10 règles pour une délégation efficace en projet

Idées clés

1. Définition des tâches

Délimitez clairement les tâches à déléguer. 

Ne déléguez pas : les décisions stratégiques, les informations confidentielles, les questions disciplinaires, les tâches à haut risque pour la réputation de l'entreprise. 

Déléguez : les opérations routinières, les tâches spécialisées aux experts correspondants, les tâches de développement des compétences, le travail préparatoire à la prise de décision.

Utilisez la matrice importance/urgence d'Eisenhower pour déterminer les priorités de délégation. Les tâches du quadrant "important mais pas urgent" sont idéales pour le développement des employés.

2. Choix de l'exécutant

Évaluez les candidats selon un système de critères élargi pour une efficacité maximale de la délégation.

Quatre critères principaux :

• Compétences (compétences actuelles) : connaissances techniques, expérience de tâches similaires, certifications
• Volonté (motivation et désir) : intérêt pour la tâche, ambitions de carrière, disposition à prendre des responsabilités
• Temps (disponibilité des ressources) : charge de travail actuelle, priorités, capacité de concentration
• Expérience (résultats précédents) : historique d'exécution de tâches similaires, capacité à travailler de manière autonome

Création d'une matrice de compétences : Développez un tableau pour chaque membre de l'équipe avec une évaluation sur une échelle de 10 points de toutes les compétences clés du projet. Mettez à jour la matrice tous les 6 mois. Incluez les colonnes : "Niveau actuel", "Potentiel de croissance", "Motivation pour le développement", "Types de tâches préférentiels".

Règle de sélection de l'exécutant : Pour les tâches de développement, choisissez des employés avec une forte motivation (8-10 points), même si leurs compétences actuelles sont de 6-7 points. Pour les tâches critiques, privilégiez l'expérience (9-10 points) et les résultats prouvés. Utilisez la formule : Potentiel de succès = (Compétences × 0,3) + (Motivation × 0,4) + (Disponibilité × 0,2) + (Expérience × 0,1) pour les tâches de développement.

3. Clarté de la tâche

Structurez la définition de la tâche selon la formule SMART-R : Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporellement définie, Récompensée.

Incluez obligatoirement le contexte de la tâche : pourquoi c'est important, comment cela se rattache aux objectifs généraux, quelles sont les conséquences du succès/échec. Terminez la définition par une vérification de compréhension par la reformulation de l'exécutant.

4. Niveau d'autorité

Déterminez l'un des cinq niveaux de délégation d'autorité avec une description claire des limites de responsabilité.

Détail des niveaux :

• Niveau 1 - Recherche : Collectez et systématisez les informations, préparez les faits sans analyse ni recommandations. Temps maximum, risques minimaux.
• Niveau 2 - Analyse : Analysez la situation, identifiez les problèmes, proposez 3-5 options de solutions avec une brève description des avantages et inconvénients de chacune.
• Niveau 3 - Recommandations : Sur la base de l'analyse, recommandez une action concrète avec justification du choix, plan de mise en œuvre et évaluation des risques. Nécessite l'approbation du superviseur.
• Niveau 4 - Actions autonomes avec reddition de comptes : Prenez des décisions et agissez de manière indépendante dans le cadre des paramètres établis, informez des décisions clés et des résultats.
• Niveau 5 - Autonomie complète : Responsabilité totale de la tâche, y compris les décisions stratégiques dans le cadre du projet. Reddition de comptes uniquement sur les résultats finaux.

Les limites d'autorité doivent inclure :

• Limites budgétaires pour chaque niveau (par exemple, jusqu'à 1000$ - autonome, au-dessus - validation)
• Délais de prise de décision
• Situations d'escalade obligatoire (questions juridiques, risques RP, conflits clients)
• Autorité pour faire appel à des ressources externes ou des experts
• Droits de modification du périmètre ou du planning du projet

5. Points de contrôle

Établissez un système de contrôle intermédiaire assurant l'équilibre entre l'autonomie de l'exécutant et la gestion des risques.

Système "25-50-75-100" :

• 25% d'exécution : Vérification de la bonne compréhension de la tâche, correction de l'approche choisie, identification des risques précoces
• 50% d'exécution : Évaluation de la qualité des résultats intermédiaires, correction si nécessaire, confirmation du planning
• 75% d'exécution : Réception préliminaire de la partie principale du travail, planification de la finalisation, préparation à la livraison des résultats
• 100% d'exécution : Réception finale, analyse des résultats, documentation des leçons apprises

Pour chaque point de contrôle, définissez :

• Livrables spécifiques (documents, prototypes, rapports)
• Critères d'évaluation de la qualité sur une échelle de 5 points
• Temps maximum pour la révision (24-48 heures)
• Format de présentation des résultats (présentation, démo, rapport écrit)
• Liste des participants aux sessions de révision

Système d'alerte précoce : L'exécutant doit signaler les problèmes 48 heures avant le moment critique avec description : nature du problème, options de solutions possibles, aide nécessaire, impact sur le planning et la qualité. Utilisez l'indication colorée du statut : vert (dans les temps, sans risques), jaune (risques présents mais sous contrôle), rouge (nécessite intervention immédiate du superviseur).

6. Ressources

Effectuez un audit des ressources nécessaires par catégories : informationnelles (accès aux bases de données, documents), techniques (logiciels, équipements), humaines (contacts, expertise des collègues), financières (limites budgétaires), temporelles (priorités dans le calendrier).

Élaborez une "check-list des ressources" et assurez-vous que l'exécutant dispose de tous les accès nécessaires avant le début du travail. Désignez des contacts de sauvegarde pour les ressources critiques.

7. Disponibilité

Établissez des règles de communication claires garantissant le soutien à l'exécutant sans créer de dépendance au contrôle constant.

Règles de communication :

• Canaux de communication : canal principal (Slack/Teams), canal d'urgence (téléphone), canal formel (email pour documenter les décisions)
• Formats d'échanges : questions brèves (chat), questions complexes (appel vidéo), mises à jour de statut (emails hebdomadaires)
• Temps de réponse attendu : questions critiques (1 heure), importantes (4 heures), standard (24 heures)

Système de priorités des échanges :

• Critiques (immédiatement) : bloqueurs qui arrêtent le travail ; questions avec impact sur les clients ; questions juridiques ou de conformité
• Importantes (dans les 4 heures) : questions affectant la qualité ou le planning ; nécessité de prise de décisions ; expertise technique
• Standard (avant la fin de la journée de travail) : consultations habituelles ; mises à jour de statut ; planification des prochaines étapes

"Créneaux de disponibilité" : Assignez des créneaux quotidiens de 30-60 minutes (par exemple, 10h00-10h30 et 16h00-16h30) pour les consultations sur les tâches déléguées. Pendant ce temps, vous êtes garanti disponible pour l'équipe. En dehors de ces créneaux, répondez selon les priorités des échanges.

8. Droit à l'erreur

Divisez les erreurs en catégories : éducatives (admissibles, mènent à la croissance), coûteuses (nécessitent prévention), critiques (inadmissibles). Pour chaque catégorie, établissez différentes approches de contrôle et de réaction.

Implémentez une culture d'"échec sécurisé" : créez une procédure d'information rapide sur les erreurs sans sanction, si l'employé a lui-même identifié et proposé une solution au problème.

9. Reconnaissance des mérites

Utilisez une approche systématique pour reconnaître les succès et analyser les échecs, renforçant la confiance et la motivation de l'équipe.

Principe de "l'éloge public" :

• Mentionnez les succès des employés lors des réunions d'équipe avec des exemples concrets de réalisations
• Incluez les informations sur la contribution des exécutants dans les rapports à la direction
• Partagez les succès dans les communications corporatives (newsletters, réseaux sociaux internes)
• Nominez les employés distingués pour les récompenses corporatives

Formule de reconnaissance des mérites : "Grâce à l'initiative de [nom] et à l'application de [approche/compétence spécifique], nous avons atteint [résultat spécifique], ce qui a permis [impact sur le projet/équipe/clients]."

Formule de responsabilité en cas d'échecs : "En tant que superviseur, j'assume la responsabilité de ce résultat. Ma tâche était de mieux préparer les conditions du succès. Analysons ce qui peut être amélioré dans le processus de préparation, de soutien et de contrôle." Concentrez-vous sur les améliorations systémiques, pas sur les défauts personnels de l'exécutant.

10. Analyse des résultats

Menez une rétrospective structurée selon le modèle 4L : Liked (ce qui a plu), Learned (ce qui a été appris), Lacked (ce qui a manqué), Longed for (ce qu'on aimerait changer).

Documentez les leçons de délégation : quelles tâches conviennent mieux à des employés spécifiques, les moyens optimaux de définir les tâches, les méthodes efficaces de contrôle. Créez une base de connaissances pour les futures délégations.

Lisez aussi :

Découvrez comment éliminer les obstacles pour atteindre les objectifs dans l'article Qu'est-ce qu'un Scrum Master ? Rôles, responsabilités et compétences expliqués

Familiarisez-vous avec les limitations de la méthodologie dans l'article sur les Inconvénients d'Agile : convient-il à votre équipe ?

Augmentez votre productivité au travail en découvrant l'impact de la musique sur la productivité

Conclusion

La délégation efficace en gestion de projet est un outil stratégique de développement d'équipe et d'atteinte des objectifs. Les meilleures pratiques de délégation nécessitent une approche systématique et un perfectionnement constant. L'application de ces principes assure l'élargissement des pouvoirs des équipes projet et crée la base du succès à long terme de l'organisation.

Nous recommandons de lire

"The One Minute Manager Meets the Monkey"

Livre sur comment arrêter de prendre les tâches des autres et apprendre à déléguer correctement pour ne pas se surcharger en tant que manager.

Sur Amazon

"Multipliers: How the Best Leaders Make Everyone Smarter"

Raconte comment les leaders peuvent libérer le potentiel de l'équipe en déléguant avec compétence et en élargissant les pouvoirs des employés.

Sur Amazon

"Turn the Ship Around!: A True Story of Turning Followers into Leaders"

Histoire d'un ancien capitaine de sous-marin qui a radicalement changé son style de management grâce à la délégation complète et à la répartition des responsabilités.

Sur Amazon