja zisizohusu kazi hujenga mahusiano yanayoshikilia imani hata wakati wa shinikizo. Aina ya shughuli haina umuhimu mkubwa kama kufanyika mara kwa mara na watu kushiriki kwa hiari.
• Tambua na ujumuishe tofauti za kitamaduni kwa makusudi. Wanachama wanaotoka katika tamaduni tofauti huja na mawazo tofauti kuhusu namna ya kuwasiliana, ngazi za mamlaka na migogoro. Kuzizungumza tofauti hizi waziwazi na kuzipa nafasi hupunguza kutoelewana kunakoharibu imani katika timu zilizotawanyika.

Utamaduni wa timu ya mbali

Utamaduni wa timu ya mbali ni kile ambacho timu inakiishi kila siku, na maneno ya uongozi hayabadilishi hilo. Unaundwa na mambo yanayofanyika mara kwa mara na kwa uwazi, zaidi ya yale yaliyoandikwa kwenye hati ya kuwakaribisha wafanyakazi wapya. Kwa hiyo shukrani, kujifunza na uwajibikaji vinapaswa kuwa sehemu ya utaratibu wa kawaida wa timu, badala ya kuongezwa kama matukio maalum.

Mikakati ya kuunda utamaduni:

• Tambua mafanikio katika kiwango cha timu, sio kwa faragha pekee. Mtu anaposhukuriwa hadharani, timu nzima inaona ni tabia gani inathaminiwa, na siyo yeye peke yake. Timu zinazopongeza watu kwa faragha tu hupoteza ujumbe wa kitamaduni ambao pongezi hubeba.
• Jumuisha kujifunza katika shughuli za kawaida za timu. Mafunzo yaliyopangwa ambayo timu nzima inashiriki hujenga ujuzi wa pamoja na lugha ya pamoja. Kila mtu akijifunza peke yake, timu haipati maelewano yale yale yanayotokana na kujifunza pamoja.
• Fanya shukrani za hadharani kuwa mazoezi ya kawaida, sio ubaguzi. Shukrani inayotolewa tu katika matukio ya kipekee hupoteza nguvu yake kama ishara ya utamaduni. Timu zinazoshukuru mara kwa mara na kwa mambo mahususi hudumisha ari vizuri zaidi kuliko zile zinazosubiri hatua kubwa kufikiwa.
• Unganisha juhudi na matokeo kupitia miundo ya zawadi. Kutambua michango maalum inayohusiana na matokeo yanayopimika, badala ya juhudi za jumla, huzipa nguvu tabia zinazoleta matokeo. Timu ambazo uhusiano kati ya kazi na shukrani unaonekana wazi hudumisha ushiriki kwa muda mrefu zaidi kuliko zile ambazo pongezi zinaonekana kutolewa kiholela.

Maandalizi:

• Sambaza ajenda na vifaa vyovyote vinavyohitajika vya kusoma kabla mapema. Washiriki wanaofika wakiwa wameandaliwa wanaweza kushiriki na kiini kuanzia dakika ya kwanza badala ya kutumia muda wa mkutano kwenye kujielekeza. Kiwango cha taarifa ya mapema kinachohitajika hupanda kulingana na utata wa nyenzo — ulinganifu wa kawaida unahitaji muda mfupi wa onyo kuliko ukaguzi wa kimkakati.
• Thibitisha mpangilio wa kiufundi kabla ya mkutano, sio wakati wa mkutano. Hitilafu za sauti, video, na kushiriki skrini mwanzoni mwa mkutano hutumia muda wa kila mtu na kupunguza utayari wa kisaikolojia wa washiriki. Ukaguzi mfupi wa kibinafsi kabla ya kujiunga ni hatua ya gharama ya chini kuliko utatuzi mbele ya kundi.
• Thibitisha kanda za saa za washiriki wote kabla ya kupanga. Makosa ya upangaji yanayoweka mikutano nje ya saa za kawaida za kazi huharibu imani na nia njema ya washiriki walioathiriwa. Kalenda ya timu inayoshirikiwa yenye kuonekana kwa kanda za saa huzuia makosa haya tangu chanzo.

Utekelezaji:

• Wezesha kikamilifu ushiriki wa wahudhuriaji wote. Katika mikutano ya mbali, mtindo wa kawaida ni kwa idadi ndogo ya washiriki kufanya mazungumzo mengi. Uwezeshaji wazi — kuelekeza maswali kwa watu maalum, kuunda zamu za kuongea zilizopangwa — hutoa anuwai pana ya mitazamo na huongeza uwezekano kwamba matatizo yanafichuliwa kabla ya kuwa maamuzi.
• Tumia visaidizi vya kuona kuunga mkono habari ngumu. Habari iliyowasilishwa kwa kuona huchakatwa kwa ufanisi zaidi kuliko habari iliyotolewa kwa maneno, hasa katika mazingira ya mbali ambapo umakini ni dhaifu zaidi. Slaidi na michoro zinapaswa kuandaliwa kama msaada wa kimuundo wa uelewa, sio kama mbadala wa maelezo ya maneno.
• Funga kila mkutano kwa hatua zinazofuata zilizo wazi na wamiliki. Mikutano inayoisha bila vitu vya kufanya vilivyohifadhiwa na wamiliki waliotajwa huzaa mkanganyiko wa ufuatiliaji na ahadi zilizokosa. Dakika tano za mwisho za mkutano wowote zinapaswa kutengwa kwa hili bila kujali shinikizo la wakati.
• Rekodi mikutano na fanya rekodi zipatikane. Rekodi zinashughulikia matatizo mawili tofauti: zinaruhusu washiriki kupitia maamuzi wanayokumbuka tofauti, na zinaruhusu watu ambao hawakuweza kuhudhuria kubaki na taarifa bila kuhitaji muhtasari tofauti. Maktaba ya rekodi inayoweza kutafutwa hupunguza mzigo wa uratibu wa synchronous kwa timu kwa muda.

Makala zinazohusiana:

Kwa ufahamu wa kusimamia kazi ya mbali, soma Workation ni nini? Mwongozo kamili wa kuchanganya kazi na safari.

Ili kuboresha tija yako, soma Ongeza tija yako kwa Kanban: Vidokezo vya usimamizi bora wa kazi.

Kwa mpangilio bora wa miradi, angalia Programu ya usimamizi wa mradi dhidi ya Excel.

Hitimisho

Ushirikiano mzuri wa mbali unategemea muundo zaidi kuliko ari. Zana, mbinu na mazoea ya kitamaduni yaliyoelezwa hapa hayaifanyi kazi ya mbali ifanane na kazi ya ofisini. Yanaweka mazingira ambapo kazi ya mbali inaleta matokeo sawa au bora zaidi, kwa kutumia mifumo iliyopangwa kwa makusudi kufanya kile ambacho ukaribu wa ofisini ulifanya wenyewe. Taskee inashughulikia sehemu ya kuonekana kwa kazi na uratibu katika mifumo hiyo, na hupunguza mzigo unaolundikana pale timu iliyotawanyika inaposimamia vipaumbele na maendeleo bila picha moja ya pamoja ya kazi.