Tâches croisées : éviter les conflits

Points clés

Introduction

Les tâches qui se chevauchent se produisent lorsque deux membres d’équipe ou plus, ou des groupes de tâches, partagent des éléments communs : cela peut être les mêmes ressources (comme un spécialiste ou un outil), un bloc de code partagé, des phases de travail interdépendantes ou même simplement la même fenêtre temporelle.

Le problème principal est que l’exécution d’une tâche affecte directement ou bloque l’exécution d’une autre, ce qui entraîne des retards et la nécessité de résoudre les conflits manuellement. Comprendre ce concept est la première étape vers une gestion efficace.

Pourquoi les conflits surviennent

Ignorer ou mal gérer les tâches qui se chevauchent peut entraîner plusieurs conséquences négatives qui nuisent gravement à la productivité et au moral de l’équipe :

• Conflits et malentendus : Lorsque plusieurs personnes se disputent la même ressource ou zone de travail, cela conduit inévitablement à des désaccords et à la détérioration des relations au sein de l’équipe.
• Retards et ralentissement : Une tâche bloquant une autre crée un effet domino, ralentissant tout le projet et conduisant souvent à des délais non respectés.
• Détérioration de la qualité : Dans la précipitation ou par manque de coordination, les membres de l’équipe peuvent prendre des décisions hâtives qui impactent négativement la qualité finale du produit.
• Perte de motivation : Les obstacles constants et la nécessité de résoudre les conflits épuisent l’énergie et réduisent l’enthousiasme des participants pour le projet.
• Utilisation inefficace des ressources : Des actions non coordonnées entraînent une allocation sous-optimale des spécialistes et des outils.

Éviter les conflits

La meilleure façon de gérer les tâches qui se chevauchent est de les prévenir dès la phase de planification. Une planification minutieuse et transparente est la clé du succès du projet.

• Visualisez les dépendances : Utilisez Taskee pour afficher visuellement toutes les tâches et leurs relations, par exemple via des diagrammes de Gantt ou des tableaux Kanban. Définissez clairement quelle tâche doit être terminée avant le début de la suivante. Cela permet de repérer à l’avance les « goulots d’étranglement » potentiels.
• Répartition claire des rôles : Chaque tâche doit avoir une personne responsable, même si une équipe y travaille. Éliminez les ambiguïtés dans les rôles et responsabilités pour éviter des situations comme « ce n’est pas mon travail » ou « je pensais que quelqu’un d’autre le ferait ».
• Identification précoce des risques : Lors de la planification, identifiez activement les points d’intersection potentiels. Si deux tâches nécessitent la même ressource unique (comme un équipement coûteux ou un expert très spécialisé), planifiez à l’avance son utilisation.
• Temps tampon : Incluez des marges temporelles réalistes entre les tâches dépendantes dans votre plan. Cela offre un petit coussin pour les retards inattendus et réduit la pression.
• Planification collaborative : Impliquez tous les membres de l’équipe dans le processus de planification. Ceux qui exécuteront les tâches peuvent souvent signaler des conflits potentiels invisibles de l’extérieur. Leur participation augmente aussi l’engagement et la responsabilité.

Gérer les conflits

Si la prévention des tâches qui se chevauchent n’a pas été possible, vous devez adopter des stratégies pour les résoudre efficacement. Cela implique une gestion proactive des conflits dans les flux de travail.

• Priorisation : Si deux tâches entrent en conflit pour une ressource, le chef de projet doit clairement déterminer quelle tâche a la priorité pour la phase actuelle du projet. Cette décision doit être bien justifiée et communiquée à toutes les parties prenantes.
• Communication : Une communication ouverte et en temps utile est essentielle pour résoudre les conflits. Dès qu’un chevauchement ou un conflit potentiel est détecté, toutes les parties impliquées doivent être immédiatement informées. Utilisez des canaux de communication communs pour que l’information soit accessible à tous.
• Répartition temporaire des ressources : Dans certains cas, il est possible de convenir d’un partage temporaire des ressources. Par exemple, un spécialiste peut travailler sur une tâche le matin et sur une autre l’après-midi. Cela nécessite une coordination rigoureuse.
• Recours à des ressources externes : Si le conflit ne peut être résolu, envisagez de faire appel à un spécialiste ou un outil supplémentaire pour soulager la pression sur la ressource en conflit.
• Réaffectation : Parfois, la solution optimale consiste à réaffecter une des tâches qui se chevauchent à un autre membre de l’équipe disposant des compétences et de la disponibilité nécessaires.

Outils pour réussir

Les outils modernes pour optimiser la planification des tâches et éviter les conflits dans le flux de travail facilitent grandement la gestion des tâches qui se chevauchent.

Logiciels de gestion de projet :

• Taskee : Cette plateforme vous permet de créer des tâches, d’assigner des exécutants, de définir des délais, de suivre les dépendances et de visualiser l’avancement. Les fonctionnalités intégrées pour afficher la charge des ressources aident à identifier les chevauchements et à planifier les charges de travail.
• Diagrammes de Gantt et tableaux Kanban : Disponibles dans Taskee, ils aident à visualiser les séquences de tâches, leurs dépendances ainsi que les échéances.

Systèmes de contrôle de version (SCV) :

• Git (avec les plateformes GitHub, GitLab, Bitbucket) : Pour les équipes de développement logiciel, les SCV sont indispensables. Ils permettent à plusieurs développeurs de travailler sur le même code, de suivre les modifications et de gérer les conflits de fusion, ce qui est une forme de résolution des tâches qui se chevauchent au niveau du code.

Outils de communication :

Slack, Microsoft Teams, Discord : Des canaux pour une communication rapide, un échange d’informations instantané et une résolution rapide des problèmes. Ils permettent de créer des discussions thématiques pour discuter de tâches et de dépendances spécifiques.

Outils de collaboration :

Google Workspace (Docs, Sheets), Microsoft 365 (Word, Excel Online) : Permettent à plusieurs utilisateurs d’éditer simultanément le même document, de voir immédiatement les modifications et d’ajouter des commentaires, réduisant ainsi les conflits de version.

Systèmes de gestion des ressources : Taskee comprend des modules pour gérer la charge de travail des employés, aidant à optimiser la répartition et à éviter les surcharges.

Bonnes pratiques

Outre l’utilisation des outils, il est important de suivre certaines stratégies de gestion des conflits et d’optimisation de la planification des tâches.

• Réunions quotidiennes (Scrums) : Courtes réunions quotidiennes où chaque membre de l’équipe rapporte rapidement ce qui a été fait, ce qui est prévu et les obstacles rencontrés. Cela permet d’identifier et de résoudre rapidement les chevauchements avant qu’ils ne deviennent des problèmes majeurs.
• Transparence et ouverture : Toutes les informations sur les tâches, leur état, leurs dépendances et les responsables doivent être accessibles à tous les membres de l’équipe. Moins il y a d’ambiguïté, moins il y a de place pour les conflits.
• Culture d’entraide : Encourager un environnement où les membres de l’équipe sont prêts à s’entraider, partager leurs connaissances et résoudre les problèmes ensemble plutôt que de rivaliser pour les ressources.
• Formation et développement : Investir dans le développement des compétences polyvalentes au sein des membres de l’équipe. Plus il y a de personnes capables d’exécuter diverses tâches, plus il est facile de redistribuer le travail et d’éviter les goulets d’étranglement.
• Suivi continu : Suivre régulièrement l’avancement des tâches et la charge des ressources. Être prêt à ajuster rapidement le plan en cas de chevauchements ou de retards inattendus. Utilisez les fonctionnalités de Taskee pour cela.
• Rétrospectives : Après chaque phase ou projet, organiser des rétrospectives pour analyser comment les tâches qui se chevauchent ont été gérées. Qu’est-ce qui a bien fonctionné ? Qu’est-ce qui peut être amélioré à l’avenir ? C’est une expérience précieuse pour les projets futurs.

Articles connexes :

Pour bien démarrer le travail à distance, lisez Comment devenir un nomade digital : Guide complet.

Pour vous assurer que le travail ne nuise pas à vos intérêts personnels, consultez Comment équilibrer travail et loisirs : Conseils pour une vie plus épanouie.

Pour choisir le meilleur modèle de travail pour votre équipe, lisez sur Les modèles de travail hybrides : L’avenir des lieux de travail.

Conclusion

Gérer les tâches qui se chevauchent est une part essentielle de la gestion de projet réussie. Cela nécessite non seulement la capacité à utiliser des outils, mais aussi le développement d’une culture de communication ouverte, de planification proactive et de préparation à des solutions flexibles. En appliquant ces conseils, les chefs de projet et les équipes peuvent non seulement éviter les conflits et les retards, mais aussi augmenter considérablement leur productivité, améliorer la qualité du travail et créer un environnement de travail plus harmonieux. N’oubliez pas : la clé du succès réside dans la prévoyance, la coordination et une communication efficace, et des outils comme Taskee deviendront vos assistants fiables.

Lecture recommandée

“An Everyone Culture”

Montre comment les organisations peuvent réussir en créant une culture où le développement de chaque employé fait partie de leur travail quotidien et de leur stratégie globale.

Sur Amazon

“The Chaos Imperative”

Parfois, les chevauchements et le "chaos" dans les équipes peuvent être une source d’innovation si vous apprenez à les gérer correctement.

Sur Amazon

“Reinventing Organizations”

Parle d’un nouveau type d’organisation avec une gestion décentralisée, où les chevauchements de tâches sont résolus grâce à l’autonomie et à l’auto-organisation.

Sur Amazon