מודלים היברידיים לעבודה: עתיד העבודה

רעיונות מפתח

מהו מודל עבודה היברידי?

אם עדיין אינכם מבינים לגמרי מה בדיוק המשמעות של "היברידי", אז או שהיה לכם מזל רב - מעולם לא יצאתם מחוץ למשרד שלכם, או קצת פחות - ולאורך כל הקריירה התגעגעתם למיטות הנוחות שלכם, והחלפתם אותן בכיסא עבודה.

היברידי הוא משהו בין עבודה משרדית מסורתית לבין עבודה מרחוק לחלוטין. הפורמטים יכולים להיות שונים, אבל בדרך כלל זה או ביקור במשרד רק לפגישות חשובות במיוחד, או אפשרות מתמדת לעבוד הן מהמשרד והן מכל מקום נוח עבורכם.

יתרונות המודל ההיברידי

רוצים לשמור על אווירה חיה ואישית בצוות, אך גם ליהנות מהחופש שמעניקה עבודה מרחוק לחלוטין?

מודל היברידי - אולי זה בדיוק מה שחיפשתם. הוא מביא יתרונות רבים - הן לצוות שלכם והן לרווח הפוטנציאלי:

ואלה לא סתם מילים. מחקר שנערך על ידי אוניברסיטת סטנפורד בשיתוף עם Trip.com, הוכיח כמעט את כל האמור לעיל. וזהו המחקר המבוקר האקראי הגדול ביותר עד היום, המקיף דווקא עובדי עבודה אינטלקטואלית.

מיישמים מודל עבודה היברידי

למרות שכל הסיפור הזה עם עבודה היברידית נשמע מעולה והוכח כמועיל, בדרך למתכונת האידיאלית עלולים לארוב בפניכם כמה קשיים - ולצערנו, אנחנו ב-Taskee נתקלנו בהם לא פעם.

המפתח להצלחה - הכנה יסודית. הנה המדריך שלכם צעד אחר צעד, כדי להפוך את התהליך לחלק ככל האפשר:

שלב 1. נתחו בקפידה את תהליכי העסק

אתם מחלקים את כל תהליך העבודה לשתי קטגוריות נפרדות לחלוטין, לכן פרטו אותו יותר כדי להוסיף את המודולריות הנדרשת:

• אילו משימות דורשות נוכחות פיזית ואילו ניתן לבצע מרחוק?
• אילו צוותים מתקשרים ביניהם בתדירות גבוהה ביותר?
• באילו מסגרות זמן חיוני לסנכרן את העבודה?

טיפ מעשי: צרו מטריצת משימות, בה כל משימה מוערכת לפי שני פרמטרים: הצורך בשיתוף פעולה והצורך בריכוז. זה יעזור לקבוע את פורמט העבודה האופטימלי לכל סוג משימה.

שלב 2. ספקו תשתית טכנולוגית

עבודה היברידית בלתי אפשרית ללא הטכנולוגיות הנכונות. לשלוח הודעות "אתם שומעים אותי? הלו?" בשיחת זום כללית - לא יעיל, וכן, בדיוק כך.

• פתרונות ענן: העבירו את כל המערכות המרכזיות לענן, כדי שלכולם תהיה גישה שווה.
• תקשורת מאוחדת: הטמיעו מערכת תקשורת אחידה לאינטראקציה חלקה.
• כלים לעבודה משותפת: השתמשו ב-Taskee, Miro, Figma, Google Workspace, Microsoft Teams ואחרים.
• מערכות בקרת גישה: הבטיחו גישה בטוחה למשאבים תאגידיים.

טיפ טכני: אל תשכחו מדיניות אבטחה אחידה והשתמשו ב-VPN להגנה על נתונים בעת עבודה מכל מקום.

שלב 3. פתחו כללים ומדיניות ברורים

עבודה היברידית דורשת הוראות ברורות. זהו איזון עדין שקל להפר אם לא מנהלים אותו כראוי:

• מתי בדיוק העובדים צריכים להיות במשרד?
• אילו שעות נחשבות שעות עבודה בעבודה מרחוק?
• כיצד לקיים פגישות עם השתתפות של עובדים מרחוק ומהמשרד?
• כיצד מוערכת הפרודוקטיביות?

דוגמה למדיניות עבור צוות IT:  "ימי משרד חובה: שלישי וחמישי, מ-10:00 עד 17:00. שעות מקוונות חובה בעבודה מרחוק: מ-11:00 עד 16:00. תכנון ספרינטים ורטרוספקטיבות - תמיד במשרד. סקירות קוד - תמיד מרחוק. פגישות צוות יומיות - בפורמט היברידי עם שימוש בלוח אינטראקטיבי."

שלב 4. שכחו ממשרדים חנוקים

במודל היברידי המשרד אינו רק מקום שבו יושבים מול מחשבים, אלא מרחב שנוצר לעבודה משותפת. פופים וזוג PlayStation עשויים להיראות יותר מדי "עמק הסיליקון", אבל להפוך את המשרד לנוח ככל האפשר ולעודד תקשורת - חיוני:

• החליפו חלק ממקומות העבודה הקבועים באזורים גמישים.
• צרו יותר חדרי ישיבות בגדלים שונים.
• ארגנו "תאי טלפון" לשיחות וידאו.
• הקימו אזורים לתקשורת לא פורמלית.

רעיון מעשי: הטמיעו מערכת להזמנת מקומות עבודה דרך אפליקציה. זה יעזור לחלק את המרחב ביעילות ולאסוף נתונים אנליטיים על השימוש בו.

שלב 5. הכשירו עובדים ומנהלים

היברידי דורש מיומנויות חדשות - המעבר ממסכי מחשבים לתקשורת אנושית אמיתית עלול להיות מאתגר:

• הכשירו מנהלים בניהול צוותים מבוזרים.
• הכשירו עובדים בתקשורת מרחוק יעילה.
• פתחו מיומנויות ניהול זמן והתארגנות עצמית.

מיני-תוכנית הדרכות:

• "פגישות היברידיות יעילות: כיצד להשתתף ולהנחות"
• "תקשורת א-סינכרונית: מתי וכיצד להשתמש"
• "כלים לעבודה משותפת: אפשרויות מתקדמות"

אגב, על משרדים חנוקים - הם עשויים להיות חשובים יותר ממה שנראה. בשנת 2024 פרסם Emerald Insight ניתוח PLS-SEM מעניין, המראה כיצד סביבת המשרד משפיעה על פרודוקטיביות העובדים. ונחשו מה? סביבת עבודה מאורגנת ונוחה היטב - המפתח ליעילות מרבית. אז אפילו בהיברידי ודאו שהמשרדים של החברה שלכם נשארים נעימים ומזמינים. כמה צמחים ומכונת קפה איכותית - התחלה מצוינת!

בעיות אפשריות

מודל עבודה היברידי ו"מלחמת אזרחים" פנימית בין עובדי משרד לעובדים מרחוק קרובים יותר ממה שנראה.

 בואו נוודא שכל אחד בצוות שלכם מרגיש בנוח - בין אם בבית או במשרד.

בעיה מס' 1: "שני מעמדות של עובדים". עובדים מרחוק לעתים קרובות מרגישים "סוג ב'" בהשוואה לאלה שעובדים במשרד.

פתרונות:

• קיימו את כל הפגישות החשובות בפורמט היברידי, גם אם רוב המשתתפים במשרד.
• תעדו את כל ההחלטות בפורמט הנגיש לכולם.
• החליפו את זמני קיום אירועי הצוות, כך שלכל אחד תהיה הזדמנות להשתתף.

בעיה מס' 2: שחיקה וגבולות מטושטשים. בעבודה מרחוק הגבול בין זמן אישי לזמן עבודה לעתים קרובות מיטשטש. דנו בנושא זה בהרחבה במאמר נפרד על שחיקה ודרכים למניעתה, וכאן - דרכי המפתח לפתרון הבעיה.

פתרונות:

• הנהיגו מדיניות "זכות להתנתק" - כלל לא להגיב להודעות עבודה אחרי שעה מסוימת.
• עודדו שימוש בפונקציית "נא לא להפריע" במסנג'רים.
• ערכו צ'ק-אינים באופן קבוע לניטור המצב הפסיכולוגי של העובדים.

בעיה מס' 3: קשיים בבניית צוות. בניית תרבות ארגונית חזקה בצוותים היברידיים מורכבת יותר.

פתרונות:

• ארגנו אירועים פיזיים קבועים לכל הצוות.
• ערכו פעילויות בניית צוות וירטואליות.
• צרו טקסים מקוונים לחיזוק התרבות הארגונית.

כן, יש מכשולים, אבל כולם פתירים בשיטות וגישות נכונות. דלויט ערכו ב-2023 מחקר מצוין על עבודת צוות בסביבה היברידית, המוכיח שוב: אם עושים הכל נכון, הדינמיקה של הצוות שלכם לא תיפגע באף אחד מההיבטים.

האם יש עתיד למודל עבודה היברידי?

קבוצה חברתית מסוימת מקדמת בפעילות את הרעיון להחזיר את כולם למשרד. אז האם היברידי הוא רק שלב זמני או באמת הטוב משני העולמות?

כיום נצפות מספר מגמות:

• היפר-פרסונליזציה של חוויית העבודה. חברות יציעו אפשרויות עבודה מותאמות אישית יותר ויותר, בהתחשב בהעדפות ובנסיבות הייחודיות של כל עובד.
• מטאוורסים לעבודה. משרדים וירטואליים במטאוורסים עשויים להיות השלב הבא של עבודה היברידית, המספקים אינטראקציה עמוקה יותר בין עובדים מרחוק.
• שבוע עבודה בן ארבעה ימים. מודל היברידי עשוי להתפתח לכיוון של שבוע עבודה מקוצר תוך שמירה או אפילו שיפור הפרודוקטיביות.

הנה מה ש-MIT Sloan אומר בנושא. בקצרה: היברידי אינו תופעה זמנית, אלא מודל שיישאר איתנו לזמן רב. לזמן רב מאוד.

קראו גם:

רוצים שיום העבודה יעבוד עבורכם, ולא אתם עבורו, אז עיינו במאמר כיצד לבנות את היום שלכם בעבודה מהבית: מדריך לפרודוקטיביות ואיזון.

כדי להיות יעילים יותר בעבודה, קראו על  כיצד להתגבר על דחיינות ולהיות פרודוקטיביים יותר.

לאיזון טוב בין עבודה לחיים אישיים, עיינו בכיצד להשיג איזון בין עבודה לחיים אישיים בעבודה מרחוק.

סיכום

מודל עבודה היברידי אינו פתרון זמני ואינו פשרה מאולצת. זוהי אבולוציה טבעית של תהליך העבודה, המאפשרת לשלב את ההיבטים הטובים ביותר הן של עבודה משרדית והן של עבודה מרחוק. גשו בחוכמה למעבר למערכת עבודה זו, וTaskee יהפוך את המעבר שלכם לחלק ככל האפשר.

מומלץ לקריאה

"How the Future Works: Leading Flexible Teams to Do the Best Work of Their Lives"

כיצד ליצור תרבות עבודה גמישה שבה צוותים יכולים לשגשג ללא קשר למיקומם הפיזי.

ב-Amazon

"Remote Work Revolution: Succeeding from Anywhere"

מחקרים ואסטרטגיות למעבר יעיל לעבודה מרחוק והיברידית, עם התמקדות באמון, תקשורת והצבת גבולות.

ב-Amazon

"Redesigning Work: How to Transform Your Organization and Make Hybrid Work for Everyone"

גישה שיטתית בת ארבעה שלבים לחשיבה מחדש על עבודה, שעוזרת לארגונים לקבוע מה, איפה ואיך לעשות עבודה בעידן ההיברידי.

ב-Amazon