วิธีทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพกับทีมระยะไกล: เครื่องมือและเคล็ดลับ

2 เวลาที่ใช้ในการอ่าน

105 การดู

24 กุมภาพันธ์, 2025

เราทุกคนเห็นว่า บริษัทต่างๆ กำลังเปลี่ยนไปทำงานทางไกลมากขึ้นเรื่อยๆ แต่ไม่ได้หมายความว่าพนักงานจะมีการติดต่อกันน้อยลงในรูปแบบการทำงานนี้ การสื่อสารที่ถูกสร้างขึ้นอย่างเหมาะสมระหว่างพนักงานเป็นปัจจัยสำคัญที่ทำให้บริษัทประสบความสำเร็จ

ข้อคิดสำคัญ

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในทีมทางไกล เพิ่มประสิทธิภาพ ขึ้น 35%

การใช้เครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันทางออนไลน์ที่ถูกต้อง ช่วยเพิ่มอัตราการทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ ขึ้น 45%

การใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการทำงานทางไกลอย่างมีโครงสร้าง ช่วยลดความเข้าใจผิด ลง40%

กลยุทธ์การสื่อสารที่ประสบความสำเร็จ

เมื่อมองแวบแรก อาจดูเหมือนว่าการสร้างความสัมพันธ์ที่ไว้วางใจในทีมเป็นเรื่องที่ง่ายดาย แต่จริงๆ แล้วมันไม่ง่ายเลย! การสื่อสารที่ชัดเจนคือกุญแจสู่การทำงานร่วมกันของทีมที่ประสบความสำเร็จ สิ่งสำคัญคือการเข้าใจว่าเราควรใช้ช่องทางใดในการสื่อสารนี้

Video calls

Chat apps

เครื่องมือการสื่อสาร

แล้วเราจะเลือกเครื่องมือการสื่อสารที่เหมาะสมเพื่อให้มีผลกระทบสูงสุดได้อย่างไร? มันง่ายมาก: คุณต้องคำนึงถึงความต้องการทั้งหมดของพนักงานของคุณ มันอาจจะฟังดูไม่ง่าย แต่มันจะทำให้ทุกอย่างง่ายขึ้นหากเราได้ให้เครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันทางออนไลน์ดังนี้:

การบริหารโครงการที่มีประสิทธิภาพ:

การมอบหมาย งานอย่างชัดเจนและเข้าใจง่าย เป็นสิ่งสำคัญ พนักงานต้องทำตามกำหนดเวลาใช่ไหม? ช่วยทีมของคุณในการบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยการจัดตารางเวลา มันจะช่วยให้พวกเขา (และคุณทุกคน) มีประสิทธิภาพมากขึ้น
การตรวจสอบความคืบหน้า จะให้โอกาสในการติดตามการดำเนินการตามแผน และที่สำคัญคือตรวจสอบมัน
อย่าปล่อยให้พนักงานทำงานหนักเกินไป การจัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ จะเพิ่มประสิทธิภาพทั้งในระดับบุคคลและทีมโดยรวม
การจัดลำดับความสำคัญของงาน ด้วยวิธีนี้คุณจะสามารถบอกพนักงานได้ว่างานใดควรทำทันที และงานใดที่สามารถรอได้

การสื่อสาร:

อะไรคือสิ่งที่สำคัญที่สุดในการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ? แน่นอนว่าเป็นความไว้วางใจ! เครื่องมือที่ง่ายอย่าง การโทรวิดีโอ จะช่วยในเรื่องนี้ มันช่วยเสริมสร้างจิตวิญญาณของทีมและทำให้เรามีความใกล้ชิดกันมากขึ้น
เราทุกคนรู้ดีว่า การแบ่งปันความคิดกับเพื่อนร่วมงานอย่างรวดเร็วก่อนที่จะสูญหายไปนั้นสำคัญแค่ไหน สำหรับการนี้ แอปแชท ช่วยให้เราสามารถสื่อสารความคิดได้ทันทีแม้จะเป็นความคิดในช่วงเริ่มต้น
การจัดการอีเมล ก็สำคัญต่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ การจัดระเบียบอีเมลตามหมวดหมู่และหัวข้อจะทำให้ทีมของคุณรู้ว่าอะไรคือสิ่งที่สำคัญ

เอกสาร:

มันสำคัญมากที่จะสร้าง ฐานความรู้ ที่พนักงานสามารถเข้าถึงได้ทุกเมื่อ นี่จะมีประโยชน์โดยเฉพาะถ้าคุณกำลังฝึกพนักงานใหม่
ให้พนักงานมีความโปร่งใสเกี่ยวกับ กระบวนการทำงานผ่านเอกสาร นี่จะช่วยปกป้องทั้งพวกเขาและคุณ
น่าเสียดายที่เราไม่สามารถจัดการความจำของเราได้เสมอไปและเก็บทุกอย่างที่เราเห็นว่าสำคัญ ดังนั้นมันสำคัญที่จะ จดบันทึก (บนกระดาษหรือในบันทึกของโทรศัพท์) จุดสำคัญระหว่างการโทร
หากคุณสามารถติดตามได้ว่าแนวทางใดได้ผลและแนวทางใดไม่ดี นั่นจะเป็นข้อได้เปรียบใหญ่สำหรับบริษัทของคุณ เราขอแนะนำให้ เก็บบันทึกการตัดสินใจ เพื่อบันทึกการกระทำของทีมและทบทวนได้ทุกเมื่อ

ความไว้วางใจของพนักงาน

คุณสามารถพูดถึงความสำคัญของการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพระหว่างพนักงานได้มากแค่ไหน แต่ก็ไม่สามารถทำได้หากไม่มีความไว้วางใจในทีมอย่างแน่นอน แน่นอนว่าการสร้างความสัมพันธ์แบบนี้จากระยะไกลนั้นยากกว่าการทำในสำนักงาน แต่ถึงอย่างนั้นมันก็เป็นไปได้

ด้านล่างนี้เราระบุวิธีต่างๆ ที่คุณสามารถเพิ่มปัจจัยนี้ในทีมของคุณ:

สิ่งที่เรียกว่า การพักดื่มกาแฟออนไลน์ จะไม่เพียงแต่ช่วยเสริมสร้างจิตวิญญาณของทีม แต่ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของบริษัทอีกด้วย
เชื่อเถอะว่า สิ่งสำคัญมากสำหรับพนักงานทุกคนคือการรู้ คุณค่าของการทำงานของพวกเขาในบริษัท ใช้เวลาในการพูดคุยเกี่ยวกับความสำเร็จและโอกาสในการเติบโตในอาชีพของพวกเขา
หากทุกคนในทีมมี โอกาสในการแสดงความคิดเห็นและได้รับการฟัง พวกเขาจะเปิดใจมากขึ้นและพร้อมที่จะแบ่งปันความคิดแทนที่จะเก็บมันไว้ในใจ
ผู้ใหญ่และเด็กชอบอะไร? แน่นอนว่า ความสนุก! จัดเกมออนไลน์สำหรับพนักงาน ตัวอย่างเช่น "Secret Santa" ไม่จำเป็นต้องใช้เวลามาก แต่สร้างบรรยากาศที่ดีและความรู้สึกประหลาดใจให้กับผู้เข้าร่วมทุกคน
หากมีพนักงานในทีมของคุณที่มีความสนใจในวัฒนธรรมที่แตกต่างจากของคุณ อย่าลืมให้การสนับสนุนและเคารพในตัวเลือกนั้น จัดงานฉลองทางวัฒนธรรม เพื่อเพิ่มคุณค่าของพนักงานแต่ละคน

วัฒนธรรมของทีมระยะไกล

เห็นด้วยไหมว่า ทุกคนจะรู้สึกดีเมื่อความสำเร็จของพวกเขาถูกสังเกตและได้รับการเน้นย้ำ ในช่วงเวลาเหล่านั้นเราจะรู้สึกสำคัญมากขึ้นทั้งสำหรับบริษัทและตัวเราเอง ดังนั้นหนึ่งในปัจจัยสำคัญในการสร้างความสัมพันธ์ในทีมของคุณคือการสร้างวัฒนธรรมในทีม

กลยุทธ์ในการสร้างวัฒนธรรม:

เฉลิมฉลองความสำเร็จ! แม้กระทั่งความสำเร็จเล็กๆ น้อยๆ นี่จะเพิ่มจิตวิญญาณของทีมและแรงกระตุ้นในการทำงานให้ถึงระดับใหม่ นั่นคือสิ่งที่เราพยายามจะบรรลุใช่ไหม?
การเรียนรู้คือแสง การได้ทักษะใหม่ไม่เพียงแต่จะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีม แต่ยังช่วยให้พนักงานใกล้ชิดกันมากขึ้น ดังนั้นอย่าลืม จัดโปรแกรมการฝึกอบรมสำหรับทีม
ขอบคุณต่อสาธารณะ อะไรจะดีไปกว่าการได้รับคำชม? ถูกต้อง! เมื่อคุณได้รับคำชมต่อหน้าสาธารณะ ใช้แนวปฏิบัตินี้ จะช่วยเพิ่มแรงจูงใจให้กับพนักงานทุกคน
แม้กระทั่งการให้รางวัลเล็กน้อยสำหรับความสำเร็จจะช่วยเพิ่มความกระตือรือร้นของพนักงานได้อย่างมาก ส่งเสริมการทำงานของพวกเขา นี่เป็นบวกเสมอ

การจัดการประชุมที่ประสบความสำเร็จ

เพื่อให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณต้องเตรียมตัวล่วงหน้า เพราะการวางแผนการประชุมอย่างดีถือเป็นครึ่งหนึ่งของความสำเร็จ มันจะไม่ใช้เวลามากสำหรับคุณ แต่ผลลัพธ์ของการประชุมจะมีมากขึ้น

การเตรียมการ:

มันจะดีกว่าถ้าพนักงานสามารถ เตรียมตัวสำหรับการประชุมล่วงหน้า นั่นจะช่วยให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่จุดสำคัญ และที่สำคัญที่สุดคือ คุณจะสามารถแก้ไขปัญหาที่สำคัญได้เร็วขึ้น
ไม่มีใครอยากให้การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตหลุดระหว่างการเจรจาสำคัญ หรือการเชื่อมต่อหายไป ดังนั้นตรวจสอบ อุปกรณ์ทางเทคนิคล่วงหน้า เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหา
ข้อดีหลักของการทำงานระยะไกลคือคุณสามารถทำงานจากทุกที่ในโลก ใช่ไหม? แต่ไม่ลืมว่าในแต่ละสถานที่และเวลามีความแตกต่างกัน ดังนั้นอย่าลืม พิจารณาเขตเวลาของแต่ละคน น้อยคนนักที่อยากจะนั่งในโทรศัพท์การประชุมตอนสามโมงเช้า

การดำเนินการ:

สิ่งสำคัญคือทุกคนในที่ประชุมต้อง มีส่วนร่วมในบทสนทนา ให้มุมมองที่แตกต่าง เพื่อที่คุณจะได้สร้างความไว้วางใจในทีมใช่ไหม?
มันอาจจะยากที่จะรับข้อมูลมากมายแค่จากการฟัง ดังนั้นใช้ สไลด์และกราฟิก จะช่วยให้ทีมมีสมาธิกับสิ่งสำคัญ
หลังจากการประชุมเสร็จสิ้นแล้ว ผู้เข้าร่วมต้องไม่มีคำถามเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำและเมื่อไหร่ ดังนั้นควร มอบหมายงานที่ชัดเจน
การบันทึกการประชุม เป็นสิ่งสำคัญเพราะคุณสามารถทบทวนความจำในช่วงเวลาที่ลืมไปได้ตลอดเวลา และผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมได้ก็จะได้ทราบเหตุการณ์ต่างๆ ด้วย

ข้อเท็จจริงที่น่าสนใจ

ทีมที่นำแนวปฏิบัติการทำงานร่วมกันระยะไกลที่มีโครงสร้างเพิ่มขึ้นมีความพึงพอใจของพนักงานเพิ่มขึ้น 32% และลดความล่าช้าในโครงการลง 28%!

บทความที่เกี่ยวข้อง:

เพื่อข้อมูลเกี่ยวกับการจัดการการทำงานจากระยะไกล ลองอ่าน อะไรคือ workation? คู่มือสุดยอดในการผสมผสานการทำงานและการเดินทาง

เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน อ่าน เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณด้วย Kanban: เคล็ดลับสำหรับการจัดการงานที่มีประสิทธิภาพ

เพื่อการจัดการโครงการที่ดียิ่งขึ้น ดู ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ vs. Excel

สรุป

ความสำเร็จในการทำงานร่วมกันจากระยะไกลมาจากการใช้เครื่องมือที่เหมาะสม แนวปฏิบัติที่มีประสิทธิภาพ และวัฒนธรรมทีมที่แข็งแกร่ง การใช้แพลตฟอร์มอย่าง Taskee ควบคู่กับกลยุทธ์เหล่านี้ ช่วยให้ทีมสามารถเชื่อมโยงระยะทางและทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ จำไว้ว่าการสร้างการทำงานร่วมกันจากระยะไกลที่มีประสิทธิภาพเป็นกระบวนการที่ต้องมีการประเมินผลและปรับปรุงอยู่เสมอ