คู่มือการจัดการงาน

ไอเดียหลัก

บทนำ

หลายคนมองว่างานย่อยเป็นเพียงการแบ่งงานใหญ่เป็นชิ้นเล็ก ๆ แบบกลไก ซึ่งเป็นความเข้าใจผิดอย่างลึกซึ้ง งานย่อยที่ถูกสร้างอย่างถูกต้องคือหน่วยงานที่ทำงานได้อย่างอิสระ มีผลลัพธ์ชัดเจน และสามารถทำได้โดยไม่ขึ้นกับส่วนอื่น

งานย่อยควรตอบสนองสามเกณฑ์หลัก:

• ทรัพยากรเข้าที่ชัดเจน (สิ่งที่ต้องใช้เพื่อเริ่มงาน), 
• กระบวนการทำงานที่กำหนดไว้ (วิธีการทำอย่างชัดเจน),
• ผลลัพธ์ที่วัดได้ (สิ่งที่ได้รับหลังทำเสร็จ). 

หากองค์ประกอบใดองค์ประกอบหนึ่งไม่ชัดเจน งานนั้นไม่ใช่งานย่อย แต่เป็นแหล่งปัญหาในอนาคต

คุณค่าหลักของงานย่อยคือการเปลี่ยนเป้าหมายที่เป็นนามธรรมให้กลายเป็นการกระทำที่จับต้องได้ แทนที่จะเป็น "ปรับปรุงบริการลูกค้า" ที่คลุมเครือ คุณจะได้แผนงานชัดเจน เช่น "วิเคราะห์เมตริกความพึงพอใจปัจจุบัน" "สัมภาษณ์ลูกค้า 10 คน" "พัฒนาโปรโตคอลใหม่สำหรับการจัดการข้อร้องเรียน"

ใช้กฎ "ลมหายใจเดียว": หากไม่สามารถอธิบายงานย่อยให้เพื่อนร่วมงานฟังใน 30 วินาทีและให้เขาเริ่มทำได้ทันที แปลว่างานนั้นต้องแบ่งย่อยเพิ่มเติม

ประโยชน์ทางจิตวิทยา

มีหลักเกณฑ์หนึ่งคือ ทีมที่ใช้ประโยชน์จากงานย่อยอย่างมีประสิทธิภาพจะแสดงระดับแรงจูงใจสูงกว่าและมีภาวะหมดไฟต่ำกว่า เหตุผลมีหลายประการ

• อันดับแรก การเสร็จสิ้นงานย่อยสร้าง "ชัยชนะ" อย่างสม่ำเสมอ ที่ช่วยส่งเสริมขวัญกำลังใจ เมื่อคุณเห็นแถบความคืบหน้าค่อย ๆ เติมเต็ม สมองจะปล่อยโดปามีน ซึ่งเป็นสารสื่อประสาทที่ทำให้รู้สึกพึงพอใจ นี่คือระบบแรงจูงใจตามธรรมชาติที่เราสามารถใช้ประโยชน์ได้
• อันดับสอง งานย่อยช่วยลดภาระความคิด แทนที่จะต้องจำโปรเจกต์ทั้งหมดไว้ในหัว คุณจะมุ่งเน้นที่ส่วนเล็ก ๆ ส่วนหนึ่งเท่านั้น สิ่งนี้สำคัญมากในโลกที่ข้อมูลล้นเหลือ และความสนใจของเราถูกเบี่ยงเบนตลอดเวลา

จำเป็นต้องมีความหลากหลายในประเภทของงานย่อย สลับสับเปลี่ยนระหว่างงานสร้างสรรค์กับงานที่ต้องทำซ้ำ งานเดี่ยวกับงานทีม งานวิจัยกับงานลงมือทำ ความซ้ำซากทำลายแรงจูงใจแม้ในระบบการจัดการที่ดี

วิธีปฏิบัติที่ใช้ได้จริง

การพัฒนางานย่อยที่มีคุณภาพเป็นศิลปะที่ต้องใช้การฝึกฝน ลองปฏิบัติตามหลัก SMART ที่ปรับแต่งมาเฉพาะสำหรับงานย่อย:

• ความชัดเจน — งานย่อยแต่ละงานควรตอบคำถามว่า "ต้องทำอะไรอย่างชัดเจน?" แทนที่จะเขียนว่า "ทำงานกับงานนำเสนอ" ให้เขียนว่า "สร้างสไลด์ 5 หน้าเกี่ยวกับการวิเคราะห์คู่แข่ง"
• การวัดผลได้ — กำหนดเกณฑ์ชัดเจนสำหรับการเสร็จสิ้น งานอย่าง "เขียนข้อความ" เป็นงานย่อยที่ไม่ดี แต่ "เขียนบทนำรายงานจำนวน 500 คำ" เป็นงานย่อยที่ดี
• ความเป็นไปได้ — ตรวจสอบให้งานย่อยสามารถทำเสร็จในช่วงเวลาทำงานครั้งเดียว ปกติระหว่าง 30 นาทีถึง 2 ชั่วโมง
• ความเกี่ยวข้อง — งานย่อยแต่ละงานควรมีส่วนช่วยชัดเจนในการบรรลุเป้าหมายหลัก
• กรอบเวลา — กำหนดเส้นตายที่เป็นไปได้สำหรับงานย่อยแต่ละงาน

แนวทางเชิงกลยุทธ์

มีวิธีการที่ผ่านการพิสูจน์แล้วหลายวิธีในการแยกงานใหญ่

1. การแยกย่อยตามฟังก์ชัน วิเคราะห์ว่าระบบหรือโปรเจกต์ของคุณต้องทำหน้าที่อะไรบ้าง แล้วเปลี่ยนแต่ละฟังก์ชันเป็นงานย่อยแยกต่างหาก
2. การแยกย่อยตามเวลา แบ่งโปรเจกต์เป็นช่วงเวลาต่าง ๆ เช่น การวิจัย การวางแผน การดำเนินการ การทดสอบ และการนำไปใช้ ซึ่งแต่ละช่วงเวลามีชุดงานย่อยของตัวเอง
3. การแยกย่อยตามทรัพยากร จัดกลุ่มงานตามประเภททรัพยากรที่ต้องใช้ เช่น งานที่นักออกแบบทำ งานที่โปรแกรมเมอร์ทำ งานที่นักการตลาดทำ ซึ่งมีประสิทธิภาพโดยเฉพาะกับโปรเจกต์ข้ามสาขาวิชา

คุณสามารถผสมผสานทั้งสามแนวทางนี้เพื่อสร้างโครงสร้างหลายชั้นได้ เริ่มจากแยกตามเวลา จากนั้นตามฟังก์ชัน และสุดท้ายตามทรัพยากร ผลลัพธ์คือเมทริกซ์สามมิติที่ครอบคลุมทุกด้านของโปรเจกต์

เครื่องมือ

การเลือกเครื่องมือสำหรับจัดการงานย่อยเป็นเรื่องสำคัญมาก เครื่องมือที่ง่ายเกินไปจะรับมือโปรเจกต์ซับซ้อนไม่ได้ เครื่องมือที่ซับซ้อนเกินไปจะสร้างภาระงานที่เกินจำเป็น

ฟังก์ชันสำคัญที่ควรใส่ใจได้แก่ ความสามารถในการสร้าง ลำดับชั้นหลายระดับ การตั้งค่า ความสัมพันธ์พึ่งพา ระหว่างงาน การวางแผน เวลา การรายงาน ความก้าวหน้า และการรวมกับเครื่องมือทำงานอื่น ๆ ทั้งหมดนี้คุณจะพบได้ใน Taskee!

ข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น

ถ้าจะพูดถึงข้อผิดพลาด ส่วนใหญ่จะเป็นแบบเดิม ๆ คือ:

• รายละเอียดมากเกินไป — เป็นข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุด ไม่ควรแยกงาน "ส่งอีเมล" เป็นงานย่อยเช่น "เปิดโปรแกรมอีเมล" "กดสร้างอีเมลใหม่" "พิมพ์ที่อยู่อีเมลผู้รับ" เพราะจะเปลี่ยนเครื่องมือที่มีประโยชน์ให้กลายเป็นระบบราชการ
• ขาดความเชื่อมโยง — งานย่อยที่แยกตัวอยู่โดยไม่มีความเข้าใจบทบาทของมันในภาพรวม จำไว้เสมอว่างานย่อยแต่ละงานช่วยบรรลุเป้าหมายหลักอย่างไร
• มองข้ามความสัมพันธ์พึ่งพา — งานย่อยบางงานไม่สามารถทำได้จนกว่างานอื่นจะเสร็จ ต้องคำนึงถึงความสัมพันธ์เหล่านี้ในการวางแผน
• แผนที่นิ่งเกินไป — งานย่อยควรเป็นเครื่องมือที่มีชีวิต อย่ากลัวที่จะปรับแก้และทบทวนตามข้อมูลใหม่ที่ได้รับ
• ความสมบูรณ์แบบในการวางแผน — บางคนใช้เวลามากเกินไปกับการสร้างโครงสร้างงานย่อยที่สมบูรณ์แบบมากกว่าการลงมือทำจริง
• มองข้ามปัจจัยมนุษย์ — คนไม่ใช่หุ่นยนต์ พวกเขาเหนื่อย ป่วย หรือพักร้อน แผนควรเผื่อเวลาสำรองสำหรับสถานการณ์เหล่านี้
• ความไม่ยืดหยุ่น — ถ้าแผนกลายเป็นสิ่งที่ต้องเคารพอย่างเคร่งครัดจนไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ ระบบจัดการงานย่อยจะกลายเป็นระบบราชการ จำไว้ว่าการวางแผนเป็นเครื่องมือ ไม่ใช่เป้าหมาย

การจัดการความสัมพันธ์พึ่งพา

ที่นี่คือจุดเริ่มต้นของศิลปะที่แท้จริงในการจัดการงานย่อย งานย่อยแทบจะไม่อยู่โดดเดี่ยว — มักเชื่อมโยงกันด้วยเครือข่ายความสัมพันธ์พึ่งพาที่ซับซ้อน บางงานสามารถทำพร้อมกันได้ ในขณะที่บางงานต้องทำตามลำดับอย่างเคร่งครัด

• เสมอ สร้างแผนที่ความสัมพันธ์พึ่งพา ก่อนเริ่มทำงาน อาจเป็นแผนผังง่าย ๆ บนกระดาษหรือแผนภาพซับซ้อนในซอฟต์แวร์เฉพาะทาง สิ่งสำคัญคือต้องมองเห็นความเชื่อมโยงระหว่างงานและหาทางเดินวิกฤตของโปรเจกต์
• ให้ความสำคัญเป็นพิเศษกับ การค้นหา bottleneck — จุดคับขันที่กีดขวางการทำงานของงานอื่น ๆ งานย่อยเหล่านี้จะได้รับลำดับความสำคัญสูงสุดและทรัพยากรเพิ่มเติม
• เทคนิคที่มีประโยชน์คือ การสร้างงานบัฟเฟอร์ หากงานย่อยที่สำคัญต้องพึ่งพาปัจจัยภายนอก (เช่น การได้รับข้อมูลจากลูกค้า) ให้เตรียมงานสำรองที่สามารถทำได้ในกรณีที่เกิดความล่าช้า

การบูรณาการงานย่อย

เพื่อให้งานย่อยกลายเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทำงานของคุณอย่างเป็นธรรมชาติ ควรนำมาใช้ทีละน้อย

• เริ่มต้นจากโปรเจกต์ใหญ่หนึ่งโปรเจกต์ และแบ่งงานอย่างละเอียด ติดตามดูว่าส่งผลต่อประสิทธิภาพและระดับความเครียดของคุณอย่างไร
• ตั้งวินัยการวางแผนประจำวัน โดยเลือกงานย่อย 2-3 งานที่จะทำให้เสร็จภายในวันนั้น ซึ่งจะช่วยรักษาสมาธิและป้องกันความรู้สึกวุ่นวาย
• อย่าลืม เฉลิมฉลองชัยชนะเล็ก ๆ เมื่อทำงานย่อยเสร็จ ใช้เวลาเล็กน้อยรับรู้ถึงความก้าวหน้า ซึ่งแม้จะดูเล็กน้อย แต่ช่วงเวลาเหล่านี้ช่วยสร้างแรงจูงใจอย่างยั่งยืน

อ่านเพิ่มเติม:

เพื่อเรียนรู้วิธีแก้ไขข้อผิดพลาดก่อนที่จะเกิดขึ้นจริง อ่านเกี่ยวกับ การค้นหาจุดคับขันของกระบวนการทำงาน.

สำหรับความเข้าใจความสัมพันธ์ระหว่างดนตรีกับประสิทธิภาพการทำงาน ให้ศึกษา ผลกระทบของดนตรีต่อประสิทธิภาพการทำงาน.

สำหรับการวางแผนและติดตามโปรเจกต์อย่างมีประสิทธิภาพ อ่าน แผนภูมิแกนต์คืออะไร? คู่มือการใช้แผนภูมิแกนต์สำหรับการจัดการเวลาโปรเจกต์.

บทสรุป

ความชำนาญในการใช้ งานย่อยมาพร้อมกับประสบการณ์ เริ่มจากเล็ก ๆ ทดลองใช้วิธีต่าง ๆ และค้นหาวิธีที่เหมาะกับตัวคุณ สิ่งสำคัญคืออย่ากลัวที่จะปรับเปลี่ยนวิธีการตามประสบการณ์ที่สะสมมา

การนำงานย่อยเข้ามาในกระบวนการทำงานของคุณต้องใช้เวลาและความพยายาม แต่ผลลัพธ์คุ้มค่า คุณจะได้การควบคุมโปรเจกต์ที่มากขึ้น ลดความเครียด และที่สำคัญที่สุด คือ เริ่มบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้เป็นประจำ

แนะนำให้อ่าน

"Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity"

ระบบปฏิบัติการงานและโปรเจกต์เชิงปฏิบัติที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและลดความเครียด

ที่ Amazon

"Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World"

กลยุทธ์การโฟกัสอย่างลึกซึ้ง การลดสิ่งรบกวน และการจัดโครงสร้างงานอย่างมีประสิทธิภาพ

ที่ Amazon

"Scrum: The Art of Doing Twice the Work in Half the Time"

บทนำสู่ Scrum เน้นการแบ่งโปรเจกต์เป็นงานที่จัดการได้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพทีม

ที่ Amazon