Mapumziko Bora kwa Kazi ya Ufanisi

Kwa nini mapumziko ni muhimu

Uwezo wetu wa kufikiri haubaki palepale. Hupanda na kushuka kufuatana na mizunguko ya neva inayoamua jinsi ubongo unavyochakata habari, unavyodumisha umakini na unavyofanya maamuzi. Kufanya kazi mfululizo bila kupumzika hakuuachi utendaji katika kiwango kimoja. Hupunguza utendaji taratibu, na matokeo yake yanatabirika na hugusa moja kwa moja ubora wa kazi:

• Kasi ya kufanya maamuzi hupungua kwa kuwa gamba la mbele la ubongo hufanya kazi vibaya zaidi chini ya mzigo wa muda mrefu usio na vipindi vya kupumzika.
• Ubora wa kazi unashuka na viwango vya makosa huongezeka kwa sababu umakini huisha hadi kufikia kiwango ambacho hauwezi tena kutegemewa.
• Muda wa kukamilisha kazi huongezeka kwa sababu akili iliyochoka, hata ijitahidi kiasi gani, hufanya kazi polepole na kwa ubora mdogo kuliko akili iliyopumzika.
• Fikra za ubunifu zinazuiwa kwa sababu mawazo mapya yanahitaji mtandao wa hali ya msingi wa ubongo kuwa hai, na mtandao huo hukandamizwa pale tunapoelekeza umakini kwenye jambo moja kwa muda mrefu.
• Uchovu hujilimbikiza na kutoa msongo sugu wakati cortisol, homoni kuu ya msongo, inabaki juu bila vipindi vya kupumzika vinavyoiwezesha kushuka.

Kwa hiyo mapumziko ya mara kwa mara si muda unaopotea kutoka kwenye kazi yenye tija. Ni vipindi ambavyo ubongo hurejesha nguvu zilizotumika kazini. Bila vipindi hivyo, hata kazi inayofanyika mahali pake hutoka na ubora mdogo na tija ndogo.

Sayansi kidogo

Msingi wa kibiolojia wa mapumziko ni mdundo wa ultradian, yaani mzunguko wa asili wa utendaji ambapo ubongo hupitia kipindi cha uchakataji wa haraka na makini, kisha huingia awamu ya ahueni ambapo utendaji hushuka. Katika awamu ya kwanza ni rahisi kuzingatia kwa muda mrefu na kutatua matatizo magumu. Awamu ya ahueni isipopewa mapumziko ya kweli, huhisiwa kama ugumu wa kuzingatia, kutotulia na kazi inayozidi kudorora.

Kujilazimisha kuendelea kufanya kazi katika awamu hizi kwa kahawa, vichocheo vingine au nguvu ya mapenzi hutoa msukumo wa muda mfupi, lakini gharama yake hulipwa baadaye kwa uchovu mzito zaidi. Njia inayodumu zaidi ni kupanga kazi kulingana na mzunguko huo wa asili: kazi nzito za akili wakati nguvu ziko juu, na kazi nyepesi au mapumziko yaliyopangwa wakati nguvu zinashuka.

Mapumziko husaidia mwili kupata nafuu kupitia mifumo kadhaa:

• Mtandao wa hali ya msingi wa ubongo huwaka tunapopumzika kutoka kwenye umakini ulioelekezwa, na kuwezesha uchakataji wa chinichini unaozaa mawazo ya ubunifu na njia mpya za kutatua matatizo.
• Ubongo unaendelea kuchakata habari wakati wa kupumzika, na mara nyingi ni wakati huo ndipo hukamilisha kutambua mifumo na kuunganisha taarifa, jambo ambalo juhudi za makusudi peke yake haziwezi kufanikisha.
• Viwango vya cortisol hupungua wakati wa kupumzika kwa kweli, hivyo mwitikio wa mwili kwa msongo hurudi katika hali ya kawaida kabla haujasababisha madhara ya kimuundo yanayohusishwa na msongo sugu.
• Uwezo wa umakini wa kina hurejeshwa kwa sababu umakini hujazwa tena wakati wa kupumzika, na kipindi kijacho cha kazi huanza kwa uwezo kamili wa akili badala ya mabaki yake.

Madhara ya cortisol kuwa juu kwa muda mrefu yanavuka suala la utendaji kazini. Utafiti wa mwaka 2018 uliochapishwa katika jarida la Neurology uligundua kwamba kwa watu wazima wadogo hadi wa makamo wasio na dalili, kiwango cha juu cha cortisol katika damu kilihusishwa na ujazo mdogo wa ubongo na kumbukumbu dhaifu, na uhusiano huo ulikuwa mkubwa zaidi kwa wanawake. Watu wenye cortisol ya juu walifanya vibaya zaidi katika majaribio ya kumbukumbu na utambuzi wa kuona, na ujazo wa jumla wa ubongo pamoja na sehemu ya kijivu ulikuwa mdogo zaidi kwao. Matokeo haya yanaunganisha msongo sugu na mabadiliko ya muundo wa ubongo yanayoweza kupimwa, wala si kushuka kwa utendaji peke yake.

Kuchukua mapumziko yako kimkakati

Mapumziko ya ghafla, yanayochukuliwa pale tu uchovu unapohisiwa, huleta faida ndogo kuliko mapumziko yaliyopangwa mapema kwa vipindi maalum. Sababu hapa pia iko kwenye mfumo wa neva. Kufikia wakati tunapohisi uchovu, uwezo wa akili umeshashuka kwa kiasi kikubwa. Mapumziko yaliyopangwa mapema hudumisha utendaji katika kiwango cha juu zaidi kwa sababu yanazuia uchovu mzito ambao mapumziko ya kuchelewa hulazimika kuutibu.

Kuna jambo jingine la kuzingatia. Kurudi kwenye kazi inayohitaji umakini huchukua muda, kwa kuwa ubongo unahitaji muda kurejea katika hali ya umakini ambayo kazi ya kina inadai. Hivyo mapumziko machache marefu yasiyopangwa hufanya kurudi kazini kuwe kugumu zaidi kuliko mapumziko mengi mafupi yanayochukuliwa kabla mtu hajachoka kabisa.

1. Vipindi vya kazi na mapumziko vilivyopangwa. Mbinu ya Pomodoro (dakika 25 za kazi + dakika 5 za mapumziko) ni mfumo wenye manufaa, lakini kipindi kinachofaa zaidi hutofautiana kwa jukumu na aina ya kazi. Kwa watayarishaji programu na wachambuzi, muundo wa dakika 52 za umakini na dakika 17 za mapumziko unaweza kufaa zaidi kuliko Pomodoro ya kawaida. Kwa wabunifu na wataalamu wa kazi za ubunifu, vipindi virefu vya kazi ya ubunifu vikifuatwa na mapumziko hai vinaweza kufaa zaidi. Kanuni ni ileile katika hali zote: vipindi vilivyopangwa ni bora kuliko mapumziko ya ghafla, na urefu wa kipindi unapaswa kurekebishwa kulingana na kiasi ambacho kazi inadai kutoka kwa akili, badala ya kutumia kipimo kimoja kwa kila mtu.

2. Mapumziko tofauti kwa malengo tofauti:

• Mapumziko ya utambuzi. Unapokwama kwenye tatizo gumu, hamia kazi ya aina tofauti kabisa, au fanya shughuli nyepesi kama kuchora au kutembea. Hii huwasha mtandao wa hali ya msingi na kuacha uchakataji wa chinichini uendelee. Kurudi kwenye tatizo lilelile baada ya dakika 15 za kujitenga nalo kweli mara nyingi huleta suluhisho ambazo juhudi za mfululizo hazikuleta.
• Mapumziko ya kimwili. Kukaa kwa muda mrefu kazini hupunguza mtiririko wa damu kwenda kwenye ubongo na hukandamiza shughuli ya nyurokemikali inayochochewa na kujongea kwa mwili. Mazoezi mafupi (dakika 5-7), kupanda ngazi, kujinyoosha mezani, au mikutano ya kutembea kwa majadiliano yasiyo ya kiufundi, yote huifanya akili ifanye kazi vizuri zaidi kwa namna inayoonekana baadaye.
• Mapumziko ya kijamii. Mazungumzo mafupi yasiyo rasmi na wenzako hupunguza upweke wa kufanya kazi ukiwa mbali na hupunguza msongo unaoongezwa na upweke huo. Mazungumzo ya aina hii wakati mwingine hutatua matatizo bila kukusudia, kwa sababu katika mazungumzo huru mara nyingi huibuka suluhisho ambazo hazijitokezi katika mikutano rasmi.
• Mapumziko ya kujifunza. Kwa wanaopendelea kupumzika kwa kujishughulisha, dakika 10-15 za kujifunza kwa mpangilio, kama dhana mpya ya kiufundi au kusoma makala za kitaaluma, huipa akili aina tofauti ya shughuli. Hii huzuia kutotulia kunakoletwa na mapumziko ya kukaa tu, na wakati huohuo huhamisha umakini mbali na kazi kuu.

Maelezo zaidi: Programu ya Tija ya Kibinafsi, Programu ya Kusimamia Timu ya Mbali.

Kwa wafanyakazi wa usimamizi

Katika ngazi ya shirika, hasara ya tija inayotokana na kukosa mapumziko ya kutosha husambaa katika timu nzima badala ya kumwangukia mtu mmoja. Kwa hiyo si rahisi kuiona, na mara nyingi hudhaniwa kuwa ni tofauti za utendaji kati ya watu badala ya chanzo chake halisi kilicho katika mpangilio wa kazi. Kujenga utamaduni wa timu unaounga mkono mapumziko kunahitaji mazoea mahususi, na kutia moyo kwa jumla hakutoshi.

• Ongoza kwa mfano. Kile ambacho viongozi hufanya kila mara ndiyo ishara iliyo wazi zaidi kwa timu kuhusu kile ambacho shirika linathamini kweli. Mameneja wanaopumzika waziwazi na kwa utaratibu huonyesha kwamba kupumzika ni sehemu ya kazi ya kitaaluma na hakumaanishi kukosa kujitolea.
• Kataa utamaduni wa upatikanaji unaoendelea. Kusifu saa ndefu za kazi au kuchukulia kupatikana kila wakati kama kipimo cha utendaji huiweka cortisol juu kwa muda mrefu na kuichosha akili, na hilo huharibu ubora wa kazi kwa muda mrefu. Utendaji endelevu unahitaji vipindi vya kupumzika, na utamaduni huu unavifuta kimfumo.
• Tengeneza nafasi za ahueni za kimwili na za kibinafsi. Shirika linapotenga nafasi, halisi au za mtandaoni, kwa shughuli zisizo za kazi, linaonyesha kwamba kupumzika ni jukumu lake pia na halimwachii kila mfanyakazi peke yake. Kwa timu za mbali, simu za timu zisizo na ajenda ya kazi hufanya kazi ileile ambayo mazungumzo ya kawaida ofisini hufanya.
• Anzisha mila ya ahueni ya timu. Shughuli fupi za mwili baada ya mikutano mirefu, au vikao vya timu vinavyohusu waziwazi mambo yasiyo ya kazi, huunda vituo vya kupumzika vinavyojulikana, ambavyo ratiba ya mtu binafsi mara nyingi hushindwa kuvilinda.
• Tathmini matokeo, sio muda. Utendaji unapopimwa kwa matokeo yaliyotolewa badala ya saa zilizoonekana ofisini, shinikizo lililojificha la kuonekana ukifanya kazi wakati wote, iwe ina thamani au la, huondoka. Pia ratiba zinazobadilika huwezekana, na kila mtu anaweza kupanga kazi kulingana na mzunguko wake wa utendaji.

Zana za teknolojia za kupanga ahueni ya timu:

• Bots za Slack zinazopanga mapumziko ya kahawa ya mtandaoni kati ya wenzako wanaochaguliwa kwa nasibu, na hivyo kuzaa mahusiano ya kijamii ya kawaida.
• Kuzuia muda wa mapumziko ya lazima katika kalenda ya pamoja ya timu, ili mapumziko yalindwe ndani ya ratiba yenyewe na mtu asilazimike kuyajadili peke yake.
• Toggl kwa kufuatilia mizunguko ya kazi na mapumziko na kukusanya data inayoonyesha mifumo ya utendaji.
• Taskee kwa kufuatilia maendeleo ya kazi na kuiwezesha timu nzima kuona kazi iliyosambazwa.

Mazingatio mahususi ya jukumu:

• Kwa watayarishaji programu. Kuzama kikamilifu kwenye msimbo huchukua muda. Kwa hiyo ni vyema kupumzika kwenye kituo cha asili cha kazi, kama kukamilisha function, jaribio kupita au mahali pa kusimama panapoeleweka, ili juhudi zilizotumika kuelewa muktadha zisipotee na kurudi kazini kuwe rahisi zaidi.
• Kwa wafanyakazi wa masoko na waundaji wa maudhui. Kubadilishana kati ya kazi za uchanganuzi na za ubunifu ni aina nzuri ya mapumziko ya akili yenyewe. Unapohama kutoka kuandika maandishi hadi uchanganuzi wa data, au kinyume chake, umakini huhamia kwenye mifumo mingine ya akili, na mfumo uliokuwa ukifanya kazi hupata nafasi ya kupumzika.
• Kwa wajasiriamali. Kupanga "kupumzika kwa kimkakati", yaani vipindi maalum ambavyo hutatui matatizo ya uendeshaji, huunda nafasi ya kuona picha kubwa na kufikiri kwa muda mrefu, mambo ambayo shinikizo la kila siku la uendeshaji huyasukuma kando mara kwa mara.

Makala zinazohusiana:

Kwa uelewa wa kina zaidi wa tija, soma Kuongeza tija na Kanban: vidokezo kwa usimamizi mzuri wa kazi.

Kuzuia uchovu wa kazi, soma Jinsi ya kuepuka uchovu wa kazi: mikakati muhimu ya kudumisha ustawi.

Kwa upangaji bora, gundua Chati ya Gantt ni nini? Mwongozo wa kuona na kusimamia ratiba za miradi. Soma zaidi: Programu ya Usimamizi wa Miradi kwa Timu za Uhandisi.

Hitimisho

Mapumziko mazuri ni sehemu ya muundo wa kazi bora inayodumu, wala si kitu cha kubadilishana nayo. Ubongo hufanya kazi kwa mizunguko ya utendaji, na anayefuata mizunguko hiyo kwa mapumziko yaliyopangwa mapema kulingana na aina ya kazi na mdundo wake binafsi hatimaye hupata matokeo mengi zaidi yenye manufaa kuliko anayefanya kazi kinyume nayo. Katika ngazi ya shirika, kujenga utamaduni na mazingira yanayowezesha kupumzika kwa utaratibu ni uwekezaji katika utendaji ambao faida yake hukua kadri muda unavyokwenda, kwa sababu unaepusha kuchoka kwa akili kunakotokana na kufanya kazi kupita kiasi kwa muda mrefu na unalinda uwezo wa umakini ambao kazi bora inauhitaji.