Logiciel de gestion de projet vs Excel : quel outil convient le mieux à votre projet ?

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20 février, 2025

Dans l’environnement de travail actuel, des outils traditionnels comme Excel rivalisent avec des logiciels de gestion de projet prometteurs. Chacun a ses avantages et ses inconvénients. Voyons pourquoi vous pourriez choisir de rester avec l’ancien ou de passer à quelque chose de moderne.

Points clés

Les équipes utilisant des plateformes de gestion de projet dédiées rapportent un haut taux de succès des projets

Les bons outils de gestion de projet peuvent réduire de moitié le temps de planification

Une utilisation appropriée du logiciel de suivi des tâches peut augmenter la productivité jusqu'à 50%

Avantages des logiciels de gestion de projet

Les systèmes modernes de gestion de projet ne sont peut-être pas aussi personnalisables et compatibles avec votre vieux Linux qu'un Excel classique, mais l'intuitivité de l'interface utilisateur et tout un ensemble de fonctionnalités supplémentaires compensent largement cela.

Voici les principaux avantages des systèmes de gestion de projet à garder à l'esprit :

Collaboration en temps réel. Tout le monde travaille sur la même version de l’application, suivant les résultats et l'avancement des autres.
Flux de travail automatisés. Vous n’avez même pas besoin d’apprendre des formules – l’application s’occupe de l’automatisation des flux de travail avec un minimum d'entrée.
Capacités de reporting. Un bon logiciel de gestion de projet peut regrouper l'historique des tâches dans un joli rapport condensé contenant toutes sortes de métriques nécessaires pour optimiser encore davantage votre pipeline.
Gestion des ressources. Visualisez la disponibilité de votre équipe et répartissez les tâches en conséquence.
Visualisation des plannings. Des outils comme les graphiques de Gantt permettent d’observer clairement chaque étape importante du projet, réduisant ainsi les risques de confusion.
Gestion documentaire. Les logiciels de gestion de projet bien conçus disposent toujours d’un espace de stockage spécifique pour tous vos guides et instructions. Ils sont souvent équipés d'une fonction de partage simple !
Capacités de communication. Communiquez avec votre équipe sans avoir à changer d'onglet.

Excel comme outil de gestion de projet

Même ceux qui ne sont pas gestionnaires de projet connaissent Excel – il existe des communautés entières obsédées par l’optimisation maximale de cet outil, partageant toutes sortes de formules et de raccourcis. Certes, l’intuitivité n’est pas vraiment l’un des points forts d’Excel, mais on ne peut pas nier que l’approche directe de Microsoft pour organiser un projet est efficace, pour le moins.

Mais juste au cas où, passons en revue les principaux avantages d'Excel :

Courbe d'apprentissage faible. La plupart des spécialistes connaissent déjà les formules de base. Une fois que vous avez surmonté la première fois difficile et effrayante, toutes les portes s'ouvrent pour vous.
Haute personnalisation. Grâce au codage par couleur et à toutes sortes de formules, vous pouvez modifier vos tableaux Excel pour répondre à des tâches spécifiques.
Rentable. La bibliothèque Microsoft Office est l'une des solutions les plus économiques pour offrir à votre organisation tous les outils nécessaires.
Accès hors ligne. Votre Wi-Fi est en panne ? Tant que vous avez synchronisé vos fichiers au préalable, votre routine de travail ne sera pas interrompue.
Compatibilité universelle. Presque tous les systèmes d’exploitation existants prennent en charge Excel.
Capacités d’automatisation. Avec une poignée de formules, Excel fera la plupart du travail fastidieux pour vous.

Comparaison des outils

Oui, les deux sont bons dans leur propre domaine, donc vous devrez étudier un peu vos processus de travail pour comprendre lequel est le choix idéal pour votre équipe.

Pour vous simplifier la vie, nous avons préparé ce tableau ci-dessous afin de vous aider à prendre une décision éclairée :

Caractéristique	Logiciel de gestion de projet	Excel
Suivi des tâches	Processus automatisé avec des mises à jour en temps réel	Automatisation de base nécessitant une mise à jour manuelle
Collaboration d'équipe	Mentions, chat intégré, souvent capacités d'appel vidéo et audio	Presque aucune. Capacités de partage et de communication limitées.
Gestion des ressources	Allocation dynamique des tâches disponibles, suivi de la charge de travail	Tableaux statiques nécessitant des calculs manuels et la connaissance de formules spécifiques
Reporting	Analytique approfondie et tableaux de bord personnalisables	Visualisation de base
Suivi des coûts	Outils intégrés pour la planification et le budget	Calculs manuels basés sur des formules
Gestion des plannings	Graphiques Gantt interactifs	Graphiques basiques, création manuelle
Courbe d'apprentissage	Nécessite un processus d'intégration approfondi	Mécaniques familières, connues de tous
Personnalisation	Modèles préexistants avec des possibilités limitées de créativité	Très personnalisable avec de nombreux formats flexibles disponibles
Coût	Abonnement mensuel, souvent cher	Achat unique. Généralement inclus dans un bundle avec d’autres applications utiles
Idéal pour	Grandes équipes avec des projets complexes et multijoueurs	Petites équipes avec des projets simples

Faire la transition

Vous avez décidé de passer d'Excel à quelque chose de plus convivial en termes d'UX ? Bien pour vous ! Apprendre quelque chose de nouveau et ajouter de nouveaux outils à votre arsenal est crucial pour une carrière prospère.

Voici quelques étapes à suivre pour effectuer la transition en douceur vers le nouveau logiciel :

Étudier et auditer les processus actuels. Cela vous aidera à choisir le bon logiciel de gestion de projet.
Sélectionner le logiciel adapté à votre tâche spécifique. Ce point est important, alors prenez le temps de parcourir toutes les options.
Planifier comment toutes les données et informations sensibles seront transférées vers le nouveau système. Si vous avez de la chance, l'application que vous avez choisie dispose déjà de capacités de migration.
Présenter le nouveau logiciel à votre équipe. Organisez une session d'intégration si nécessaire.
Ajuster vos flux de travail existants pour le nouveau système de gestion de projet. Ou reconstruisez-les entièrement s'il n'y a rien à sauver.
Surveiller comment votre équipe utilise le nouveau logiciel. Envisagez d'autres options si les choses ne se passent pas aussi bien que prévu.
Recueillir des retours. Soyez attentif aux besoins de vos coéquipiers – s'ils n'arrivent pas à s'adapter au nouveau flux de travail, peut-être que des modifications devraient être mises en œuvre.

Fait intéressant

Selon les recherches, les organisations qui ont adopté des logiciels de gestion de projet dédiés rapportent une augmentation de 27 % des taux d'achèvement des projets et une réduction significative des délais manqués !

Articles associés:

Pour des conseils pratiques sur la sélection d'outils, découvrez Qu'est-ce qu'un diagramme de Gantt ? Un guide pour utiliser les diagrammes de Gantt en gestion de projet.

Pour optimiser votre processus décisionnel, consultez Matrice de décision pondérée : un outil simple pour prendre des décisions éclairées.

Pour des conseils sur l'optimisation des flux de travail, lisez Flux de travail en gestion de projet : étapes pour rationaliser le succès du projet.

Conclusion

Donc, comme nous l'avons dit au début, la décision de passer d'Excel à quelque chose de plus pratique et convivial en termes d'interface utilisateur doit être prise en fonction des besoins de votre projet. Les tableurs ne disparaîtront pas dans un avenir proche, donc si vous êtes à l'aise avec votre bon vieux compagnon Excel, c'est un choix parfaitement viable.

Cependant, un système de gestion de projet bien conçu peut complètement changer votre vie professionnelle, en rendant le suivi des progrès et l'allocation des ressources une question de quelques clics. De plus, le nouveau c'est bien. Donc, si vous prévoyez d'élargir votre entreprise et votre équipe, il est peut-être temps d'envisager un changement de décor.