Como identificar gargalos no fluxo de trabalho

Principais conclusões

Introdução

O sonho de todo entusiasta de carros é acelerar pela estrada vazia, sem um único engarrafamento à vista. Infelizmente, estamos no século XXI, e a maioria das cidades ainda depende de carros, então você provavelmente vai acelerar por... cerca de 3 segundos antes de parar completamente.

Deus, não estamos incentivando a direção excessiva. É apenas uma boa metáfora para explicar que, com os gargalos ou "engarrafamentos" nessa situação, o processo inteiro se torna 10 vezes mais agradável e produtivo.

Um relatório da Formstack e Mantis Research descobriu que as organizações podem perder até $1,3 milhão anualmente devido a tarefas ineficientes que sobrecarregam os funcionários. O mesmo relatório revelou que mais da metade dos funcionários gastam pelo menos duas horas por dia em tarefas repetitivas, o que destaca a necessidade de otimização de processos.

$1,3 milhão é... muito zero. Mas enfim, o que você precisa entender antes de tudo é que todos os gargalos podem ser divididos em dois tipos principais: processos bagunçados e alocação de recursos bagunçada. Às vezes, ambos. Aqui está o que você precisa saber sobre esses:

Processos bagunçados:

• Formas antigas de trabalhar. Planilhas e reuniões presenciais? Como isso pode ajudar alguém?
• Exames excessivos antes do lançamento. Mesmo o melhor produto do mercado vai quebrar se passar por 10 estágios de revisão e testes.
• Burocracia e papelada. Quando 20 departamentos diferentes precisam concordar com uma determinada funcionalidade – o produto nunca verá a luz do dia.
• Trabalho manual. A IA provavelmente não vai substituir redatores e artistas, mas é ótima para preencher tabelas e planilhas longas – deixe ela fazer isso e concentre-se no trabalho real.
• Fluxo de trabalho ineficiente. O verdadeiro poder está na simplicidade. Se há etapas que não contribuem muito para o resultado final – elimine-as.

Alocação de recursos bagunçada:

• Equipes sobrecarregadas. Se seu gerente de projeto faz 3 trabalhos ao mesmo tempo, isso não é "gerenciar" – é apenas um caminho rápido para o burnout.
• Equipamento desatualizado. PCs que mal conseguem rodar o Tetris, planilhas do Excel que não foram atualizadas desde o colapso da União Soviética ou cadeiras de escritório velhas e rangendo – tudo isso pode desacelerar significativamente os processos de trabalho.
• Problemas orçamentários. Às vezes, a falta de financiamento adequado faz com que as equipes digam não a partes vitais de um fluxo de trabalho confortável e produtivo. Isso pode funcionar a curto prazo, mas rapidamente desgasta todos os envolvidos a longo prazo.

Então, sim, há muitos fatores contribuindo para um grande problema, então se você conseguir resolver pelo menos um dos problemas acima – já será uma grande vitória. Houve uma vez quando a Bethany Home Healthcare reduziu os custos com folha de pagamento em quase 200% implementando a automação de processos de negócios – grandes resultados alcançados com mudanças aparentemente pequenas no fluxo de trabalho diário.

Como identificar gargalos precocemente

Entender o que pode dar errado ou já deu errado é uma coisa – identificá-lo precocemente é a parte mais difícil. A Amazon, por exemplo, pode praticar algumas éticas de trabalho questionáveis, mas sabe um ou dois truques sobre como prever possíveis obstáculos.

Eles utilizam ativamente a chamada análise preditiva – um método que envolve o estudo de dados históricos e culturais para prever possíveis crises antes mesmo que aconteçam.

A COVID-19 foi uma surpresa para todos, mas graças à análise preditiva, a Amazon conseguiu se adaptar rapidamente e manter seus clientes, apesar das circunstâncias…

…análise preditiva e práticas de negócios questionáveis, mas isso é outro assunto.

Então, aqui estão alguns “sinais de alerta” que você deve observar para identificar zonas problemáticas:

• As tarefas continuam se acumulando e nunca parecem terminar. Pode até ser normal se sua equipe está sempre ocupada, por assim dizer. Mas se a quantidade de tarefas não concluídas chega a um ponto crítico, e só piora? Pode haver algo errado aí.
• Os prazos são apenas conceitos. Novamente, perder alguns prazos em uma semana particularmente difícil é totalmente normal, mas se isso se tornar a norma? Vale a pena investigar.
• Recursos escassos. Grandes empresas são sustentadas por bons financiamentos e pessoas brilhantes. Quando ambos começam a escassear – é motivo para preocupação.
• Baixa moral. Se o humor da sua equipe está por baixo – algo não está certo.
• Resultados inferiores. Bem direto.
• Má comunicação. Existe toda uma subcultura de pessoas que simplesmente “caem nas lacunas” das grandes corporações e continuam recebendo seu salário sem fazer muito trabalho. Isso soa familiar? Embora não seja necessariamente ruim – é um sinal de que as equipes não se comunicam corretamente, o que é vital para qualquer projeto de sucesso.

A Netflix pode lidar com grandes falhas bilionárias de vez em quando, mas, rapaz, eles sabem um ou dois truques sobre coleta de informações. Cada passo do seu fluxo de trabalho é monitorado de perto, com cada pedaço de feedback sendo analisado e implementado. No momento em que surgem alguns obstáculos no caminho da produtividade – eles são imediatamente eliminados.

Como, exatamente, você pergunta? Uma coisinha chamada “Engenharia do Caos”. Parece até legal, né? Esse método envolve a introdução preventiva de várias “disrupções” no processo de trabalho, com a ideia de que isso construa “resiliência” para o momento em que a ameaça real chegar. Meio que um sistema imunológico corporativo, se você quiser.

Possíveis soluções

Quando todos os problemas finalmente forem identificados, resta uma coisa a fazer – corrigi-los. Há um lado positivo em resolver o problema rapidamente e garantir que ele não apareça novamente – tente aderir a isso o máximo possível. 

Soluções de curto prazo:

• Alocação de recursos. Uma tarefa tem dois gerentes muito cansados trabalhando nela, enquanto a outra tem dez. Você sabe o que fazer – reequilibre as coisas um pouco.
• Encontre um atalho temporário. Algumas coisas podem não funcionar como esperado imediatamente, mas podem funcionar com mudanças menores, mas indesejadas, na fórmula inicial. Deixe como está por um tempo; se funcionar, funcionará. Você poderá voltar e polir isso em tempos menos urgentes.
• Rápida atualização de habilidades. Se seus trabalhadores carecem de habilidades específicas, talvez seja interessante enviá-los para um curso rápido de "aprenda o que puder". Não é um diploma completo, claro, mas vai ajudar por enquanto.
• Automação direcionada. Se alguns processos estão consumindo muito tempo da sua equipe – talvez automatizá-los possa aliviar a pressão. Pode impactar a qualidade do resultado final, sim, mas também pode lhe dar o tão necessário espaço para respirar.
• Oficina de comunicação. Às vezes, tudo o que é necessário é uma conversa sincera. O fato de isso ainda não ter acontecido mostra problemas mais profundos, mas é um começo.

Soluções de longo prazo:

• Reformulação do pipeline. Se algo não está funcionando – destrua-o e construa algo melhor sobre as suas ruínas.
• Investir nas habilidades da equipe. Cursos de qualificação para toda a empresa para literalmente tornar seus colegas de trabalho mais inteligentes e eficientes. Investir em conhecimento sempre vale a pena.
• Atualize as estações de trabalho. Novos PCs, tablets, ou até uma versão mais nova e melhor do Software de Gestão de Projetos, certamente será caro, mas pode fazer a diferença. O Taskee é gratuito, porém, e igualmente eficiente – só para avisar.
• Automação profunda. Encontre processos particularmente tediosos que exigem um mínimo de intervenção humana e automatize-os completamente. Gestão de inventário, processamento de pedidos – esse tipo de coisa.
• Planejamento estratégico. Planeje possíveis obstáculos e suas necessidades gerais com antecedência. Garante imunidade à maioria dos problemas do mundo.

Artigos relacionados:

Para obter informações sobre a melhoria de processos, explore Gestão de projetos híbridos: Uma abordagem equilibrada combinando Agile e Waterfall. 

Para aumentar a eficiência da equipe, confira O que é um quadro Kanban? Um guia para visualizar e gerenciar fluxos de trabalho. 

Para uma melhor gestão de recursos, leia Processo de gestão de recursos: Transforme o sucesso do seu projeto com planejamento eficaz.

Conclusão 

Compreender e resolver os gargalos no fluxo de trabalho é crucial para manter as operações eficientes. Com a combinação certa de ferramentas, processos e práticas, as equipes podem identificar e resolver gargalos antes que eles impactem o sucesso do projeto. A chave está em manter uma abordagem proativa para a melhoria dos processos, enquanto se cultiva uma cultura de otimização contínua.

Leitura recomendada

"Theory of Constraints"

Guia abrangente para entender e resolver gargalos operacionais em ambientes de negócios modernos.

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"Lean Process Improvement"

Estratégias para otimizar fluxos de trabalho e eliminar desperdícios por meio de uma abordagem sistemática.

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"The Phoenix Project"

Aplicações reais de gerenciamento de gargalos em operações de TI com estudos de caso práticos.

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