ปรับปรุงการสื่อสารเกินจำเป็นในงานรีโมท

แนวคิดสำคัญ

ความสุดโต่งในการสื่อสار

ในการปฏิบัติการจัดการทีมระยะไกล เราพบกับความสุดโต่งทั้งสองด้าน ทีมที่ผู้คนทำงานแยกตัวเป็นเดือนๆ ก็พบว่ามีความแตกต่างในการเข้าใจงานอย่างกะทันหัน ในขณะเดียวกัน ก็มีทีมที่ทุกขั้นตอนต้องมาพร้อมกับการประชุมสามครั้ง การแจ้งเตือนห้าครั้ง และโซ่อีเมลที่ไม่มีที่สิ้นสุด

การสื่อสารไม่เพียงพอ นำไปสู่ปัญหา: การทำงานซ้ำซ้อน การพลาดเดดไลน์ คุณภาพผลิตภัณฑ์ลดลง แต่ การสื่อสารมากเกินไป ก็ไม่ได้อันตรายน้อยกว่า — มันสร้างภาพลวงตาของการทำงานที่มีผลผลิต และปกปิดปัญหาที่แท้จริงของประสิทธิภาพ

เมื่อพนักงานของคุณใช้เวลาส่วนใหญ่ในการทำงานไปกับการประชุมและการติดต่อสื่อสาร คำถามที่เหลืออยู่คือ: พวกเขาทำงานจริงเมื่อไหร่?

คุณสามารถเริ่มทำความรู้จักกับหัวข้อนี้ได้จากบทความ "คำแนะนำเกี่ยวกับการสื่อสารมากเกินไป" ของเรา และตอนนี้เราจะเจาะลึกเข้าไปในรายละเอียด

ความไม่สมดุลในการสื่อสาร

จะรู้ได้อย่างไรว่าทีมของคุณมีปัญหาการสื่อสาร? นี่คือสัญญาณที่ควรให้ความสนใจ:

สัญญาณของการสื่อสารไม่เพียงพอ:

• สมาชิกในทีมพูดว่า "ฉันไม่รู้ว่าคุณกำลงทำงานนี้อยู่" เป็นประจำ
• งานเดียวกันถูกทำโดยคนต่างคนกัน
• การตัดสินใจสำคัญถูกทำโดยไม่คำนึงถึงความคิดเห็นของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• โปรเจกต์หยุดชะงักเพราะความต้องการไม่ชัดเจน

สัญญาณของการสื่อสารมากเกินไป:

• การประชุมเกิดขึ้นโดยไม่มีวาระที่ชัดเจนและผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรม
• ผู้คนร้องเรียนเรื่องการถูกขัดจังหวะตลอดเวลา
• ข้อมูลเดียวกันถูกทำซ้ำในหลายช่องทาง
• เวลาที่ใช้ในการซิงค์เกินกว่าเวลาที่ใช้ในการทำงาน

กลยุทธ์การสื่อสาร

1. เมทริกซ์ช่องทางการสื่อสาร สร้างตารางง่ายๆ ที่ระบุว่าข้อมูลแบบไหนส่งผ่านช่องทางไหน:

• เร่งด่วนและสำคัญ — โทรศัพท์หรือข้อความส่วนตัว
• สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน — อีเมลหรืองานในระบบจัดการโปรเจกต์
• เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ — ข้อความด่วนในแชท
• ข้อมูลประจำ — สรุปรายสัปดาห์หรือแดชบอร์ด

2. กฎสามระดับ จัดโครงสร้างการสื่อสารตามความเข้มข้นสามประเภท:

• ระดับ 1. การแจ้งข้อมูล — สำหรับการส่งผ่านข้อเท็จจริงโดยไม่จำเป็นต้องอภิปราย เหมาะสำหรับรูปแบบการเขียน: ไดเจสต์อีเมล การอัปเดตในแชทองค์กร สถานะในระบบโปรเจกต์
• ระดับ 2. การอภิปราย — เมื่อต้องการฟีดแบ็กหรือระดมความคิด ที่นี่ใช้รูปแบบอะซิงโครนัส: เธรดใน Slack ความคิดเห็นในเอกสาร รีวิววิดีโอแบบอะซิงโครนัส
• ระดับ 3. การตัดสินใจ — สำหรับการตัดสินใจสำคัญหรือแก้ปัญหาซับซ้อน เฉพาะที่นี่เท่านั้นที่การประชุมแบบซิงโครนัสพร้อมความสนใจเต็มที่ของผู้เข้าร่วมจึงสมเหตุสมผล

3. จัดโครงสร้างการประชุม การประชุมทุกครั้งควรมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน วาระการประชุม และผลลัพธ์ที่คาดหวัง ใช้เทมเพลต:

• วัตถุประสงค์ของการประชุม (หนึ่งประโยค)
• การเตรียมตัวของผู้เข้าร่วม (สิ่งที่ต้องศึกษาล่วงหน้า)
• วาระการประชุมพร้อมกรอบเวลา
• การตัดสินใจที่เป็นรูปธรรมหรือขั้นตอนถัดไป

4. สร้างพื้นที่ข้อมูลเดียว ข้อมูลควรอยู่ในที่เดียว Taskee เป็นผู้ช่วยหลักของคุณในเรื่องนี้ เพราะสิ่งสำคัญคือทุกคนต้องรู้ว่าจะหาข้อมูลที่ต้องการได้ที่ไหน

เครื่องมือสำหรับความสมดุล

1. เทคนิค "อะซิงโครนัสก่อน" ก่อนที่จะนัดการประชุม ถามตัวเองว่า: เรื่องนี้แก้ไขแบบอะซิงโครนัสได้ไหม? ในกรณีส่วนใหญ่คำตอบคือได้ ลองใช้รูปแบบการเขียนก่อน และเฉพาะเมื่อมันไม่ได้ผลจึงค่อยเปลี่ยนไปใช้การประชุม
2. กฎ "สัมผัสครั้งเดียว" ข้อความทุกข้อความควรมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับการตัดสินใจหรือดำเนินการ แทนที่จะเขียน "มาคุยเรื่องโปรเจกต์กัน" ให้เขียน "ต้องตัดสินใจเรื่องสถาปัตยกรรมฐานข้อมูลสำหรับโปรเจกต์ X เสนอสามตัวเลือก [รายละเอียด] รอความคิดเห็นของคุณภายในวันศุกร์"
3. การมาตรฐานการประชุม ใช้รูปแบบที่ชัดเจนสำหรับการประชุมประเภทต่างๆ:

• เดลี่สแตนด์อัพ: 15 นาที สามคำถาม (ทำอะไรมา วางแผนอะไร อะไรที่ขัดขวาง) ไม่เจาะลึกรายละเอียด
• การวางแผน: วาระการประชุมที่ชัดเจนล่วงหน้า ศึกษาเอกสารทั้งหมดก่อนการประชุม การตัดสินใจที่เป็นรูปธรรมในตอนท้าย
• การทบทวน: รูปแบบที่มีโครงสร้างโดยเน้นไปที่การปฏิบัติมากกว่าการอภิปราย

การเปลี่ยนแปลงทางวัฒนธรรม

เทคโนโลยีเป็นเพียงเครื่องมือ สร้างวัฒนธรรมที่ผู้คนเข้าใจคุณค่าของเวลาตนเองและผู้อื่น

• ข้อตกลงเรื่องความพร้อมใช้งาน กำหนดกฎที่ชัดเจนว่าเมื่อไหร่ผู้คนต้องพร้อมใช้งานสำหรับการสื่อสารแบบซิงโครนัส เช่น "ชั่วโมงหลัก" จาก 10-14 ที่ทุกคนออนไลน์สำหรับการประชุม และ "เวลาโฟกัส" ตอนเช้าและเย็นสำหรับงานเชิงลึก
• วัฒนธรรมการบันทึก ฝึกให้ทีมบันทึกการตัดสินใจเป็นลายลักษณ์อักษร กฎง่ายๆ: ถ้าการตัดสินใจไม่ได้บันทึกไว้ ก็เหมือนไม่เคยมี นี่จะช่วยป้องกันการอภิปรายซ้ำและความเข้าใจผิดหลายครั้ง
• สิทธิในการตัดการเชื่อมต่อ ให้ผู้คนมีโอกาสไม่ตอบข้อความที่ไม่เร่งด่วนทันที สิ่งนี้ดูเหมือนชัดเจน แต่หลายทีมใช้ชีวิตในโหมดพร้อมใช้งานตลอดเวลา ซึ่งทำลายประสิทธิภาพ
• ฟีดแบ็กเป็นเครื่องมือปรับปรุง ถามทีมเรื่องคุณภาพการสื่อสารเป็นประจำ คำถามง่ายๆ เช่น "คุณได้รับข้อมูลเพียงพอสำหรับการทำงานหรือไม่?" หรือ "คุณรู้สึกเหนื่อยล้าจากการประชุมหรือไม่?" ช่วยค้นหาปัญหาในระยะเริ่มต้น

การวัดและปรับปรุง

จะรู้ได้อย่างไรว่าการเปลี่ยนแปลงได้ผล? ติดตามเมตริกสำคัญหลายตัว:

• เปอร์เซ็นต์ของเวลาที่ใช้ในการประชุม (มาตรฐาน — 20-30%)
• เวลาจากการเกิดคำถามจนถึงการได้รับคำตอบ
• จำนวนการอภิปรายซ้ำในหัวข้อเดิม
• ความพึงพอใจของทีมต่อคุณภาพการสื่อสาร (การสำรวจสม่ำเสมอ)

การทดลองและการปรับปรุงต่อเนื่อง นำการเปลี่ยนแปลงเข้ามาทีละน้อย เช่น เริ่มต้นด้วย "วันที่ไม่มีการประชุม" สัปดาหละครั้ง ดูว่ามันส่งผลต่อประสิทธิภาพอย่างไร ลองใช้สแตนด์อัพแบบอะซิงโครนัสหนึ่งเดือน วัดผลลัพธ์และปรับแนวทาง

บทบาทของผู้นำในการเปลี่ยนแปลงการสื่อสาร ในฐานะผู้บริหาร คุณกำหนดโทนเสียงของการสื่อสารในทีม หากคุณเองเขียนข้อความเวลา 23:00 หรือนัดการประชุมโดยไม่มีวาระ ทีมก็จะทำเหมือนกัน

เป็นตัวอย่างของการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ: จัดโครงสร้างข้อความของคุณ เตรียมตัวสำหรับการประชุม เคารพเวลาของผู้คน อธิบายตรรกะของการเปลี่ยนแปลงและให้ทีมมีส่วนร่วมในกระบวนการปรับปรุง

อ่านเพิ่มเติม:

ลดความเข้าใจผิดในทีมโดยทำความรู้จักกับบทความ "วิธีการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพกับทีมระยะไกล: เครื่องมือและเคล็ดลับ"

เรียนรู้เกี่ยวกับการสร้างวัฒนธรรมการสื่อสารที่ถูกต้องจากบทความ "วัฒนธรรมการทำงานระยะไกล: กลยุทธ์แห่งความสำเร็จ"

เพื่อรับคำแนะนำเชิงปฏิบัติในการจัดการหนึ่งในช่องทางการสื่อสารหลักในการทำงานระยะไกล ทำความรู้จักกับบทความ "การจัดการอีเมล" ของเรา

สรุป

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในทีมระยะไกลไม่ได้เกี่ยวกับจำนวนการประชุมหรือข้อความ แต่เป็นเรื่องของการสร้างระบบที่ให้คนที่เหมาะสมได้รับข้อมูลที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสม โดยไม่สร้างสัญญาณรบกวนจากข้อมูล

การทำงานระยะไกลต้องการแนวทางที่มีสติมากขึ้นในการสื่อสار แต่เมื่อตั้งค่าถูกต้องแล้ว มันสามารถมีประสิทธิภาพมากกว่าการทำงานในสำนักงาน ให้กรอบและเครื่องมือที่ชัดเจนแก่ทีมของคุณ — และคุณจะเห็นว่าไม่เพียงแต่ประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น แต่ความพึงพอใจในการทำงานก็เพิ่มขึ้นด้วย

แนะนำให้อ่าน

"Virtual Teams: Mastering Communication and Collaboration in the Digital Age"

คู่มือที่มีพื้นฐานทางวิทยาศาสตร์สำหรับการพัฒนาทักษะการสื่อสารเสมือนจริงและการทำงานเป็นทีมบนพื้นฐานการวิจัยในสาขาจิตวิทยาและพฤติกรรมองค์กร

ที่ Amazon

"The Long-Distance Leader: Rules for Remarkable Remote and Hybrid Leadership"

คู่มือเชิงปฏิบัติสำหรับการจัดการทีมระยะไกลโดยเน้นแบบจำลอง "Three-O" (Outcomes, Others, Ourselves) สำหรับการนำที่มีประสิทธิภาพจากระยะไกล

ที่ Amazon

"Building & Managing Virtual Teams: Five Ways to Create a High Performance Culture for Remote Workers"

คู่มือเชิงปฏิบัติสั้นๆ ที่มีหลักการสำคัญห้าข้อสำหรับการสร้างวัฒนธรรมประสิทธิภาพสูงในทีมเสมือนจริง

ที่ Amazon