ความรับผิดชอบระยะไกล: ทีมงานที่มีประสิทธิภาพ

แนวคิดสำคัญ

บทนำ: ความรับผิดทางไกลคืออะไร

โดยไม่มีสายตาที่จ้องมองของผู้จัดการ พนักงานทางไกลทุกคนต้องรู้อย่างแน่ชัดว่ามีงานอะไรบ้าง เมื่อไหร่ที่ต้องส่ง และต้องทำให้สำเร็จอย่างไร และอีกครั้ง — เราไม่ได้พูดถึงการบริหารจัดการแบบจุลภาค แต่เป็นความเข้าใจที่เป็นธรรมชาติและมีสติในพื้นที่ความรับผิดชอบของตนเองด้วยการแทรกแซงน้อยที่สุดจากฝ่ายบริหาร

ในขณะเดียวกัน ข้อดีทั้งหมดของการทำงานทางไกลยังคงอยู่ — อิสรภาพ ตารางเวลาที่ยืดหยุ่น ไม่จำเป็นต้องนั่งทั้งวันในสำนักงานที่อบอ้าว คุณเข้าใจว่าเรากำลังพูดถึงอะไร

แต่จะรักษาเสรีภาพเหล่านี้ได้อย่างไรโดยไม่สูญเสียกระแสของผลลัพธ์ที่มีคุณภาพและมีประสิทธิผล? นี่คือสิ่งที่ความรับผิดทางไกลเกี่ยวข้อง

เมื่อมีระยะทางเป็นพันกิโลเมตรระหว่างคุณกับผู้จัดการ ความรู้สึกรับผิดชอบต้องสร้างด้วยวิธีอื่น — กระบวนการกลายเป็นเรื่องที่ละเอียดอ่อนและซับซ้อนมากขึ้น เป้าหมายคือการช่วยให้ถึงผลลัพธ์ ไม่ใช่การผลักดันอย่างก้าวร้าว

วิธีการกำหนดความคาดหวังที่ชัดเจน

เหนือสิ่งอื่นใด สมาชิกทุกคนในทีมทางไกลของคุณต้องเข้าใจอย่างชัดเจนว่าสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขาคืออะไร สิ่งนี้ไม่เพียงปกป้องพวกเขาจากการเดินหลงในป่าทึบของกระบวนการทำงาน แต่ยังเพิ่มความมั่นใจในงานของพวกเขา นี่เป็นสูตรที่ยอดเยี่ยมสำหรับสภาพแวดล้อมการทำงานที่สงบและมีความเครียดน้อย

ดังนั้น เมื่อสร้างกระบวนการประจำวันในทีม ให้ความสนใจกับสิ่งต่อไปนี้:

• เป้าหมายและงาน — สิ่งที่ต้องทำและผลลัพธ์ที่ควรบรรลุ
• กำหนดเวลา — เมื่อใดที่งานต้องเสร็จสมบูรณ์ กำหนดเส้นตายที่เป็นจริง
• ความรับผิดชอบ — ใครรับผิดชอบอะไร เพื่อหลีกเลี่ยงการส่งต่องานและการหาคนผิด
• รูปแบบการทำงาน — กระบวนการทำงานจะเป็นอย่างไร: ใช้เครื่องมือใด วิธีการและเวลาในการสื่อสาร

เครื่องมือสำหรับการควบคุมและการสื่อสาร

ยินดีต้อนรับสู่โลกอันงดงามของ CMS และตัวติดตามงาน — องค์ประกอบที่สำคัญที่สุดในการจัดการทีมทางไกล เมื่อกระบวนการทำงานทั้งหมดถูกย้ายไปออนไลน์และดิจิทัล เป็นเรื่องสมเหตุสมผลที่จะเชื่อมต่อเครื่องมือซอฟต์แวร์ที่จะช่วยให้ทีมจัดระเบียบวันทำงานของพวกเขา ช่วยเหลือ โปรดทราบ — ไม่ใช่เพิ่มระดับการควบคุมอีกชั้นที่คุณจะต้องติดตามอย่างต่อเนื่อง

และมีเครื่องมือมากมายในตลาด — คุณสามารถครอบคลุมแต่ละแผนกและทุกส่วนของทีมด้วยตัวติดตามเฉพาะทาง แต่ทั้งหมดนี้อาจเป็นเรื่องที่มีราคาแพง ดังนั้นการใช้แพลตฟอร์มอเนกประสงค์จึงมักเป็นทางเลือกที่สมเหตุสมผลมากกว่า

Taskee — เป็นหนึ่งในแพลตฟอร์มเหล่านั้น การสื่อสาร การติดตามงานและเวลา การจัดเก็บไฟล์ — น้องเล็กตัวนี้มีทุกอย่าง เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมสำหรับทีมทางไกล

นอกจาก Taskee ที่คุณชื่นชอบแล้ว ยังมีโซลูชันอื่น ๆ ที่คุณสามารถลองเพื่อดูว่าอะไรเหมาะกับทีมของคุณที่สุด:

• สำหรับการจัดการงาน — Asana และ Trello ช่วยให้คุณติดตามความคืบหน้าและสร้างรายการตรวจสอบ
• สำหรับการสื่อสาร — แพลตฟอร์มเช่น Slack หรือ Microsoft Teams เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการสื่อสารประจำวัน — ทั้งในการแชทและในรูปแบบการโทรวิดีโอ
• สำหรับการติดตามเวลาทำงาน — Clockify และ Toggl ช่วยติดตามชั่วโมงทำงานของพนักงานและประเมินผลิตภาพ
• สำหรับการจัดเก็บและแบ่งปันเอกสาร — Google Drive และ Dropbox ให้การเข้าถึงไฟล์สำคัญแบบรวมศูนย์และทำให้การทำงานร่วมกันง่ายขึ้น

เมื่อเลือกเครื่องมือ สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาไม่เฉพาะฟังก์ชันการทำงานของพวกเขา แต่รวมถึงความง่ายในการใช้งานสำหรับทีมทั้งหมด ในอุดมคติ — ลดจำนวนแพลตฟอร์มและรวมกระบวนการทั้งหมดในพื้นที่ทำงานเดียว

การพัฒนาวัฒนธรรมความรับผิด

งานและตัวติดตามทั้งหมดนี้เป็นความช่วยเหลือที่ยอดเยี่ยม ไม่ต้องสงสัย แต่ถ้าไม่มีวัฒนธรรมที่จำเป็นภายในทีมที่สนับสนุนพวกเขา — อย่าคาดหวังว่าทั้งหมดนี้จะคงอยู่นานกว่าสองสามเดือน

นี่คือเรื่องราว: ในทีมทางไกล แปลกที่วัฒนธรรมความรับผิดชอบมักจะก่อตัวขึ้นเอง ไม่จำเป็นต้อง "รดน้ำ" เป็นพิเศษ

แต่ถ้าคุณต้องการนำทางมันไปในทิศทางที่ถูกต้องและปรับให้เข้ากับลักษณะเฉพาะของทีมของคุณ — ไปเลย! นี่คือสิ่งที่สามารถช่วยได้:

• ตัวอย่างส่วนบุคคล — ทีมมุ่งเน้นไปที่พฤติกรรมของผู้นำ หากคุณปฏิบัติตามกำหนดเวลา ซื่อสัตย์ในรายงาน และเปิดเผยในการสื่อสาร พนักงานจะเริ่มทำเช่นเดียวกัน
• ความโปร่งใส — แบ่งปันผลลัพธ์ ความสำเร็จ และความยากลำบาก สิ่งนี้ช่วยสร้างสภาพแวดล้อมที่ทุกคนเข้าใจว่าการมีส่วนร่วมของพวกเขาส่งผลต่อผลลัพธ์โดยรวมอย่างไร
• ข้อเสนอแนะ — สม่ำเสมอ สร้างสรรค์ และตรงประเด็น ช่วยปรับพฤติกรรมและเพิ่มการมีส่วนร่วม
• ความเป็นอิสระ — ให้พื้นที่แก่ผู้คนในการตัดสินใจ เมื่อคนมีพื้นที่ความรับผิดชอบของตัวเอง พวกเขาจะมีส่วนร่วมลึกซึ้งมากขึ้น
• ข้อตกลงที่ชัดเจน — ดีกว่าที่จะบันทึกกฎของการโต้ตอบเป็นลายลักษณ์อักษร: จากมาตรฐานการสื่อสารไปจนถึงรูปแบบการรายงาน

การสร้างวัฒนธรรมความรับผิดชอบต้องใช้เวลา แต่มันเป็นพื้นฐานของทีมที่เชื่อถือได้และมีประสิทธิผล — โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสภาพการทำงานทางไกล

ติดตามผลลัพธ์ ไม่ใช่กระบวนการ

ยกตัวอย่าง อีเลีย อีเลียเป็นชายที่ยอดเยี่ยมในทุกด้าน แต่จุดสูงสุดของผลิตภาพของเขาอยู่ที่ 7 โมงเย็น เมื่อทุกคนออกจาก Discord แล้ว เขาทำงานจนถึงตีสองและตื่นนอนเวลา 11 โมงเช้า — อาจไม่ใช่โหมดที่ดีที่สุดสำหรับสุขภาพ... แต่นี่คือสิ่งที่น่าสนใจ: ปริมาณงานที่เขาทำได้ในช่วงเวลานี้น่าประทับใจ

โหมดที่เป็นที่ถกเถียงของอีเลียเป็นเรื่องหนึ่ง แต่ประเด็นสำคัญคือ: ในเงื่อนไขของการทำงานทางไกล ชั่วโมงทำงานแบบดั้งเดิมแทบจะไม่มีความหมาย ไม่มีความจำเป็นที่จะยึดติดกับตารางเวลาที่เข้มงวดตั้งแต่ 9 โมงเช้าถึง 6 โมงเย็น เมื่อทีมของคุณกระจายอยู่ตามเขตเวลาที่แตกต่างกัน

มองดูสิ่งที่อีเลียทำ ไม่ใช่เมื่อไหร่ที่เขาทำสิ่งนั้น — และคุณจะเห็นหนึ่งในพนักงานที่มีผลิตภาพและประสิทธิภาพมากที่สุดของทีม

ทำไมสิ่งนี้ถึงได้ผล:

• ผลลัพธ์สามารถวัดได้ — งานที่เสร็จสมบูรณ์ KPI ที่บรรลุ หรือโครงการที่เสร็จสิ้น — เหล่านี้เป็นตัวชี้วัดที่เป็นรูปธรรมของผลิตภาพ
• กระบวนการเป็นอัตวิสัย — พนักงานคนหนึ่งอาจทำงานเสร็จใน 4 ชั่วโมง คนอื่นจะใช้เวลา 8 ชั่วโมงและไม่เสร็จ การประเมินตามกระบวนการไม่ยุติธรรม — และทำให้ท้อใจ
• การมุ่งเน้นไปที่เป้าหมายพัฒนาความคิดริเริ่ม — เมื่อผลลัพธ์สำคัญ พนักงานเรียนรู้ที่จะจัดการเวลาของตนเอง จัดลำดับความสำคัญ และรับผิดชอบต่อผลลัพธ์

แน่นอนว่านี่ไม่ได้หมายความว่าการควบคุมไม่จำเป็นเลย — สิ่งสำคัญคือการเห็นภาพรวม แต่ดีกว่าที่จะไว้วางใจทีมและประเมินสิ่งที่พวกเขาทำ ไม่ใช่พวกเขาใช้เวลากี่ชั่วโมงในการทำสิ่งนั้น

วิธีการนี้ลดความวิตกกังวลและเพิ่มการมีส่วนร่วม — และสิ่งนี้ได้รับการพิสูจน์หลายครั้งโดยทีมที่มีระดับประสิทธิภาพการทำงานทางไกลสูง

วิธีการกระตุ้นให้ทีมมีส่วนร่วม

เรื่องสนุกเกี่ยวกับนิสัย: การเริ่มต้นเป็นความสุข แต่การรักษาไว้ในระยะยาว? โอ้ ไม่ง่ายเลย

แม้แต่ทีมที่สามัคคีที่สุดก็มีช่วงเวลาของความเหนื่อยล้า การลดลงของแรงจูงใจ และการตกต่ำทางอารมณ์โดยรวม และข้อเท็จจริงที่ว่าทุกคนอยู่ในมุมต่างๆ ของโลกทำให้สถานการณ์ซับซ้อนยิ่งขึ้น

นี่คือเคล็ดลับบางอย่างที่จะช่วยรักษาความรู้สึกรับผิดชอบที่ดีในทีมในระยะยาว:

• การยอมรับผลลัพธ์ — การชมเชยในที่สาธารณะสำหรับการมีส่วนร่วม แม้กระทั่งสำหรับความสำเร็จเล็กๆ น้อยๆ จะเพิ่มแรงจูงใจภายในและเสริมสร้างจิตวิญญาณของทีม
• การสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ — การแชทโดยไม่มีงาน การพักดื่มกาแฟเสมือนจริง หรือ "มีอะไรใหม่?" รายสัปดาห์ช่วยให้คนใกล้ชิดกันมากขึ้น โดยเฉพาะในทีมขนาดใหญ่
• ความโปร่งใสของแผน — เมื่อพนักงานเข้าใจว่าทำไมพวกเขาทำงานนี้หรืองานนั้น และมันเข้ากับกลยุทธ์ของบริษัทอย่างไร แรงจูงใจจะเพิ่มขึ้น
• การมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ — ความสามารถในการมีอิทธิพลต่อกระบวนการช่วยให้รู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของสิ่งที่ใหญ่กว่า พนักงานไม่ได้เป็นเพียงผู้ปฏิบัติงาน แต่เป็นผู้ร่วมสร้าง

ไม่เพียงแค่เรียกร้องความรับผิดชอบ — สร้าง วัฒนธรรมแห่งความไว้วางใจ ที่ผู้คนต้องการที่จะทำสุดความสามารถจริงๆ นั่นคือเมื่อการมีส่วนร่วมหยุดที่จะเป็นข้อกำหนดจากเบื้องบนและกลายเป็นส่วนหนึ่งของงานทีมโดยธรรมชาติ

ข้อแนะนำสำหรับพนักงาน

วินัยในตนเองและการจัดระเบียบเป็นองค์ประกอบสำคัญที่สุดของการทำงานทางไกลที่มีประสิทธิภาพ ดังนั้น จึงควรพึ่งพากลยุทธ์ที่พิสูจน์แล้วซึ่งจะช่วยให้คุณยังคงแข็งแกร่ง นี่คือเคล็ดลับบางอย่างที่จะเริ่มต้น:

• กำหนดขอบเขต — ก่อนอื่น กำหนดพื้นที่ทำงานสำหรับตัวคุณเอง ไม่จำเป็นต้องเป็นห้องทำงานแยกต่างหาก — เพียงแค่สถานที่เฉพาะที่สมองจะเชื่อมโยงกับงาน สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเข้าสู่โหมดการทำงานได้เร็วขึ้นและผ่อนคลายได้ง่ายขึ้นในตอนท้ายของวัน
• กำหนดชั่วโมงทำงาน — สร้างตารางเวลาที่จะคำนึงถึงเป้าหมายส่วนบุคคลและวิชาชีพของคุณ สิ่งนี้จะช่วยหลีกเลี่ยงขอบเขตที่เลือนรางระหว่างงานและชีวิตส่วนตัว แม้จะมีตารางเวลาที่ยืดหยุ่น การรักษาวินัยภายในช่วงเวลาที่เลือกก็เป็นสิ่งสำคัญ
• ตั้งเป้าหมายเล็กๆ — แบ่งงานใหญ่เป็นขั้นตอนเล็กๆ ที่ทำได้ สิ่งนี้ช่วยรักษาจุดโฟกัสและรู้สึกถึงความคืบหน้า ตัวอย่างเช่น แทนที่จะเป็นเป้าหมายนามธรรม "เขียนบทความ" ให้กำหนดขั้นตอนที่เฉพาะเจาะจง: "จัดทำแผนสำหรับบทความ" "เขียนบทนำ" และอื่น ๆ
• ใช้เทคนิคการบริหารเวลา — ตัวอย่างเช่น กฎ 2 นาที: ถ้างานสามารถทำให้เสร็จใน 2 นาที ให้ทำทันที สิ่งนี้เพิ่มผลิตภาพอย่างมากและช่วยรับมือกับการผัดวันประกันพรุ่ง
• อย่าลืมพัก — การทำงานอย่างมีประสิทธิภาพเป็นไปไม่ได้โดยไม่มีการพักผ่อนที่มีคุณภาพ การพักสั้นๆ เพื่อเดินเล่นหรือยืดเส้นช่วยฟื้นฟูพลังงานและหลีกเลี่ยงการเหนื่อยล้า

การจัดการตนเองเป็นทักษะสำคัญที่ช่วยให้คุณไม่เพียงแต่มีผลิตภาพเมื่อทำงานทางไกล แต่ยังรักษาสมดุลที่ดีระหว่างงานและชีวิตส่วนตัว

อ่านเพิ่มเติม:

สำหรับความเข้าใจที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้นเกี่ยวกับผลิตภาพ ศึกษาบทความเกี่ยวกับ การเพิ่มผลิตภาพด้วยคัมบัน: เคล็ดลับสำหรับการจัดการงานอย่างมีประสิทธิภาพ 

สำหรับการจัดการทรัพยากรที่ดีขึ้น อ่านบทความ กระบวนการจัดการทรัพยากร: ขั้นตอนสำคัญสู่ความสำเร็จ

หากคุณต้องการทราบเพิ่มเติมเกี่ยวกับการวางแผนโครงการ ศึกษาบทความเกี่ยวกับ  แผนผังโครงการ: คู่มือเชิงกลยุทธ์สำหรับการวางแผนและดำเนินโครงการให้สำเร็จ 

บทสรุป

ความรับผิดทางไกลไม่ได้เกี่ยวกับรายงานและกำหนดเวลาเท่านั้น เป็นเรื่องของความไว้วางใจ โครงสร้าง วัฒนธรรม และความโปร่งใส การสร้างการจัดการทีมทางไกลที่ยั่งยืน คุณต้องผสมผสานความคาดหวังที่ชัดเจน เครื่องมือความรับผิดที่มีประสิทธิภาพ และการพัฒนาวัฒนธรรมการทำงานทางไกล - Taskee จะช่วยคุณในเรื่องนี้ เฉพาะวิธีนี้เท่านั้นที่คุณสามารถรักษาไม่เพียงแค่ความสามารถในการทำงาน แต่ยังรวมถึงความรับผิดชอบของทีมและการมีส่วนร่วมที่แท้จริงในระดับสูง

แนะนำให้อ่าน

"Remote: Office Not Required"

คำแนะนำที่ปฏิบัติได้จริงในการสร้างทีมงานระยะไกลที่มีประสิทธิภาพ พร้อมกับอภิปรายถึงข้อดีและความท้าทายของวิธีการนี้

บน Amazon

"The Long-Distance Leader: Rules for Remarkable Remote Leadership"

กฎ 19 ข้อสำหรับการเป็นผู้นำที่มีประสิทธิภาพในสภาพแวดล้อมระยะไกล

บน Amazon

"The Art of Working Remotely: How to Thrive in a Distributed Workplace"

หนังสือครอบคลุมเรื่องการจัดการตนเอง การสื่อสาร และการสร้างความเชื่อใจในทีมที่กระจายตัว

บน Amazon