10 กฎการมอบหมายงานที่มีประสิทธิภาพในโครงการ

ประเด็นสำคัญ

1. การกำหนดงาน

แยกแยะอย่างชัดเจนว่างานใดเหมาะสมสำหรับการมอบหมาย

อย่ามอบหมาย: การตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ ข้อมูลลับ เรื่องการดำเนินการทางวินัย หรืองานที่มีความเสี่ยงสูงที่อาจส่งผลเสียต่อชื่อเสียงของบริษัท

ควรมอบหมาย: งานประจำ งานเฉพาะทางให้กับผู้เชี่ยวชาญที่เกี่ยวข้อง งานที่พัฒนาทักษะ และงานเตรียมการสำหรับการตัดสินใจ

ใช้เมทริกซ์ไอเซนฮาวเวอร์ (ความสำคัญ/ความเร่งด่วน) เพื่อจัดลำดับความสำคัญของการมอบหมาย งานในช่วง "สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน" เหมาะสมที่สุดสำหรับการพัฒนาพนักงาน

2. การเลือกคนที่เหมาะสม

ประเมินผู้สมัครโดยใช้เกณฑ์ที่ขยายขอบเขตเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการมอบหมายให้สูงสุด

เกณฑ์หลัก 4 ประการ:

• ทักษะ (ความสามารถปัจจุบัน): ความรู้ด้านเทคนิค ประสบการณ์ในงานที่คล้ายคลึงกัน การรับรอง
• ความตั้งใจ (แรงจูงใจและความปรารถนา): ความสนใจในงาน ความมุ่งมั่นในอาชีพ ความเต็มใจที่จะรับผิดชอบ
• เวลา (ความพร้อมของทรัพยากร): ภาระงานปัจจุบัน ลำดับความสำคัญ ความสามารถในการมุ่งมั่น
• ประสบการณ์ (ผลลัพธ์ในอดีต): ประวัติการทำงานที่คล้ายคลึงกันให้สำเร็จ ความสามารถในการทำงานอย่างอิสระ

การสร้างเมทริกซ์ความสามารถ: พัฒนาตารางสำหรับสมาชิกทีมแต่ละคน ให้คะแนนทักษะหลักทั้งหมดของโครงการในระดับ 10 คะแนน อัปเดตเมทริกซ์นี้ทุก 6 เดือน ใส่คอลัมน์สำหรับ: "ระดับปัจจุบัน" "ศักยภาพการเติบโต" "แรงจูงใจสำหรับการพัฒนา" และ "ประเภทงานที่ต้องการ"

กฎสำหรับการเลือกผู้ปฏิบัติงาน: สำหรับงานพัฒนา เลือกพนักงานที่มีแรงจูงใจสูง (8-10 คะแนน) แม้ว่าทักษะปัจจุบันจะอยู่ที่ 6-7 คะแนน สำหรับงานที่สำคัญมาก ให้ความสำคัญกับประสบการณ์ (9-10 คะแนน) และประวัติที่พิสูจน์แล้ว ใช้สูตร: ศักยภาพความสำเร็จ = (ทักษะ × 0.3) + (แรงจูงใจ × 0.4) + (ความพร้อม × 0.2) + (ประสบการณ์ × 0.1) สำหรับงานพัฒนา

3. ความชัดเจนของงาน

จัดโครงสร้างการมอบหมายงานโดยใช้สูตร SMART-R:

• Specific (เฉพาะเจาะจง - ต้องทำอะไรแน่นอน)
• Measurable (วัดได้ - เกณฑ์ความสำเร็จ)
• Achievable (บรรลุได้ - เป็นไปได้จริง)
• Relevant (เกี่ยวข้อง - เชื่อมโยงกับเป้าหมายโครงการ)
• Time-bound (จำกัดเวลา - กำหนดเวลา)
• Resourceful (มีทรัพยากร - วิธีการที่มีอยู่)

รวมเสมอบริบทของงาน: ทำไมถึงสำคัญ เกี่ยวข้องกับเป้าหมายโดยรวมอย่างไร และผลที่ตามมาของความสำเร็จ/ความล้มเหลว สรุปการมอบหมายโดยให้ผู้รับมอบหมายอธิบายงานซ้ำเพื่อยืนยันความเข้าใจ

4. ระดับอำนาจ

กำหนดหนึ่งในห้าระดับของอำนาจการมอบหมาย พร้อมคำอธิบายที่ชัดเจนของขอบเขตความรับผิดชอบ

ระดับรายละเอียด:

• ระดับ 1 - การวิจัย: รวบรวมและจัดระเบียบข้อมูล เตรียมข้อเท็จจริงโดยไม่มีการวิเคราะห์หรือคำแนะนำ การลงทุนเวลาสูงสุด ความเสี่ยงน้อยที่สุด
• ระดับ 2 - การวิเคราะห์: วิเคราะห์สถานการณ์ ระบุปัญหา และเสนอตัวเลือกการแก้ไข 3-5 ข้อ พร้อมคำอธิบายสั้นๆ เกี่ยวกับข้อดีและข้อเสียของแต่ละตัวเลือก
• ระดับ 3 - คำแนะนำ: จากการวิเคราะห์ แนะนำการดำเนินการเฉพาะเจาะจงพร้อมเหตุผล แผนการดำเนินการ และการประเมินความเสี่ยง ต้องได้รับการอนุมัติจากผู้จัดการ
• ระดับ 4 - การปฏิบัติอิสระพร้อมการรายงาน: ตัดสินใจและดำเนินการอย่างอิสระภายในพารามิเตอร์ที่กำหนด แจ้งการตัดสินใจและผลลัพธ์ที่สำคัญ
• ระดับ 5 - ความเป็นอิสระเต็มรูปแบบ: ความรับผิดชอบเต็มรูปแบบสำหรับงาน รวมถึงการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ภายในกรอบโครงการ รายงานเฉพาะผลลัพธ์สุดท้าย

ขอบเขตอำนาจควรรวม:

• ขีดจำกัดง예산สำหรับแต่ละระดับ (เช่น ไม่เกิน 1,000 ดอลลาร์ - อิสระ เกินกว่านั้น - ต้องได้รับอนุมัติ)
• กรอบเวลาสำหรับการตัดสินใจ
• สถานการณ์ที่ต้องมีการรายงานต่อผู้บังคับบัญชาอย่างบังคับ (ปัญหาทางกฎหมาย ความเสี่ยงด้านประชาสัมพันธ์ ความขัดแย้งกับลูกค้า)
• อำนาจในการประสานงานกับทรัพยากรภายนอกหรือผู้เชี่ยวชาญ
• สิทธิ์ในการแก้ไขขอบเขตโครงการหรือไทม์ไลน์

5. จุดตรวจสอบ

สร้างระบบการควบคุมระหว่างกลางที่สร้างสมดุลระหว่างความเป็นอิสระของผู้รับมอบหมายกับการจัดการความเสี่ยง

ระบบ "25-50-75-100":

• 25% เสร็จสิ้น: ตรวจสอบความเข้าใจงานที่ถูกต้อง ความถูกต้องของแนวทางที่เลือก และการระบุความเสี่ยงในช่วงแรก
• 50% เสร็จสิ้น: ประเมินคุณภาพของผลลัพธ์ระหว่างกลาง ปรับแต่งหากจำเป็น และยืนยันไทม์ไลน์
• 75% เสร็จสิ้น: การรับงานเบื้องต้นของเนื้อหาหลัก การวางแผนการปรับปรุงให้เสร็จสิ้น และการเตรียมการส่งมอบผลลัพธ์
• 100% เสร็จสิ้น: การรับงานสุดท้าย การวิเคราะห์ผลลัพธ์ และการบันทึกบทเรียน

สำหรับแต่ละจุดตรวจสอบ กำหนด:

• สิ่งที่ต้องส่งมอบเฉพาะเจาะจง (เอกสาร ต้นแบบ รายงาน)
• เกณฑ์การประเมินคุณภาพในระดับ 5 คะแนน
• เวลาตรวจสอบสูงสุด (24-48 ชั่วโมง)
• รูปแบบการส่งมอบผลลัพธ์ (การนำเสนอ การสาธิต รายงานเขียน)
• รายชื่อผู้เข้าร่วมในเซสชันการตรวจสอบ

ระบบเตือนภัยล่วงหน้า: ผู้รับมอบหมายต้องรายงานปัญหา 48 ชั่วโมงก่อนช่วงเวลาวิกฤต โดยอธิบาย: ลักษณะของปัญหา แนวทางแก้ไขที่เป็นไปได้ ความช่วยเหลือที่จำเป็น และผลกระทบต่อไทม์ไลน์และคุณภาพ ใช้ตัวบ่งชี้สถานะแบบสี: เขียว (ตามแผน ไม่มีความเสี่ยง) เหลือง (มีความเสี่ยง แต่ควบคุมได้) แดง (ต้องการการแทรกแซงของผู้จัดการทันที)

6. ทรัพยากร

ดำเนินการตรวจสอบทรัพยากรที่จำเป็นตามหมวดหมู่: ข้อมูล (การเข้าถึงฐานข้อมูล เอกสาร) เทคนิค (ซอฟต์แวร์ อุปกรณ์) บุคลากร (รายชื่อติดต่อ ความเชี่ยวชาญของเพื่อนร่วมงาน) การเงิน (ขีดจำกัดงบประมาณ) และเวลา (ลำดับความสำคัญของปฏิทิน)

สร้าง "รายการตรวจสอบทรัพยากร" และให้แน่ใจว่าผู้รับมอบหมายมีการเข้าถึงที่จำเป็นทั้งหมดก่อนเริ่มงาน กำหนดรายชื่อติดต่อสำรองสำหรับทรัพยากรที่สำคัญ

7. ความพร้อมใช้งาน

สร้างกฎการสื่อสารที่ชัดเจนซึ่งสนับสนุนผู้รับมอบหมายโดยไม่สร้างการพึ่งพาการดูแลอย่างต่อเนื่อง

กฎการสื่อสาร:

• ช่องทางการสื่อสาร: ช่องทางหลัก (Slack/Teams) ช่องทางฉุกเฉิน (โทรศัพท์) ช่องทางอย่างเป็นทางการ (อีเมลสำหรับบันทึกการตัดสินใจ)
• รูปแบบการสอบถาม: คำถามสั้น (แชท) คำถามซับซ้อน (วิดีโอคอล) การอัปเดตสถานะ (อีเมลรายสัปดาห์)
• เวลาตอบสนองที่คาดหวัง: คำถามวิกฤต (1 ชั่วโมง) สำคัญ (4 ชั่วโมง) มาตรฐาน (24 ชั่วโมง)

ระบบลำดับความสำคัญของการสอบถาม:

• วิกฤต (ทันที): อุปสรรคที่หยุดการทำงาน ปัญหาที่ส่งผลกระทบต่อลูกค้า เรื่องกฎหมายหรือการปฏิบัติตาม
• สำคัญ (ภายใน 4 ชั่วโมง): ปัญหาที่ส่งผลกระทบต่อคุณภาพหรือไทม์ไลน์ ความต้องการการตัดสินใจ ความเชี่ยวชาญด้านเทคนิค
• มาตรฐาน (ภายในสิ้นวันทำการ): การปรึกษาปกติ การอัปเดตสถานะ การวางแผนขั้นตอนต่อไป

"ช่วงเวลาพร้อมใช้งาน": กำหนดช่วงเวลา 30-60 นาทีต่อวัน (เช่น 10:00-10:30 น. และ 16:00-16:30 น.) สำหรับการปรึกษาเกี่ยวกับงานที่มอบหมาย ในช่วงเวลานี้ คุณรับประกันว่าจะพร้อมใช้งานให้กับทีม นอกช่วงเวลานี้ ให้ตอบสนองตามลำดับความสำคัญของการสอบถาม

8. ข้อผิดพลาด

จัดหมวดหมู่ข้อผิดพลาด: ข้อผิดพลาดการเรียนรู้ (ยอมรับได้ นำไปสู่การเติบโต) ข้อผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่าย (ต้องป้องกัน) ข้อผิดพลาดที่สำคัญ (ยอมรับไม่ได้) สำหรับแต่ละหมวดหมู่ สร้างแนวทางที่แตกต่างกันสำหรับการควบคุมและการตอบสนอง

ดำเนินการวัฒนธรรม "ปลอดภัยต่อความล้มเหลว": สร้างขั้นตอนสำหรับการรายงานข้อผิดพลาดอย่างรวดเร็วโดยไม่มีการลงโทษ หากพนักงานระบุและเสนอแนวทางแก้ไขปัญหาด้วยตนเอง

9. การยอมรับ

ใช้แนวทางเป็นระบบในการยอมรับความสำเร็จและวิเคราะห์ความล้มเหลว เสริมสร้างความไว้วางใจและแรงจูงใจของทีม

หลักการ "การยกย่องต่อหน้าสาธารณะ":

• กล่าวถึงความสำเร็จของพนักงานในการประชุมทีมพร้อมตัวอย่างเฉพาะเจาะจงของความสำเร็จ
• รวมข้อมูลเกี่ยวกับผลกระทบของผู้มีส่วนร่วมในรายงานต่อฝ่ายบริหาร
• แบ่งปันความสำเร็จในการสื่อสารองค์กร (จดหมายข่าว เครือข่ายสังคมภายใน)
• เสนอชื่อพนักงานที่โดดเด่นสำหรับรางวัลองค์กร

สูตรสำหรับการยอมรับความสำเร็จ: "ขอบคุณความคิดริเริ่มของ [ชื่อ] และการใช้ [แนวทางเฉพาะเจาะจง/ทักษะ] เราบรรลุ [ผลลัพธ์เฉพาะเจาะจง] ซึ่งทำให้เกิด [ผลกระทบต่อโครงการ/ทีม/ลูกค้า]"

สูตรสำหรับความรับผิดชอบในความล้มเหลว: "ในฐานะผู้นำ ผมรับผิดชอบต่อผลลัพธ์นี้ งานของผมคือการเตรียมเงื่อนไขสำหรับความสำเร็จให้ดีขึ้น มาวิเคราะห์กันว่าเราสามารถปรับปรุงอะไรในกระบวนการเตรียมการ การสนับสนุน และการควบคุม" มุ่งเน้นไปที่การปรับปรุงระบบ ไม่ใช่ข้อบกพร่องส่วนบุคคลของผู้รับมอบหมาย

10. การวิเคราะห์ผลลัพธ์

ดำเนินการย้อนกลับอย่างมีโครงสร้างโดยใช้โมเดล 4L: Liked (สิ่งที่ดี) Learned (สิ่งที่เรียนรู้) Lacked (สิ่งที่ขาดหายไป) Longed for (สิ่งที่สามารถปรับปรุงได้)

บันทึกบทเรียนการมอบหมาย: งานใดเหมาะสมที่สุดสำหรับพนักงานเฉพาะเจาะจง วิธีการมอบหมายงานที่เหมาะสมที่สุด และวิธีการควบคุมที่มีประสิทธิภาพ สร้างฐานความรู้สำหรับการมอบหมายในอนาคต

บทความที่เกี่ยวข้อง:

เรียนรู้วิธีกำจัดอุปสรรคในการบรรลุเป้าหมายในบทความ สครัมมาสเตอร์คืออะไร? บทบาท ความรับผิดชอบ และทักษะ

ทำความคุ้นเคยกับข้อจำกัดของวิธีการในบทความเกี่ยวกับ ข้อเสียของการจัดการโครงการแบบแอจไจล์: เหมาะสมกับทีมของคุณหรือไม่?

เพิ่มผลิตภาพการทำงานของคุณโดยการสำรวจ ผลกระทบของดนตรีต่อผลิตภาพ: ข้อมูลเชิงลึกจากวิทยาศาสตร์

บทสรุป

การมอบหมายงานที่มีประสิทธิภาพในการจัดการโครงการเป็นเครื่องมือเชิงกลยุทธ์สำหรับการพัฒนาทีมและการบรรลุเป้าหมาย แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการมอบหมายต้องการแนวทางเป็นระบบและการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง การนำหลักการเหล่านี้ไปใช้จะเสริมพลังให้กับทีมโครงการและวางรากฐานสำหรับความสำเร็จระยะยาวขององค์กร

แนะนำการอ่าน

"The One Minute Manager Meets the Monkey"

หนังสือเล่มนี้สอนคุณเกี่ยวกับวิธีการหยุดการรับงานของคนอื่นมาทำ และมอบหมายอย่างถูกต้องแทน เพื่อไม่ให้คุณทำงานหนักเกินไปในฐานะผู้จัดการ

ที่ Amazon

"Multipliers: How the Best Leaders Make Everyone Smarter"

สำรวจว่าผู้นำสามารถปลดล็อกศักยภาพของทีมผ่านการมอบหมายอย่างชาญฉลาดและการเสริมพลังให้พนักงาน

ที่ Amazon

"Turn the Ship Around!: A True Story of Turning Followers into Leaders"

เรื่องจริงของอดีตกัปตันเรือดำน้ำที่เปลี่ยนแปลงสไตล์การนำของเขาอย่างรุนแรงโดยการมอบหมายและกระจายความรับผิดชอบอย่างเต็มที่

ที่ Amazon