กลยุทธ์การจัดการงานของทีม

แนวคิดหลัก

บทนำ

ธุรกิจในปัจจุบันเคลื่อนที่ไปอย่างรวดเร็ว การปล่อยผลิตภัณฑ์ทุกสองสัปดาห์ การเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดอย่างต่อเนื่อง และการแข่งขันที่ดุเดือด — ทั้งหมดนี้สร้างความกดดันอย่างมากให้กับทีมงาน และนี่คืออุปสรรค: ยิ่งเราพยายามเร่งความเร็วมากขึ้นเท่าไหร่ ยิ่งมีความเสี่ยงที่จะช้าลงเนื่องจากการหมดไฟและการหมุนเวียนของพนักงาน

ราคาของการจัดการภาระงานที่ไม่ถูกต้อง:

• การลดคุณภาพผลิตภัณฑ์ลง 40-60% เมื่อทีมงานถูกกดดันเกินไป
• เวลาในการพัฒนายาวนานขึ้น 2-3 เท่าจากการแก้ไขข้อผิดพลาด
• การสูญเสียผู้เชี่ยวชาญหลัก (การแทนที่นักพัฒนาระดับ senior จะมีค่าใช้จ่ายระหว่าง 3-6 เดือนของเงินเดือน)
• การสูญเสียขวัญกำลังใจซึ่งแพร่กระจายไปทั่วทั้งทีม

ข้อดีของการจัดการภาระงานอย่างถูกต้อง:

• การคาดการณ์ผลลัพธ์และกำหนดเวลา
• คุณภาพของผลลัพธ์สูง
• ความภักดีและการมีส่วนร่วมของพนักงาน
• สามารถรับโปรเจกต์ที่ท้าทายมากขึ้นได้

กลยุทธ์ 1

การประเมินความสามารถของทีมอย่างลึกซึ้ง

ก่อนที่จะเริ่มกระจายงาน จำเป็นต้องประเมินอย่างจริงจังว่าคุณมีอะไรบ้าง นี่ไม่ใช่แค่ทักษะทางเทคนิค — แต่มันเป็นการดูภาพรวมของความสามารถของแต่ละคนในทีม

การตรวจสอบทักษะและความสามารถ

สร้างตารางทักษะสำหรับสมาชิกแต่ละคนในทีม อย่าจำกัดเฉพาะทักษะทางเทคนิค ควรรวมถึง:

• ทักษะทางเทคนิค: ระดับการใช้งานเทคโนโลยี ประสบการณ์ในสาขาเฉพาะ และความสามารถในการเรียนรู้สิ่งใหม่
• ทักษะอ่อน: การสื่อสาร การเป็นผู้นำ ความสามารถในการทำงานภายใต้ความกดดัน ความคิดสร้างสรรค์
• ความชอบในการทำงาน: บางคนทำงานได้ดีในตอนเช้า บางคนทำงานได้ดีในตอนเย็น บางคนชอบงานที่ซับซ้อน ขณะที่บางคนชอบงานที่ต้องทำได้เร็ว
• สถานการณ์ส่วนบุคคล: สถานการณ์ครอบครัว ภาระผูกพันเพิ่มเติม และเป้าหมายในอาชีพ

การกำหนดความสามารถในการทำงาน

หลายคนทำผิดพลาด โดยคิดว่าอาทิตย์ทำงาน 40 ชั่วโมงหมายถึงการทำงานที่มีประสิทธิภาพ 40 ชั่วโมงจริงๆ แต่ความเป็นจริงคือ:

• เวลาทำงานที่มีประสิทธิภาพ: 25-30 ชั่วโมงต่อสัปดาห์สำหรับงานที่ต้องใช้ความคิด
• เวลาสำหรับการประชุมและการสื่อสาร: 20-30% ของเวลาทำงาน
• เวลาพื้นที่สำรอง: 15-20% สำหรับงานที่ไม่คาดคิดและการปรับเปลี่ยนบริบท

ใช้กฎ "80% การบรรทุก" — วางแผนงานในช่วง 80% ของเวลาที่มีให้กับพนักงาน ส่วนที่เหลือ 20% ให้เป็นพื้นที่สำหรับความคิดสร้างสรรค์ การเรียนรู้ และการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นทันที

กลยุทธ์ 2

ศิลปะการมอบหมายงาน

การมอบหมายงานไม่ใช่แค่การ "ส่งงานให้ใครบางคน" แต่มันคือศิลปะในการพัฒนาทีมงานผ่านการกระจายความรับผิดชอบอย่างถูกต้อง

หลักการในการมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ

• หลักการความเหมาะสม: เชื่อมโยงความยากของงานกับระดับของพนักงาน งานที่ง่ายเกินไปทำให้เสียแรงจูงใจ งานที่ยากเกินไปทำให้รู้สึกท้อแท้
• หลักการพัฒนา: การมอบหมายงานทุกครั้งควรมีองค์ประกอบของการเติบโต ให้คนทำงานด้วยภาระงานที่ยากกว่าระดับปัจจุบัน 10-15%
• หลักการของบริบท: อย่าบอกแค่ "ทำอะไร", อธิบาย "ทำไมต้องทำ" การเข้าใจเป้าหมายช่วยให้พนักงานสามารถตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง
• หลักการการสนับสนุน: เมื่อมอบหมายงานให้แล้ว, มอบอำนาจในการตัดสินใจให้ด้วย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้รับงานมีทรัพยากรทั้งหมดที่จำเป็น

เทคนิค RACI สำหรับโปรเจกต์ที่ซับซ้อน

เมื่อทำงานกับงานหลายระดับ ใช้กรอบงาน RACI:

• R (Responsible) — ผู้ที่ทำงาน
• A (Accountable) — ผู้ที่รับผิดชอบผลลัพธ์
• C (Consulted) — ผู้ที่ต้องปรึกษา
• I (Informed) — ผู้ที่ต้องได้รับการแจ้งให้ทราบ

เทคนิคนี้ช่วยป้องกันการทำงานซ้ำซ้อนและความเข้าใจผิดเกี่ยวกับความรับผิดชอบ อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับปัญหานี้ในบทความ การจัดการบทบาทที่ทับซ้อนในทีม.

กลยุทธ์ 3

การวางแผนและการจัดลำดับความสำคัญแบบพลศาสตร์

แผนการที่คงที่ไม่ได้ผลในโลกปัจจุบัน คุณต้องมีระบบที่ช่วยให้สามารถปรับตัวได้อย่างรวดเร็วต่อการเปลี่ยนแปลง โดยไม่สูญเสียการมุ่งเน้นในสิ่งที่สำคัญ

ระบบการจัดลำดับความสำคัญ MoSCoW

แบ่งงานทั้งหมดออกเป็นสี่ประเภท:

• Must have — งานที่สำคัญอย่างยิ่ง
• Should have — งานที่สำคัญแต่ไม่วิกฤต
• Could have — งานที่ต้องการทำ แต่ไม่จำเป็น
• Won't have — งานที่ไม่ทำในรอบนี้

ระบบนี้ช่วยให้ทีมเข้าใจว่าอะไรสามารถเลื่อนออกไปได้ในกรณีที่ไม่มีเวลา และอะไรที่ต้องทำให้เสร็จ

การวางแผนสปรินต์ที่ยืดหยุ่น

แม้ว่าคุณจะไม่ใช้ Scrum แต่หลักการของการวางแผนสปรินต์ก็เป็นสากล:

• การวางแผนจากล่างขึ้นบน: ให้ผู้ปฏิบัติงานประเมินเวลาในการทำงานเอง พวกเขารู้รายละเอียดดีกว่าคุณ
• เวลาพื้นที่สำรอง: ในแต่ละสปรินต์ ให้เพิ่มเวลา 20-30% สำหรับงานที่ไม่คาดคิด
• การทบทวนย้อนหลัง: วิเคราะห์อย่างสม่ำเสมอว่าอะไรทำได้ดีและอะไรที่ต้องปรับปรุง แก้ไขกระบวนการตามข้อเสนอแนะ

กลยุทธ์ 4

Taskee — ศูนย์ควบคุมทีมของคุณ

การเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับการจัดการงานสามารถเปลี่ยนแปลงประสิทธิภาพของทีมได้อย่างมหาศาล Taskee โดดเด่นด้วยความยืดหยุ่นและความสามารถพิเศษในการจัดการภาระงาน

ทำไมต้องเป็น Taskee?

Taskee คือเครื่องมือติดตามงานที่สามารถปรับตัวตามทีมของคุณ มันช่วยจัดระเบียบงาน ทำให้กระบวนการง่ายขึ้น และขจัดความยุ่งเหยิงด้วยการตั้งค่าอย่างยืดหยุ่น, บทบาทที่สามารถปรับแต่งได้, กระบวนการที่โปร่งใส, การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ และการติดตามเวลาแบบละเอียด

ข้อดีหลักสำหรับการจัดการภาระงาน:

• ระบบ Zoom-Kanban: การแสดงผลที่ยืดหยุ่นที่สามารถขยายได้ — ตั้งแต่ภารกิจเดียวไปจนถึงภาพรวมของโครงการ สิ่งนี้ช่วยให้ผู้จัดการเห็นทั้งรายละเอียดและภาพรวมของภาระงานของทีม
• กระบวนการทำงานที่สามารถปรับแต่งได้: ความสามารถในการตั้งค่าสถานะงาน ปรับปรุงกระบวนการ และปรับบอร์ดให้เหมาะสมกับวิธีการทำงานของทีม ไม่ว่าจะเป็นการตลาด, IT หรือ HR
• เรียลไทม์และโปร่งใส: การอัปเดตทันที — ไม่มีใครต้องตามหาความคืบหน้าหรือรอการอัปเดตสถานะอีกต่อไป
• ระบบบทบาทที่ยืดหยุ่น: การควบคุมที่แม่นยำเกี่ยวกับสิ่งที่แต่ละคนสามารถทำได้ ซึ่งช่วยให้กระบวนการทำงานชัดเจนและมีประสิทธิภาพ

การใช้งาน Taskee สำหรับการจัดการภาระงาน

• การแสดงภาพภาระงานของทีม. การจัดการโครงการที่สะดวกสบาย - คุณสามารถเพิ่มโครงการในรายการโปรด สร้างรายงานเกี่ยวกับโครงการและพนักงาน นี่ช่วยให้ผู้จัดการประเมินได้อย่างรวดเร็วว่าใครกำลังมีภาระงานมากเกินไป และใครมีทรัพยากรเหลืออยู่
• การติดตามความคืบหน้า. การจัดระเบียบโครงการง่ายๆ: สร้างและจัดกลุ่มโครงการหลายๆ โครงการ จัดการงานที่ต้องทำด่วน เงื่อนไขและกำหนดเวลา ติดตามประวัติของโครงการ
• ความยืดหยุ่นสำหรับทีมต่างๆ. Taskee ถูกออกแบบมาสำหรับ IT, การตลาด, HR, การเงิน และสาขาอื่นๆ ทีมแต่ละทีมสามารถปรับเครื่องมือนี้ให้เหมาะสมกับความต้องการเฉพาะของพวกเขา

การตั้งค่า Taskee เพื่อการจัดการภาระงานที่มีประสิทธิภาพ

• ขั้นตอนที่ 1: การจัดระเบียบโครงการ. สร้างโครงการแยกต่างหากสำหรับทิศทางการทำงานต่างๆ ใช้ระบบแท็กเพื่อจัดประเภทงานตามความยากและลำดับความสำคัญ
• ขั้นตอนที่ 2: การตั้งค่าบทบาทและการเข้าถึง. กำหนดว่าใครสามารถสร้างงานได้ ใครทำงาน และใครควบคุม บทบาทและสิทธิ์ที่ปรับแต่งได้ช่วยให้กระบวนการทำงานชัดเจน
• ขั้นตอนที่ 3: การใช้ระบบการรายงาน. การสร้างรายงานเกี่ยวกับโครงการและพนักงานจะช่วยให้คุณสามารถวิเคราะห์ภาระงานและประสิทธิภาพของทีมได้อย่างสม่ำเสมอ
• ขั้นตอนที่ 4: การรวมเข้ากับกระบวนการประจำวัน. การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์หมายความว่า สถานะของงานจะอัปเดตทันที และคุณจะเห็นภาพรวมที่เป็นปัจจุบันเสมอ

กลยุทธ์ 5

การป้องกันการหมดไฟ

การหมดไฟไม่ใช่ความอ่อนแอส่วนบุคคล แต่เป็นความล้มเหลวของระบบในการจัดระเบียบงาน สามารถและควรป้องกันได้ด้วยเครื่องมือและแนวทางที่ถูกต้อง

สัญญาณของการหมดไฟที่กำลังจะมาถึง

สัญญาณทางพฤติกรรม:

• การลดคุณภาพงานแม้ว่าจำนวนชั่วโมงจะคงที่
• จำนวนข้อผิดพลาดที่เพิ่มขึ้น
• การหลีกเลี่ยงงานที่ยาก
• การลดลงของการแสดงความคิดริเริ่ม

สัญญาณทางอารมณ์:

• ความหงุดหงิด
• การมองในแง่ลบต่อโครงการ
• การบ่นเกี่ยวกับความไร้สาระของงาน
• การแยกตัวออกจากทีม

ระบบการแจ้งเตือนล่วงหน้า

• การตรวจสุขภาพประจำสัปดาห์: แบบสอบถามสั้นๆ 3-5 คำถามเกี่ยวกับสุขภาพ ภาระงาน และอุปสรรคต่างๆ
• ตัวชี้วัด "เขียว/เหลือง/แดง": ให้พนักงานประเมินสภาพของตนเองด้วยสี โซนเหลืองคือสัญญาณที่ต้องดำเนินการ โซนแดงคือการแทรกแซงทันที
• การวิเคราะห์รูปแบบการทำงาน: ติดตามว่าใครทำงานดึก ใครไม่ขอลาหยุด ใครทำงานในวันหยุดสุดสัปดาห์

กลยุทธ์การฟื้นฟู

• การหมุนเวียนงาน: เปลี่ยนแปลงงานระหว่างงานที่ซ้ำซากและงานที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์
• วันฝึกอบรม: จัดเวลาสำหรับการเรียนรู้เทคโนโลยีและแนวทางใหม่ๆ
• โครงการสร้างสรรค์: อนุญาตให้พนักงานใช้เวลา 10-20% ในการทำโครงการหรือไอเดียส่วนตัว

กลยุทธ์ 6

วัฒนธรรมของผลผลิตที่ยั่งยืน

เทคโนโลยีและกระบวนการเป็นเพียงเครื่องมือเท่านั้น มายากลที่แท้จริงเกิดขึ้นเมื่อทีมแบ่งปันค่านิยมและหลักการทำงานร่วมกัน

หลักการของวัฒนธรรมการทำงานที่ดี

• สิทธิในการทำผิดพลาด: สร้างสภาพแวดล้อมที่ผู้คนไม่กลัวที่จะทดลองและบางครั้งก็ทำผิดพลาด
• ความโปร่งใสในการแบ่งภาระงาน: ทุกคนควรเห็นว่าใครทำอะไรและมีภาระงานมากแค่ไหน
• การเคารพเวลาส่วนตัว: ไม่มีข้อความหลัง 18:00 และไม่มีงาน "ด่วน" ในคืนวันศุกร์
• สิทธิในการพูดว่า "ไม่": พนักงานควรมีสิทธิ์ที่จะปฏิเสธงานเพิ่มเติมหากพวกเขามีภาระงานมากเกินไป

พิธีกรรมและประเพณี

• พิธีปิดสปรินต์: เฉลิมฉลองความสำเร็จ วิเคราะห์ความล้มเหลว และวางแผนการปรับปรุง
• วันปราศจากการประชุม: วันหนึ่งในแต่ละสัปดาห์ที่สามารถมุ่งเน้นไปที่การทำงานที่ลึกซึ้ง
• การฝึกอบรมภายใน: การนำเสนอภายในที่พนักงานแชร์ความรู้

การวัดประสิทธิภาพ

การจัดการโดยไม่มีการวัดผลก็ไม่ใช่การจัดการ แต่เป็นแค่การหวังผล ติดตามตัวชี้วัดเหล่านี้เพื่อเข้าใจว่า กลยุทธ์ของคุณทำงานได้ดีหรือไม่

ตัวชี้วัดด้านการผลิต

• Velocity — จำนวนงานที่ทำเสร็จในแต่ละสปรินต์
• Lead time — เวลาจากการตั้งงานจนกระทั่งงานเสร็จ
• Cycle time — เวลาที่ใช้ในการทำงานที่สำคัญของงาน
• คุณภาพ — จำนวนข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นในฟังก์ชัน

ตัวชี้วัดความเป็นอยู่ของทีม

• Employee Net Promoter Score (eNPS) — ความพร้อมในการแนะนำบริษัทในฐานะนายจ้าง
• Retention rate — เปอร์เซ็นต์ของพนักงานที่ยังคงทำงานอยู่ในบริษัท
• Sick days — จำนวนวันลาป่วย (เป็นตัวบ่งชี้ของความเครียด)
• การย้ายภายใน — จำนวนคนที่เปลี่ยนบทบาทภายในบริษัท

ตัวชี้วัดที่สมดุล

• กฎของทองคำกลาง: หากตัวชี้วัดการผลิตเพิ่มขึ้น แต่ตัวชี้วัดความเป็นอยู่ลดลง — ถึงเวลาแล้วที่จะทบทวนแนวทางการทำงาน
• Sustainable pace: ทีมต้องมีผลลัพธ์ที่เสถียรในระยะยาว ไม่ใช่การวิ่งตามสปรินต์แล้วเกิดการหมดไฟ

อ่านเพิ่มเติม:

เลือกวิธีที่เหมาะสมกับความต้องการของบริษัทของคุณจากบทความของเรา โมเดลการทำงานแบบไฮบริด: อนาคตของสถานที่ทำงาน.

เพื่อให้ทีมของคุณมีประสิทธิภาพสูงสุด อ่านบทความ หลักการบริหารงานฟรีแลนซ์อย่างมีประสิทธิภาพ.

พัฒนาความสามารถในการจดจ่อและประสิทธิภาพการทำงานด้วยบทความ กลยุทธ์การทำงานลึกเพื่อเพิ่มสมาธิและประสิทธิภาพสูงสุด.

ข้อสรุป

ในโลกที่การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว ทีมที่ชนะไม่ใช่ทีมที่ทำงานเร็วที่สุด แต่เป็นทีมที่ทำงานได้อย่างมั่นคงและมีประสิทธิภาพในระยะยาว สร้างทีมแบบนี้และความสำเร็จจะไม่เป็นแค่การบรรลุเป้าหมายครั้งเดียว แต่จะกลายเป็นสถานะที่ยั่งยืนของธุรกิจของคุณ

แนะนำให้อ่าน

“Team Topologies: Organizing Business and Technology Teams for Fast Flow”

อธิบายวิธีการสร้างและพัฒนาทีมเพื่อบาลานซ์ภาระงานและเร่งการไหลของงาน

ที่ Amazon

“Drive: The Surprising Truth About What Motivates Us”

พิสูจน์ว่า ความผลิตผลที่ยั่งยืนถูกขับเคลื่อนโดยอิสระ ความเชี่ยวชาญ และความหมาย มากกว่าการใช้ “ไม้เรียวและขนมหวาน”

ที่ Amazon

“Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World”

แสดงให้เห็นว่าความสามารถในการจดจ่อและทำงานอย่างลึกซึ้งช่วยให้ทำงานได้น้อยลงแต่ได้ผลลัพธ์มากขึ้น

ที่ Amazon