Comment collaborer efficacement avec des équipes distantes : outils et conseils

10 temps de lecture

96 vues

24 février, 2025

Nous voyons de plus en plus d'entreprises passer à une existence à distance. Mais cela ne signifie pas que, avec ce mode de travail, les employés ont moins de contacts entre eux. Une communication bien construite entre les employés est un facteur clé du succès de l'entreprise.

Points clés

Une communication efficace à distance augmente la productivité de 35%

Utiliser les bons outils de collaboration virtuelle améliore les taux de réalisation des projets de 45%

Des meilleures pratiques de travail à distance structurées réduisent les malentendus de 40%

Stratégie de communication réussie

À première vue, il peut sembler que rien n'est plus facile que de créer des relations de confiance au sein d'une équipe. Mais est-ce vraiment le cas ? Bien sûr que non ! Une communication claire est la clé d'une collaboration réussie au sein de l'équipe. Il est très important de comprendre quels canaux utiliser pour cela.

Nous avons fourni un graphique qui montre quels canaux sont les plus utilisés :

Appels vidéo

Applications de messagerie

Outils de communication

Alors, comment choisir les bons outils de communication pour un impact maximal ? C'est simple : vous devez tenir compte de tous les besoins de vos employés. Cela ne semble pas si simple, mais pour faciliter les choses, nous avons fourni des outils pour la collaboration à distance :

Gestion de projet efficace :

Il est très important d'assigner des tâches de manière claire et compréhensible. Les employés doivent respecter les délais, n'est-ce pas ? Aidez votre équipe à gérer son temps efficacement avec un planning des tâches. Cela les aidera (et vous tous, bien sûr) à être plus productifs.
Vérifier les progrès vous permettra de suivre la mise en œuvre du plan, et surtout, de le contrôler.
Ne laissez jamais vos employés être surchargés. Répartissez efficacement les ressources. Cela augmentera la productivité personnelle et globale de l'équipe.
Distribuez les tâches par priorité. Ainsi, vous indiquerez aux employés ce qui doit être fait immédiatement et ce qui peut attendre.

Communication :

Qu'est-ce qui est le plus important dans une collaboration efficace ? Bien sûr, la confiance ! Un outil simple comme les appels vidéo vous aidera à cela. Ils renforcent l'esprit d'équipe et nous rapprochent.
Nous savons tous à quel point il est important de partager rapidement des idées avec des collègues avant qu'elles ne soient oubliées. Pour cela, les chats dans les messageries instantanées nous aident. Elles permettent de communiquer des idées immédiatement dès qu'elles émergent.
La gestion des emails est également importante pour une communication productive. Organisez les emails en catégories et par sujets afin que votre équipe sache ce qui est prioritaire.

Documentation :

Il est très important de créer une base de connaissances à laquelle les employés peuvent accéder à tout moment. Cela est particulièrement utile si vous formez de nouveaux candidats.
Fournissez aux employés de la transparence sur les processus de travail à travers la documentation. Cela les protégera, ainsi que vous.
Malheureusement, nous ne sommes pas toujours capables de gérer notre mémoire et d'y stocker toutes les informations que nous jugeons importantes. Il est donc essentiel de noter (sur papier ou dans les notes de téléphone) les points clés lors des appels.
Si vous pouvez suivre quelles solutions fonctionnent bien et lesquelles ne fonctionnent pas, c'est un gros avantage pour votre entreprise. Nous vous recommandons de tenir un journal des décisions pour enregistrer les actions de votre équipe et les revoir à tout moment.

Confiance des employés

Vous pouvez parler de l'importance de la communication efficace entre les employés autant que vous voulez, mais cela ne sera certainement pas possible sans la confiance au sein de l'équipe. Sans aucun doute, établir de telles relations à distance est beaucoup plus difficile que dans un bureau, mais, néanmoins, c'est tout à fait possible.

Ci-dessous, nous avons énuméré plusieurs façons d'augmenter ce facteur au sein de votre équipe :

Les soi-disant pauses café virtuelles ne vont pas seulement aider à renforcer l'esprit d'équipe des employés, mais aussi augmenter la productivité de l'entreprise.
Croyez-moi, il est incroyablement important pour chaque employé de connaître la valeur de son travail au sein de l'entreprise. Prenez le temps de discuter de leurs réalisations et des opportunités de carrière.
Si chaque membre de l'équipe a l'opportunité de partager ses opinions et d'être entendu, il sera plus ouvert et pourra partager ses idées au lieu de les garder pour lui-même.
Qu'est-ce que les adultes et les enfants aiment ? Bien sûr, le plaisir ! Organisez des jeux en ligne pour les employés. Par exemple, le « Secret Santa » ne nécessite même pas beaucoup de temps, mais crée une excellente ambiance et un sentiment de merveille pour tous les participants.
S'il y a des employés dans votre équipe attirés par une culture différente de la vôtre, soutenez et respectez ce choix. Organisez des célébrations culturelles - cela augmentera la valeur de chaque employé.

Culture de l'équipe à distance

Vous conviendrez que tout le monde sera ravi lorsque ses réalisations seront remarquées et mises en valeur. À de tels moments, nous nous sentons plus importants à la fois pour l'entreprise et pour nous-mêmes. Par conséquent, l'un des facteurs clés des relations au sein de votre équipe est de construire une culture au sein de celle-ci.

Stratégies pour créer une culture :

Célébrez les réalisations ! Même les petites. Cela augmentera l'esprit d'équipe et le désir d'atteindre de nouveaux sommets. N'est-ce pas ce que nous essayons de réaliser ?
L'apprentissage est la lumière. Acquérir de nouvelles compétences ne va pas seulement augmenter l'efficacité du travail de l'équipe, mais aussi rapprocher les employés. Par conséquent, n'oubliez pas de mettre en place des programmes de formation pour l'équipe.
Remerciements publics. Quoi de plus agréable que d'être félicité ? C'est vrai ! Lorsque vous êtes félicité publiquement. Utilisez cette pratique. Cela augmentera la motivation de tous les employés.
Même de petites récompenses pour des réalisations augmentent considérablement l'enthousiasme des employés. Encouragez leur travail, c'est toujours un plus.

Conduire une réunion réussie

Pour rendre la réunion plus productive, assurez-vous de bien vous y préparer à l'avance. Après tout, un appel bien planifié est déjà à moitié réussi. Cela ne prendra pas beaucoup de temps pour vous, et l'effet de la réunion sera bien plus grand.

Préparation :

Il sera préférable pour tout le monde si les employés peuvent aussi se préparer à la réunion à l'avance. Au minimum, cela vous aidera à vous concentrer sur les points clés, et surtout, vous pourrez résoudre les problèmes importants beaucoup plus rapidement.
Personne ne voudrait que l'Internet tombe pendant des négociations importantes, que la connexion soit perdue ou autre chose. Par conséquent, assurez-vous de vérifier le bon fonctionnement du matériel technique à l'avance.
Quel est le principal avantage du travail à distance ? C'est exact : le fait que vous puissiez être n'importe où dans le monde. Mais n'oubliez pas que dans différentes parties du monde et à des moments différents. Alors, assurez-vous de tenir compte des fuseaux horaires. Il est peu probable que quelqu'un veuille participer à un appel à trois heures du matin.

Réalisation :

Il est important que tous les participants prennent une part active aux discussions, en fournissant différents points de vue, c'est pourquoi vous établissez une relation de confiance avec eux, n'est-ce pas ?
Il peut être difficile de retenir beaucoup d'informations oralement, alors assurez-vous d'utiliser des diapositives et des graphiques. Cela aidera à maintenir l'attention de l'équipe sur les choses importantes.
Après la réunion, les participants ne devraient avoir aucune question sur ce qui doit être fait et quand, alors essayez de délivrer des tâches claires.
Enregistrer les réunions est très important car vous pouvez rafraîchir votre mémoire sur les moments oubliés à tout moment. Et aussi ceux qui étaient absents de la réunion pourront se tenir au courant des événements.

Fait intéressant

Les équipes qui mettent en place des pratiques de collaboration à distance structurées voient une augmentation de 32% de la satisfaction des employés et une réduction de 28% des retards de projet !

Articles connexes :

Pour des idées sur la gestion du travail à distance, consultez Qu'est-ce qu'un workation ? Le guide ultime pour combiner travail et voyage.

Pour améliorer votre productivité, lisez Boostez votre productivité avec le Kanban : Conseils pour une gestion de tâches efficace.

Pour mieux organiser vos projets, consultez Logiciels de gestion de projet vs. Excel.

Conclusion

Le succès de la collaboration à distance repose sur une combinaison des bons outils, des pratiques efficaces et d'une forte culture d'équipe. L'utilisation de plateformes comme Taskee en parallèle avec ces stratégies aide les équipes à surmonter la distance et à travailler efficacement ensemble. N'oubliez pas que la construction d'une collaboration à distance efficace est un processus continu qui nécessite une évaluation et un ajustement réguliers.