Tapşırıqların idarə edilməsi bələdçisi

Giriş

Yaxşı qurulmuş alt tapşırıq nəticəsi aydın olan və layihənin qalan hissələrini gözləmədən bitirilə bilən müstəqil iş vahididir. Böyük tapşırığı sadəcə hissələrə doğramaq hələ bu demək deyil. Alt tapşırığın nə dərəcədə düzgün qurulması onun koordinasiyanı və icranı həqiqətən yaxşılaşdıracağını, yoxsa yalnız əlavə bürokratiya yaradacağını müəyyən edir.

Funksional alt tapşırıq üç meyara cavab verir:

• Aydın giriş: başlamaq üçün nə lazımdır,
• Müəyyən edilmiş proses: iş necə görüləcək,
• Ölçülə bilən nəticə: iş bitəndə nə alınmalıdır.

Bunlardan biri yoxdursa və ya bulanıqdırsa, alt tapşırıq aydınlıq gətirmək əvəzinə çaşqınlıq yaradır.

Alt tapşırıqların praktik dəyəri ondadır ki, mücərrəd məqsədləri kiməsə tapşırıla bilən konkret işlərə çevirir. "Müştəri xidmətini yaxşılaşdırmaq" belə bir ardıcıllığa çevrilir: "Cari məmnuniyyət göstəricilərini təhlil etmək," "10 müştəri ilə müsahibə aparmaq," "Şikayətlərə baxılması üçün yeni qayda hazırlamaq." "Bir nəfəs qaydası" yaxşı yoxlamadır. Əgər alt tapşırığı 30 saniyəyə elə izah edə bilmirsinizsə ki, həmkarınız dərhal işə başlaya bilsin, onu daha da bölmək lazımdır.

Psixoloji faydalar

Alt tapşırıqlarla ardıcıl işləyən komandalar adətən motivasiyanı daha uzun qoruyur və daha az tükənir. Bunun arxasında aydın mexanizm var.

• Alt tapşırıqları tamamlamaq kiçik qələbələrin ardıcıl axınını yaradır. Hər bitən iş dopamin ifrazına səbəb olur və bu, işə davam etmək həvəsini gücləndirir. Burada təsadüf yoxdur. Beyin məqsədə çatmağa həmişə eyni cür reaksiya verir və bunu layihənin iş axınına qəsdən daxil etmək olar.
• Alt tapşırıqlar koqnitiv yükü azaldır. Bütün layihəni başda saxlamaq əvəzinə eyni anda bir idarəolunan hissəyə fokuslanmaq diqqəti yormur. Bu, xüsusən məlumatın çox olduğu və bir işdən digərinə tez-tez keçmək lazım gələn mühitdə işə yarayır.

Alt tapşırıqların növünü dəyişmək də motivasiyanı saxlayır. Yaradıcı işi rutinlə qarışdırmaq, fərdi və birgə tapşırıqları növbələmək, araşdırma ilə icranı tarazlamaq monotonluğun qarşısını alır. Monotonluq isə ən yaxşı qurulmuş sistemdə belə nəticəni pisləşdirir.

• Specific (Konkret) — Hər alt tapşırıq dəqiq cavab verməlidir: nə edilməlidir? "Təqdimat üzərində işləmək" kifayət deyil. "Rəqib təhlili ilə 5 slayd yaratmaq" icra oluna biləndir.
• Measurable (Ölçülə bilən) — Tamamlanma meyarları əvvəlcədən müəyyən edilməlidir. "Bəzi mətn yazmaq" tamamlanmış kimi yoxlanıla bilməz. "Hesabat üçün 500 sözlük giriş yazmaq" yoxlanıla bilər.
• Achievable (Əldə oluna bilən) — Alt tapşırıq tək bir iş seansında, adətən 30 dəqiqədən 2 saatadək tamamlanabilməlidir. Bu diapazondan kənara çıxan tapşırıqlar adətən daha çox tərkibinə ayırmadan faydalanır.
• Relevant (Aktual) — Hər alt tapşırığın ümumi layihə məqsədinə aydın, izlənə bilən töhfəsi olmalıdır.
• Time-bound (Vaxt məhdudlaşdırılmış) — Real son tarixlər sürüşməni qarşısını alır və alt tapşırıq strukturlarının yaratmaq üçün hazırlandığı impulsı qoruyub saxlayır.

Strateji yanaşma

Tərkibinə ayırmanın üç üsulu var. Onları ayrılıqda da, birlikdə də işlətmək olar və mürəkkəb layihələrin çoxu bu üsullarla əhatə olunur:

1. Funksional tərkibinə ayırma: Sistemin və ya layihənin yerinə yetirməli olduğu əsas funksiyaları müəyyənləşdirin və hər birini ayrıca alt tapşırığa çevirin.
2. Vaxt əsaslı tərkibinə ayırma: Layihəni ardıcıl mərhələlərə bölün (araşdırma, planlaşdırma, icra, sınaq, işə salma), hər mərhələnin öz alt tapşırıqları olsun.
3. Resurs əsaslı tərkibinə ayırma: Tapşırıqları hansı resurs tələb etdiyinə görə qruplaşdırın: dizaynerin işi, tərtibatçının təhvil verəcəkləri, marketinqin öhdəlikləri. Bu üsul rolların sərhədi dəqiq olmalı olan çoxfunksiyalı komandalarda xüsusilə yaxşı işləyir.

Bu yanaşmalar bir-birini tamamlayır. Əvvəlcə layihəni vaxta görə mərhələlərə bölün, sonra hər mərhələni funksiyalara ayırın, axırda resurslara görə qruplaşdırın. Nəticədə üçölçülü tapşırıq matrisi alınır və bütün layihə göz önündə olur.

İş alətləri

Alt tapşırıq sisteminin layihə ilə birlikdə böyüyəcəyi, yoxsa ona qulluq etmək özü ayrıca yükə çevriləcəyi seçdiyiniz alətdən asılıdır. Aşağıdakı imkanlara baxın:

• Çoxsəviyyəli iyerarxiyalar: tapşırığın içində tapşırıq, layihənin tələb etdiyi dərinliyə qədər
• Tapşırıq asılılıqları: əvvəlki iş bitməyənə qədər başlaya bilməyən tapşırıqların açıq bağlantısı
• Zaman cədvəli və planlaşdırma: tapşırıqların ardıcıllığı və son tarixlər vizual şəkildə
• Tərəqqi izləməsi: bütün iyerarxiya üzrə hansı işin nə vəziyyətdə olduğunu real vaxtda görmək
• Digər iş alətləri ilə inteqrasiya: komandanın artıq istifadə etdiyi başqa alətlərlə əlaqə

Taskee bunların hamısını paylanmış və ofis komandaları üçün hazırlanmış bir platformada birləşdirir.

Ümumi tələlər

• Həddindən artıq detallaşdırma. "E-poçt göndərmək" işini "e-poçt proqramını açmaq," "yazmaq düyməsini basmaq" və "alıcının ünvanını daxil etmək" kimi alt tapşırıqlara bölmək faydalı sistemi bürokratiyaya çevirir. Bölmənin dərinliyi işin nə qədər düşüncə tələb etdiyinə uyğun olmalıdır. Rutin iş üçün addım-addım təlimat yazmağa ehtiyac yoxdur.
• Konteksti olmayan. Böyük məqsədlə əlaqəsi görünməyən, havadan asılı qalmış alt tapşırıqlar nə motivasiya verir, nə də koordinasiyaya kömək edir. Hər alt tapşırıqdan onun hansı məqsədə xidmət etdiyini görmək mümkün olmalıdır.
• Asılılıqları nəzərə almamaq. Əvvəlki iş bitmədən başlaya bilməyən alt tapşırıqlar icra başlamazdan əvvəl xəritəyə salınmalıdır. Planlaşdırmada bu əlaqələri unutmaq darboğazların və qrafikin sürüşməsinin əsas səbəbidir.
• Statik planlaşdırma. Alt tapşırıq siyahısı bir dəfə yazılıb rəfə qoyulan sənəd sayılmamalıdır, onunla daim işləmək lazımdır. İş gedəndə tapşırıqların strukturunu dəyişməyi tələb edən yeni məlumatlar mütəmadi ortaya çıxır.
• Planlaşdırmada perfeksionizm. İdeal alt tapşırıq strukturunu qurmağa həddən artıq vaxt sərf etmək işi ləngidir. İşi yola salan sadə struktur heç vaxt başlamayan mükəmməl strukturdan yaxşıdır.
• İnsan amilini nəzərə almamaq. Yorğunluq, xəstəlik və gözlənilməz məzuniyyət üçün real ehtiyat yaxşı planın könüllü əlavəsi sayılmamalıdır, bu, onun məcburi şərtidir. Hamının həmişə yerində olacağını fərz edən plan hər dəfə gözləntidən geri qalır.
• Çevikliyin olmaması. Tapşırıq planı iş aləti olmaqdan çıxıb dəyişməz öhdəliyə çevriləndə işə kömək etmək əvəzinə mane olur. Plan məqsədə xidmət edir, özü məqsəd olmur.

Asılılıq idarəetməsi

Alt tapşırıqlar nadir hallarda bir-birindən ayrı mövcud olur. Adətən onlar asılılıq şəbəkəsi yaradır: bəziləri paralel gedə bilir, bəziləri isə yalnız ciddi ardıcıllıqla. Bu əlaqələri iş başlamamış üzə çıxarmaq planlaşdırmada görülə biləcək ən faydalı işlərdən biridir.

Başlanğıcda asılılıq xəritəsi çəkin. Əllə cızılmış eskiz də olar, strukturlu diaqram da. Xəritə tapşırıqlar arasındakı əlaqələri kağıza köçürür və kritik yolu göstərir: layihənin ən qısa müddətini müəyyən edən asılı tapşırıqlar zənciri. Kritik yoldakı istənilən tapşırıqda dəyişiklik layihənin bitmə tarixinə birbaşa təsir edir. Kritik yoldan kənardakı tapşırıqlarda dəyişiklik isə yalnız onlardan asılı olan sonrakı işlərə təsir göstərir.

Darboğaz alt tapşırıqlarına xüsusi diqqət yetirin. Bunlar gecikəndə bir neçə başqa tapşırığın başlamasını saxlayan işlərdir. Onlara daha yüksək prioritet verilməli, imkan varsa, əlavə resurs da problem yarananda yox, əvvəlcədən ayrılmalıdır.

Vacib alt tapşırıqlar müştəri rəyi kimi kənar girişdən asılıdırsa, plana ehtiyat tapşırıqlar qoymaq işi sığortalayır. Gecikmə olanda komandanın keçə biləcəyi hazır alternativ işlər tempi qoruyur. Belə hazırlıq olmasa, boş dayanma vaxtı yığılır. Ətraflı məlumat: Layihə idarəçiliyi, Tapşırıqlar.

Alt tapşırıqları inteqrasiya

Alt tapşırıq üsulunu gündəlik işə bir anda bütün layihələrdə yox, tədricən tətbiq etmək daha yaxşı nəticə verir.

Bir böyük layihə götürüb onu tam şəkildə hissələrə ayırın. Bu, yanaşmanı sınamaq və onun fokusa, icranın keyfiyyətinə və stress səviyyəsinə təsirini izləmək üçün nəzarətli mühit yaradır. Adətən nəticələr üsulu qalan işlərə də yaymağa kifayət qədər əsas verir, heç bir təlimata ehtiyac qalmır.

Hər gün 2-3 alt tapşırığı günün əsas işi kimi seçmək vərdişi bütün layihəni eyni anda başda saxlamadan davamlı irəliləməyə imkan verir. Bu vərdiş çox vaxt işdən qaçmağın və təxirə salmağın səbəbi olan "hər şey başıma töküldü" hissini birbaşa aradan qaldırır.

Bitən alt tapşırıqları qısa da olsa, açıq şəkildə qeyd etmək uzun layihədə motivasiyanı saxlayan irəliləyiş hissini gücləndirir. Bu kiçik təqdir anları apardıqları vaxtla müqayisədə çox böyük fayda verir.

Əlaqəli məqalələr:

İş axınındakı darboğazları kritik həddə çatmamış tapıb aradan qaldırmaq üçün İş axını darboğazlarının müəyyənləşdirilməsi və həlli oxuyun.

Strukturlu iş zamanı musiqinin fokusa və diqqətin cəmlənməsinə necə təsir etdiyini anlamaq üçün Musiqinin məhsuldarlığa təsiri: elmdən fikirlər oxuyun.

Layihənin zaman cədvəlini daha aydın görmək üçün Gantt qrafiki nədir? Layihə zaman cədvəllərinin vizuallaşdırılması və idarə edilməsinə bələdçi oxuyun.

Nəticə

Alt tapşırıqları yaxşı idarə etmək təcrübə ilə gələn bacarıqdır: tətbiq edirsiniz, təkrarlayırsınız və layihə təcrübəsi artdıqca yanaşmanı düzəldirsiniz. Tərkibinə ayırma üsullarını öyrənmək, asılılıqları xəritəyə salmaq və mütəmadi baxış vərdişi qurmaq üçün sərf olunan zəhmət özünü doğruldur. Layihə üzərində nəzarət artır, stress azalır, məqsədlərə daha ardıcıl çatılır. Kiçik başlamaq olar. Əsas odur ki, hər iş vahidi getdikcə daha aydın və icra oluna bilən olsun.