כיצד לתכנן סמינר מקוון מוצלח: מדריך שלב אחר שלב לקסום ולהמרה

הבנת יסודות הוובינר

לפני שכותבים שקופית אחת, צריך לסגור את ההחלטות המבניות: מה הוובינר אמור לשנות אצל המשתתף, איך תמדדו הצלחה, ומה עושים אם הטכנולוגיה קורסת באמצע. אלה שאלות תפעוליות ולא יצירתיות, וטעות בהן עולה ביוקר ככל שמגלים אותה מאוחר יותר. ניהול המשימות ב-Taskee משאיר את ההחלטות האלה גלויות, ולכל אחת יש אחראי, כך ששום דבר לא נשאר בגדר "מישהו כבר יטפל בזה".

אלמנטי תכנון מרכזיים:

• הגדירו מטרות ו-KPI ברורים: בלי תוצאה מדידה אי אפשר להבדיל בין וובינר שהצליח לבין וובינר שפשוט היו בו אנשים
• בחרו נושא שמושך: בעיה מוגדרת שהקהל כבר יודע שיש לו, ולא בעיה שהייתם רוצים שתהיה לו
• בחרו את התאריך והשעה הנכונים: אמצע השבוע, בשעות הבוקר המאוחרות לפי אזור הזמן של הקהל, ולא בימי שני ושישי
• הכינו את הצד הטכני ובדקו את כל ההגדרות 48 שעות מראש, לא בבוקר האירוע
• עצבו מצגת שמחזיקה קשב: רעיון אחד לכל שקופית, כי שקופית עמוסה גורמת לאנשים לקרוא במקום להקשיב
• תכננו את החלקים האינטראקטיביים וקבעו מראש מתי יהיו סקרים ושאלות ותשובות, במקום לאלתר אותם כשהמעורבות יורדת
• הכינו תוכנית גיבוי לתקלות: מנחה משותף שיכול להמשיך אם הדובר הראשי מתנתק, ונוהל חירום כתוב

פיתוח תוכן

קהל באונליין מחליט בדקות הראשונות אם להישאר, והסיבה פשוטה: לעבור ללשונית אחרת לא עולה לו כלום, גם כשהנושא מעניין אותו. לכן שימו את הערך בהתחלה ואמרו למשתתף מה הוא יוכל לעשות אחרת בסוף המפגש, ורק אחר כך הסבירו איך. כל קטע צריך להסתיים בנקודה מוחשית שאפשר לקחת הביתה, ולא סתם במעבר לשקופית הבאה.

רכיבי תוכן עיקריים:

• פתיחה חזקה: בעיה מוגדרת או טענה שמפתיעה את הקהל, במקום ברכות והקראת סדר היום
• הצעת ערך ברורה שנאמרת ב-90 השניות הראשונות, מוגדרת מספיק כדי שהמשתתפים יחליטו אם שווה להם להישאר
• ויזואליה שמושכת את העין: רעיון אחד לשקופית, ובמקום רשימת נקודות ארוכה תרשים אחד או נתון אחד
• קטעים אינטראקטיביים: לפחות סקר או שאלה אחת כל 10-12 דקות, כדי להחזיר את הקשב
• מסקנות מעשיות: כל חלק מסתיים במשהו שהמשתתף יכול ליישם עוד לפני הוובינר הבא

אסטרטגיות קידום

שבועיים הם חלון הקידום המינימלי שעובד. פחות מזה, ותפספסו את מי שמתכנן את היומן מראש; יותר מזה בלי תזכורות בדרך, והנרשמים שוכחים שנרשמו בכלל. המטרה היא שכמה שיותר נרשמים יגיעו בפועל, ולכן רצף התזכורות חשוב לא פחות מההודעה הראשונה. כלי ניהול הפרויקטים של Taskee שומרים על לוח הזמנים של הקידום בכל הערוצים, בלי לעדכן סטטוסים ידנית.

רשימת בדיקה לקידום:

• בנו דף הרשמה משכנע שהכותרת שלו אומרת מה המשתתף ירוויח, ולא רק מה הנושא
• השתמשו במייל ברצף של שלוש הודעות: הכרזה, תזכורת שבוע לפני ותזכורת 24 שעות לפני
• נצלו את הרשתות החברתיות בפורמט שמתאים לכל פלטפורמה, כי פוסט בלינקדאין וסטורי באינסטגרם דורשים טקסט שונה
• הפעילו מערכת תזכורות: SMS או הזמנה ליומן ברגע ההרשמה מורידים את אחוז הלא-מגיעים יותר מכל מייל נוסף
• פנו לרשת המקצועית שלכם, כי הזמנה אישית מהדובר מביאה יותר נרשמים מפרסום כללי
• השתמשו בפרסום ממומן כשזה מתאים, בעיקר ברימרקטינג למי שביקר בדף ההרשמה ולא נרשם
• צרו תוכן מקדים: סרטון של 60 שניות שבו הדובר מדבר על הבעיה המרכזית עובד טוב יותר מגרפיקה של האירוע
• הציעו תמריץ להרשמה מוקדמת, כמו גישה לשקופיות או חומר בונוס, ולא הנחה על משהו שממילא חינמי

פעילויות לאחר הוובינר 

חלון המעקב נסגר מהר יותר ממה שרוב הצוותים מספיקים לפעול. ב-24 השעות הראשונות נקבע אם הנרשם יהפוך ללקוח או יתקרר, ואחר כך שיעורי התגובה יורדים בחדות עם כל יום שעובר. הסדר חשוב כמו התוכן עצמו.

1. שלחו מייל תודה בתוך שעתיים מסיום האירוע, כשהמפגש עוד טרי בזיכרון
2. צרפו את הקישור להקלטה לאותו מייל, כי שליחה נפרדת למחרת מגיעה לפחות אנשים
3. שלחו את החומרים שהוזכרו במהלך המפגש: שקופיות, תבניות או מסמך סיכום
4. בקשו משוב בסקר של שלוש שאלות בתוך מייל התודה, ולא בפנייה נפרדת
5. תכננו את המשך הקשר ופלחו לפי רמת מעורבות, כי מי שהשתתף, מי שלא הגיע ומי שעזב באמצע צריכים הודעות שונות
6. נתחו את מדדי המעורבות: עקומת הנוכחות, רגעי הנשירה ושיעורי התגובה לסקרים מראים אילו חלקים החזיקו את הקהל ואילו איבדו אותו
7. קבעו את האירועים הבאים והכריזו על הוובינר הבא כל עוד הנוכחי עדיין בראש של אנשים
8. טפחו את הלידים החדשים והעבירו משתתפים מתאימים לרצף הודעות ייעודי במקום לניוזלטר כללי

לרעיונות מעשיים על עבודה משותפת מרחוק, קראו את "Effective Tips for Successful Remote Work". כדי לשפר את הדרך שבה אתם מציבים מטרות, עיינו ב-"How to Set Up Goals: Practical Strategies for Achieving Success". ולקבלת החלטות שמבוססות על נתונים, העמיקו ב-"Data Analytics in Project Management: Enhancing Decision-Making and Project Outcomes". מידע נוסף: תוכנה לניהול צוותים מרחוק, דוחות.

מסקנה

וובינר חלש כמעט אף פעם לא נכשל בגלל התוכן. הוא נכשל בגלל החלטות שהתקבלו שבועיים לפני, ובגלל פעולות שלא נעשו ב-24 השעות שאחרי. מסגרת התכנון שלמעלה לא באה להוסיף שלבים, רק לדאוג שהשלבים החשובים יקרו בזמן. Taskee שומר על לוח הזמנים הזה מעכשיו ועד השידור, בלי שמישהו יצטרך לרדוף ידנית אחרי כל פרט.