Boresha mawasiliano mengi kazini kwa mbali

Vidokezo muhimu

Mwisho wa mawasiliano

Matatizo ya mawasiliano ya timu za mbali yanaungana kwa uthabiti karibu na mwisho mawili. Mawasiliano duni yanazalisha kazi iliyoiga, makataa yaliyokosa, na kushindwa kwa ubora kutoka mawazo yasiyofunuliwa. Mawasiliano ya kupita kiasi yanazalisha kushindwa kinyume: udanganyifu wa tija unaoficha utekelezaji halisi, ambapo muda wa kusawazisha unazidi muda wa utekelezaji wa kazi kwa kimfumo.

Mawasiliano yasiyotosheleza husababisha matatizo halisi ya kiendeshaji: kazi iliyoiga, makataa yaliyokosa, na ubora wa bidhaa uliopungua kutoka mahitaji yasiyo wazi na mawazo yasiyofunuliwa. Lakini mawasiliano ya kupita kiasi ni ya kuharibu sawasawa — yanaunda mwonekano wa tija huku yakitumia muda wa umakini ambao utekelezaji halisi unahitaji. Wakati wafanyakazi wanatumia wengi wa masaa yao ya kazi katika mikutano na mawasiliano, muda unaopatikana kwa kazi ambayo mikutano hiyo inakusudiwa kuratibu unakaribia sifuri.

Mifumo ya kimuundo nyuma ya mifumo hii inachunguzwa kwa kina katika Vidokezo vya mawasiliano ya kupita kiasi kwa timu za mbali.

Kutokuwepo kwa usawa wa mawasiliano

Kutambua ni muundo gani uko hai katika timu kunahitaji ishara mahususi badala ya mitazamo ya jumla:

Ishara za mawasiliano yasiyotosheleza:

• Wanachama wa timu husema mara kwa mara "Sikujua ulikuwa unafanyia kazi hilo"
• Kazi zilezile zinafanywa kwa kujitegemea na watu tofauti
• Maamuzi muhimu yanafanywa bila pembejeo kutoka kwa wadau husika
• Miradi inasimama kwa sababu ya mahitaji yasiyo wazi ambayo hayakuwahi kuibuka

Ishara za mawasiliano ya kupita kiasi:

• Mikutano hutokea bila ajenda wazi au matokeo halisi
• Watu wanaripoti mara kwa mara kukatishwa kwa mara kwa mara kama kikwazo kikuu cha kazi
• Habari zilezile zinaiga kupitia chaneli nyingi bila chanzo wazi cha msingi
• Muda uliotumika katika kusawazisha unazidi muda uliotumika kwa utekelezaji wa kazi

Mikakati ya mawasiliano

1. Matriki ya chaneli ya mawasiliano. Jedwali rahisi linalofafanua ni habari gani inapita kupitia chaneli ipi huondoa muundo wa msingi wa kutuma kila kitu kwa kila mtu kupitia chaneli zote kwa wakati mmoja:

• Dharura na muhimu — simu ya moja kwa moja au ujumbe wa haraka
• Muhimu lakini si dharura — barua pepe au kazi katika mfumo wa usimamizi wa mradi
• Dharura lakini si muhimu — ujumbe wa haraka wa gumzo
• Habari za kawaida — muhtasari wa kila wiki au sasisho la dashibodi

2. Kanuni ya viwango vitatu. Unda mawasiliano kwa kulinganisha muundo na lengo halisi la mbadilishano:

• Kiwango cha 1 — Kushiriki habari: kwa kuwasilisha ukweli bila kuhitaji majadiliano. Miundo iliyoandikwa inafaa: muhtasari wa barua pepe, sasisho la gumzo, sasisho la hali ya mfumo wa mradi.
• Kiwango cha 2 — Majadiliano: wakati maoni au pembejeo inahitajika. Miundo ya asinkroni inafanya kazi hapa: thread za Slack, maoni ya hati, mapitio ya video ya asinkroni.
• Kiwango cha 3 — Kufanya maamuzi: kwa kufanya maamuzi muhimu au kutatua matatizo magumu yanayohitaji hukumu chini ya kutokuwa na uhakika. Tu katika kiwango hiki ndipo mikutano ya sinkroni yenye umakini kamili wa washiriki ni sahihi kiendeshaji.

3. Muundo wa mkutano. Kila mkutano unapaswa kuwa na lengo lililofafanuliwa, ajenda, na matokeo yanayotarajiwa. Templeti ya kiwango cha chini inayoweza kutekelezeka:

• Lengo la mkutano (sentensi moja)
• Maandalizi ya washiriki (cha kupitia mapema)
• Ajenda yenye mgawanyo wa muda
• Maamuzi halisi au hatua zifuatazo zilizoorodheshwa mwishoni mwa mkutano

4. Nafasi ya habari iliyounganishwa. Habari inapaswa kuishi katika eneo moja lililofafanuliwa. Taskee hutoa safu hii ya kimuundo — sharti la awali ni kwamba kila mwanachama wa timu anajua wapi habari inahifadhiwa na wapi pa kuangalia anapohitaji.

Zana kwa usawa

Mbinu ya "Asinkroni Kwanza". Kabla ya kupanga mkutano, tumia mtihani wa swali moja: je, hii inaweza kutatuliwa kwa asinkroni? Katika hali nyingi, jibu ni ndio. Muundo ulioandikwa unapaswa kuwa wa msingi; mikutano ya sinkroni inapaswa kuwa kipekee kinachohitaji uthibitisho.

Kanuni ya "Mguso Mmoja". Kila ujumbe unapaswa kuwa na taarifa zote zinazohitajika kwa mpokeaji kufanya uamuzi au kuchukua hatua. "Hebu tujadili mradi" si ujumbe wenye lengo wazi. "Tunahitaji kuamua juu ya usanifu wa hifadhidata kwa Mradi X. Ninapendekeza chaguzi tatu [maelezo]. Pembejeo inahitajika kufikia Ijumaa" ni.

Kuweka viwango vya mikutano. Miundo ya kawaida kwa aina za mikutano zinazorudiwa hupunguza msuguano wa maandalizi na kuhakikisha matokeo thabiti:

• Standups za kila siku: dakika 15, maswali matatu (nilichofanya, ninachopanga, kinachonizuia), bila majadiliano ya kina
• Mipango: ajenda iliyosambazwa mapema, vifaa vyote vimepitiwa kabla ya mkutano, maamuzi halisi yameandikwa mwishoni
• Retrospectives: muundo uliopangwa unaolenga hatua zifuatazo zinazoweza kufanyiwa kazi, sio majadiliano marefu ya matukio ya zamani

Mabadiliko ya kitamaduni

Zana za kimuundo hushughulikia ufundi wa mawasiliano; kanuni za kitamaduni huamua iwapo ufundi huo unatumika kwa uthabiti.

Makubaliano ya upatikanaji. Fafanua sheria wazi kuhusu lini upatikanaji wa sinkroni unatarajiwa. Kwa mfano: "masaa makuu" kuanzia saa 4 asubuhi hadi saa 8 mchana wakati kila mtu yupo kwa mikutano, na vizuizi vya umakini vilivyolindwa asubuhi na jioni kwa kazi ya kina bila kukatizwa.

Utamaduni wa nyaraka. Kiwango cha kiendeshaji: ikiwa uamuzi haukurekodiwa kwa maandishi, haukutokea kwa malengo ya shirika. Kanuni hii huondoa majadiliano yanayorudiwa ya maamuzi yaliyofanywa kwa mdomo lakini hayakuandikwa kamwe, na hupunguza kuelewana vibaya kunakotokea wakati washiriki tofauti wanakumbuka makubaliano ya mdomo tofauti.

Haki ya kuondoka. Wanachama wa timu wanahitaji ruhusa halisi ya kutojibu mara moja ujumbe usio wa dharura. Matarajio ya upatikanaji wa kudumu hupunguza ubora wa kazi yenye umakini kwa njia zinazoongezeka bila kuonekana — gharama inajitokeza baadaye katika ubora wa utekelezaji na uchovu wa timu badala ya katika viashiria vinavyoonekana.

Maoni kama utaratibu wa uboreshaji. Maswali yaliyopangwa ya kawaida kuhusu ubora wa mawasiliano huibua matatizo kabla hayajawa kanuni zilizoingizwa. Maswali kama "Je, unapata taarifa za kutosha kufanya kazi yako?" na "Je, unahisi kuzidiwa na mikutano?" hutambua masuala katika hatua ambapo marekebisho ni rahisi badala ya kuhitaji urekebishaji wa kitamaduni.

Kupima na kuboresha

Kutathmini iwapo uboreshaji wa mawasiliano unafanya kazi kunahitaji vipimo mahususi badala ya mitazamo ya jumla:

• Asilimia ya muda wa kazi uliotumika katika mikutano (kiwango cha kiendeshaji: 20-30%)
• Muda kutoka swali kuibuka hadi jibu kupokelewa
• Idadi ya majadiliano yanayorudiwa ya mada zilizotatuliwa hapo awali
• Uradhi wa timu na ubora wa mawasiliano (utafiti uliopangwa wa kawaida)

Majaribio ya kuongezeka. Ingiza mabadiliko moja kwa wakati ili kutenga athari zao. Siku isiyo na mkutano mara moja kwa wiki hutoa data inayoweza kupimwa kuhusu athari ya tija. Standups za asinkroni kwa mwezi mmoja huzalisha data ya kulinganisha dhidi ya muundo wa sinkroni. Kila jaribio hutoa data inayofahamisha urekebishaji unaofuata.

Mfano wa uongozi. Kanuni za mawasiliano huwekwa kutoka juu kwa mfano badala ya kwa sera. Ujumbe uliotumwa saa 5 usiku, mikutano iliyopangwa bila ajenda, na majibu kwa mawasiliano yasiyo ya dharura wakati wa masaa ya umakini yaliyotangazwa yote yanaashiria kwamba kanuni zilizotangazwa si kanuni halisi. Kuunda ujumbe unaotoka, kujiandaa kwa mikutano, na kuheshimu kwa wazi muda wa umakini wa timu huweka kiwango cha tabia ambacho nyaraka za sera haziwezi kuunda.

Makala zinazohusiana:

Kwa mazoea ya ushirikiano wa mbali yaliyopangwa yanayopunguza kushindwa kwa uratibu, soma Jinsi ya kushirikiana kwa ufanisi na timu za mbali: Zana na vidokezo.

Kwa uhusiano kati ya utamaduni wa timu na ufanisi wa mawasiliano, soma Jenga utamaduni imara wa kazi ya mbali.

Kwa mbinu za vitendo za kusimamia barua pepe kama chaneli kuu ya mawasiliano ya mbali, soma Usimamizi wa barua pepe: Jinsi ya kupanga kikasha chako kwa tija ya juu.

Hitimisho

Mawasiliano yenye ufanisi katika timu za mbali hayapimwa kwa marudio ya mkutano au kiasi cha ujumbe — yanapimwa kwa iwapo watu sahihi wana mara kwa mara taarifa wanazohitaji kufanya maamuzi na kutekeleza kazi bila kuunda kelele kwa kila mtu mwingine. Kazi ya mbali inahitaji muundo wa mawasiliano wa makusudi zaidi kuliko kazi iliyo na mahali pamoja, lakini makusudi hayo pia ndiyo yanayofanya iwezekane kwa timu za mbali kufanya kazi kwa kiwango cha nidhamu na uwazi ambacho mawasiliano ya ofisi yasiyo na muundo nadra kufikia.

Usomaji uliopendekezwa

"Virtual Teams: Mastering Communication and Collaboration in the Digital Age"

Mwongozo unaotegemea utafiti wa kuendeleza ujuzi wa mawasiliano ya virtual na kazi ya pamoja unaotegemea utafiti wa saikolojia na tabia ya shirika.

"The Long-Distance Leader: Rules for Remarkable Remote and Hybrid Leadership"

Mwongozo wa vitendo wa kusimamia timu za mbali, ukijikita kwenye mfano wa Outcomes, Others, Ourselves kwa uongozi unaotawanyika wenye ufanisi.

"Building & Managing Virtual Teams: Five Ways to Create a High Performance Culture for Remote Workers"

Mwongozo wa vitendo mfupi unaohusu kanuni tano muhimu za kujenga utamaduni wa utendaji wa juu katika timu za virtual.