#วิธีการร่วมมือ

องค์กรมักต้องใช้ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน กับงานที่ไม่คุ้มจะจ้างพนักงานประจำ ฟรีแลนซ์เข้ามาเติมช่องว่างนี้ได้พอดี แต่การดูแลฟรีแลนซ์ให้ได้ผลต้องใช้วิธีที่ต่างจากการดูแลพนักงานประจำ เพราะเงื่อนไขการทำงานไม่เหมือนกัน แรงจูงใจก็ไม่เหมือนกัน และวิธีประสานงานที่ใช้ได้ดีกับทีมภายใน มักกลายเป็นปัญหาเมื่อนำมาใ

คุณภาพของการประสานงานในทีมขึ้นอยู่กับเรื่องหนึ่งโดยตรงมากกว่าเรื่องอื่น คือทุกคนมองเห็นงานของกันและกันหรือเปล่า ถ้างานอยู่แค่ในหัวของใครคนหนึ่ง ในเธรดอีเมล หรือในแชทที่กระจัดกระจาย ข้อมูลที่ต้องใช้ในการจัดลำดับงาน แก้จุดที่ติดขัด และส่งต่องานก็ไปไม่ถึงคนที่ต้องใช้ บอร์ดงานของ Taskee แก้เรื่องนี้ด้ว

เมื่อการปฐมนิเทศย้ายไปทำทางไกล กลไกแบบไม่เป็นทางการที่การปฐมนิเทศในออฟฟิศพึ่งพาอยู่ก็หายไปหมด ทั้งการเดินดูรอบที่ทำงาน การได้ทำความรู้จักกันแบบไม่ได้นัดหมาย และการได้เห็นว่าทีมทำงานกันอย่างไรจากการนั่งอยู่ใกล้ๆ สิ่งเหล่านี้ไม่ใช่เรื่องเล็ก เพราะเป็นช่องทางหลักที่พนักงานใหม่ใช้ทำความเข้าใจบริบท สร้า

ทีมที่ทำงานกระจายกันอยู่คนละที่มักสื่อสารพลาดได้สองแบบ และสาเหตุของสองแบบนี้ตรงข้ามกัน แบบแรกคือสื่อสารน้อยไป ข้อมูลสำคัญไปไม่ถึงคนที่ต้องใช้ แบบที่สองคือสื่อสารมากไป ข้อมูลไหลเข้ามาเกินกว่าที่ทีมจะคัดกรองไหว เรื่องสำคัญจึงจมหายไปในเสียงรบกวน ทั้งสองแบบทำให้การประสานงานสะดุด แบบหนึ่งเพราะข้อมูลขาด

สำหรับทีมที่ทำงานกระจายกันอยู่หลายที่ การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์คือรากฐานของผลงาน ทุกคนได้ความเห็นกลับมาทันที มองเห็นงานชุดเดียวกัน และทำงานคู่ขนานกันได้ ซึ่งการทำงานแบบรอตอบกันอย่างเดียวให้ไม่ได้ ตอนนี้ทีมที่นั่งทำงานด้วยกันในออฟฟิศเดียวกันมีน้อยลงเรื่อยๆ สิ่งที่ตัดสินว่าทีมจะไปจากการเจอปัญหาจนถึ

การปฐมนิเทศระยะไกลเป็นตัวตัดสินว่าประสบการณ์แรกของพนักงานใหม่กับบริษัทจะเป็นอย่างไร ถ้าทำดี เขาจะรู้ชัดว่าต้องทำอะไร มีความมั่นใจ และรู้จักคนที่ควรรู้จัก จนเริ่มทำงานได้เร็ว ถ้าทำไม่ดี เขาต้องคลำทางเองในที่ที่ไม่คุ้นเคยโดยแทบไม่มีใครช่วย ปัญหาอยู่ที่โครงสร้างของงาน ลองนึกถึงออฟฟิศ ในออฟฟิศ การปฐมนิ

ที่สำนักงาน ชีวิตทางสังคมแบบไม่เป็นทางการเกิดขึ้นเองโดยที่ไม่มีใครต้องจัดการ ทั้งการคุยกันโดยบังเอิญ การรู้ว่าเพื่อนร่วมงานกำลังทำอะไรอยู่ และกิจวัตรที่ทุกคนในออฟฟิศทำร่วมกันทุกวัน พอเปลี่ยนมาทำงานระยะไกล สิ่งเหล่านี้หายไปหมด ทั้งที่มันคือกลไกหลักที่หล่อเลี้ยงวัฒนธรรมทีมมาตลอด ไม่ใช่ของประดับรอบนอก

ความรับผิดชอบในทีมระยะไกลล้มเหลวด้วยเหตุผลเชิงโครงสร้าง ในออฟฟิศมีกลไกความรับผิดชอบแบบไม่เป็นทางการเกิดขึ้นเอง เราเห็นว่าใครนั่งทำงานอยู่ที่โต๊ะ ได้ยินคนเล่าความคืบหน้ากันโดยบังเอิญ และพอจะรู้ว่าเพื่อนร่วมงานรอบตัวกำลังทำอะไรกันอยู่ พอทำงานระยะไกล สิ่งเหล่านี้หายไปหมด และไม่มีอะไรถูกออกแบบมาแทน ปัญ

การสะท้อนตนเองในการทำงานเป็นมากกว่าส่วนเสริมของ soft skill เพราะนี่คือวิธีที่ประสบการณ์กลายเป็นการตัดสินใจที่ดีขึ้น ถ้าไม่มีการวิเคราะห์อย่างเป็นระบบว่าอะไรได้ผลและอะไรไม่ได้ผล คนทำงานก็มักตัดสินใจแบบเดิมซ้ำๆ แม้สถานการณ์จะเปลี่ยนไป เหตุผลคือช่วงเวลาระหว่างการลงมือทำกับการปรับแก้นั้นยาวเกินไป หรือห

ทีมที่ทำงานทางไกลไม่ได้พูดคุยติดต่อกันน้อยลง เพียงแค่คุยกันในอีกรูปแบบหนึ่งที่ต่างจากเดิม การประสานงานแบบไม่เป็นทางการที่เกิดขึ้นเองตามธรรมชาติในออฟฟิศไม่มีอีกแล้ว ทุกช่องทางการสื่อสารและทุกการประชุมจึงมีน้ำหนักมากขึ้น ทีมที่มองการสื่อสารทางไกลเป็นเรื่องของโครงสร้าง คือเลือกเครื่องมืออย่างตั้งใจ วา

หลายคนมองโรดแมปผลิตภัณฑ์เป็นแค่เอกสารสำหรับการวางแผน แต่ที่จริงแล้วมันคือเครื่องมือประสานงาน หน้าที่หลักของมันคือทำให้ทีมต่าง ๆ ที่ทำงานแยกกันอย่างอิสระยึดลำดับความสำคัญชุดเดียวกัน การตัดสินใจที่เกิดขึ้นในฝ่ายหนึ่งขององค์กรจะได้ไม่กลายเป็นอุปสรรคของอีกฝ่าย โรดแมปที่เหลือเป็นแค่เส้นเวลาจะเสียหน้าที่

การเลือกระหว่าง Excel และซอฟต์แวร์การบริหารโครงการเฉพาะทางไม่ใช่เรื่องของเครื่องมือใดดีกว่าในแง่นามธรรม — แต่เป็นเรื่องของเครื่องมือใดที่ตรงกับความซับซ้อนที่แท้จริงของกระบวนการทำงานของคุณ Excel จัดการข้อมูลที่มีโครงสร้างได้ดีและแทบไม่มีต้นทุนในการนำไปใช้งาน ส่วนซอฟต์แวร์ PM จัดการการประสานงาน