Jinsi ya kutambua na kushughulikia vikwazo

Utangulizi

Vikwazo kwa kawaida ni vya aina mbili: kasoro za mchakato wenyewe na ugawaji mbaya wa rasilimali. Kwa nje vyote viwili vinafanana, kwa sababu kazi haiendi kwa kasi inayotakiwa, lakini tiba yake ni tofauti. Ukijaribu kutatua upungufu wa rasilimali kwa kubadilisha mchakato, au kinyume chake, matokeo yatakuwa madogo, kwa sababu kikwazo halisi kinabaki pale pale.

Ukosefu wa ufanisi wa mchakato:

• Mbinu za kazi zilizopitwa na wakati. Michakato iliyoundwa kwa mazingira mengine, kama kuingiza data kwa mkono, mnyororo wa idhini unaofuatana au ushirikiano wa ana kwa ana pekee, huongeza msuguano kidogo katika kila mzunguko, na msuguano huo hujilimbikiza.
• Hatua nyingi za ukaguzi. Ukaguzi na upimaji unapozidi mahitaji halisi ya udhibiti wa ubora, muda wa utoaji hurefuka bila ubora kuongezeka kwa kiwango hicho hicho. Hufika mahali ambapo kila hatua mpya ya ukaguzi haiboreshi tena matokeo, inayachelewesha tu. Kiwango hicho kinaweza kutambulika, lakini mara nyingi timu hukivuka.
• Miundo ya idhini ya kibyokrasia. Mnyororo wa idhini unaohitaji saini za watu ambao uamuzi hauwagusi kwa kiasi kikubwa huongeza mzigo wa uratibu na huchelewesha utoaji bila kuongeza chochote kwenye uwajibikaji.
• Kazi za mkono zinazoweza kuendeshwa kiotomatiki. Kuhamisha data kutoka mfumo mmoja hadi mwingine, kuandaa ripoti za kawaida au kutumia kanuni zile zile kwa data inayobadilika ni kazi zinazofaa moja kwa moja kwa otomatiki. Ukiwaweka wafanyakazi wenye ujuzi kwenye kazi hizi, unapoteza uwezo ambao ungetumika kwenye kazi zinazohitaji kufikiri na kuamua.
• Hatua za mchakato zisizo na thamani wazi ya matokeo. Baadhi ya hatua hubaki kwa sababu tu zimekuwepo siku zote, ingawa zikiondolewa ubora wa matokeo ya mwisho hautabadilika kwa kiasi cha maana. Hatua kama hizo hula rasilimali na hazichangii chochote kwenye matokeo.

Kushindwa kwa ugawaji wa rasilimali:

• Majukumu yenye uhaba wa watumishi au yaliyolemewa. Mwanatimu anapobebeshwa majukumu kupita uwezo wake, ubora wa kazi hushuka na imani katika utoaji kwa wakati hupungua. Hapa kosa kubwa halipo kwa mtu mwenyewe; muundo wa mzigo wa kazi ndio hauwezi kudumu.
• Vifaa vilivyopitwa na wakati au visivyotosha. Vifaa visivyoendana na mahitaji ya kazi ya sasa, iwe kwa kasi, uwezo au kuunganishwa na mifumo mingine, huleta msuguano katika kila kazi inayovitegemea, na msuguano huo huendelea kuongezeka.
• Vikwazo vya ufadhili katika sehemu muhimu za mtiririko wa kazi. Kutenga fedha kidogo kwa sehemu kuu za muundo wa uendeshaji huonekana kama akiba kwa muda mfupi, lakini baada ya miezi michache utoaji huanza kuyumba, kwa sababu timu hutumia njia za mkato badala ya rasilimali zinazofaa.

Kutatua hata tatizo moja kati ya haya ya kimuundo huleta maboresho yanayoweza kupimwa. Katika mifumo changamano vikwazo havitoweki, huhama. Baada ya kila utatuzi kikwazo kipya hujitokeza, ambacho awali kilikuwa kimejificha nyuma ya kikwazo kikubwa zaidi. Ni kupitia mfuatano huu ambapo usimamizi wa kimfumo wa vikwazo hujenga maboresho hatua kwa hatua kadiri muda unavyokwenda.

Uchambuzi wa utabiri — matumizi ya data ya utendaji ya kihistoria na viashiria vya mwongozo kutambua vikwazo vinavyoibuka kabla havijawa migogoro ya uendeshaji — ni mbinu iliyopangwa ya kufanya hili. Hufanya kazi kwa kuanzisha mifumo ya msingi ya utendaji na kufuatilia mikengeuko ambayo kihistoria hutangulia vikwazo, badala ya kusubiri kikwazo chenyewe kionekane kwenye vipimo vya matokeo.

Ishara za kiuendeshaji zinazoonyesha vikwazo vinavyoibuka:

• Mlundikano wa kazi ambao hautatuliwi kati ya mizunguko. Foleni inayokua kwa kawaida ya kazi ambazo hazijakamilika — badala ya ile inayobadilika karibu na kiwango thabiti — inaonyesha kuwa kasi ya uingizaji inazidi uwezo wa kukamilisha. Maana yake ya kimuundo ni ama kupunguza mzigo wa kazi au kuongeza uwezo, si kuongeza juhudi.
• Kukosa makataa kuwa kawaida badala ya kipekee. Kukosa makataa mara kwa mara katika vipindi vya ugumu mkubwa ni kawaida kiuendeshaji. Wakati ukosaji unapokuwa wa kudumu kati ya wanachama wa timu na aina za miradi, dhana za upangaji — upeo, ugawaji wa rasilimali, au ratiba — haziendani tena na uhalisia wa uendeshaji.
• Vikwazo vya rasilimali vinavyobana bila msaada uliopangwa. Wakati vikwazo vya wafanyakazi, bajeti, au vifaa vilivyokuwa vinakubalika mwanzoni mwa mradi vinapokuwa vikiwabana mradi unapoendelea, kazi iliyobaki itatolewa katika mazingira ambayo hayakuhesabiwa katika mpango wa awali.
• Vipimo vya kushuka vya ushiriki wa timu. Ari ya chini iliyodumu ni dalili ya matatizo ya kimuundo na pia chanzo cha kushuka zaidi kwa utendaji. Kawaida huibuka kutoka vyanzo vinavyoweza kutambuliwa — mzigo mkubwa, vipaumbele visivyo wazi, vifaa visivyotosha — vinavyoweza kushughulikiwa vinapogunduliwa kwa usahihi.
• Kushuka kwa ubora wa matokeo. Vipimo vya ubora vinavyoharibika kwa muda wakati juhudi za pembejeo zinabaki imara vinaonyesha kuwa muundo wa sasa hauwezi kudumisha ubora katika viwango vya sasa vya upitishaji.
• Kushindwa kwa mawasiliano na mapungufu ya uratibu. Wakati wanachama wa timu hawajui kazi muhimu inayofanywa na wengine, au wakati maamuzi yanafanywa bila kuhusisha wadau wanaohitaji habari, gharama kawaida hugunduliwa baadaye katika mfumo wa kazi ya kurudiwa, migogoro, au utegemezi uliokosekana.

Mbinu moja ya kimfumo ya ugunduzi wa mapema ni upimaji wa makini wa usumbufu — kuingiza kwa makusudi makosa yaliyodhibitiwa katika mtiririko wa kazi ili kutambua mahali mfumo unavunjika na kujenga itifaki za kujibu kabla makosa hayo hayajatokea katika mazingira yasiyodhibitiwa. Mazoezi haya, ambayo wakati mwingine huitwa chaos engineering katika muktadha wa kiufundi, huichukulia uthabiti kama kitu kilichobuniwa badala ya kudhaniwa. Maelezo zaidi: Usimamizi wa Mradi.

Marekebisho yanayowezekana

Ili kuondoa kikwazo, kwanza unahitaji kutofautisha hatua zinazoshughulikia dalili na zile zinazoshughulikia sababu za kimuundo. Suluhisho za muda mfupi hutuliza hali; suluhisho za muda mrefu hubadilisha muundo uliozaa kikwazo. Ukitegemea suluhisho za muda mfupi pekee, vikwazo vitarudi tena na tena mahali pale pale. Ukitegemea suluhisho za muda mrefu pekee, tatizo la sasa litabaki bila kutatuliwa mpaka muundo mpya ukamilike.

Suluhisho za muda mfupi:

• Usawazishaji upya wa rasilimali. Kuhamisha sehemu ya kazi kutoka kwa wanatimu au majukumu yaliyolemewa kwenda kwa wenzao wenye mzigo mdogo hupunguza shinikizo mara moja bila kugusa muundo wa msingi. Hatua hii huwekwa ya muda kwa makusudi, ili kazi ya kimuundo ya muda mrefu ipate nafasi na utoaji usiathirike zaidi wakati huo.
• Kurahisisha mchakato kwa muda. Kupunguza utata wa mchakato mahali pa kikwazo, kwa mfano kuondoa hatua za hiari za ukaguzi au kuunganisha hatua za idhini, huongeza upitishaji mara moja. Toleo hilo rahisi huenda lisiwe mchakato bora kwa muda mrefu, lakini hufungua msongamano wakati muundo mpya unaandaliwa.
• Maendeleo yaliyolengwa ya ujuzi. Badala ya programu pana za maendeleo, mafunzo yanayolenga moja kwa moja pengo la ujuzi linalozaa kikwazo huleta matokeo ya haraka zaidi kazini. Wigo huwekwa mwembamba kwa makusudi: shughulikia kikwazo kwanza, kisha panua mafunzo baada ya kikwazo kutatuliwa.
• Otomatiki uliochaguliwa wa kazi za mkono za kiasi kikubwa. Kuendesha kiotomatiki kazi maalum zinazomeza muda mwingi wa timu ukilinganisha na utata wake huondoa mzigo kwenye kikwazo bila kubadilisha mchakato unaozunguka. Wigo wa otomatiki unapaswa kupimwa kwa kikwazo kilichopo mbele yako, sio kwa kila fursa ya otomatiki inayowezekana.
• Maboresho ya muundo wa mawasiliano. Kuweka kanuni wazi za mawasiliano mahali ambapo uratibu unavunjika, yaani nani anaamua, masasisho yanakuja kwa muundo gani na suala linapandishwa juu vipi, hupunguza mzigo wa uratibu unaofanya kikwazo kiwe kizito zaidi.

Suluhisho za muda mrefu:

• Upangaji upya wa mchakato. Kujenga upya mchakato katika ngazi ya muundo, kama kuondoa hatua zisizo za lazima, kubadilisha njia za kukabidhiana kazi au kupanga upya mfuatano wa shughuli, hushughulikia mzizi wa tatizo badala ya kulizunguka. Muundo mpya unapaswa kujaribiwa dhidi ya kikwazo kilichousababisha, sio kubuniwa kwenye karatasi tu.
• Maendeleo ya kimfumo ya uwezo. Programu za timu nzima zinazolenga mapengo ya ujuzi yanayojirudia hupunguza mara ambazo mapengo hayo huzaa vikwazo katika miradi ijayo. Faida ya uwekezaji huu hujilimbikiza katika mizunguko kadhaa ya miradi.
• Kuboresha vifaa. Kubadilisha vifaa vinavyoleta msuguano kutokana na kasi ndogo, kushindwa kuunganishwa au uwezo mdogo, kwa vifaa vinavyoendana na mahitaji ya sasa, huondoa kikwazo cha kimuundo ambacho kingeendelea kuwepo katika kila mradi unaovitegemea.
• Otomatiki ya kina ya mchakato. Pale ambapo uamuzi wa binadamu unaongeza thamani ndogo sana, kuendesha kiotomatiki mtiririko mzima wa kazi badala ya kazi moja moja huondoa kabisa aina nzima ya vikwazo, na hakuna haja tena ya kuvisimamia kila mzunguko. Utekelezaji wake unagharimu zaidi, lakini faida ya upitishaji kwa muda mrefu nayo ni kubwa kwa kiwango hicho.
• Upangaji wa makini wa vikwazo. Kufanya utambuzi na upunguzaji wa vikwazo kuwa sehemu ya upangaji wa mradi, badala ya kuvichukulia kama jambo la kushughulikia moto ukishawaka, hupunguza idadi na ukali wa vikwazo katika mzunguko mzima wa maisha wa mradi.

Makala zinazohusiana:

Kwa maarifa kuhusu uboreshaji wa michakato, chunguza Usimamizi mseto wa miradi: Mbinu iliyo na uwiano inayochanganya Agile na Waterfall.

Ili timu ifanye kazi vizuri zaidi, angalia Bao la Kanban ni nini? Mwongozo wa kuonyesha na kusimamia mtiririko wa kazi.

Kwa usimamizi bora wa rasilimali, soma Mchakato wa usimamizi wa rasilimali: Badilisha mafanikio ya mradi wako kwa upangaji bora. Soma zaidi: Programu ya Usimamizi wa Kazi kwa Timu za Uendeshaji.

Hitimisho

Usimamizi wa vikwazo vya mtiririko wa kazi una mpangilio maalum: tambua kikwazo, tenganisha dalili yake na chanzo chake, tuliza hali kwa hatua ya muda mfupi, na fanya marekebisho ya kimuundo yanayozuia kujirudia. Tofauti kati ya mashirika yanayomudu vikwazo vizuri na yale yasiyoweza mara chache huwa ni tofauti ya ufahamu. Tofauti halisi iko kwenye mazoea: je, ugunduzi wa mapema na utatuzi uliopangwa vinafanywa kwa utaratibu au la. Katika Taskee, kuonekana kwa kazi na ufuatiliaji wa mtiririko wa kazi husaidia pande zote mbili za mazoea hayo: dalili za mwanzo za vikwazo huonekana kabla havijaleta kuchelewa, na unakuwa na muktadha unaohitajika kuchagua hatua zinazoshughulikia chanzo badala ya dalili.