Tapşırıq backlogu: effektiv idarəetmə və prioritetlər

Giriş

Agile yanaşmasında tapşırıq backlogu komandanın görməli olduğu bütün işlərin siyahısıdır: yeni funksiyalar, xəta düzəlişləri, təkmilləşdirmələr və məhsulun məqsədlərinə xidmət edən istənilən başqa iş bura daxildir, siyahı isə daim dəyişir. Layihənin bütün iştirakçıları ona həqiqətin yeganə mənbəyi kimi baxır, buna görə də prioritetlər hamıya aydın olur və hamı onları eyni cür başa düşür. Backlogdakı hər element istifadəçilərə çatacaq potensial dəyərdir, elə buna görə də backlogun keyfiyyəti çatdırılan işin keyfiyyətini birbaşa müəyyən edir.

Nə üçün bu vacibdir

Aydın qurulmuş tapşırıq backlogu olmayanda layihədə planlaşdırma borcu yığılır və bu borc gec-tez uğursuz təhvillərlə nəticələnir. Yaxşı saxlanan backlog:

• İstiqaməti müəyyən edir: Layihənin hara getdiyini və komandanın hansı məqsədlər üçün çalışdığını göstərir.
• Diqqəti təmin edir: Komanda indi nə ilə məşğul olmalı olduğunu və növbəti dövrələrdə onu nə gözlədiyini bilir.
• Şəffaflığı artırır: Hər kəs hansı işin görüldüyünü, hansının bitdiyini və hansının növbə gözlədiyini görür. Proqram təminatı hazırlayan komandanın yaxşı işləməsi üçün bu ilkin şərtdir.
• Uyğunlaşmaya imkan verir: Yeni məlumat gələndə və ya bazarın tələbləri dəyişəndə backlogun quruluşu prioritetləri tez bir zamanda yenidən düzməyə imkan verir, bu da Agile yanaşmasının əsas praktik üstünlüklərindən biridir.
• Planlaşdırma əsası: Sprint və ya iterasiya planlaşdırması buradan başlayır, çünki backlog planlaşdırma görüşlərinin boş axtarışa çevrilməməsi, konkret qərarla bitməsi üçün lazım olan materialı verir.

Backlog idarəetməsi

Backlogu idarə etmək fasiləsiz prosesdir və bir dəfə qurub unutmaqla iş bitmir.

• Tək sahib: Backlogun bir məsul şəxsi olmalıdır. Adətən bu, məzmuna, prioritetlərə və aydınlığa cavabdeh olan Product Owner olur. Sahiblik bir neçə nəfər arasında bölünəndə təkrarlar və ziddiyyətlər yaranır.
• Davamlı yeniləmə: Backlog yerində durmur. Ona mütəmadi olaraq yeni elementlər əlavə olunmalı, köhnəlmişlər silinməli, prioritetlər düzəldilməlidir. Yaxşı təşkil edilmiş refinement sessiyaları bu işi təsadüfi reaksiyadan sistemli vərdişə çevirir.
• Aydınlıq: Hər element sadə və birmənalı dildə yazılmalıdır ki, bütün komanda onu əlavə izahat və ya şərh olmadan başa düşsün.
• Yuxarıdan aşağıya təfərrüat: Backlogun yuxarısındakı, yəni ən yüksək prioritetli elementlər maksimum dərəcədə təfərrüatlı və işə hazır olmalıdır. Aşağıdakı elementlər üçün daha az təfərrüat kifayətdir, çünki onlara növbə çatana qədər planlar dəyişə bilər.

Prioritetləşdirmə

Tapşırıqları prioritetləşdirməkdə məqsəd mövcud məhdudiyyətlər daxilində ən böyük dəyəri hansı işin verəcəyini tapmaqdır. Kağız üzərində ən vacib görünən iş hər zaman o olmur.

• Biznes və istifadəçi dəyəri: Əsas meyar budur. Hansı elementlər ən çox fayda gətirir? Hansıları istifadəçilərin ən ciddi problemlərini aradan qaldırır? Hansıları təşkilatın strateji məqsədlərinə ən birbaşa töhfə verir?
• Təcili: Dərhal reaksiya tələb edən son tarixlər və ya xarici amillər varmı, məsələn, kritik xətalar, normativ tələblər və ya uzun müddət gözləməyəcək bazar imkanları?
• Tətbiq xərci: Səyin qiymətləndirilməsi elementlərin xərcini bir-biri ilə müqayisə etməyə kömək edir. Bir neçə kiçik, lakin faydalı element birlikdə bir böyük işdən daha çox ümumi dəyər verə bilər. Qiymətləndirmə üçün adətən hekayə xalları (story points) və ya T-shirt ölçüləri istifadə olunur.
• Risk: Yüksək riskli tapşırıqları daha tez götürmək məntiqli ola bilər ki, texniki problemlər onlardan asılı işə təsir etməzdən əvvəl üzə çıxsın.
• Asılılıqlar: Bəzən yüksək prioritetli işə başlamaq üçün əvvəlcə daha aşağı prioritetli elementi bitirmək lazım gəlir, ona görə də tapşırıqlar arasındakı asılılıqlar hamıya aydın görünməlidir.

Bu prosesi strukturlaşdıran müəyyən edilmiş prioritetləşdirmə çərçivələri:

• MoSCoW (Must-have, Should-have, Could-have, Won't-have): tələbləri təhvil üçün nə dərəcədə zəruri olduqlarına görə qruplaşdırır
• Dəyər vs. Sa'y matrisi: tapşırıqları tələb etdikləri səylə müqayisədə verdikləri dəyərə görə göstərir və yüksək dəyərli, az səy tələb edən imkanları üzə çıxarır
• Kano Model: müştəri məmnuniyyətindən çıxış edir, əsas tələbləri, performans funksiyalarını və istifadəçini sevindirən amilləri bir-birindən ayırır
• WSJF (Weighted Shortest Job First): ən qısa müddətdə ən böyük iqtisadi fayda verən tapşırıqları önə çəkir və SAFe mühitlərində standart hesab olunur

Optimallaşdırma və refinement

Müntəzəm refinement sessiyaları, yəni komandanın Product Owner ilə birlikdə backlogu nəzərdən keçirdiyi, təfərrüatlandırdığı, qiymətləndirdiyi və təmizlədiyi görüşlər, backlogu kağız üzərindəki düzgünlüklə kifayətlənməyib real işdə də faydalı saxlayan mexanizmdir.

• Təfərrüatlandırma: Yüksək prioritetli elementlər aydınlaşdırılır, lazım olanda kiçik tapşırıqlara bölünür və işə hazırlanır.
• Qiymətləndirmə: Komanda hər tapşırığa lazım olan səyi qiymətləndirir və beləliklə Product Owner dəqiq prioritet qərarları üçün lazım olan məlumatı alır.
• Köhnəlmiş elementlərin silinməsi: Aktuallığını itirmiş tapşırıqlar yığılıb qalmır, silinir. Belə olanda backlog faydasını itirəcək həddə qədər böyümür.
• Prioritetin yenidən qiymətləndirilməsi: Əvvəlki refinementdən bəri prioritetlərin dəyişib-dəyişmədiyi açıq müzakirə olunur, yeni məlumat və dəyişmiş xarici şərait nəzərə alınır.

Refinement sessiyaları müntəzəm keçirilməli və vaxtı məhdud olmalıdır: backlogun keyfiyyətini qorumağa yetəcək qədər, amma komandanın vaxtını lazım olandan artıq almadan.

Ümumi səhvlər

Ən yaxşı təcrübələri bilən komandalar belə eyni səhvləri təkrar-təkrar edir:

• Şişirdilmiş backlog: Backlog müntəzəm təmizlənmədən böyüdükcə planlaşdırma aləti kimi faydasını itirir. Heç vaxt icra olunmayacaq elementlər nəzərdən keçirməyə vaxt aparır və əsl prioritetləri kölgədə qoyur.
• Mənalı prioritetləşdirmənin olmaması: Bütün tapşırıqların prioriteti eyni olanda backlog heç bir istiqamət göstərmir. Tapşırıqları aydın şəkildə bir-birindən ayıran sərt prioritetləşdirmə zövq məsələsi sayılmamalıdır, işin özü bunu tələb edir.
• Komandanın refinement-dən çıxarılması: Komanda tapşırıqların aydınlaşdırılmasında və qiymətləndirilməsində iştirak etməyəndə, işi irəli aparan anlayış və sahiblik hissi yaranmır.
• Aşağı keyfiyyətli elementlər: Qeyri-müəyyən və ya həddindən artıq böyük tapşırıqlar çaşqınlıq yaradır, işi ləngidir və qiymətləndirmədə səhvlərə gətirib çıxarır.
• Backlog-u sabit kimi qəbul etmək: Daim yenilənməyən backlog Agile-ın yalnız çərçivəsini saxlayır, Agile-ı işlək edən çevikliyi isə itirir.

Əlaqəli məqalələr:

Strateji layihə planlaşdırma yanaşmaları və yol xəritəsi strukturu üçün, oxuyun Layihə yol xəritəsi: Layihənizi planlaşdırmaq və idarə etmək.

Waterfall idarəetmə metodologiyasının ətraflı icmalı üçün, oxuyun Waterfall layihə idarəetməsi: Addım-addım bələdçi.

Agile-ın altında yatan əsas dəyərlər və prinsiplər üçün, oxuyun Agile manifesti: Əsas dəyərlər və prinsiplər izah edilir. Ətraflı məlumat: Tapşırıqlar.

Nəticə

Backlogu idarə etmək və tapşırıqlara intizamla prioritet vermək nəzəri anlayışlar sayılmır, bunlar gündəlik iş təcrübəsidir. Yaxşı saxlanan backlog komandanı ən çox dəyər verən işə yönəldir, dəyişikliklərə tez uyğunlaşmağa kömək edir və sprintlərin nəticəsini əvvəlcədən görməyə imkan verən planlaşdırma əsası yaradır. Bu təcrübələri qurmağa və qorumağa sərf olunan zəhmət ardıcıl təhvillər, yüngülləşən planlaşdırma yükü və istiqaməti itirmədən dəyişən şəraitə cavab vermək bacarığı ilə geri qayıdır.