เปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานของคุณด้วยบอร์ดงาน Taskee

บอร์ดงาน Taskee

การแสดงงานให้เห็นเป็นภาพช่วยแก้ปัญหาพื้นฐานของการประสานงาน ข้อมูลสถานะงานที่อยู่ในความจำของคนคนเดียวหรือกระจายอยู่ตามเครื่องมือหลายตัว ไม่ถึงมือเพื่อนร่วมทีมที่ต้องใช้ตัดสินใจ จัดการงานที่ต้องรอกันและกัน และเลือกว่าอะไรควรทำก่อน บอร์ดงานแสดงสถานะของทั้งโครงการไว้ครบในมุมมองเดียว ว่ามีงานอะไรอยู่บ้าง แต่ละงานอยู่สถานะไหน ใครรับผิดชอบ และงานไปติดอยู่ตรงไหน

งานแต่ละชิ้นใน Taskee คือการ์ดที่ลากและวางข้ามคอลัมน์สถานะ ได้แก่ "ต้องทำ", "อยู่ระหว่างดำเนินการ", "อยู่ในระหว่างทบทวน" และ "เสร็จ" ทุกคนในทีมจึงเห็นพร้อมกันว่างานเดินหน้าจากจุดเริ่มต้นไปจนเสร็จอย่างไร ไม่ต้องคอยถามความคืบหน้าจากกัน และไม่ต้องเสียแรงพิมพ์ข้อความอัปเดตสถานะส่งกันไปมาเพื่อให้ทุกคนรู้ตรงกัน

บอร์ดยังทำให้เห็นรูปแบบที่รายการธรรมดามองไม่ออก งานที่กองรวมอยู่ในคอลัมน์ใดคอลัมน์หนึ่งบอกว่างานติดขัดตรงนั้น ส่วนงานที่ไม่ขยับไปไหนมาเป็นเวลานานก็เป็นสัญญาณว่าเรื่องไหนต้องหันมาดูแลเป็นพิเศษหรือต้องแจ้งให้หัวหน้ารับทราบ

ฟังก์ชันการทำงานของบอร์ด

การ์ดงานใน Taskee ออกแบบให้มีข้อมูลครบทุกอย่างที่สมาชิกต้องใช้เพื่อเข้าใจงาน ลงมือทำ และประสานกับคนอื่น โดยไม่ต้องสลับไปเครื่องมืออื่นหรือต้องไปถามใคร:

• กำหนดส่งบนการ์ด เมื่อวันครบกำหนดอยู่บนการ์ด ทุกคนเห็นว่างานไหนต้องรองานไหนในไทม์ไลน์ และจับงานที่เสี่ยงจะล่าช้าได้ตั้งแต่เนิ่นๆ ก่อนที่จะเลยกำหนดส่ง
• ผู้รับผิดชอบที่ได้รับมอบหมาย ชื่อผู้รับผิดชอบบนการ์ดทุกใบทำให้ไม่ต้องสงสัยว่าใครดูแลอะไร ซึ่งความไม่ชัดเจนแบบนี้เองที่ทำให้งานตกหล่นบ่อยที่สุดในทีมที่ทำงานกันคนละที่
• ไฟล์แนบ เอกสาร ไฟล์ และข้อมูลอ้างอิงที่เกี่ยวข้องอยู่ในงานนั้นเลย ไม่ต้องไปค้นหาในโฟลเดอร์อื่น บริบททั้งหมดจึงอยู่รวมกันในที่เดียว
• รายการตรวจสอบสำหรับงานย่อย การแบ่งงานใหญ่เป็นขั้นตอนเรียงกันทำให้วัดความคืบหน้าได้ละเอียดขึ้น และไม่ต้องแบกไว้ในหัวเองว่างานที่ซับซ้อนและมีหลายส่วนไปถึงไหนแล้ว
• ป้ายกำกับสำหรับลำดับความสำคัญและประเภทงาน สีและเครื่องหมายบอกประเภทการ์ดได้ทันที กวาดตาดูและเรียงงานได้เร็วกว่าเดิมโดยไม่ต้องเปิดการ์ดอ่านทีละใบ
• การแจ้งเตือนในตัว ระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่อสถานะเปลี่ยน กำหนดส่งใกล้เข้ามา หรือมีงานใหม่มอบหมาย ทุกคนจึงรู้ความเคลื่อนไหวของงานโดยไม่ต้องคอยตามถามเอง
• การกรองตามป้าย ผู้รับมอบหมาย หรือสถานะ คลิกไม่กี่ครั้ง บอร์ดที่แน่นไปด้วยงานก็เหลือแค่สิ่งที่ต้องการดู จะเป็นงานด่วน งานของคนใดคนหนึ่ง หรืองานในสถานะใดสถานะหนึ่งก็ได้

Taskee ยังมีคำสั่งด่วน แก้ไข ย้าย และทำสำเนาการ์ดได้โดยไม่ต้องสลับหน้าจอ งานจัดการประจำวันที่ต้องทำซ้ำๆ จึงมีขั้นตอนน้อยลงและสะดุดน้อยลง อ่านเพิ่มเติม: ซอฟต์แวร์จัดการทีมระยะไกล

ปรับปรุงกระแสงานของคุณ

เมื่องานกระจายอยู่ในแชท อีเมล และความจำของแต่ละคน ทีมก็ขาดภาพสถานะงานที่ทุกคนเห็นร่วมกัน และถ้าไม่มีภาพนี้ การประสานงานก็สะดุดได้ง่าย โครงสร้างบอร์ดของ Taskee แก้เรื่องนี้ที่ระดับกระบวนการ เพราะทุกคนเห็นสถานะงานอยู่ตลอดเวลา:

• โครงสร้างงานที่ชัดเจน แต่ละขั้นตอนของงานมีคอลัมน์แยกเป็นของตัวเอง งานทั้งหมดที่แบ่งตามขั้นตอน ทั้งที่เสร็จแล้ว กำลังทำ และติดอยู่ เห็นได้ในมุมมองเดียว ไม่ต้องนัดประชุมอัปเดตสถานะหรือนั่งเขียนรายงานเอง
• การประสานงานด้วยตนเองที่ลดลง เมื่อรู้ชัดว่าใครรับผิดชอบและเห็นสถานะอยู่แล้ว ผู้จัดการก็ไม่ต้องขออัปเดต เพราะบอร์ดตอบคำถามที่ปกติต้องเรียกประชุมสถานะขึ้นมาเพื่อหาคำตอบไว้ให้แล้ว
• ภาพรวมโครงการร่วม ผู้จัดการและสมาชิกทีมดูโครงการจากมุมมองเดียวกัน ช่องว่างระหว่างสิ่งที่ผู้บริหารเชื่อว่าเป็นสถานะของโครงการกับสิ่งที่ทีมเจออยู่จริงจึงแคบลง
• การกำหนดค่ากระบวนการที่ยืดหยุ่น ตั้งบอร์ดให้เข้ากับงานประเภทไหนก็ได้ ไม่ว่าจะเป็นการพัฒนาผลิตภัณฑ์ การตลาด หรือการสนับสนุนลูกค้า ใช้เวลาไม่กี่นาที และไม่ต้องพึ่งการตั้งค่าทางเทคนิคหรือใครช่วย
• ภาระการปฏิบัติงานที่ลดลง เมื่อข้อมูลงานอยู่ในที่เดียวและทุกคนเห็น เวลาที่เคยหมดไปกับการหาบริบท ขออัปเดต และแก้ความเข้าใจผิด ก็กลับมาใช้กับการลงมือทำงานจริง

อาจสนใจ: ซอฟต์แวร์บริหารผลิตภัณฑ์สำหรับทีม

บอร์ดงานในการปฏิบัติ

บอร์ดงาน Taskee ใช้ได้กับทีมหลายประเภทและโครงสร้างการทำงานหลายรูปแบบ:

• การพัฒนาผลิตภัณฑ์ งานแบ่งตามขั้นตอนแนวคิด ออกแบบ ทดสอบ และเผยแพร่ ทุกคนในทีมรู้ว่าแต่ละชิ้นอยู่ตรงไหนของวงจรพัฒนา และรับมือได้ทันทีเมื่อมีอะไรมาขวางหรือทำให้งานติดขัด
• แคมเปญการตลาด บอร์ดรวมงานสร้างสรรค์ รอบการอนุมัติ และกำหนดเผยแพร่ไว้ในมุมมองเดียว งานที่มีหลายฝ่ายเกี่ยวข้องจึงประสานกันง่ายขึ้นและภาระการประสานงานก็ลดลง
• การสนับสนุนลูกค้า งานเรียงตามความเร่งด่วนและประเภทคำขอ คำถามที่เข้ามาถูกกระจายได้เร็วขึ้น และติดตามได้อย่างโปร่งใสว่าแต่ละเรื่องแก้ไปถึงไหนแล้ว
• ทีมระยะไกล ทุกคนไม่ว่าอยู่ที่ไหนหรือเขตเวลาใดดูบอร์ดเดียวกัน รู้ตรงกันว่าใครทำอะไรและโครงการไปถึงไหน ช่องว่างการประสานงานที่เกิดจากระยะทางและการไม่ได้เจอหน้ากันจึงแคบลงมาก

ความโปร่งใสและความสามารถในการขยาย

Taskee สร้างมาเพื่อทีมที่เติบโตและกระบวนการที่ซับซ้อนขึ้นตามเวลา บอร์ดงานใช้ได้ตั้งแต่กลุ่มงานเล็กๆ ไปจนถึงแผนกใหญ่โดยไม่ต้องรื้อโครงสร้างใหม่ โครงการ พื้นที่ทำงาน และผู้เข้าร่วมใหม่ถูกเพิ่มเข้ามาในหน้าจอเดิม และความเป็นระเบียบที่โครงสร้างบอร์ดให้มาก็ยังอยู่ครบ ไม่ว่าปริมาณงานจะมากขึ้นแค่ไหน

เครื่องมือแสดงผลและการกรองในตัวยังทำงานได้ดีเมื่อทีมใหญ่ขึ้นและงานมากขึ้น ประโยชน์ด้านการประสานงานที่ได้จากการจัดการงานบนบอร์ดจึงไม่ลดลงเมื่อการดำเนินงานขยายตัว

ทำไมต้อง Taskee?

Taskee ยึดหลักง่ายๆ ว่าการจัดการงานที่ดีต้องทำให้งานซับซ้อนน้อยลง ไม่ใช่เพิ่มความยุ่งยาก จุดเด่นอยู่ที่การรวมความง่ายในการเข้าถึง ฟังก์ชันที่ครบพอ และความยืดหยุ่นไว้ด้วยกัน:

• ใช้ฟรี ไม่มีแพ็กเกจสมาชิกหลายระดับ ไม่มีฟีเจอร์ที่ต้องจ่ายเงินปลดล็อก และไม่มีโฆษณา ใช้ได้ครบทุกฟังก์ชันโดยไม่มีข้อผูกมัดว่าต้องจ่ายเงิน
• อินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย แพลตฟอร์มออกแบบมาให้ทีมเริ่มใช้งานได้เร็ว ไม่ต้องอบรมหรือปรับตัวนาน ระยะเวลาตั้งแต่เริ่มนำมาใช้จนใช้งานได้จริงจึงสั้นลง
• กำหนดค่าได้สำหรับกระบวนการจริง ปรับบอร์ดและพื้นที่ทำงานให้เข้ากับโครงสร้างของโครงการหรือทีมใดก็ได้ โดยไม่ต้องพึ่งฝ่ายเทคนิคมาช่วยตั้งค่า
• ฟังก์ชันการทำงานที่มุ่งเน้น ฟีเจอร์ตอบโจทย์สิ่งที่การจัดการงานต้องการจริง ไม่มีความยุ่งยากแบบเครื่องมือที่สะสมฟีเจอร์จนเกินกว่าที่ทีมส่วนใหญ่ต้องใช้
• ความพร้อมใช้งานการสนับสนุนทางเทคนิค ทีม Taskee พร้อมช่วยตั้งแต่เริ่มใช้งานไปจนถึงการตั้งค่ากระแสงาน ทีมจึงเริ่มนำเครื่องมือมาใช้จริงได้ง่ายขึ้นและเร็วขึ้น
• ขยายได้สำหรับขนาดทีมใดก็ได้ อินเทอร์เฟซและฟีเจอร์ชุดเดียวกันรองรับทั้งกลุ่มงานเล็กๆ และแผนกใหญ่ ไม่ต้องใช้แพ็กเกจหรือการตั้งค่าที่ต่างกัน

บทความที่เกี่ยวข้อง:

เพื่อทำความเข้าใจการจัดการกระแสงานทางสายตา อ่าน บอร์ด Kanban คืออะไร? คำแนะนำในการจัดการกระแสงานทางสายตา

เพื่อวางแผนและติดตามโครงการให้ดีขึ้น อ่าน แผนภูมิ Gantt คืออะไร? คำแนะนำในการแสดงภาพและจัดการกำหนดเวลาโครงการ

เพื่อทำความเข้าใจว่าวิธีการ Agile สนับสนุนการจัดการโครงการอย่างไร สำรวจ ประโยชน์สูงสุดของวิธีการ Agile

สรุป

บอร์ดงานของ Taskee เปลี่ยนวิธีที่ทีมจัดการงาน ด้วยระบบภาพที่ชัดเจนซึ่งทำให้เห็นสถานะงานอยู่เสมอ ลดภาระการประสานงาน และขยายตามทีมได้โดยงานไม่สับสน ทีมทุกขนาดและทุกรูปแบบการทำงานจึงมองเห็นงานของตัวเองได้อย่างเป็นระเบียบและชัดเจน