Orodha ya kazi: usimamizi na upendeleo mzuri

Utangulizi

Katika Agile, backlog ya kazi ni orodha ya kila kitu ambacho timu inapaswa kufanya, kuanzia vipengele vipya, marekebisho ya hitilafu na maboresho hadi kazi nyingine yoyote inayochangia malengo ya bidhaa, na orodha hii hubadilika kila mara. Washiriki wote wa mradi huitegemea kama chanzo pekee cha ukweli, hivyo vipaumbele vinakuwa wazi na kila mtu anavielewa kwa namna moja. Kila kipengele ndani ya backlog ni thamani inayoweza kuwafikia watumiaji, na ndiyo sababu ubora wa backlog unaamua moja kwa moja ubora wa kinachotolewa.

Kwa nini ni muhimu

Bila backlog ya kazi yenye mpangilio ulio wazi, mradi hulimbikiza deni la mipango, na deni hilo mwishowe huishia kwenye utoaji unaoshindwa. Backlog inayotunzwa vizuri:

• Inafafanua mwelekeo: Inaonyesha mradi unaelekea wapi na timu inafanya kazi kufikia malengo gani.
• Inahakikisha mwelekeo: Timu inajua inapaswa kushughulikia nini sasa na nini kinakuja katika mizunguko inayofuata.
• Inaongeza uwazi: Kila mtu anaona kazi inayoendelea, iliyokamilika na inayosubiri zamu yake. Bila hilo, kazi ya pamoja katika utengenezaji wa programu haiwezi kwenda vizuri.
• Inawezesha kubadilika: Muundo wa backlog unaruhusu vipaumbele kupangwa upya haraka pale taarifa mpya zinapofika au mahitaji ya soko yanapobadilika, na hii ni moja ya faida kuu za kiutendaji za mbinu ya Agile.
• Msingi wa kupanga: Upangaji wa sprint au marudio huanzia hapa, kwa sababu backlog hutoa maudhui yanayowezesha vikao vya kupanga kufikia maamuzi halisi badala ya kuishia kwenye uchunguzi tu.

Usimamizi wa backlog

Kusimamia backlog ni kazi isiyokwisha, haifanywi mara moja tu wakati wa kuanza.

• Mmiliki mmoja: Backlog inapaswa kuwa na mtu mmoja anayewajibika, kwa kawaida Product Owner, anayeshughulikia maudhui yake, vipaumbele na uwazi wake. Umiliki unapogawanywa kwa watu wengi, marudio na mikanganyiko hujitokeza.
• Sasisho endelevu: Backlog haikai vilevile. Inahitaji kusasishwa mara kwa mara: vitu vipya vinaongezwa, vya zamani vinaondolewa na vipaumbele vinarekebishwa. Vikao vilivyopangwa vya kupitia backlog vinafanya kazi hii iende kwa utaratibu badala ya kufanyika kwa kushtukizwa.
• Uwazi: Kila kipengele kinapaswa kuandikwa kwa lugha rahisi isiyo na utata, ili timu nzima ikielewe bila kuhitaji maelezo ya ziada.
• Maelezo kutoka juu hadi chini: Vitu vilivyo juu ya backlog, yaani vyenye kipaumbele cha juu kabisa, vinapaswa kuwa na maelezo kamili na kuwa tayari kwa utengenezaji. Vitu vya chini vinatosha kuwa na maelezo machache, kwa sababu mipango inaweza kubadilika kabla zamu yao haijafika.

Kupanga kipaumbele

Lengo la kupanga kipaumbele kazi ni kujua ni kazi gani italeta thamani kubwa zaidi ndani ya mipaka iliyopo sasa, jambo ambalo si lazima liwe sawa na kazi inayoonekana muhimu zaidi kinadharia.

• Thamani ya biashara na mtumiaji: Hiki ndicho kigezo kikuu. Ni vitu vipi vinaleta faida kubwa zaidi? Ni vipi vinatatua shida kubwa zaidi za watumiaji? Ni vipi vinachangia moja kwa moja malengo ya kimkakati ya shirika?
• Dharura: Je, kuna tarehe za mwisho au mambo ya nje yanayolazimisha hatua ya haraka, kama hitilafu kubwa, matakwa ya kisheria au fursa ya soko ambayo haitasubiri kwa muda mrefu?
• Gharama ya utekelezaji: Kukadiria juhudi husaidia kulinganisha gharama za vitu mbalimbali. Vitu kadhaa vidogo vyenye manufaa vinaweza kwa pamoja kuleta thamani kubwa kuliko kazi moja kubwa. Pointi za hadithi (story points) au ukubwa wa T-shirt ndizo njia zinazotumika sana katika makadirio.
• Hatari: Inaweza kuwa busara kushughulikia mapema kazi zenye hatari kubwa, ili matatizo ya kiufundi yajitokeze kabla hayajaathiri kazi zinazozitegemea.
• Utegemezi: Wakati mwingine kipengele cha kipaumbele cha chini lazima kimalizwe kwanza ndipo kazi ya kipaumbele cha juu ianze, kwa hiyo utegemezi kati ya kazi unapaswa kuonekana wazi kwa kila mtu.

Mifumo iliyoanzishwa ya kupanga kipaumbele inayopanga mchakato huu:

• MoSCoW (Must-have, Should-have, Could-have, Won't-have): inagawa mahitaji kulingana na jinsi yalivyo ya lazima kwa utoaji
• Matrix ya Thamani dhidi ya Juhudi: inaonyesha kazi kulingana na thamani zinazoleta ukilinganisha na juhudi zinazohitajika, na hivyo kufichua fursa zenye thamani kubwa kwa juhudi ndogo
• Mfano wa Kano: unaanzia kwenye kuridhika kwa mteja, ukitofautisha mahitaji ya msingi, vipengele vya utendaji na mambo yanayomfurahisha mtumiaji
• WSJF (Weighted Shortest Job First): inatanguliza kazi zinazoleta faida kubwa zaidi ya kiuchumi kwa muda mfupi zaidi, na ni kiwango cha kawaida katika mazingira ya SAFe

Uboreshaji na uchafu

Vikao vya kawaida vya kupitia na kuboresha backlog, ambapo timu hukaa na Product Owner kuikagua, kuongeza maelezo, kukadiria na kuisafisha, ndivyo vinavyoifanya backlog iwe na manufaa katika kazi halisi badala ya kuwa sahihi kwenye karatasi tu.

• Kuelezea kwa undani: Vitu vya kipaumbele cha juu vinafafanuliwa, vinagawanywa katika kazi ndogo inapohitajika, na vinaandaliwa kwa utengenezaji.
• Makadirio: Timu inakadiria juhudi zinazohitajika kwa kila kazi, na hivyo Product Owner anapata data anayohitaji kuweka vipaumbele kwa usahihi.
• Kuondoa vitu vya zamani: Kazi zisizo na umuhimu tena zinaondolewa badala ya kuachwa zirundikane, ili backlog isikue hadi kupoteza manufaa yake.
• Tathmini upya ya kipaumbele: Timu inajadili kwa uwazi kama vipaumbele vimebadilika tangu kikao kilichopita, ikizingatia taarifa mpya au hali za nje zilizobadilika.

Vikao hivi vinapaswa kufanyika mara kwa mara na kuwa na muda maalum, wa kutosha kudumisha ubora wa backlog bila kula muda wa timu kupita kiasi.

Makosa ya kawaida

Hata timu zinazojua mazoea bora hurudia makosa yaleyale:

• Backlog iliyovimba: Backlog ikiendelea kukua bila kusafishwa mara kwa mara, inapoteza manufaa yake kama chombo cha kupanga. Vitu ambavyo havitafanyiwa kazi kamwe vinakula muda wa ukaguzi na kuficha vipaumbele halisi.
• Kutokuwepo kwa kupanga kipaumbele kwenye maana: Kazi zote zikiwa na kipaumbele sawa, backlog haitoi mwongozo wowote. Kupanga kipaumbele kwa ukali na kutofautisha kila kazi ni hitaji la kazi yenyewe, sio suala la kupenda au kutopenda.
• Kuondoa timu kutoka kwa uchafu: Timu isiposhiriki katika kufafanua kazi na kukadiria, inakosa uelewa na hisia ya umiliki ambavyo ndivyo husukuma utekelezaji mbele.
• Vitu vya ubora wa chini: Kazi zisizoeleweka au kubwa kupita kiasi huleta utata, hupunguza kasi ya kazi na husababisha makadirio yasiyo sahihi.
• Kuchukulia backlog kama imewekwa: Backlog isiyosasishwa kila wakati inabaki na muundo wa Agile tu, huku ikipoteza uwezo wa kubadilika ambao ndio unaofanya Agile ifanye kazi.

Makala zinazohusiana:

Kwa mbinu za upangaji wa kimkakati wa mradi na muundo wa ramani ya barabara, soma Ramani ya barabara ya mradi: Kupanga na kusimamia mradi wako.

Kwa muhtasari wa kina wa mbinu ya usimamizi ya Waterfall, soma Usimamizi wa mradi wa Waterfall: Mwongozo wa hatua kwa hatua.

Kwa thamani na kanuni za msingi zinazoegemea Agile, soma Manifesto ya Agile: Thamani na kanuni za msingi zilizoelezewa. Maelezo zaidi: Kazi za Uongozaji Timu.

Hitimisho

Kusimamia backlog na kupanga kipaumbele kazi kwa nidhamu ni mazoea ya kazi ya kila siku, sio dhana za kinadharia. Backlog inayotunzwa vizuri huiweka timu kwenye kazi yenye thamani kubwa zaidi, huiwezesha kubadilika haraka mambo yanapobadilika, na huipa msingi wa kupanga unaofanya matokeo ya kila sprint yatabirike. Juhudi zinazowekwa katika kujenga na kudumisha mazoea haya hurudi kwa njia ya utoaji thabiti, mzigo mdogo wa kupanga, na uwezo wa kukabili hali zinazobadilika bila kupoteza mwelekeo.