Cách phân bổ khối lượng công việc quyết định phần lớn hiệu suất lâu dài của một nhóm. Khi quá tải kéo dài, hậu quả gần như luôn giống nhau: chất lượng đi xuống, lỗi dồn lại, người giỏi rời đi, và mỗi hệ quả này lại khiến tình trạng thiếu nhân lực ban đầu càng nặng hơn. Lối ra ở đây không đơn thuần là làm ít đi, mà là giữ mức tải vừa sức để nhóm làm ra kết quả đều đặn, chất lượng tốt trong thời gian dài, thay vì dốc sức một đợt ngắn rồi phải mất cả quãng dài để hồi lại.
Đừng quá tải con người — lập kế hoạch ở mức 80% công suất, phần còn lại để dự phòng cho chất lượng
Sử dụng các công cụ thông minh — Taskee giúp nhìn thấy và điều phối khối lượng công việc của nhóm theo thời gian thực
Ngăn ngừa kiệt sức — để ý những dấu hiệu mệt mỏi và giảm tải cho người đó trước khi sự việc vượt tầm kiểm soát
Quản lý khối lượng công việc kém gây ra những thiệt hại có thể nhìn thấy và đo đếm được trong vận hành:
Còn khi mức tải được cân chỉnh hợp lý, lợi ích cũng cụ thể không kém:
Đánh giá sâu năng lực của nhóm: muốn giao việc đúng người, trước hết cần biết chính xác mỗi thành viên thực sự làm được gì, cả về chuyên môn lẫn về con người.
Kiểm toán kỹ năng và năng lực
Với mỗi thành viên, hãy lập một ma trận kỹ năng gồm các mục sau:
Xác định năng lực khối lượng công việc
Một tuần làm việc 40 giờ không đồng nghĩa với 40 giờ làm ra kết quả. Với người lao động tri thức, cách chia thời gian sát thực tế hơn trông như sau:
Theo quy tắc tải 80%, bạn chỉ xếp việc cho 80% thời gian làm việc của một người, còn 20% giữ lại làm khoảng dự phòng cho việc sáng tạo, học hỏi và xử lý những vấn đề ngoài dự kiến, vốn dự án nào cũng có dù được lên kế hoạch kỹ đến đâu.
Ủy thác hiệu quả không đơn giản là đẩy bớt việc cho người khác, đó là cách chia trách nhiệm sao cho năng lực của nhóm lớn lên, trong khi chất lượng bàn giao vẫn được giữ vững.
Nguyên tắc của ủy thác hiệu quả
Với những nhiệm vụ nhiều tầng và dự án phức tạp, ma trận RACI giúp phân định rõ vai trò, tránh cảnh hai người cùng làm một việc hoặc có việc chẳng ai chịu trách nhiệm, điều thường xảy ra khi vai trò chỉ được hiểu ngầm:
Nhờ vậy nhóm tránh được việc làm trùng lặp và sự mập mờ về trách nhiệm. Đây là một vấn đề về cấu trúc mà bài viết về Quản lý vai trò chồng chéo trong nhóm đã phân tích kỹ.
Lập kế hoạch và ưu tiên linh hoạt. Kế hoạch cứng nhắc khó trụ được ở nơi mọi thứ thay đổi liên tục. Vì thế nhóm cần một cách lập kế hoạch cho phép xoay chuyển nhanh mà vẫn bám sát mục tiêu chính, và đây là nhu cầu thiết yếu của cả cấu trúc chứ chẳng phải thứ để thêm vào cho đẹp.
Phương pháp ưu tiên MoSCoW
Khi chia nhiệm vụ thành bốn nhóm, những lựa chọn đánh đổi trở nên rõ ràng, và nhóm không còn bị sự mơ hồ làm tê liệt mỗi lần phải quyết định gấp:
Lập kế hoạch theo phong cách sprint (áp dụng được mà không cần Scrum chính thức)
Lập kế hoạch theo kiểu sprint mang lại lợi ích thực tế dù nhóm có chính thức áp dụng Scrum hay không:
Taskee như một nền tảng quản lý khối lượng công việc. Khi nhóm đông lên và dự án phức tạp hơn, việc theo dõi thủ công không còn theo kịp, và một công cụ phù hợp sẽ giúp mọi người cùng nhìn thấy bức tranh chung và phối hợp với nhau.
Tại sao Taskee?
Taskee là công cụ theo dõi nhiệm vụ được thiết kế để thích ứng với cách làm việc của nhóm, thay vì buộc nhóm phải thay đổi theo cấu trúc của công cụ. Taskee giúp sắp xếp công việc, giảm công sức phối hợp và cho mọi người thấy tình hình theo thời gian thực nhờ các thiết lập tùy chỉnh, phân quyền theo vai trò và tính năng theo dõi thời gian có sẵn.
Các năng lực chính cho quản lý khối lượng công việc:
Quản lý khối lượng công việc thực tế với Taskee
Cách tiếp cận thiết lập để đạt hiệu quả quản lý tải tối đa:
Tìm hiểu thêm: Thời gian theo dõi, Báo cáo.
Ngăn ngừa kiệt sức bắt đầu từ việc hiểu rằng kiệt sức chẳng phải lỗi của riêng một cá nhân nào, nó là hệ quả của cách tổ chức công việc. Vì thế có thể phòng tránh được nếu quản lý theo dõi chủ động và tổ chức có cách phản ứng phù hợp.
Chỉ số hành vi của kiệt sức:
Chỉ số cảm xúc của kiệt sức:
Hệ thống cảnh báo sớm
Chiến lược phục hồi
Xây dựng văn hóa hiệu suất bền vững. Quy trình và công cụ tạo ra điều kiện để làm việc bền vững, nhưng những điều kiện ấy có được giữ hay không lại phụ thuộc vào các giá trị và chuẩn mực quyết định cách mọi người cảm nhận công việc của mình.
Nền tảng của văn hóa làm việc bền vững:
Nghi thức và thực hành nhóm
Muốn biết việc quản lý khối lượng công việc có thực sự tốt lên hay chỉ là dao động ngẫu nhiên thì phải đo. Các chỉ số nên theo dõi gồm cả hiệu suất bàn giao lẫn sức khỏe của nhóm:
Chỉ số sản xuất:
Chỉ số sức khỏe nhóm:
Chỉ số cân bằng:
Ngày 5 tháng 1 năm 1914, Ford Motor Company tăng gấp đôi mức lương tối thiểu theo ngày lên 5 đô la và rút ca làm việc từ 9 xuống còn 8 giờ. Sau đó số người nộp đơn xin việc tăng mạnh, tỷ lệ nghỉ việc giảm hẳn và năng suất dây chuyền lắp ráp đi lên, cho thấy rằng giới hạn rõ ràng về giờ làm, khi đi kèm mức đãi ngộ tương xứng, giúp công việc hiệu quả hơn chứ không làm hụt sản lượng.
Bài viết liên quan:
Để hiểu mô hình làm việc nào phù hợp với cấu trúc nhóm của bạn, hãy đọc Mô hình làm việc kết hợp: Tương lai của nơi làm việc.
Để có các chiến lược tối đa hóa năng suất của nhóm phân tán, hãy đọc Thực hành quản lý freelancer hiệu quả.
Để có các kỹ thuật cải thiện chất lượng tập trung cá nhân và nhóm, hãy đọc Chiến lược làm việc sâu: Đạt được sự tập trung và năng suất đỉnh cao.
Hiệu suất bền vững của một nhóm không đến từ việc vắt kiệt sản lượng trong ngắn hạn, nó được xây dựng bằng cách giữ mức tải vừa sức, phòng ngừa kiệt sức ngay từ cách tổ chức công việc và một văn hóa coi việc nghỉ ngơi hồi sức là nhu cầu của vận hành chứ chẳng phải một đặc ân. Những tổ chức kiên trì xây dựng các hệ thống này sẽ đạt kết quả tốt hơn theo thời gian so với những nơi coi sức người là thứ có thể ép mãi không giới hạn.
"Team Topologies: Organizing Business and Technology Teams for Fast Flow"
Giải thích cách tổ chức và phát triển các nhóm để cân bằng khối lượng công việc và giúp công việc trôi chảy nhanh hơn.
"Drive: The Surprising Truth About What Motivates Us"
Cho thấy năng suất bền vững đến từ sự tự chủ, sự thành thạo và ý nghĩa công việc, chứ không đến từ những cơ chế khuyến khích dựa trên áp lực.
"Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World"
Cho thấy sự tập trung sâu có kỷ luật giúp làm ra kết quả chất lượng hơn với ít giờ làm việc hơn.
Tinh thần nhóm là một biến hoạt động trực tiếp: khi nhân viên cảm thấy được coi trọng và có động lực, sự gắn kết, giữ chân và chất lượng đầu ra cải thiện có thể đo lường được. Duy trì tinh thần cao đòi hỏi hành động có chủ ý và nhất quán trên nhiều khía cạnh — từ cách các giá trị được củng cố
14 phút
86 lượt xem
0
Thêm nhiều công cụ kỹ thuật số chưa chắc đã giúp công việc hiệu quả hơn, bởi trong nhiều trường hợp chúng lại khiến thông tin bị chia cắt, đầu óc nhân viên phải gánh nhiều hơn và chất lượng kết quả đi xuống. Chuyển đổi thông minh là một quá trình có tổ chức, đưa doanh nghiệp từ một mớ công cụ chồng
13 phút
91 lượt xem
0
Việc các nhiệm vụ chồng lên nhau về tài nguyên, thời hạn hay thành viên phụ trách là chuyện thường gặp trong mọi dự án chứ không phải trường hợp ngoại lệ. Nếu không được phối hợp rõ ràng, những chỗ chồng chéo này sẽ dẫn đến xung đột, kéo theo hàng loạt sự chậm trễ nối tiếp nhau và làm chất lượng cô
14 phút
123 lượt xem
0
Khi làm việc từ xa và làm việc kết hợp đã trở nên phổ biến, hợp tác thời gian thực không còn là thứ có thì tốt mà đã thành một yêu cầu cốt lõi trong vận hành hằng ngày. Đây vừa là chuyện kỹ thuật vừa là chuyện văn hóa, vì chính nó quyết định cách các thành viên trong nhóm trao đổi, đóng góp và phối
13 phút
110 lượt xem
0
Đang tìm các ứng dụng quản lý nhiệm vụ tốt nhất để duy trì sự tổ chức, tập trung và thực sự hoàn thành công việc? Bài hướng dẫn này so sánh các công cụ dành cho freelancer, nhà sáng lập startup và nhóm làm việc từ xa, những người muốn công việc rõ ràng hơn chứ không muốn thêm một nguồn ồn ào nữa. D
28 phút
255 lượt xem
0
Hoàn toàn miễn phí cho tất cả các kích cỡ nhóm và sử dụng cá nhân
Back to menuBack to menu
