Come collaborare in modo efficace con team remoti: Strumenti e suggerimenti

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24 Febbraio, 2025

Vediamo che sempre più aziende stanno passando alla modalità di lavoro remoto. Ma questo non significa che, con questo tipo di lavoro, i dipendenti abbiano meno contatti tra di loro. Una comunicazione ben strutturata tra i dipendenti è un fattore chiave per il successo dell'azienda.

Punti chiave

Una comunicazione efficace nel team remoto aumenta la produttività del 35%

Utilizzare i giusti strumenti di collaborazione virtuale migliora i tassi di completamento dei progetti del 45%

Pratiche organizzate di lavoro remoto riducono le incomprensioni del40%

Strategia di comunicazione di successo

A prima vista, potrebbe sembrare che non ci sia nulla di più facile che costruire relazioni di fiducia all'interno di un team. Ma è davvero così? Certo che no! Una comunicazione chiara è la chiave per una collaborazione di team di successo. È molto importante capire quali canali utilizzare per questo.

Abbiamo fornito un grafico che mostra i canali più utilizzati:

Videochiamata

App di chat

Strumenti di comunicazione

Quindi, come scegliere gli strumenti di comunicazione giusti per avere il massimo impatto? È semplice: è necessario prendere in considerazione tutte le esigenze dei vostri dipendenti. Non sembra così semplice, ma per rendere le cose più facili, abbiamo fornito strumenti per la collaborazione remota:

Gestione dei progetti efficace:

È molto importante assegnare i compiti in modo chiaro e comprensibile. I dipendenti devono rispettare le scadenze, giusto? Aiutate il vostro team a gestire il proprio tempo in modo efficace con un programma di attività. Questo li aiuterà (e aiuterà anche voi, ovviamente) ad essere più produttivi.
Verificare i progressi vi darà la possibilità di monitorare l'attuazione del piano e, soprattutto, di controllarlo.
Non permettete mai che i dipendenti diventino sovraccarichi. Allocare le risorse in modo efficace aumenterà la produttività individuale e quella dell'intero team.
Distribuite i compiti in base alla priorità. In questo modo farete sapere ai dipendenti cosa deve essere fatto immediatamente e cosa può aspettare.

Comunicazione:

Qual è l'aspetto più importante nella collaborazione efficace? Ovviamente la fiducia! Un semplice strumento come le videochiamate vi aiuterà in questo. Aumentano lo spirito di squadra e ci avvicinano.
Tutti sappiamo quanto sia importante condividere velocemente le idee con i colleghi prima che vadano perse. Per fare questo, le chat nelle app di messaggistica istantanea ci aiutano. Permettono di comunicare immediatamente le idee, anche all'inizio della loro comparsa.
La gestione delle email è anch'essa importante per una comunicazione produttiva. Organizzate le email in categorie e argomenti così che il team sappia quali sono le priorità.

Documentazione:

È molto importante creare una banca di conoscenza a cui i dipendenti possano accedere in qualsiasi momento. Questo è particolarmente utile se state formando nuovi candidati.
Fornite ai dipendenti la trasparenza dei processi di lavoro tramite la documentazione. Questo terrà al sicuro sia loro che voi.
Purtroppo non sempre siamo in grado di gestire la nostra memoria e di conservare tutto ciò che riteniamo importante. Per questo è importante registrare (su carta o nei blocchi note del telefono) i punti chiave durante le chiamate.
Se riuscite a tracciare quali soluzioni funzionano bene e quali no, è un grande vantaggio per la vostra azienda. Vi consigliamo di tenere un registro delle decisioni per registrare le azioni del vostro team e rivederle in qualsiasi momento.

Fiducia tra i dipendenti

Puoi parlare tanto dell'importanza di una comunicazione efficace tra i dipendenti, ma sicuramente non sarà possibile senza fiducia all'interno del team. Indubbiamente, costruire tali relazioni da remoto è molto più difficile che in ufficio, ma, nonostante ciò, è assolutamente possibile.

Sotto, abbiamo elencato diversi modi per aumentare questo fattore nel tuo team:

I cosiddetti break virtuali per il caffè non solo aiuteranno a rafforzare lo spirito di squadra tra i dipendenti, ma aumenteranno anche la produttività dell'azienda.
Credimi, è incredibilmente importante per ogni dipendente conoscere il valore del proprio lavoro all'interno dell'azienda. Prenditi del tempo per discutere i loro successi e le opportunità di carriera.
Se tutti nel team hanno l'opportunità di esprimere le proprie opinioni e di essere ascoltati, saranno più aperti e pronti a condividere idee invece di tenerle dentro.
Cosa amano adulti e bambini? Certo, il divertimento! Organizza giochi online per i dipendenti. Ad esempio, “Babbo Natale segreto” non richiede nemmeno molto tempo, ma crea un grande umore e un senso di meraviglia per tutti i partecipanti.
Se ci sono dipendenti nel tuo team che sono attratti da una cultura diversa dalla tua, sii sicuro di supportare e rispettare quella scelta. Organizza celebrazioni culturali - questo aumenterà il valore di ogni dipendente.

Cultura del team remoto

Concorda, tutti saranno felici quando i loro successi vengono notati e sottolineati. In questi momenti ci sentiamo più significativi sia per l'azienda che per noi stessi. Pertanto, uno dei fattori chiave nelle relazioni all'interno del tuo team è costruire una cultura al suo interno.

Strategie per creare cultura:

Celebra i successi! Anche quelli piccoli. Questo aumenterà lo spirito di squadra e il desiderio di raggiungere nuove vette. Non è forse questo ciò che cerchiamo di ottenere?
Imparare è luce. Acquisire nuove competenze non solo aumenterà l'efficienza lavorativa del team, ma avvicinerà anche i dipendenti tra loro. Pertanto, non dimenticare di organizzare programmi di formazione per il team.
Ringraziamenti pubblici. Cosa potrebbe essere più piacevole che essere lodati? Giusto! Quando vieni lodato pubblicamente. Usa questa pratica. Questo aumenterà la motivazione tra tutti i dipendenti.
Anche piccole ricompense per i successi aumentano significativamente l'entusiasmo dei dipendenti. Incoraggia il loro lavoro, questo è sempre un vantaggio.

Conduzione di una riunione di successo

Per rendere la riunione più produttiva, assicurati di prepararti in anticipo. Infatti, una chiamata ben pianificata è già metà del successo. Non ti richiederà molto tempo e l'effetto della riunione sarà molto maggiore.

Preparazione:

Sarà meglio per tutti se i dipendenti possano anche prepararsi per la riunione in anticipo. Al minimo questo ti aiuterà a concentrarti sui punti chiave e, cosa più importante, potrai risolvere le questioni importanti molto più rapidamente.
Nessuno vorrebbe che Internet si interrompesse durante negoziazioni importanti, che la connessione venisse persa o che succedesse qualcos'altro. Pertanto, assicurati di verificare la funzionalità delle attrezzature tecniche in anticipo.
Qual è il principale vantaggio del lavoro remoto? Esatto: puoi essere in qualsiasi parte del mondo. Ma non dimenticare che in diverse parti del mondo ci sono fusi orari diversi. Quindi assicurati di tenere conto dei fusi orari. È improbabile che qualcuno voglia partecipare a una chiamata alle tre di mattina.

Svolgimento:

È importante che tutti i partecipanti prendano una parte attiva nelle discussioni, fornendo diversi punti di vista, giusto? È così che costruisci una relazione di fiducia con loro, giusto?
Può essere difficile assorbire molte informazioni a voce, quindi assicurati di utilizzare diapositive e grafici. Questo aiuterà a mantenere l'attenzione del team sugli aspetti importanti.
Dopo che la riunione è terminata, i partecipanti non dovrebbero avere dubbi su cosa fare e quando, quindi cerca di dare compiti chiari.
Registrare le riunioni è molto importante perché puoi rinfrescare la tua memoria su momenti dimenticati in qualsiasi momento. E inoltre, coloro che erano assenti dalla riunione potranno tenersi aggiornati sugli eventi.

Fattore interessante

I team che implementano pratiche strutturate di collaborazione remota vedono un aumento del 32% nella soddisfazione dei dipendenti e una riduzione del 28% dei ritardi nei progetti!

Conclusione

Il successo nella collaborazione remota deriva da una combinazione degli strumenti giusti, delle pratiche efficaci e di una forte cultura del team. L'uso di piattaforme come Taskee parallelamente a queste strategie aiuta i team a colmare la distanza e lavorare insieme in modo efficace. Ricorda che costruire una collaborazione remota efficace è un processo continuo che richiede una valutazione e un aggiustamento regolari.