Software di gestione dei progetti rispetto a Excel: quale strumento è adatto al tuo progetto?

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20 Febbraio, 2025

Nel contesto lavorativo odierno, gli strumenti tradizionali come Excel competono con promettenti software di gestione dei progetti. Ognuno ha i suoi pro e contro. Esploriamo perché potresti rimanere con il vecchio o passare a qualcosa di moderno.

Punti chiave

I team che utilizzano piattaforme dedicate alla gestione dei progetti riportano un alto tasso di successo dei progetti

Gli strumenti di gestione dei progetti appropriati possono ridurre il tempo di pianificazione della metà

L'uso corretto del software di tracciamento delle attività può aumentare la produttività fino al 50%

Vantaggi del software di gestione dei progetti

I moderni sistemi di gestione dei progetti potrebbero non essere personalizzabili come il buon vecchio Excel o compatibili con il tuo vecchio Linux, ma l'intuitività dell'interfaccia utente e una serie di funzionalità aggiuntive compensano bene questo.

I principali vantaggi dei sistemi di gestione dei progetti da tenere a mente:

Collaborazione in tempo reale. Tutti lavorano sulla stessa versione dell'applicazione, monitorando i risultati e i progressi degli altri.
Flussi di lavoro automatizzati. Non è necessario imparare formule: l'applicazione automatizza i flussi di lavoro con il minimo input.
Capacità di reportistica. Un buon software di gestione dei progetti può raccogliere la cronologia delle tue attività in un bel rapporto condensato contenente tutte le metriche che ti servono per ottimizzare ulteriormente il tuo flusso di lavoro.
Gestione delle risorse. Vedi la disponibilità del tuo team e distribuisci i compiti di conseguenza.
Visualizzazione della timeline. Strumenti come i diagrammi di Gantt ti permettono di osservare chiaramente ogni fase importante del progetto, riducendo al minimo la confusione.
Gestione dei documenti. Il software di gestione dei progetti ben progettato ha sempre una capacità di archiviazione specificamente per tutte le tue guide e istruzioni. Di solito include anche una semplice funzione di condivisione!
Capacità di comunicazione. Comunica con il tuo team senza passare a un'altra scheda.

Excel come strumento di gestione dei progetti

Anche chi non lavora nella gestione dei progetti sa cos'è Excel: ci sono intere comunità ossessionate dall'ottimizzarlo al massimo, condividendo ogni tipo di formula e scorciatoia. Certo, l'intuitività non è tra i punti di forza di Excel, ma non si può negare che l'approccio diretto di Microsoft all'organizzazione dei progetti sia decisamente efficiente.

Ma per sicurezza, vediamo insieme i principali vantaggi di Excel:

Bassa curva di apprendimento. La maggior parte degli specialisti conosce già le formule di base. Una volta superato il primo momento difficile e spaventoso, tutte le porte ti si apriranno.
Alta personalizzazione. Usando la codifica a colori e tutte le tipologie di formule, puoi modificare le tue tabelle Excel per adattarle al tuo compito specifico.
Conveniente. La suite Microsoft Office è uno dei modi più economici per fornire alla tua organizzazione tutti gli strumenti necessari.
Accesso offline. Il tuo Wi-Fi è giù? Considerando che hai sincronizzato prima, la tua routine di lavoro non sarà interrotta.
Compatibilità universale. Quasi tutti i sistemi operativi supportano Excel.
Capacità di automazione. Con una dozzina di formule sotto il cofano, Excel si occupa della maggior parte del lavoro noioso per te.

Confronto degli strumenti

Quindi sì, entrambi sono validi nel loro ambito, quindi dovrai studiare un po' i tuoi processi di lavoro per capire quale sia la scelta migliore per il tuo team.

Per renderti la vita un po' più facile, abbiamo preparato il seguente confronto per aiutarti a prendere una decisione informata:

Funzione	Software di gestione dei progetti	Excel
Tracciamento delle attività	Processo automatizzato con aggiornamenti in tempo reale	Automazione di base con necessità di aggiornamenti manuali
Collaborazione del team	Menzioni, chat integrata, spesso capacità di videochiamate e chiamate audio	Quasi assente. Capacità di condivisione e comunicazione limitate.
Gestione delle risorse	Allocazione dinamica delle attività disponibili, monitoraggio del carico di lavoro	Fogli statici che richiedono calcoli manuali e la conoscenza di formule specifiche
Reportistica	Analisi approfondite e dashboard personalizzabili	Visualizzazione di base
Monitoraggio dei costi	Strumenti integrati di pianificazione e budgeting	Calcoli manuali basati su formule
Gestione della timeline	Diagrammi di Gantt interattivi	Grafici di base, creazione manuale
Curva di apprendimento	Richiede un processo di onboarding approfondito	Meccaniche familiari, note a tutti
Personalizzazione	Modelli predefiniti con opportunità limitate di creatività	Altamente personalizzabile con numerosi formati flessibili disponibili
Costo	Abbonamento mensile, spesso costoso	Acquisto una tantum. Di solito viene venduto in bundle con altre applicazioni utili
Ideale per	Grandi team con progetti complessi e multilivello	Piccoli team con progetti semplici

Fare il passaggio

Hai deciso di passare da Excel a qualcosa di più adatto all'UX? Complimenti! Imparare qualcosa di nuovo e aggiungere nuovi strumenti al tuo arsenale è fondamentale per una carriera prospera.

Ecco alcuni passaggi che devi seguire per passare senza problemi al nuovo software:

Studia e fai un audit dei processi attuali. Ti aiuterà a scegliere il software di PM giusto.
Scegli il software adatto al tuo compito specifico. Questo è importante, quindi prenditi il tempo per esplorare tutte le opzioni.
Pianifica come trasferire tutti i dati e le informazioni sensibili al nuovo sistema. Se sei fortunato, l'app che hai scelto potrebbe già avere funzionalità di migrazione.
Introduci il tuo team al nuovo software. Organizza una sessione di onboarding se necessario.
Adatta i tuoi flussi di lavoro esistenti al nuovo sistema di PM. Oppure ricostruiscili completamente se non c'è nulla da salvare.
Monitora come il tuo team gestisce il nuovo software. Considera altre opzioni se le cose non vanno come previsto.
Raccogli feedback. Sii attento alle necessità dei tuoi compagni di squadra – se non riescono ad adattarsi al nuovo flusso di lavoro, forse dovrebbero essere apportati alcuni cambiamenti.

Fattore interessante

Secondo la ricerca, le organizzazioni che hanno adottato software di gestione dei progetti dedicati riportano un incremento del 27% nei tassi di completamento dei progetti e una significativa riduzione delle scadenze mancate!

Articoli correlati:

Per approfondimenti pratici sulla selezione degli strumenti, esploraCos'è un diagramma di Gantt? Una guida all'uso dei diagrammi di Gantt per la gestione dei progetti.

Per ottimizzare il processo decisionale, dai un'occhiata a Matrice di decisione ponderata: uno strumento semplice per prendere decisioni informate.

Per suggerimenti sull'ottimizzazione del flusso di lavoro, leggi Flusso di lavoro per la gestione dei progetti: passaggi per semplificare il successo del progetto.

Conclusione

Quindi, come abbiamo detto all'inizio, la decisione di passare da Excel a qualcosa di più comodo e adatto all'UI deve essere presa in base alle esigenze del tuo progetto. I fogli di calcolo non andranno da nessuna parte nel prossimo futuro, quindi se ti senti a tuo agio con il tuo vecchio amico Excel, è comunque una scelta perfettamente valida.

Tuttavia, un sistema di gestione dei progetti ben progettato può cambiare completamente la tua vita lavorativa, rendendo il monitoraggio dei progressi e l'allocazione delle risorse una questione di pochi clic. Inoltre, il nuovo è sempre positivo. Quindi, se stai pensando di espandere la tua attività e il tuo team, forse è il momento giusto per cercare un cambiamento di scenario.