Nghỉ ngơi hiệu quả cho công việc năng suất

Tại sao nghỉ ngơi quan trọng

Khả năng tư duy của chúng ta không cố định mà lên xuống theo các chu kỳ thần kinh, và chính những chu kỳ này quyết định não xử lý thông tin, giữ sự chú ý và ra quyết định tốt đến đâu. Làm việc liên tục mà không phục hồi không giữ được hiệu suất ở một mức ổn định, trái lại còn làm nó sa sút dần, kéo theo những hệ quả khá dễ đoán và ảnh hưởng thẳng đến chất lượng công việc:

• Tốc độ ra quyết định giảm khi vỏ não trước trán hoạt động kém đi dưới áp lực tinh thần kéo dài mà không có quãng nghỉ để hồi phục.
• Chất lượng công việc giảm và tỷ lệ lỗi tăng khi sự chú ý bị bào mòn xuống dưới mức có thể tin cậy được.
• Thời gian hoàn thành nhiệm vụ tăng vì một bộ óc mệt mỏi dù cố gắng đến mấy vẫn xử lý chậm hơn và kém hơn một bộ óc đã được nghỉ ngơi.
• Suy nghĩ sáng tạo bị chặn vì ý tưởng mới cần đến sự hoạt động của mạng chế độ mặc định trong não, trong khi mạng này bị kìm lại suốt thời gian ta dồn sự chú ý vào một việc quá lâu.
• Mệt mỏi tích lũy và tạo ra căng thẳng mãn tính khi cortisol, hormone căng thẳng chính, cứ ở mức cao mà không có những quãng phục hồi để hạ xuống.

Như vậy, những lần nghỉ đều đặn không hề là thời gian bị lấy mất khỏi công việc. Đó là những quãng để não lấy lại nguồn lực đã tiêu hao khi làm việc, và nếu thiếu chúng thì phần công việc được làm thay vào chỗ đó cũng sẽ kém chất lượng và kém hiệu quả hơn.

Một chút khoa học

Cơ sở sinh học của việc nghỉ ngơi là nhịp ultradian, một chu kỳ hiệu suất tự nhiên, trong đó não trải qua một giai đoạn xử lý nhanh và hiệu quả rồi chuyển sang giai đoạn phục hồi với hiệu suất thấp hơn. Ở giai đoạn đầu, ta dễ tập trung lâu và giải quyết những vấn đề phức tạp, còn giai đoạn phục hồi, nếu không được đáp ứng bằng một lần nghỉ thực sự, sẽ biểu hiện thành khó tập trung, bồn chồn và kết quả làm ra kém dần.

Cố gắng làm tiếp qua các giai đoạn phục hồi nhờ cà phê, chất kích thích hay ý chí chỉ mang lại một cú hích ngắn hạn, và cái giá phải trả sau đó là sự mệt mỏi sâu hơn. Cách làm bền vững hơn là sắp xếp công việc theo chu kỳ tự nhiên này, dành những việc đòi hỏi nhiều trí lực cho lúc đỉnh cao, còn lúc xuống sức thì làm việc nhẹ hơn hoặc nghỉ ngơi có kế hoạch.

Việc nghỉ ngơi giúp cơ thể phục hồi thông qua nhiều hệ thống khác nhau:

• Mạng chế độ mặc định của não hoạt động khi ta tạm rời sự chú ý có chủ đích, tạo điều kiện cho quá trình xử lý ngầm vốn là nguồn gốc của những ý tưởng sáng tạo và cách giải quyết vấn đề mới mẻ.
• Não tiếp tục xử lý thông tin trong lúc nghỉ, và thường chính lúc đó mới hoàn tất việc nhận ra các quy luật và kết nối thông tin mà riêng nỗ lực có ý thức không làm được.
• Mức cortisol giảm khi được phục hồi thực sự, giúp phản ứng căng thẳng của cơ thể trở về trạng thái bình thường trước khi gây ra những tổn thương cấu trúc liên quan đến căng thẳng mãn tính.
• Khả năng tập trung sâu được khôi phục vì sự chú ý được nạp lại trong lúc nghỉ, nhờ đó ta bắt đầu phiên làm việc tiếp theo với đầy đủ năng lực tư duy chứ không phải với phần sức lực còn sót lại.

Tác động của việc cortisol cao kéo dài còn vượt ra ngoài chuyện hiệu suất làm việc. Một nghiên cứu năm 2018 đăng trên tạp chí Neurology đã phát hiện rằng ở những người trưởng thành từ trẻ đến trung niên không có triệu chứng, nồng độ cortisol trong máu cao hơn đi kèm với thể tích não nhỏ hơn và trí nhớ kém hơn, và mối liên hệ này rõ nhất ở phụ nữ. Những người có cortisol cao làm các bài kiểm tra trí nhớ và nhận thức thị giác kém hơn, đồng thời tổng thể tích não và chất xám của họ cũng nhỏ hơn, cho thấy căng thẳng mãn tính gắn với những thay đổi đo được trong cấu trúc não chứ không chỉ với sự sa sút về chức năng.

Nghỉ ngơi một cách chiến lược

Những lần nghỉ tùy hứng, chỉ diễn ra khi đã thấy mệt, mang lại ít lợi ích hơn những lần nghỉ được lên lịch trước theo các khoảng thời gian cố định. Lý do cũng nằm ở hệ thần kinh, bởi đến lúc ta tự cảm thấy mệt thì hiệu suất tư duy đã giảm đi đáng kể rồi. Các lần nghỉ lên lịch trước giữ hiệu suất ở mức cao hơn vì chúng ngăn ta rơi vào tình trạng cạn kiệt sâu, thứ mà những lần nghỉ muộn màng buộc phải khắc phục.

Thêm một điều cần tính đến là việc quay lại công việc cần tập trung luôn tốn thời gian, vì não cần một lúc để lấy lại trạng thái chú ý mà công việc sâu đòi hỏi. Do đó, vài lần nghỉ dài và không có kế hoạch sẽ khiến việc quay lại khó khăn hơn so với nhiều lần nghỉ ngắn được sắp xếp trước khi ta kiệt sức hoàn toàn.

1. Khoảng thời gian làm việc và nghỉ ngơi đã lên lịch. Kỹ thuật Pomodoro (25 phút làm việc + 5 phút nghỉ) là một khung làm việc hữu ích, nhưng khoảng thời gian phù hợp nhất lại thay đổi tùy theo vai trò và loại nhiệm vụ. Với lập trình viên và nhà phân tích, mô hình 52 phút tập trung và 17 phút nghỉ có thể hợp hơn Pomodoro thông thường. Với nhà thiết kế và những người làm nghề sáng tạo, những khối làm việc sáng tạo dài xen với nghỉ ngơi tích cực có thể hợp hơn. Dù chọn cách nào thì nguyên tắc vẫn vậy: các khoảng nghỉ lên lịch sẵn tốt hơn những lần nghỉ tùy hứng, và độ dài của mỗi khoảng nên được điều chỉnh theo mức độ công việc đòi hỏi ở trí óc thay vì áp một khuôn chung cho mọi người.

2. Các nghỉ ngơi khác nhau cho các mục đích khác nhau:

• Nghỉ ngơi nhận thức. Khi bị bế tắc trước một vấn đề phức tạp, việc chuyển sang một nhiệm vụ thuộc loại hoàn toàn khác hoặc làm một việc nhẹ nhàng như phác thảo hay đi bộ sẽ kích hoạt mạng chế độ mặc định và để quá trình xử lý ngầm tiếp tục diễn ra. Quay lại vấn đề cũ sau 15 phút thực sự rời xa nó thường đem lại những giải pháp mà việc cố gắng tập trung liên tục không tìm ra được.
• Nghỉ ngơi thể chất. Ngồi làm việc lâu làm giảm lưu lượng máu lên não và kìm hãm hoạt động hóa thần kinh vốn được vận động cơ thể thúc đẩy. Những bài tập ngắn (5-7 phút), leo cầu thang, vươn vai tại bàn hay vừa đi bộ vừa họp cho các cuộc thảo luận không mang tính kỹ thuật đều giúp đầu óc làm việc tốt hơn rõ rệt sau đó.
• Nghỉ ngơi xã hội. Một cuộc trò chuyện ngắn, thoải mái với đồng nghiệp giúp giảm cảm giác cô lập khi làm việc từ xa và làm dịu căng thẳng mà sự cô lập khiến tăng thêm. Những cuộc trò chuyện như vậy đôi khi còn tình cờ giải quyết được vấn đề, vì trong lúc nói chuyện tự do thường nảy ra những giải pháp mà các cuộc họp bài bản không có được.
• Nghỉ ngơi học tập. Với những người thích phục hồi một cách chủ động, 10-15 phút học có định hướng, chẳng hạn tìm hiểu một khái niệm kỹ thuật mới hay đọc tài liệu chuyên môn, mang lại sự đa dạng cho trí óc, giúp tránh cảm giác bồn chồn của kiểu nghỉ thụ động mà vẫn kéo sự chú ý ra khỏi các nhiệm vụ chính.

Tìm hiểu thêm: Phần mềm Năng suất Cá nhân, Phần mềm Quản lý Nhóm Từ xa.

Cho nhân viên quản lý

Ở cấp tổ chức, tổn thất năng suất do thiếu phục hồi bị chia đều ra cả đội chứ không dồn vào một người, nên nó khó thấy hơn và dễ bị quy cho sự chênh lệch hiệu suất giữa các cá nhân thay vì nguyên nhân gốc rễ nằm ở cách tổ chức. Muốn xây dựng một văn hóa đội ngũ ủng hộ việc phục hồi thì lời khuyến khích chung chung là chưa đủ, mà cần những thói quen cụ thể.

• Lãnh đạo bằng tấm gương. Những gì cấp lãnh đạo làm một cách nhất quán chính là tín hiệu rõ ràng nhất cho cả đội biết tổ chức thực sự coi trọng điều gì. Người quản lý nghỉ giải lao công khai và đều đặn cho mọi người thấy rằng phục hồi là một phần của làm việc chuyên nghiệp, chẳng phải dấu hiệu của sự thiếu tận tâm.
• Từ chối văn hóa sẵn sàng liên tục. Việc tôn vinh những giờ làm việc kéo dài hay coi việc lúc nào cũng sẵn sàng là thước đo hiệu suất sẽ khiến cortisol tăng cao kéo dài và trí óc bị bào mòn, từ đó làm chất lượng công việc đi xuống về lâu dài. Hiệu suất bền vững cần những quãng phục hồi, mà văn hóa này lại xóa bỏ chúng một cách có hệ thống.
• Tạo không gian phục hồi vật lý và ảo. Khi tổ chức dành riêng không gian, thật hay ảo, cho những hoạt động ngoài công việc, điều đó cho thấy việc phục hồi là trách nhiệm của cả tổ chức chứ không bị bỏ mặc cho từng người. Với các đội làm từ xa, những cuộc gọi nhóm thoải mái không có chương trình nghị sự đóng vai trò giống như những lần trò chuyện tình cờ ở văn phòng.
• Thiết lập các nghi lễ phục hồi đội. Một hoạt động thể chất ngắn sau những cuộc họp dài, hoặc những buổi check-in của đội dành riêng cho các chủ đề ngoài công việc, sẽ tạo ra những điểm nghỉ cố định mà lịch trình cá nhân thường không giữ được.
• Đánh giá đầu ra, không phải thời gian. Khi hiệu suất được đo bằng kết quả bàn giao thay vì số giờ có mặt, áp lực ngầm phải làm việc liên tục bất kể có ích hay không sẽ biến mất, đồng thời mở đường cho lịch làm việc linh hoạt, để mỗi người sắp xếp công việc theo chu kỳ hiệu suất của riêng mình.

Công cụ công nghệ để tổ chức phục hồi đội:

• Bot Slack sắp xếp những buổi cà phê ảo giữa các đồng nghiệp được chọn ngẫu nhiên, nhờ đó tạo ra những kết nối xã hội tự nhiên.
• Chặn sẵn thời gian nghỉ bắt buộc trên lịch chung của đội, để các lần nghỉ được bảo vệ ngay trong lịch và không ai phải tự mình thương lượng.
• Toggl để theo dõi chu kỳ làm việc và nghỉ ngơi, đồng thời thu thập dữ liệu cho thấy rõ các kiểu mẫu hiệu suất.
• Taskee để theo dõi tiến độ nhiệm vụ và giúp cả đội nhìn thấy công việc đang được phân tán ở đâu.

Các cân nhắc theo vai trò:

• Cho các nhà phát triển. Việc đắm mình hoàn toàn vào code cần có thời gian, vì vậy nên nghỉ tại những điểm dừng tự nhiên của nhiệm vụ như khi vừa viết xong một hàm, khi một bài kiểm tra chạy qua hay ở một điểm ngắt hợp lý, để công sức bỏ ra nắm bối cảnh không bị phí và việc quay lại cũng dễ dàng hơn.
• Cho nhà tiếp thị và người sáng tạo nội dung. Xen kẽ giữa việc phân tích và việc sáng tạo tự nó đã là một cách nghỉ ngơi trí óc hữu hiệu, vì khi chuyển từ viết nội dung sang phân tích dữ liệu hoặc ngược lại, sự chú ý dịch sang những hệ thống nhận thức khác và hệ thống vừa làm việc được nghỉ để hồi phục.
• Cho doanh nhân. Lên lịch cho những "tạm dừng chiến lược", tức là những khoảng thời gian định sẵn không giải quyết các vấn đề vận hành, tạo điều kiện để nhìn ra bức tranh lớn và suy nghĩ dài hạn, những thứ mà áp lực vận hành hằng ngày liên tục đẩy lùi.

Bài viết liên quan:

Để hiểu sâu hơn về năng suất, đọc Tăng năng suất với Kanban: mẹo cho quản lý nhiệm vụ hiệu quả.

Để ngăn ngừa burnout, đọc Làm thế nào để tránh burnout: các chiến lược chính để duy trì sự khỏe mạnh.

Để lập kế hoạch tốt hơn, khám phá Biểu đồ Gantt là gì? Hướng dẫn để hình dung và quản lý lịch trình dự án. Thông tin chi tiết: Phần mềm quản lý dự án cho đội ngũ kỹ sư.

Kết luận

Nghỉ ngơi đúng cách là một phần trong cấu trúc của công việc chất lượng cao và bền vững, chứ chẳng phải thứ phải đánh đổi với nó. Não hoạt động theo các chu kỳ hiệu suất, và người làm việc thuận theo những chu kỳ ấy, với các lần nghỉ được lên lịch trước phù hợp với loại nhiệm vụ và nhịp sinh hoạt riêng, rốt cuộc sẽ làm ra nhiều kết quả hữu ích hơn người làm ngược lại. Ở cấp tổ chức, xây dựng văn hóa và điều kiện làm việc cho phép phục hồi đều đặn là một khoản đầu tư vào hiệu suất mà lợi ích tăng dần theo thời gian, vì nó giúp tránh sự hao mòn trí óc do làm việc quá sức kéo dài và giữ vững khả năng chú ý mà công việc chất lượng đòi hỏi.