Ish jarayonlaridagi torli joylarni aniqlash

Kirish

To'siqlar asosan ikki turga bo'linadi: jarayonning o'zidagi kamchiliklar va resurslarning noto'g'ri taqsimlanishi. Tashqaridan ikkalasi bir xil ko'rinadi, chunki ish kerakli tezlikda oldinga siljimaydi, lekin ularni davolash yo'li har xil. Resurs yetishmovchiligini jarayonni qayta qurish orqali hal qilmoqchi bo'lsangiz yoki aksincha, natija arzimas bo'ladi, chunki asl to'siq joyida qolaveradi.

Jarayon samarasizligi:

• Eskirgan ish usullari. Boshqa sharoit uchun yaratilgan jarayonlar, masalan, ma'lumotni qo'lda kiritish, ketma-ket keladigan tasdiqlash zanjirlari yoki faqat yuzma-yuz hamkorlik, har bir tsiklda ozgina ishqalanish qo'shadi va bu ishqalanish yig'ilib boraveradi.
• Haddan tashqari ko'p ko'rib chiqish bosqichlari. Ko'rib chiqish va sinovlar sifat nazoratining haqiqiy ehtiyojidan oshib ketsa, yetkazib berish muddati cho'ziladi, sifat esa shunga yarasha yaxshilanmaydi. Ma'lum bir nuqtada har bir yangi ko'rib chiqish bosqichi natijani yaxshilash o'rniga uni shunchaki kechiktira boshlaydi. Bu chegarani ko'rish mumkin, ammo ko'pincha undan o'tib ketishadi.
• Byurokratik tasdiqlash tuzilmalari. Qarordan deyarli ta'sirlanmaydigan kishilarning imzosini talab qiladigan tasdiqlash zanjirlari muvofiqlashtirish yukini oshiradi va javobgarlikka hech narsa qo'shmasdan yetkazib berishni kechiktiradi.
• Avtomatlashtirilishi mumkin bo'lgan qo'l mehnati. Ma'lumotni bir tizimdan boshqasiga ko'chirish, standart hisobot tayyorlash, o'zgaruvchan ma'lumotlarga bir xil qoidalarni qo'llash kabi vazifalar avtomatlashtirish uchun tabiiy nomzodlardir. Bu ishlarga malakali xodimlarni jalb qilsangiz, fikrlash va qaror talab qiladigan ishga sarflanishi mumkin bo'lgan kuch behuda ketadi.
• Aniq chiqish qiymatisiz jarayon bosqichlari. Ba'zi bosqichlar faqat doim bo'lgani uchun saqlanib qoladi, holbuki ularni olib tashlasangiz, yakuniy mahsulot sifati deyarli o'zgarmaydi. Bunday bosqichlar resurs yeydi, natijaga esa hech narsa bermaydi.

Resurslarni taqsimlashdagi kamchiliklar:

• Yetarlicha xodim ta'minlanmagan yoki ortiqcha yuklangan rollar. Jamoa a'zosiga kuchidan ortiq mas'uliyat yuklansa, ish sifati pasayadi, yetkazib berishga ishonch ham susayadi. Bunda aybning katta qismi insonda bo'lmaydi; ish yukining tuzilishi o'zi barqaror emas.
• Eskirgan yoki yetarsiz vositalar. Bugungi ish talablariga javob bermaydigan vositalar, xoh unumdorlik, xoh imkoniyat, xoh boshqa tizimlar bilan integratsiya jihatidan bo'lsin, ularga bog'liq har bir vazifada ishqalanish keltirib chiqaradi va u to'planib boradi.
• Muhim ish jarayoni komponentlariga moliyalashtirish cheklovlari. Operatsion tuzilmaning asosiy qismlariga kam mablag' ajratish qisqa muddatda tejamkorlikdek ko'rinadi, ammo bir necha oydan keyin yetkazib berish izdan chiqa boshlaydi, chunki jamoalar kerakli resurslar o'rniga vaqtinchalik choralar bilan kun ko'radi.

Bu tuzilmaviy muammolardan hatto bittasini hal qilish o'lchasa bo'ladigan yaxshilanish beradi. Murakkab tizimlarda to'siqlar yo'qolib ketmaydi, joyini o'zgartiradi. Har bir yechimdan keyin ilgari kattaroq to'siq ortida yashiringan yangi cheklov yuzaga chiqadi. To'siqlarni tizimli boshqarish aynan shu ketma-ketlik orqali vaqt o'tishi bilan yaxshilanishni qatma-qat oshirib boradi.

Bashoratli tahlil — operatsion inqirozga aylangunga qadar paydo bo'layotgan cheklovlarni aniqlash uchun tarixiy ish ko'rsatkichlari ma'lumotlari va etakchi ko'rsatkichlardan foydalanish — bunga tarkibiy yondashuvdir. U asosiy ish ko'rsatkichi andozalarini o'rnatish va to'siqning o'zi chiqish ko'rsatkichlarida ko'rinadigan bo'lishini kutish o'rniga, tarixan to'siqlardan oldin keladigan og'ishlarni kuzatish orqali ishlaydi.

Paydo bo'layotgan to'siqlarni ko'rsatuvchi operatsion signallar:

• Tsikllar orasida hal qilinmaydigan backlog to'planishi. Barqaror darajada atrofida tebranadigan emas, balki doimiy ravishda o'sib boruvchi tugallanmagan ishlar navbati kirish tezligi tugatish quvvatidan oshib ketishini ko'rsatadi. Tarkibiy ma'no — bu sa'y-harakatlarni kuchaytirish emas, balki ish hajmini kamaytirish yoki quvvatni oshirishdir.
• Muddatlarni o'tkazib yuborish istisnoga emas, balki normaga aylanmoqda. Yuqori murakkablik davrlarida vaqti-vaqti bilan muddatlarni o'tkazib yuborish operatsion jihatdan normaldir. Muddatlarni o'tkazib yuborish jamoa a'zolari va loyiha turlari bo'yicha izchil bo'lib qolsa, rejalashtirish taxminlari — qamrov, resurslarni taqsimlash yoki muddat — endi operatsion haqiqatga mos kelmaydi.
• Rejalashtirilgan yengillanishsiz qattiqlashayotgan resurs cheklovlari. Loyiha boshlanishida maqbul bo'lgan kadrlar, byudjet yoki vositalar cheklovlari loyiha rivojlanishi bilan majburiy bo'lib qolganda, qolgan ish dastlabki rejada hisobga olinmagan sharoitlarda yetkazib beriladi.
• Jamoaning ishtirokining pasayib borayotgan ko'rsatkichlari. Barqaror past ahvol ham tarkibiy muammolarning alomati, ham keyingi ish faoliyati pasayishining sababidir. U odatda aniqlanadigan manbalardan paydo bo'ladi — haddan tashqari yuk, noaniq ustuvorliklar, yetarsiz vositalar — bu to'g'ri tashxis qo'yilganda hal qilinishi mumkin.
• Mahsulot sifatining yomonlashishi. Kirish kuchi barqaror qolganda vaqt o'tishi bilan yomonlashayotgan sifat ko'rsatkichlari joriy tuzilma joriy o'tkazish qobiliyati darajasida sifatni saqlay olmasligini ko'rsatadi.
• Aloqa nosozliklari va muvofiqlashtirish bo'shliqlari. Jamoa a'zolari boshqalar tomonidan bajarilayotgan tegishli ishlardan xabardor bo'lmasa yoki qarorlar ma'lumotga muhtoj bo'lgan manfaatdor tomonlarni jalb qilmasdan qabul qilinsa, xarajat odatda keyinroq qayta ishlash, ziddiyatlar yoki o'tkazib yuborilgan bog'liqliklar shaklida aniqlanadi.

Erta aniqlashga tizimli yondashuvlardan biri — bu faol buzilish testlari — tizim qayerda buzilishini aniqlash va bu nosozliklar nazoratsiz sharoitlarda yuz berishidan oldin javob protokollarini yaratish uchun ish jarayoniga ataylab nazorat ostidagi nosozliklarni kiritishdir. Texnik kontekstlarda ba'zan xaos muhandisligi deb ataladigan bu amaliyot bardoshlilikni taxmin qilingan emas, balki loyihalashtirilgan narsa sifatida ko'rib chiqadi. Batafsil ma'lumot: Loyiha boshqaruvi.

Mumkin bo'lgan yechimlar

To'siqni bartaraf etish uchun avval qaysi qadam alomatga, qaysi biri tuzilmaviy sababga qaratilganini ajratib olish kerak. Qisqa muddatli yechimlar vaziyatni barqarorlashtiradi; uzoq muddatli yechimlar to'siqni keltirib chiqargan tuzilmani o'zgartiradi. Faqat qisqa muddatli choralar bilan cheklansangiz, to'siq o'sha joylarda qayta-qayta paydo bo'laveradi. Faqat uzoq muddatli yechimlarga tayansangiz, yangi tuzilma tayyor bo'lguncha joriy muammo hal qilinmay turadi.

Qisqa muddatli yechimlar:

• Resurslarni qayta muvozanatlash. Ortiqcha yuklangan a'zolar yoki rollarning ishidan bir qismini kamroq band hamkasblarga o'tkazish tuzilmaga tegmasdan darhol bosimni kamaytiradi. Bu chora ataylab vaqtinchalik qilinadi, toki uzoq muddatli tuzilmaviy ishga joy ochilsin va shu orada yetkazib berish yana zarar ko'rmasin.
• Vaqtinchalik jarayonlarni soddalashtirish. To'siq nuqtasida jarayonni yengillashtirish, masalan, ixtiyoriy ko'rib chiqish bosqichlarini olib tashlash yoki tasdiqlash qadamlarini birlashtirish, o'tkazish qobiliyatini darhol oshiradi. Soddalashtirilgan variant uzoq muddat uchun eng yaxshi jarayon bo'lmasligi mumkin, lekin yangi loyiha tayyorlanguncha tiqilinchni ochib beradi.
• Maqsadli ko'nikmalarni rivojlantirish. Keng qamrovli rivojlanish dasturlari o'rniga aynan to'siq yaratayotgan ko'nikma bo'shlig'iga qaratilgan o'qitish ishga eng tez ta'sir qiladi. Qamrov ataylab tor olinadi: avval to'siqni hal qiling, u bartaraf bo'lgach, o'qitishni kengaytiring.
• Yuqori hajmdagi qo'l vazifalarini tanlab avtomatlashtirish. Murakkabligiga nisbatan jamoa vaqtini haddan ortiq oladigan aniq vazifalarni avtomatlashtirish atrofdagi jarayonni o'zgartirmasdan to'siq yukini yengillatadi. Avtomatlashtirish hajmi barcha imkoniyatlarga qarab tanlanmaydi, u aynan oldingizdagi to'siqqa mos bo'lishi kerak.
• Aloqa tuzilmasini yaxshilashlar. Muvofiqlashtirish buzilayotgan joyda aniq aloqa qoidalarini o'rnatish, ya'ni qarorni kim qabul qilishi, yangilanishlar qanday shaklda kelishi va masala yuqoriga qanday yetib borishini belgilash to'siqni og'irlashtirayotgan muvofiqlashtirish yukini kamaytiradi.

Uzoq muddatli yechimlar:

• Jarayonni qayta loyihalash. Jarayonni tuzilma darajasida qayta qurish, ya'ni keraksiz qadamlarni olib tashlash, ishni topshirish yo'llarini o'zgartirish, faoliyatlar ketma-ketligini yangilash, muammoni aylanib o'tish o'rniga uning ildiziga ta'sir qiladi. Yangi loyiha qog'ozda chizilmasligi, balki uni keltirib chiqargan to'siqning o'zida sinab ko'rilishi kerak.
• Tizimli qobiliyatlarni rivojlantirish. Takrorlanuvchi ko'nikma bo'shliqlariga qaratilgan, butun jamoani qamrab oladigan dasturlar kelajakdagi loyihalarda shu bo'shliqlardan kelib chiqadigan to'siqlarni kamaytiradi. Bunday investitsiyaning foydasi bir necha loyiha tsikli davomida yig'ilib boradi.
• Vositalarni yangilash. Unumdorlik cheklovlari, integratsiya muammolari yoki imkoniyat yetishmasligi sababli ishqalanish yaratayotgan vositalarni bugungi talablarga mos vositalar bilan almashtirish ularga bog'liq har bir loyihada saqlanib kelgan tuzilmaviy to'siqni olib tashlaydi.
• Chuqur jarayonni avtomatlashtirish. Inson qarori deyarli hech narsa qo'shmaydigan joylarda alohida vazifalar o'rniga butun ish jarayonlarini avtomatlashtirish bir butun to'siq turini butunlay yo'q qiladi va uni har tsiklda boshqarishga hojat qolmaydi. Buni joriy etish ko'proq xarajat talab qiladi, ammo uzoq muddatda o'tkazish qobiliyati yutug'i ham shunga yarasha katta bo'ladi.
• Faol cheklovni rejalashtirish. To'siqlarni aniqlash va yumshatishni boshga ish tushganda beriladigan javob sifatida ko'rmasdan, loyihani rejalashtirishning bir qismiga aylantirish loyihaning butun hayot davrida to'siqlarni ham kamaytiradi, ham yengillashtiradi.

Tegishli maqolalar:

Jarayonni yaxshilash haqidagi tushunchalar uchun Gibrid loyihani boshqarish: Agile va Waterfall'ni birlashtirgan muvozanatli yondashuvni o'rganing.

Jamoa samaradorligini oshirish uchun Kanban doskasi nima? Ish jarayonlarini ko'rish va boshqarish bo'yicha qo'llanmani ko'rib chiqing.

Yaxshiroq resurslarni boshqarish uchun Resurslarni boshqarish jarayoni: Loyihangiz muvaffaqiyatini samarali rejalashtirish bilan o'zgartiringni o'qing. Ko'proq o'qing: Operatsion jamoalar uchun Vazifalarni Boshqarish Dasturi.

Xulosa

Ish jarayonidagi to'siqlarni boshqarishning aniq tartibi bor: to'siqni toping, uning alomatini sababidan ajrating, qisqa muddatli chora bilan vaziyatni barqarorlashtiring va takrorlanishning oldini oladigan tuzilmaviy tuzatish kiriting. To'siqlarni yaxshi boshqaradigan tashkilotlar bilan buni uddalay olmaydiganlar o'rtasidagi farq kamdan-kam hollarda xabardorlikda bo'ladi. Asosiy farq amaliyotda: erta aniqlash va o'ylangan yechim tizimli ravishda qo'llanadimi yoki yo'qmi. Taskee'da vazifalarning ko'rinib turishi va ish jarayonini kuzatish shu amaliyotning ikkala tomoniga yordam beradi: to'siqlarning dastlabki belgilari kechikish yuzaga kelmasdan oldin ko'zga tashlanadi, qo'lingizda esa alomatga qaratilgan choralar o'rniga sababni bartaraf etadigan qadamlarni tanlash uchun kerakli kontekst bo'ladi.