Jinsi ya kushirikiana kwa ufanisi na timu za mbali: Zana na vidokezo

Mambo muhimu

Mkakati wa Mawasiliano Mafanikio

Mawasiliano bora ya mbali yanategemea sio ukawaida bali uchaguzi wa njia. Njia isiyofaa kwa aina fulani ya mawasiliano — kutumia ujumbe wa asynchronous kwa maamuzi yanayohitaji upatanishi wa haraka, au kupanga mkutano kwa habari ambayo ingekuwa hati — huleta msuguano unaoongezeka katika timu yote. Kianzio ni kulinganisha njia na lengo, sio kurejea kwa kile kilichozoeleka zaidi.

Zana za Mawasiliano

Uchaguzi wa zana kwa timu za mbali unapaswa kuongozwa na hitilafu maalum ya uratibu ambayo kila zana inashughulikia, sio kwa orodha za vipengele au mapendeleo ya timu. Kategoria zilizo hapa chini zinaungana na mahitaji tofauti ya uratibu — timu inayozichanganya itatumia zana zote vibaya.

Usimamizi bora wa mradi:

• Pangia kazi kwa uwazi na kwa vigezo vilivyo wazi. Kazi inayoweza kuanza bila mazungumzo ya ufafanuzi huondoa gharama ya uratibu inayogawanya umakini na kuchelewesha utekelezaji. Muundo wa kazi wa Taskee unaunga mkono hili kwa kufanya migawanyo, tarehe za mwisho, na muktadha vionekane mahali pamoja.
• Fuatilia maendeleo dhidi ya msingi, sio shughuli pekee. Ufuatiliaji wa maendeleo una manufaa tu ikiwa unaweza kutofautisha kati ya kazi iliyo kwenye mkondo na ile iliyo hatarini. Ripoti ya shughuli bila kulinganisha na msingi hutoa data, sio ufahamu.
• Pangia rasilimali kulingana na uwezo, sio upatikanaji. Wanachama wa timu waliojaa hutoa kazi yenye ubora mdogo na muda mrefu wa utekelezaji. Mgawanyo wa rasilimali unaozingatia mzigo wa kazi wa sasa huzuia mlundikano wa ahadi za ziada zinazosababisha uchovu wa kazi.
• Weka vipaumbele kwa uwazi na kwa kuonekana. Wakati mpangilio wa kipaumbele haujahifadhiwa wala haupatikani, wanachama wa timu hutegemea uamuzi wao wenyewe — ambao hutoa matokeo yasiyolingana. Mfumo wa kipaumbele unaoonekana unahakikisha kwamba kazi muhimu zaidi inapata umakini kwanza katika timu yote.

Mawasiliano:

• Simu za video kwa maamuzi na uimarishaji wa mahusiano. Video ya synchronous ni njia ya mawasiliano ya mbali yenye bandwidth ya juu zaidi — inaonyesha sauti, maelezo ya uso, na nguvu kwa namna ambayo maandishi hayawezi. Itunze kwa maamuzi yanayohitaji upatanishi wa wakati halisi na kwa pointi za kawaida za mguso wa timu zinazojenga muktadha wa kibinafsi unaofanya kazi ya asynchronous iwe bora zaidi.
• Ujumbe wa papo hapo kwa uratibu wa haraka, wa hatari ndogo. Mazungumzo ya chat yanafaa kwa maswali yanayohitaji jibu la haraka na kushiriki masasisho ambayo hayahitaji jibu. Kuyatumia kama njia kuu ya uratibu wa mradi huzaa mlundikano wa arifa na kuzika habari muhimu kwenye nyuzi za mazungumzo.
• Barua pepe kwa mawasiliano rasmi na wadau wa nje. Barua pepe huunda rekodi inayoweza kutafutwa, yenye alama za muda na inafaa kwa mawasiliano yanayohitaji kurejewa baadaye au yanayopita mipaka ya shirika. Kuitumia kwa uratibu wa ndani wa timu huongeza ucheleweshaji bila kuongeza thamani.

Uhifadhi wa nyaraka:

• Dumisha hifadhi ya maarifa inayoshirikiwa inayopatikana kwa wanachama wote wa timu. Nyaraka zinazoishi tu katika vichwa vya wafanyakazi wenye uzoefu huleta sehemu moja ya kushindwa na kupunguza kasi ya kuingia kazini. Hifadhi ya maarifa iliyo na muundo hufanya maarifa ya taasisi kuwa rasilimali ya timu badala ya ya mtu binafsi.
• Andika michakato, sio matokeo pekee. Uhifadhi wa michakato unaruhusu wanachama wa timu kuelewa kwa nini uamuzi ulifanywa, sio tu nini kiliamuliwa — ambacho hupunguza idadi ya maswali ya ufafanuzi wakati muktadha unahitajika baadaye.
• Rekodi maamuzi muhimu na vitu vya kufanyika wakati wa simu. Makubaliano ya mdomo ambayo hayaandikwi wakati wa mkutano yatakumbukwa tofauti na washiriki tofauti. Mtu aliyeteuliwa wa kuchukua maelezo na usambazaji wa haraka baada ya mkutano huondoa utata kuhusu kile kilichoamuliwa na nani anayehusika.
• Tunza logi ya maamuzi inayopatikana kwa timu. Rekodi inayoweza kutafutwa ya maamuzi ya zamani pamoja na sababu zilizotolewa huzuia kurudia kwa mijadala iliyokwisha tatuliwa na hutoa muktadha kwa wanachama wapya wa timu wanaojiunga na miradi inayoendelea.

Imani ya wafanyakazi

Imani katika timu za mbali haijengwi kupitia shughuli za kujenga timu pekee — hujengwa kupitia tabia thabiti na ya kuaminika kwa muda: kutekeleza ahadi, kuwasiliana kwa makini kuhusu matatizo, na kuunda hali ambapo watu wanahisi salama kushiriki mitazamo ambayo huenda isikaribishwe. Mbinu zilizo hapa chini huunda hali za kimuundo kwa imani kuendelezwa; hazichukui nafasi ya msingi wa kitabia.

• Panga pointi za kawaida zisizo rasmi za mguso. Muda wa kijamii usiopangwa — simu fupi za video bila ajenda — huwapa wanachama wa timu muktadha wa kibinafsi unaofanya mwingiliano wa kitaaluma kuwa bora zaidi. Timu zinazoshirikiana tu kuzunguka kazi huelekea kufasiri ujumbe wenye utata kwa hasi kwa sababu hazina msingi wa kimahusiano wa kuusoma kwa wema.
• Tambua michango ya watu binafsi kwa uwazi. Wafanyakazi wa mbali hupoteza ile inayoonekana kawaida inayotokana na kuonekana wakifanya kazi. Utambuzi wa wazi wa michango maalum — sio sifa za jumla — hufanya thamani ya kazi ya kila mtu ionekane kwa timu nzima.
• Unda nafasi iliyopangwa kwa maoni yanayopinga. Timu ambazo hutofautiana hakuonyeshwi haziepuki mgogoro — huuahirisha hadi unapojitokeza katika muundo wenye uharibifu zaidi. Muda uliotengwa kwa maoni ya kukosoa katika tafakari na ukaguzi huifanya kuwa sehemu ya kawaida ya mchakato badala ya tukio la kipekee.
• Panga ushiriki wa kawaida usio wa kazi. Shughuli zinazoshirikiwa ambazo si za kazi hujenga usawa wa kimahusiano unaounga mkono imani chini ya shinikizo. Shughuli mahususi ina umuhimu mdogo kuliko uthabiti na hali ya hiari ya ushiriki.
• Tambua na ujumuishe tofauti za kitamaduni kwa makusudi. Timu zenye wanachama kutoka asili tofauti za kitamaduni hubeba dhana tofauti kuhusu mtindo wa mawasiliano, daraja, na mgogoro. Kuzifanya tofauti hizi kuwa wazi na kuunda nafasi kwao hupunguza kutoelewana ambako huharibu imani katika timu zilizosambazwa.

Utamaduni wa timu ya mbali

Utamaduni katika timu ya mbali sio kile uongozi unachosema — ni kile timu inachopata mara kwa mara. Mbinu zinazounda utamaduni wa mbali ni zile zinazotokea kawaida na kwa kuonekana, sio zile zilizoelezwa katika hati ya kuingia kazini. Utambuzi, kujifunza, na uwajibikaji vinahitaji kujengwa katika mfumo wa kawaida wa kazi wa timu, sio kuongezwa kama matukio maalum.

Mikakati ya kuunda utamaduni:

• Tambua mafanikio katika kiwango cha timu, sio kwa faragha pekee. Utambuzi wa hadharani hutoa ishara kwa timu nzima kwamba ni tabia gani inathaminiwa, sio tu kwa mtu binafsi anayetambuliwa. Timu zinazotambua mafanikio kwa faragha pekee hukosa kazi ya kuashiria utamaduni ya utambuzi.
• Jumuisha kujifunza katika shughuli za kawaida za timu. Maendeleo ya ujuzi yaliyopangwa na yanayohusisha timu nzima huunda uwezo wa pamoja na pointi za marejeo za pamoja. Kujifunza ambako ni kwa mtu binafsi pekee hakutoi faida sawa za uratibu kama kujifunza ambako timu hufanya kwa pamoja.
• Fanya shukrani za hadharani kuwa mazoezi ya kawaida, sio ubaguzi. Wakati shukrani inaonyeshwa tu katika hali za kipekee, hupoteza kazi yake kama ishara ya kitamaduni. Timu zinazojenga utambuzi wa kawaida na maalum katika mdundo wao hudumisha motisha kwa ufanisi zaidi kuliko zile zinazotegemea utambuzi unaotegemea hatua muhimu.
• Unganisha juhudi na matokeo kupitia miundo ya zawadi. Utambuzi wa michango maalum iliyounganishwa na matokeo yanayoweza kupimwa — badala ya juhudi za jumla — huimarisha tabia zinazozalisha matokeo. Timu ambapo uhusiano kati ya kazi na utambuzi unaonekana huzaa ushiriki endelevu wa juu zaidi kuliko zile ambapo ni wa kibahati.

Kuendesha mkutano wenye mafanikio

Ubora wa mkutano wa mbali huamuliwa karibu kabisa na yale yanayotokea kabla ya kuanza. Mkutano usio na ajenda iliyofafanuliwa, vifaa vya kusoma kabla, na uamuzi wazi au matokeo unayokusudia kuzalisha utatumia muda bila kuzalisha thamani sawa. Maandalizi ndio sehemu ya nguvu — mkutano wenyewe ni utekelezaji.

Maandalizi:

• Sambaza ajenda na vifaa vyovyote vinavyohitajika vya kusoma kabla mapema. Washiriki wanaofika wakiwa wameandaliwa wanaweza kushiriki na kiini kuanzia dakika ya kwanza badala ya kutumia muda wa mkutano kwenye kujielekeza. Kiwango cha taarifa ya mapema kinachohitajika hupanda kulingana na utata wa nyenzo — ulinganifu wa kawaida unahitaji muda mfupi wa onyo kuliko ukaguzi wa kimkakati.
• Thibitisha mpangilio wa kiufundi kabla ya mkutano, sio wakati wa mkutano. Hitilafu za sauti, video, na kushiriki skrini mwanzoni mwa mkutano hutumia muda wa kila mtu na kupunguza utayari wa kisaikolojia wa washiriki. Ukaguzi mfupi wa kibinafsi kabla ya kujiunga ni hatua ya gharama ya chini kuliko utatuzi mbele ya kundi.
• Thibitisha kanda za saa za washiriki wote kabla ya kupanga. Makosa ya upangaji yanayoweka mikutano nje ya saa za kawaida za kazi huharibu imani na nia njema ya washiriki walioathiriwa. Kalenda ya timu inayoshirikiwa yenye kuonekana kwa kanda za saa huzuia makosa haya tangu chanzo.

Utekelezaji:

• Wezesha kikamilifu ushiriki wa wahudhuriaji wote. Katika mikutano ya mbali, mtindo wa kawaida ni kwa idadi ndogo ya washiriki kufanya mazungumzo mengi. Uwezeshaji wazi — kuelekeza maswali kwa watu maalum, kuunda zamu za kuongea zilizopangwa — hutoa anuwai pana ya mitazamo na huongeza uwezekano kwamba matatizo yanafichuliwa kabla ya kuwa maamuzi.
• Tumia visaidizi vya kuona kuunga mkono habari ngumu. Habari iliyowasilishwa kwa kuona huchakatwa kwa ufanisi zaidi kuliko habari iliyotolewa kwa maneno, hasa katika mazingira ya mbali ambapo umakini ni dhaifu zaidi. Slaidi na michoro zinapaswa kuandaliwa kama msaada wa kimuundo wa uelewa, sio kama mbadala wa maelezo ya maneno.
• Funga kila mkutano kwa hatua zinazofuata zilizo wazi na wamiliki. Mikutano inayoisha bila vitu vya kufanya vilivyohifadhiwa na wamiliki waliotajwa huzaa mkanganyiko wa ufuatiliaji na ahadi zilizokosa. Dakika tano za mwisho za mkutano wowote zinapaswa kutengwa kwa hili bila kujali shinikizo la wakati.
• Rekodi mikutano na fanya rekodi zipatikane. Rekodi zinashughulikia matatizo mawili tofauti: zinaruhusu washiriki kupitia maamuzi wanayokumbuka tofauti, na zinaruhusu watu ambao hawakuweza kuhudhuria kubaki na taarifa bila kuhitaji muhtasari tofauti. Maktaba ya rekodi inayoweza kutafutwa hupunguza mzigo wa uratibu wa synchronous kwa timu kwa muda.

Makala zinazohusiana:

Kwa ufahamu wa kusimamia kazi ya mbali, chunguza Workation ni nini? Mwongozo kamili wa kuchanganya kazi na safari.

Ili kuboresha tija yako, soma Ongeza tija yako kwa Kanban: Vidokezo vya usimamizi bora wa kazi.

Kwa shirika bora la mradi, angalia Programu ya usimamizi wa mradi dhidi ya Excel.

Hitimisho

Ushirikiano bora wa mbali ni tatizo la kimuundo, sio la kimotisha. Zana, mbinu, na mifumo ya kitamaduni iliyoelezwa hapa haifanyi kazi ya mbali ihisi kama kazi ya ofisini — huunda hali ambapo kazi ya mbali hutoa matokeo yanayolinganika au bora kwa kuchukua nafasi ya kile ukaribu uliotoa kiotomatiki na mifumo ya makusudi. Taskee inaunga mkono kuonekana kwa kazi na safu ya uratibu ya mifumo hiyo, ikipunguza gharama inayolundikana wakati timu zilizosambazwa zinasimamia vipaumbele na maendeleo bila mtazamo wa pamoja wa kazi.

Usomaji unaopendekezwa

"Remote Work Revolution"

Mwongozo wa kina wa kujenga timu za mbali zenye mafanikio.

"Virtual Culture"

Mikakati ya kuunda muunganisho imara wa timu ya mbali.

"Digital Body Language"

Kuelewa na kuboresha mawasiliano ya mbali.