งานค้าง: จัดการและจัดลำดับความสำคัญอย่างมีประสิทธิภาพ

แนวคิดหลัก

บทนำ

ลองจินตนาการถึงคลังสมบัติที่รวบรวมทุกความคิด ฟีเจอร์ การแก้ไขข้อผิดพลาด และการปรับปรุงที่ผลิตภัณฑ์หรือโครงการของคุณอาจต้องการ 

นี่คือ บ็อกล็อกงาน ในบริบทของ Agile คือรายการที่มีชีวิตชีวาและพัฒนาอย่างต่อเนื่องของสิ่งที่ทีมต้องทำ มันทำหน้าที่เป็นแหล่งความจริงเดียวสำหรับทุกคนในโครงการ เพื่อให้ความโปร่งใสและความเข้าใจในลำดับความสำคัญ รายการแต่ละรายการในบ็อกล็อกคือ มูลค่าเชิงศักยภาพ ที่คุณต้องการมอบให้ผู้ใช้ของคุณ

ทำไมต้องมี?

หากไม่มีบ็อกล็อกงานที่จัดระเบียบไว้อย่างชัดเจน โครงการอาจจมลงในความสับสนอย่างรวดเร็ว จำเป็นเพราะ:

• กำหนดทิศทาง มันบอกว่าโครงการกำลังมุ่งหน้าไปทางไหน และเป้าหมายของทีมคืออะไร
• สร้างจุดสนใจ ทีมรู้ว่าควรให้ความสำคัญกับอะไรในตอนนี้และคาดหวังอะไรในอนาคต
• เพิ่มความโปร่งใส ทุกคนเห็นว่าเกิดอะไรขึ้น งานไหนกำลังดำเนินการ และงานไหนกำลังรอคิว นี่คือกุญแจสำคัญในการทำงานเป็นทีมอย่างมีประสิทธิภาพในการพัฒนาซอฟต์แวร์
• ความยืดหยุ่นต่อการเปลี่ยนแปลง ในโลก Agile ทุกอย่างเปลี่ยนแปลงได้ บ็อกล็อกช่วยให้ปรับตัวได้อย่างรวดเร็ว โดยการเปลี่ยนลำดับความสำคัญเมื่อมีข้อมูลใหม่หรือความต้องการตลาดเปลี่ยนแปลง
• เป็นฐานสำหรับการวางแผน มันเป็นจุดเริ่มต้นสำหรับการวางแผนสปรินต์หรือการทำซ้ำ

การจัดการบ็อกล็อก

การจัดการบ็อกล็อกอย่างมีประสิทธิภาพเป็นศิลปะอย่างหนึ่ง นี่เป็นกระบวนการต่อเนื่อง ไม่ใช่แค่ทำครั้งเดียว

• เจ้าของหนึ่งคน บ็อกล็อกควรมีคนรับผิดชอบเพียงคนเดียว โดยปกติจะเป็น Product Owner ผู้ดูแลเนื้อหา ลำดับความสำคัญ และความชัดเจน ช่วยหลีกเลี่ยงการซ้ำซ้อนและความขัดแย้ง
• เอกสารมีชีวิต บ็อกล็อกไม่ใช่สิ่งที่หยุดนิ่ง ควรอัปเดตอย่างต่อเนื่อง เพิ่มไอเดียใหม่และลบรายการล้าสมัย การประชุมเพื่อปรับปรุงบ็อกล็อก (backlog grooming หรือ backlog refinement) จึงมีความสำคัญอย่างมาก
• ความชัดเจน รายการแต่ละรายการในบ็อกล็อกควรมีคำอธิบายที่ชัดเจน ใช้คำอธิบายง่าย ๆ ที่ไม่กำกวม เพื่อให้ทีมเข้าใจความหมายของงาน หลีกเลี่ยงศัพท์แสง
• รายละเอียดจากบนลงล่าง รายการที่อยู่บนสุดของบ็อกล็อก (มีลำดับความสำคัญสูง) ควรมีรายละเอียดมากที่สุดและพร้อมสำหรับการพัฒนา ยิ่งลงล่าง รายละเอียดก็จะน้อยลง เนื่องจากแผนอาจเปลี่ยนแปลงได้

การจัดลำดับความสำคัญ

นี่คือจุดที่เวทมนตร์เริ่มต้น! การจัดลำดับความสำคัญที่ถูกต้องคือกุญแจสู่ความสำเร็จของโครงการและความสุขของทีม 

• คุณค่าต่อธุรกิจ/ผู้ใช้ เกณฑ์สำคัญที่สุด อะไรที่จะให้ประโยชน์สูงสุด? อะไรจะแก้ปัญหาที่เร่งด่วนที่สุดของผู้ใช้? อะไรช่วยให้บรรลุเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ของบริษัท?
• ความเร่งด่วน มีเดดไลน์หรือปัจจัยภายนอกที่ต้องให้ความสำคัญทันทีหรือไม่? เช่น บั๊กวิกฤตหรือข้อกำหนดจากหน่วยงานกำกับดูแล
• ต้นทุนในการดำเนินการ (ขนาด/ความซับซ้อน) ประเมินความพยายามที่ต้องใช้ในการทำงาน บางครั้งควรเลือกงานเล็ก ๆ หลายงานที่มีคุณค่าแทนงานใหญ่หนึ่งงาน ใช้ story points หรือ T-shirt sizing
• ความเสี่ยง งานนี้มีความเสี่ยงอย่างไร? อาจส่งผลต่อส่วนอื่น ๆ ของระบบหรือไม่? มีความยากทางเทคนิคอะไรบ้าง? งานที่มีความเสี่ยงสูงควรทำก่อนเพื่อระบุปัญหาได้เร็วขึ้น
• การพึ่งพา งานไหนขึ้นอยู่กับงานนี้? บางครั้งงานที่มีลำดับความสำคัญต่ำกว่าอาจกลายเป็นสำคัญเพราะจำเป็นต่อการเริ่มงานสำคัญกว่า

มีเทคนิคการจัดลำดับความสำคัญมากมายที่ช่วยโครงสร้างกระบวนการนี้:

MoSCoW (Must-have, Should-have, Could-have, Won’t-have). วิธีการจัดหมวดหมู่ข้อกำหนดแบบคลาสสิก

Value vs. Effort (คุณค่าต่อความพยายาม). ช่วยให้มองเห็นงานบนเมทริกซ์และเลือกงานที่ให้คุณค่าสูงสุดโดยใช้ความพยายามน้อยที่สุด

Kano Model. เน้นความพึงพอใจของลูกค้า โดยแบ่งฟีเจอร์เป็นพื้นฐาน คาดหวัง น่าดึงดูดใจ และไม่สนใจ

WSJF (Weighted Shortest Job First).  วิธีการที่อิงหลักการ Agile ช่วยจัดลำดับความสำคัญงานที่ให้ผลประโยชน์ทางเศรษฐกิจสูงสุดในเวลาสั้นที่สุด

การปรับปรุง

Product backlog ต้องการการดูแลอย่างสม่ำเสมอ การประชุม “grooming” หรือ “refinement” (การทำให้ชัดเจน) คือการพบปะที่ทีมงานร่วมกับ Product Owner เพื่อหารือและปรับปรุงรายการใน backlog ในการประชุมเหล่านี้:

• การละเอียดขึ้น รายการในส่วนบนของ backlog จะถูกทำให้ชัดเจนมากขึ้น แบ่งออกเป็นงานย่อยถ้าจำเป็น และประเมินค่า
• การประเมิน ทีมงานจะประเมินความยากของงาน ซึ่งช่วยให้ Product Owner จัดลำดับความสำคัญได้แม่นยำขึ้น
• การลบรายการที่ล้าสมัย งานที่ล้าสมัยหรือไม่เกี่ยวข้องจะถูกลบออกจาก backlog เพื่อไม่ให้มันขยายตัวเกินไป
• การประเมินลำดับความสำคัญใหม่ มีการหารือว่าลำดับความสำคัญเปลี่ยนแปลงไปตั้งแต่ครั้งที่แล้วหรือไม่

การประชุมเหล่านี้ควรจัดขึ้นเป็นประจำแต่ไม่ยาวเกินไป เพื่อไม่ให้เสียเวลาทีมมากเกินไป นี่เป็นกระบวนการ ไม่ใช่กิจกรรมครั้งเดียว ที่ช่วยทำให้การจัดการโครงการยืดหยุ่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

แม้จะทราบถึงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการตรวจสอบโค้ด แต่ก็ยังมีข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้:

• Backlog ที่ใหญ่เกินไป เมื่อ backlog ใหญ่เกินไป มันจะสูญเสียคุณค่า ควรทำความสะอาดอย่างสม่ำเสมอ
• ไม่มีลำดับความสำคัญ หากงานทั้งหมดเป็น "สำคัญ" ก็ไม่มีงานใดสำคัญจริงๆ ต้องมีการจัดลำดับความสำคัญอย่างเข้มงวด
• ละเลยทีมงาน หากทีมงานไม่เข้าร่วมในการทำความชัดเจนและประเมินงาน พวกเขาจะไม่รู้สึกถึงความรับผิดชอบและความเข้าใจ
• คุณภาพของรายการต่ำ งานที่ไม่ชัดเจนหรือใหญ่เกินไปจะทำให้งานช้าลง
• ไม่มีความยืดหยุ่น หากมอง backlog เป็นแผน "ตายตัว" คุณจะสูญเสียข้อดีทั้งหมดของ Agile

อ่านเพิ่มเติม:

เพื่อทำความเข้าใจการวางแผนเชิงกลยุทธ์ โปรดศึกษาบทความ Roadmap: คู่มือการวางแผนโครงการทีละขั้นตอน. 

เพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับวิธีการบริหารจัดการแบบ Waterfall โปรดอ่าน การบริหารโครงการแบบ Waterfall: แนวทางทีละขั้นตอนสู่ความสำเร็จของโครงการ. 

ช่วยทีมปรับตัวได้เร็วขึ้นกับการเปลี่ยนแปลงด้วย Agile Manifesto: ค่านิยมและหลักการสำคัญ. 

บทสรุป

การบริหาร backlog อย่างมีประสิทธิภาพและการจัดลำดับความสำคัญของงานอย่างถูกต้องไม่ใช่แค่แนวคิดทางทฤษฎี แต่เป็นเครื่องมือทรงพลังที่เปลี่ยนแปลงกระบวนการพัฒนา ช่วยให้ทีมของคุณโฟกัส ปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว และส่งมอบคุณค่าอย่างต่อเนื่อง ลงทุนเวลาในการเรียนรู้แนวปฏิบัติเหล่านี้ และ backlog งานของคุณจะกลายเป็นเครื่องยนต์แห่งความก้าวหน้าที่แท้จริง นำพาโครงการของคุณไปสู่ความสำเร็จ

แนะนำให้อ่าน

“User Story Mapping: Discover the Whole Story, Build the Right Product”

คู่มือการจัดระเบียบ backlog โดยใช้การแสดงภาพเรื่องราวของผู้ใช้และคุณค่าสำหรับลูกค้าอย่างเป็นรูปธรรม

บน Amazon

“Inspired: How to Create Tech Products Customers Love”

อธิบายว่าทีมผลิตภัณฑ์ที่ประสบความสำเร็จจัดลำดับความสำคัญและทดสอบไอเดียอย่างไรเพื่อสร้างโซลูชันที่ผู้ใช้ต้องการจริง ๆ

บน Amazon

“Essential Scrum: A Practical Guide to the Most Popular Agile Process”

คู่มือปฏิบัติสำหรับการนำ Scrum ไปใช้โดยละเอียด รวมถึงเทคนิคการทำความชัดเจนและการจัดลำดับความสำคัญของ backlog

บน Amazon