Mwongozo wa usimamizi wa majukumu

Utangulizi

Kazi ndogo iliyojengwa vizuri ni kitengo cha kazi kinachojitegemea, chenye matokeo wazi, ambacho kinaweza kumalizwa bila kutegemea sehemu nyingine za mradi. Hii ni tofauti na kukatakata tu kazi kubwa kuwa vipande vidogo, kwa sababu ubora wa muundo wa kazi ndogo ndio unaoamua kama itarahisisha uratibu na utekelezaji au itaongeza tu makaratasi na urasimu.

Kazi ndogo ya kazi inakidhi vigezo vitatu:

• Pembejeo wazi — kinachohitajika ili kuanza,
• Mchakato uliofafanuliwa — jinsi ya kuifanya,
• Matokeo yanayopimika — kumaliza kunaonekanaje.

Ikiwa kimojawapo kati ya vipengele hivi hakipo au hakieleweki, kazi ndogo huleta mkanganyiko badala ya uwazi.

Thamani ya kazi ndogo katika kazi ya kila siku ni kwamba zinageuza malengo ya jumla kuwa hatua zinazoonekana na zinazoweza kukabidhiwa mtu. "Boresha huduma kwa wateja" inakuwa mfululizo wa hatua zinazotekelezeka: "Changanua viashiria vya sasa vya kuridhika," "Mhojiani wateja 10," "Buni utaratibu mpya wa kushughulikia malalamiko." Kuna jaribio rahisi linaloitwa "Kanuni ya pumzi moja": ikiwa huwezi kumweleza mwenzako kazi ndogo ndani ya sekunde 30 kwa uwazi kiasi kwamba anaweza kuianza papo hapo, bado inahitaji kugawanywa zaidi.

Faida za kisaikolojia

Timu zinazotumia kazi ndogo mara kwa mara huwa na hamasa kubwa zaidi na huchoka kidogo, na kuna sababu inayoeleweka nyuma ya hilo.

• Kukamilisha kazi ndogo huunda mtiririko thabiti wa ushindi mdogo. Kila unapomaliza kazi, ubongo hutoa dopamine inayokupa msukumo wa kuendelea. Hili halitokei kwa bahati. Ni mwitikio wa kemikali za neva unaotabirika kila lengo linapofikiwa, na unaweza kupangwa kwa makusudi ndani ya mtiririko wa kazi wa mradi.
• Kazi ndogo zinapunguza mzigo wa utambuzi. Unapozingatia kipande kimoja kinachobebeka badala ya kubeba kichwani upeo wote wa mradi, umakini haulemewi. Hili lina thamani kubwa hasa pale ambapo habari ni nyingi na watu hulazimika kuhama kutoka kazi moja hadi nyingine mara kwa mara.

Kubadilisha aina za kazi ndogo pia husaidia kudumisha hamasa: changanya kazi za ubunifu na za kawaida, pishanisha kazi za mtu binafsi na za pamoja, na sawazisha utafiti na utekelezaji. Kwa njia hii kazi haitumbukii katika ukiritimba unaoshusha utendaji hata katika mifumo iliyopangwa vizuri.

• Specific (Mahususi) — Kila kazi ndogo inapaswa kujibu kwa usahihi: ni nini kinachohitaji kufanywa? "Fanya kazi kwenye uwasilishaji" haitoshi. "Unda slaidi 5 zenye uchambuzi wa washindani" inaweza kutekelezwa.
• Measurable (Inayopimika) — Vigezo vya kukamilika lazima vifafanuliwe mapema. "Andika maandishi fulani" haiwezi kuthibitishwa kama imekamilika. "Andika utangulizi wa maneno 500 kwa ripoti" inaweza.
• Achievable (Inayoweza kufikiwa) — Kazi ndogo inapaswa kuwa inayoweza kukamilishwa katika kikao kimoja cha kazi, kawaida dakika 30 hadi masaa 2. Kazi zinazoenda zaidi ya kipindi hiki kawaida hufaidika kwa kuvunja zaidi.
• Relevant (Inayohusiana) — Kila kazi ndogo inapaswa kuwa na mchango wazi, unaoweza kufuatiliwa kwa lengo la jumla la mradi.
• Time-bound (Iliyopangwa kwa wakati) — Tarehe za mwisho halisi huzuia kuteremka na kudumisha kasi ambayo miundo ya kazi ndogo imeundwa kuunda.

Mtazamo wa kimkakati

Kuna njia tatu za mgawanyiko, zinazoweza kutumika moja moja au kwa pamoja, na kwa pamoja zinatosha kwa aina nyingi za miradi tata:

1. Mgawanyiko wa kikazi — Tambua kazi za msingi ambazo mfumo au mradi unapaswa kutekeleza, kisha geuza kila moja kuwa kazi ndogo inayojitegemea.
2. Mgawanyiko wa msingi wa wakati — Gawanya mradi katika hatua zinazofuatana (utafiti, kupanga, utekelezaji, majaribio, uzinduzi), kila moja ikiwa na kazi zake ndogo.
3. Mgawanyiko wa msingi wa rasilimali — Panga kazi kulingana na aina ya rasilimali inayohitajika: kazi za mbunifu, vipengele vya msanidi programu, majukumu ya muuzaji. Njia hii inafaa hasa kwa timu zinazochanganya fani mbalimbali, ambapo mipaka ya majukumu lazima iwe wazi.

Mbinu hizi zinakamilishana. Ukianza na hatua za wakati, kisha ukagawa kila hatua kwa kazi zake, na mwisho ukapanga kwa rasilimali, unapata matriki ya kazi ya pande tatu inayoonyesha picha nzima ya mradi.

Vifaa vya biashara

Chombo cha usimamizi wa kazi unachochagua ndicho kinachoamua kama mfumo wa kazi ndogo utakua pamoja na mradi au utageuka mzigo wa kuutunza. Uwezo mkuu wa kuangalia ni huu:

• Uongozi wa ngazi nyingi — kazi ndani ya kazi, hadi kina ambacho mradi unahitaji
• Utegemezi wa kazi — kiungo wazi kati ya kazi ambazo haziwezi kuanza hadi zilizotangulia zikamilike
• Ratiba na mpangilio — picha ya mfuatano wa kazi na tarehe za mwisho
• Ufuatiliaji wa maendeleo — kuona papo hapo hali ya kukamilika katika mti mzima wa kazi
• Ujumuishaji na vifaa vingine vya kazi — kuunganishwa na zana ambazo timu tayari inazitumia

Taskee inatoa yote haya katika jukwaa moja lililoundwa kwa timu zilizotawanyika na timu zinazofanya kazi ofisini.

Vikwazo vya kawaida

• Maelezo ya kupita kiasi. Kugawa "tuma barua pepe" kuwa kazi ndogo kama "fungua programu ya barua pepe," "bofya andaa," na "weka anwani ya mpokeaji" hugeuza mfumo wenye manufaa kuwa urasimu. Kiwango cha undani kinapaswa kulingana na ugumu wa kazi; vitendo vya kawaida havihitaji kuandikwa hatua kwa hatua.
• Ukosefu wa muktadha. Kazi ndogo zinazosimama peke yake, bila uhusiano unaoonekana na lengo kubwa, hupoteza nguvu ya kuhamasisha na thamani ya uratibu. Kila kazi ndogo inapaswa kuonyesha wazi ni lengo gani inalosaidia.
• Kupuuza utegemezi. Kazi ndogo ambazo haziwezi kuanza hadi zilizotangulia zikamilike lazima zionyeshwe kwenye ramani kabla utekelezaji haujaanza. Kutozingatia viungo hivi wakati wa kupanga ndiyo sababu kuu ya kukwama na ratiba kuteleza.
• Mpango thabiti. Orodha ya kazi ndogo inapaswa kuchukuliwa kama chombo hai kinachobadilika, si kitu kilichogandishwa. Wakati wa utekelezaji habari mpya hujitokeza mara kwa mara, na muundo wa kazi unahitaji kurekebishwa.
• Ukamilifu katika kupanga. Muda mwingi unaotumika kubuni muundo kamili wa kazi ndogo huchelewesha utekelezaji. Muundo wa kawaida unaoanzisha kazi ni bora kuliko muundo kamili usioanzisha chochote.
• Kupuuza kipengele cha kibinadamu. Nafasi ya akiba kwa uchovu, ugonjwa na likizo zisizotarajiwa si nyongeza ya hiari; ni sharti la mpango mzuri. Mpango unaodhani kwamba kila mtu yupo kwa kiwango kilekile wakati wote hutoa matokeo duni mara kwa mara.
• Ukosefu wa kunyumbulika. Mpango wa kazi unapochukuliwa kama ahadi isiyobadilika badala ya chombo cha kazi, unakwamisha kazi badala ya kuisaidia. Mpango unahudumia lengo; wenyewe si lengo.

Usimamizi wa utegemezi

Kazi ndogo mara chache husimama peke yake. Kwa kawaida huunda mtandao wa utegemezi ambamo baadhi zinaweza kufanyika sambamba huku nyingine zikihitaji kufuata mpangilio mkali. Kuweka wazi mahusiano haya kabla ya utekelezaji kuanza ni mojawapo ya kazi za kupanga zenye thamani kubwa zaidi.

Kuchora ramani ya utegemezi mwanzoni, iwe mchoro wa mkono au mchoro rasmi, huweka hadharani mahusiano kati ya kazi na kuonyesha njia muhimu: mfuatano wa kazi zinazotegemeana unaoamua muda mfupi zaidi wa mradi. Mabadiliko yoyote kwa kazi iliyo kwenye njia muhimu yanagusa moja kwa moja tarehe ya kukamilika kwa mradi; mabadiliko kwa kazi zilizo nje yake yanaathiri tu kazi zinazofuata zinazozitegemea.

Weka jicho la pekee kwa kazi ndogo zinazoweza kuwa kizuizi, yaani zile ambazo zikichelewa, kazi nyingine kadhaa haziwezi kuanza. Kazi hizi zinastahili kipaumbele cha juu na, inapowezekana, rasilimali za ziada zilizotengwa mapema badala ya kusubiri tatizo litokee.

Kuweka kazi za akiba ndani ya mpango huupa mradi uimara pale kazi ndogo za kipaumbele cha juu zinapotegemea pembejeo za nje, kama maoni ya mteja. Ukiwa na kazi mbadala zilizopangwa ambazo timu inaweza kuendelea nazo wakati wa kusubiri, kasi haipotei na muda wa kukaa bure haulimbikizani kama ambavyo ungelimbikizana bila maandalizi haya. Maelezo zaidi: Usimamizi wa Mradi, Kazi za Uongozaji Timu.

Kuunganisha kazi ndogo

Kazi ndogo huingia vizuri zaidi katika kazi za kila siku zikianzishwa hatua kwa hatua, badala ya kulazimishwa kwa miradi yote kwa mara moja.

Anza na mradi mmoja mkubwa na uugawe kikamilifu. Mradi huo unakuwa mazingira yaliyodhibitiwa ya kujaribu mbinu na kuona inavyoathiri umakini, ubora wa utekelezaji na kiwango cha msongo. Mara nyingi matokeo yanatosha kuwashawishi watu kupanua mazoea haya kabla hata mtu hajaagiza hivyo.

Kupanga kila siku kwa kuchagua kazi ndogo 2-3 kama kitovu kikuu cha siku huleta maendeleo ya kudumu bila mzigo wa kubeba kichwani upeo wote wa mradi kwa wakati mmoja. Tabia hii inashughulikia moja kwa moja hisia ya kuzidiwa, ambayo mara nyingi hutangulia kukwepa kazi na kuahirisha.

Kutambua kila kazi ndogo iliyokamilika, kwa ufupi lakini kwa uwazi, hutia nguvu hisia ya maendeleo inayodumisha hamasa katika miradi mirefu. Ukilinganisha na muda mdogo unaotumika, nyakati hizi ndogo za kutambua mafanikio zina faida kubwa.

Makala zinazohusiana:

Kutambua na kushughulikia vikwazo vya mtiririko wa kazi kabla ya kuwa muhimu, soma Kutambua na kushughulikia vikwazo vya mtiririko wa kazi.

Kuelewa jinsi muziki unavyoathiri umakini na mkusanyiko wakati wa kazi iliyopangwa, soma Athari ya muziki juu ya tija: maarifa kutoka kwa sayansi.

Kwa mwonekano bora wa ratiba ya mradi, soma Chati ya Gantt ni nini? Mwongozo wa kuonyesha na kusimamia ratiba za miradi.

Hitimisho

Kusimamia kazi ndogo vizuri ni ujuzi unaojengwa kwa mazoezi: kutumia, kurudia, na kuwa tayari kurekebisha mbinu kadiri uzoefu wa miradi unavyoongezeka. Juhudi zinazohitajika, yaani kujifunza mbinu za mgawanyiko, kuchora ramani ya utegemezi na kujenga tabia ya kukagua, hulipa kwa udhibiti bora wa mradi, msongo mdogo na malengo yanayofikiwa kwa uthabiti zaidi. Unaweza kuanza kidogo; muhimu ni kwamba kila kitengo cha kazi kiwe wazi zaidi na rahisi zaidi kutekeleza.