הפסקות יעילות לעבודה פרודוקטיבית

רעיונות מרכזיים

למה אנחנו בכלל צריכים הפסקות?

סליחה, אבל האגדה הזו שכביכול איננו משתמשים ב-100% מהמוח שלנו היא שטויות מוחלטות.

אנחנו לא מחשבים, ורמת האנרגיה והריכוז שלנו משתנה כל הזמן. המפתח לפרודוקטיביות הוא לא סתם "להידלק" ולדחוף דרך אי-נוחות, אלא לעבור בין ריכוז לבין ניתוק מוחלט מהעבודה. 

לא מאמינים? הנה שורה של תופעות לוואי לא נעימות אם לא לוקחים הפסקות:

• האטה במהירות קבלת החלטות
• איכות העבודה יורדת וכמות הטעויות עולה
• ביצוע משימות לוקח יותר זמן
• חסימה של חשיבה יצירתית
• הצטברות עייפות, שמובילה למתח כרוני

אז כן, למרות כל הקריאות מאותם סרטוני טיקטוק מגניבים, הפסקות קבועות אינן מכשולים בדרך להצלחה, אלא מנבאים אמיתיים של היעילות שלך. לא משנה כמה "עצלני" זה נראה לקחת כמה דקות כדי להתמתח, להכין קפה או אפילו לגלול בטלפון, ההפסקות הקטנות האלה הן השקעה אסטרטגית באנרגיה ובריכוז שלך.

קצת מדע

למעשה, כולנו עובדים במחזורים שנקראים מקצבים אולטרדיאניים — אלה מחזורים ביולוגיים טבעיים שמשתנים כל 90-120 דקות.

בתקופות כאלה, אתה בשיא הכושר ופותר בעיות כמו פיצוח פיסטוקים. אבל אז הפיסטוקים האלה נעשים קשים יותר ויותר — וזה נורמלי. המוח שלך אומר לך: "בסדר, הגיע הזמן להטעין מחדש".

אפשר להילחם ב"ירידות" האלה עם קפה, ניקוטין או נאומים מוטיבציוניים לזמן מה, אבל בסופו של דבר זה רק יחמיר את העייפות — היא תהפוך חמורה יותר ואף כרונית. הפתרון האמיתי הוא להסתגל לעליות האנרגיה האלה, לא להילחם בהן.

הנה מה שקורה בגופך כשאתה לוקח הפסקה נכונה:

• רשת מצב ברירת המחדל של המוח (default mode network) מופעלת, שנדלקת בהיעדר גירויים חיצוניים ואחראית על יצירתיות
• המוח ממשיך לעבד מידע ברקע
• רמת הקורטיזול (הורמון הדחק) יורדת
• יכולת הריכוז העמוק משתחזרת

והקורטיזול הזה הוא נקודת כאב אמיתית: הוא גורם להמון בעיות בעור, בבריאות הכללית ואפילו בכימיה של המוח.

לפי מחקר משנת 2018 שפורסם בכתב העת Neurology, רמות גבוהות של קורטיזול קשורות לירידה בנפח המוח ולפגיעה בזיכרון אצל צעירים ואנשים בגיל העמידה ללא תסמינים ברורים, כאשר ההשפעה הייתה בולטת במיוחד אצל נשים. המדענים גילו שאנשים עם קורטיזול גבוה היו בעלי מדדים גרועים יותר של זיכרון ותפיסה חזותית, וכן ירידה בנפח המוח הכולל ובחומר האפור באונות העורפית והקדמית.

וזה עוד לא הכל — יש גם תוצאות מפחידות באמת: סיכון למחלת אלצהיימר, דמנציה, ניוון מוחי ועוד שלל דברים לא נעימים.

גישה אסטרטגית להפסקות

למרות שהפסקות הן דבר נהדר, גם לקחת הפסקה רק לפי העיקרון "אוי, אני עייף = אני לוקח הפסקה" אינה האפשרות הטובה ביותר.

1. מרווחים מתוכננים של עבודה ומנוחה. טכניקת הפומודורו הקלאסית (25 דקות עבודה + 5 דקות מנוחה) היא נקודת התחלה טובה, אבל בתחום ה-IT לעתים קרובות נדרשת התאמה. הניסיון מראה שלמתכנתים ומנתחים, המשטר הזה יעיל יותר: 52 דקות של ריכוז עמוק — 17 דקות של מנוחה מלאה.

• למעצבים ומומחים יצירתיים, קצב אחר עשוי להתאים יותר: 90 דקות של עבודה יצירתית ו-20-30 דקות של מנוחה פעילה.
• טכניקת הפומודורו אינה מתאימה לכולם, אז התנסו! בדקו מרווחי זמן שונים ובחרו את אלה שעובדים הכי טוב עבורכם.

2. הפסקות שונות — לטעמים שונים:

• הפסקות קוגניטיביות. אם נתקעתם במשימה מורכבת, מעבר לפעילות שונה לגמרי יכול להציל את המצב. זה מוסבר בהפעלת רשת מצב ברירת המחדל של המוח, שממשיכה לעבוד על המשימה ברקע. נסו לשרבט במשך 15 דקות, ואז חזרו לבעיה — הפתרון יכול לצוץ מעצמו.
• הפסקות פיזיות. אורח חיים יושבני הוא מכה אמיתית למקצוענים המודרניים. פעילות גופנית סדירה לא רק טובה לבריאות, אלא גם משפרת משמעותית את התפקודים הקוגניטיביים. 
  נסו שגרות תרגילים קצרות (5-7 דקות), השתמשו במדרגות במקום במעלית, בצעו מתיחות של הצוואר והכתפיים ישירות בשולחן העבודה שלכם, או ארגנו "פגישות הליכה" בנושאים שאינם קשורים לעבודה.
• הפסקות חברתיות. חשובות במיוחד לעובדים מרחוק הסובלים מבידוד. שיחות קצרות לא פורמליות עם עמיתים מחליפות זמנית את הטיפול — הן מפחיתות לחץ, מחזקות את רוח הצוות, ולעתים קרובות מובילות לרעיונות בלתי צפויים לפתרון בעיות.
• הפסקות חינוכיות. לא חובה, אבל מועילות. אם אתם רוצים לקחת הפסקה ממשימות העבודה, אך לא לבזבז זמן לשווא, השקיעו 10-15 דקות בלמידת טכנולוגיה חדשה או בקריאת ספרות מקצועית — אפשרות מצוינת.

למנהלים

כאשר אתם אלה ששומרים את החברה על המים, ומכל פינה באינטרנט צועקים לכם: "האם ניסיתם את טכניקת הפומודורו?", זה באמת מעצבן — אנחנו מבינים.

מה שבאמת יעזור ב"מצב" המורכב הזה עם הצוות שלכם הוא לשנות מעט את התפיסה לגבי "עצלנות" ולהפוך אותה לחלק מתרבות ארגונית בריאה ומאושרת. אחרי הכל, אתם המנהיגים, ואם לא אתם, מי יראה לאנשים המותשים האלה שלנמנם הוא למעשה מועיל?

הנה כמה רעיונות שאפשר לנסות:

• הובילו בדוגמה אישית. הראו באופן אישי שלקחת הפסקות זה נורמלי, ומה שחשוב יותר, הכרחי.
• ויתרו על תרבות "הגיבורים". הפסיקו לרומנטיקה של שעות נוספות ו"פשיטות ליליות". כן, דו"ח ענק יכול להיות מושלם במשך הלילה, אבל האם זה שווה את זה אם העובד לא מסוגל לעבוד ביום שלאחר מכן?
• צרו אזורי מנוחה. אפילו פינה קטנה עם כורסה נוחה וספרים יכולה להפוך לנווה מדבר אמיתי להתאוששות. עבור צוותים מרוחקים, ארגנו שיחות צוות לא פורמליות שאינן קשורות לעבודה — כדי שכולם יוכלו לקחת הפסקה.
• הכניסו מסורות. למשל, חמש דקות של פעילות גופנית עם כל הצוות אחרי פגישות ארוכות.
• ספרו תוצאות, לא זמן מול מסך. זהו שינוי יסודי בחשיבה, חשוב במיוחד לעבודה מרחוק.

כלים טכנולוגיים לארגון הפסקות צוותיות:

• בוטים של סלאק להפסקות קפה וירטואליות אקראיות
• בלוקים ביומן להפסקות חובה בלוח הזמנים הכללי של הצוות
• Toggl למעקב אחר מחזורי עבודה ומנוחה
• Taskee — למעקב מסוגנן אחר משימות שהושלמו

מאפיינים למקצועות שונים:

• למפתחים. שימו לב למחזור "הטבילה בקוד" — נדרשות כ-15-20 דקות להתרכז לחלוטין. נסו לתכנן הפסקות בגבולות הטבעיים של המשימות.
• לאנשי שיווק ויוצרי תוכן. התחלפו בין משימות אנליטיות ליצירתיות. אם אתם עובדים על טקסט, עברו ל-10 דקות של ניתוח נתונים, ולהיפך.
• ליזמים. הקצו ביומן שלכם "הפסקות אסטרטגיות" — זמן שבו אינכם פותרים בעיות שוטפות, אלא חושבים על היעדים הגלובליים של החברה.

קראו גם:

להבנה עמוקה יותר של פרודוקטיביות, חקרו את המאמר על הגברת הפרודוקטיביות שלכם עם קנבן: טיפים לניהול משימות יעיל. 

למניעת שחיקה, קראו על איך להימנע משחיקה: אסטרטגיות חיוניות לשמירה על הרווחה שלכם.

לתכנון טוב יותר, התוודעו אל תרשים גאנט. מדריך לשימוש בתרשימי גאנט לניהול פרויקטים.

מסקנה

בעולם המודרני של עיסוק מתמיד, היכולת לקחת הפסקות הופכת לכוח-על. יישום תרבות של הפסקות יעילות אינו פתרון מיידי, אלא תהליך הדרגתי. 

זכרו: בטווח הארוך, המנצח אינו מי שעובד יותר שעות, אלא מי שעובד ביעילות רבה יותר בזמן המוקצב.

קריאה מומלצת

"Your Brain at Work"

מבט נוירוביולוגי על איך המוח פועל בסביבת העבודה ומדוע הפסקות קבועות חשובות באופן קריטי לשמירה על תפקודים קוגניטיביים ברמה גבוהה.

עַל Amazon

"Shorter: Work Better, Smarter, and Less — Here's How"

מחקר של חברות מרחבי העולם שהפחיתו את זמן העבודה מבלי לאבד פרודוקטיביות, תוך שימוש בעקרונות של מנוחה אסטרטגית ומיקוד אינטנסיבי.

עַל Amazon

"When: The Scientific Secrets of Perfect Timing"

מדריך מעשי על איך לסנכרן את העבודה שלכם עם המקצבים הביולוגיים הטבעיים כדי להשיג יעילות מקסימלית.

עַל Amazon