Hướng dẫn quản lý công việc

Giới thiệu

Một nhiệm vụ phụ được xây dựng tốt là một đơn vị công việc độc lập, có kết quả rõ ràng và có thể hoàn thành mà không phụ thuộc vào các phần khác của dự án. Chuyện này khác với việc chỉ băm nhỏ một nhiệm vụ lớn, vì chính chất lượng cấu trúc của nhiệm vụ phụ quyết định nó thực sự giúp phối hợp và triển khai tốt hơn hay chỉ đẻ thêm thủ tục hành chính.

Một nhiệm vụ phụ chức năng đáp ứng ba tiêu chí:

• Đầu vào rõ ràng — cần gì để bắt đầu,
• Quy trình được xác định — làm thế nào,
• Kết quả đo lường được — thế nào thì coi là xong.

Chỉ cần thiếu hoặc mơ hồ một trong ba yếu tố này, nhiệm vụ phụ sẽ gây thêm rối thay vì làm mọi thứ sáng tỏ.

Giá trị thực tế của nhiệm vụ phụ nằm ở chỗ chúng biến mục tiêu chung chung thành những hành động cụ thể, có thể giao cho người khác. "Cải thiện dịch vụ khách hàng" khi đó trở thành một chuỗi việc làm được: "Phân tích các chỉ số hài lòng hiện tại," "Phỏng vấn 10 khách hàng," "Thiết kế quy trình xử lý khiếu nại mới." Có một phép thử đơn giản gọi là "Quy tắc một hơi thở": nếu trong 30 giây bạn không giải thích được nhiệm vụ phụ cho đồng đội đủ rõ để họ bắt tay vào làm ngay, thì nó vẫn cần chia nhỏ thêm.

Lợi ích tâm lý

Những nhóm áp dụng cách làm với nhiệm vụ phụ một cách đều đặn thường giữ được động lực cao hơn và ít kiệt sức hơn, và điều đó có cơ chế rõ ràng phía sau.

• Hoàn thành các nhiệm vụ phụ tạo ra một dòng chảy nhất quán của những chiến thắng nhỏ. Mỗi lần xong việc, não giải phóng dopamine và khiến ta muốn làm tiếp. Đây không phải chuyện ngẫu nhiên mà là phản ứng thần kinh hóa học có thể đoán trước khi đạt được mục tiêu, và hoàn toàn có thể cài sẵn vào quy trình làm việc của dự án.
• Các nhiệm vụ phụ giảm tải nhận thức. Khi chỉ tập trung vào một phần vừa sức thay vì ôm cả phạm vi dự án trong đầu, sự chú ý bớt căng thẳng hẳn, nhất là ở những môi trường nhiều thông tin, nơi người ta phải chuyển qua lại giữa các việc liên tục.

Thay đổi loại nhiệm vụ phụ cũng giúp giữ động lực: xen việc sáng tạo với việc thường ngày, việc làm một mình với việc làm chung, cân bằng giữa tìm hiểu và bắt tay thực hiện. Nhờ vậy công việc không rơi vào sự đơn điệu vốn làm hiệu suất đi xuống ngay cả trong những hệ thống được tổ chức tốt.

• Specific (Cụ thể) — Mỗi nhiệm vụ phụ nên trả lời chính xác: cần phải làm gì? "Làm việc với bài thuyết trình" là không đủ. "Tạo 5 slide với phân tích đối thủ cạnh tranh" là có thể thực hiện được.
• Measurable (Đo lường được) — Các tiêu chí hoàn thành phải được xác định trước. "Viết một số văn bản" không thể được xác minh là hoàn thành. "Viết phần giới thiệu 500 từ cho báo cáo" có thể.
• Achievable (Có thể đạt được) — Nhiệm vụ phụ nên có thể hoàn thành trong một phiên làm việc duy nhất, thường là từ 30 phút đến 2 giờ. Các nhiệm vụ vượt ra ngoài phạm vi này thường được hưởng lợi từ việc phân tích thêm.
• Relevant (Liên quan) — Mỗi nhiệm vụ phụ nên có một đóng góp rõ ràng, có thể truy nguyên cho mục tiêu tổng thể của dự án.
• Time-bound (Có thời hạn) — Các thời hạn thực tế ngăn chặn sự trôi dạt và duy trì động lực mà các cấu trúc nhiệm vụ phụ được thiết kế để tạo ra.

Một cách tiếp cận chiến lược

Có ba phương pháp phân tích, dùng riêng hay kết hợp đều được, đủ để bao quát hầu hết các kiểu dự án phức tạp:

1. Phân tích chức năng — Xác định các chức năng cốt lõi mà hệ thống hoặc dự án phải thực hiện và biến mỗi chức năng thành một nhiệm vụ phụ độc lập.
2. Phân tích dựa trên thời gian — Chia dự án thành các giai đoạn nối tiếp nhau (nghiên cứu, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm thử, ra mắt), mỗi giai đoạn có bộ nhiệm vụ phụ riêng.
3. Phân tích dựa trên tài nguyên — Sắp xếp nhiệm vụ theo loại nguồn lực cần dùng: phần việc của nhà thiết kế, sản phẩm bàn giao của lập trình viên, trách nhiệm của người làm marketing. Cách này đặc biệt hợp với các nhóm đa chức năng, nơi ranh giới vai trò cần được vạch rõ.

Ba cách này bổ sung cho nhau. Nếu bắt đầu bằng các giai đoạn theo thời gian, rồi chia từng giai đoạn theo chức năng và cuối cùng sắp xếp theo tài nguyên, bạn sẽ có một ma trận nhiệm vụ ba chiều cho thấy toàn cảnh dự án.

Công cụ của nghề

Chọn đúng công cụ quản lý nhiệm vụ quyết định việc hệ thống nhiệm vụ phụ lớn lên cùng dự án hay trở thành gánh nặng phải bảo trì. Những khả năng chính cần xem xét gồm:

• Hệ thống phân cấp đa cấp — cho phép lồng nhiệm vụ trong nhiệm vụ sâu đến mức dự án cần
• Phụ thuộc nhiệm vụ — liên kết rõ những nhiệm vụ chỉ bắt đầu được khi việc trước đó đã xong
• Dòng thời gian và lập lịch — thể hiện trực quan trình tự nhiệm vụ và thời hạn
• Theo dõi tiến độ — thấy ngay trạng thái hoàn thành trên toàn bộ cây nhiệm vụ
• Tích hợp với các công cụ làm việc khác — kết nối với bộ công cụ mà nhóm đang dùng

Taskee có đủ những khả năng trên trong một nền tảng duy nhất, dành cho cả nhóm làm việc phân tán lẫn nhóm ngồi chung văn phòng.

Cạm bẫy phổ biến

• Quá chi tiết. Chia việc "gửi email" thành những nhiệm vụ phụ như "mở ứng dụng email," "nhấn soạn thư," và "nhập địa chỉ người nhận" sẽ biến một hệ thống hữu ích thành thủ tục rườm rà. Độ chi tiết nên tương xứng với độ phức tạp của công việc, đừng biến các thao tác quen thuộc thành quy trình từng bước.
• Thiếu ngữ cảnh. Nhiệm vụ phụ đứng tách biệt, không thấy liên hệ gì với mục tiêu lớn hơn, sẽ mất cả tác dụng tạo động lực lẫn phối hợp. Mỗi nhiệm vụ phụ cần truy ngược được về mục tiêu mà nó phục vụ.
• Bỏ qua các phụ thuộc. Những nhiệm vụ phụ chỉ bắt đầu được khi việc trước đó đã xong phải được vạch ra trước khi triển khai. Không tính đến các liên kết này lúc lập kế hoạch là nguyên nhân chính gây tắc nghẽn và trễ lịch.
• Lập kế hoạch tĩnh. Danh sách nhiệm vụ phụ nên được xem như một công cụ sống, luôn được cập nhật. Trong lúc triển khai thường xuyên xuất hiện thông tin mới, và cấu trúc nhiệm vụ cần được chỉnh theo.
• Chủ nghĩa hoàn hảo trong lập kế hoạch. Mất quá nhiều thời gian thiết kế một cấu trúc nhiệm vụ phụ lý tưởng chỉ làm chậm việc triển khai. Một cấu trúc dùng được và giúp công việc khởi động vẫn tốt hơn một cấu trúc hoàn hảo nằm yên trên giấy.
• Bỏ qua yếu tố con người. Khoảng dự phòng cho mệt mỏi, ốm đau và những ngày nghỉ đột xuất là yêu cầu bắt buộc của một kế hoạch tốt, chứ chẳng phải phần thêm cho có. Kế hoạch mặc định rằng lúc nào mọi người cũng sẵn sàng như nhau thì luôn cho kết quả kém hơn.
• Không linh hoạt. Khi kế hoạch nhiệm vụ bị coi là cam kết cứng nhắc thay vì công cụ làm việc, nó cản trở thay vì hỗ trợ. Kế hoạch phục vụ mục tiêu; bản thân nó không phải là mục tiêu.

Quản lý phụ thuộc

Nhiệm vụ phụ hiếm khi tồn tại riêng lẻ. Thường thì chúng tạo thành một mạng lưới phụ thuộc, trong đó có việc chạy song song được, có việc phải làm đúng thứ tự. Làm rõ các mối quan hệ này trước khi bắt tay vào thực hiện là một trong những việc lập kế hoạch đáng công nhất.

Vẽ bản đồ phụ thuộc ngay từ đầu, dù chỉ là bản phác tay hay một sơ đồ bài bản, giúp đưa các mối liên hệ giữa nhiệm vụ ra trước mắt và xác định đường găng, tức chuỗi nhiệm vụ nối tiếp quyết định thời gian tối thiểu của dự án. Bất kỳ thay đổi nào ở nhiệm vụ nằm trên đường găng đều ảnh hưởng thẳng đến ngày hoàn thành dự án; còn thay đổi ở nhiệm vụ ngoài đường găng chỉ tác động tới những việc phía sau phụ thuộc vào nó.

Cần đặc biệt để ý những nhiệm vụ phụ gây nghẽn, tức những việc mà chỉ cần trễ là nhiều việc khác không thể bắt đầu. Chúng đáng được ưu tiên cao và, khi có thể, nên được cấp thêm nguồn lực từ trước thay vì đợi có chuyện mới xoay xở.

Đưa các nhiệm vụ dự phòng vào kế hoạch giúp dự án chịu được va đập khi những nhiệm vụ phụ quan trọng phải chờ đầu vào từ bên ngoài, chẳng hạn phản hồi của khách hàng. Nếu đã xác định sẵn những việc thay thế để nhóm làm trong lúc chờ, dự án vẫn giữ được nhịp và không tích tụ thời gian chết như khi thiếu sự chuẩn bị này. Tìm hiểu thêm: Quản lý dự án, Nhiệm vụ.

Tích hợp các nhiệm vụ phụ

Đưa cách làm với nhiệm vụ phụ vào công việc hằng ngày sẽ hiệu quả nhất khi làm dần dần, thay vì áp cho tất cả dự án cùng một lúc.

Hãy bắt đầu với một dự án lớn và chia nhỏ nó thật kỹ. Đó là môi trường có kiểm soát để thử phương pháp và quan sát tác động của nó lên khả năng tập trung, chất lượng thực hiện và mức độ căng thẳng. Thường thì kết quả đã đủ thuyết phục để mọi người tự mở rộng cách làm này trước khi có ai yêu cầu.

Mỗi ngày chọn 2-3 nhiệm vụ phụ làm trọng tâm chính là một thói quen lập kế hoạch giúp công việc tiến lên đều đặn mà không phải cùng lúc gánh cả phạm vi dự án trong đầu. Thói quen này xử lý trực tiếp cảm giác quá tải, thứ thường dẫn đến né tránh và trì hoãn.

Ghi nhận mỗi nhiệm vụ phụ đã xong, ngắn thôi nhưng rõ ràng, sẽ củng cố cảm giác tiến triển và giữ động lực suốt những dự án kéo dài. So với chút thời gian bỏ ra, những khoảnh khắc ghi nhận nhỏ này mang lại tác dụng lớn hơn nhiều.

Bài viết liên quan:

Để xác định và giải quyết các điểm nghẽn quy trình làm việc trước khi chúng trở nên nghiêm trọng, hãy đọc Xác định và giải quyết các điểm nghẽn quy trình làm việc.

Để hiểu cách âm nhạc ảnh hưởng đến sự tập trung và sự chú ý trong công việc có cấu trúc, hãy đọc Tác động của âm nhạc đến năng suất: hiểu biết từ khoa học.

Để có khả năng hiển thị dòng thời gian dự án tốt hơn, hãy đọc Biểu đồ Gantt là gì? Hướng dẫn hình dung và quản lý dòng thời gian dự án.

Kết luận

Quản lý nhiệm vụ phụ tốt là một kỹ năng hình thành qua thực hành: áp dụng, lặp lại và sẵn lòng điều chỉnh cách làm khi kinh nghiệm dự án dày lên. Công sức bỏ ra để học các phương pháp phân tích, vẽ bản đồ phụ thuộc và tạo thói quen rà soát sẽ được đền đáp bằng khả năng kiểm soát dự án tốt hơn, ít căng thẳng hơn và đạt mục tiêu đều đặn hơn. Có thể bắt đầu từ quy mô nhỏ; điều quan trọng là mỗi đơn vị công việc ngày càng rõ ràng và dễ thực hiện hơn.