Mifumo ya kazi ya mseto: mustakabali wa kazi

Kuelewa kazi ya mseto

Kazi ya mseto ni mpangilio rasmi ambapo wafanyakazi hugawanya muda wao wa kazi kati ya ofisi na mahali pengine, mara nyingi nyumbani au katika ofisi ya pamoja. Mpangilio kamili hutofautiana kati ya shirika moja na jingine. Jambo linalofanana ni kwamba kufanya kazi ofisini muda wote hakuchukuliwi kuwa kawaida, wala kufanya kazi kwa mbali muda wote. Muundo huamuliwa na mahitaji ya uendeshaji ya shirika, na katika mipangilio inayonyumbulika, pia na chaguo la mfanyakazi ndani ya mahitaji hayo.

Kuna mipangilio minne mikuu ya mseto inayotumika leo, nayo inatofautiana kwa jinsi inavyogawa muda wa ofisini na wa mbali katika shirika:

Faida za kazi ya mseto

Utafiti ulioongozwa na Chuo Kikuu cha Stanford na Trip.com — jaribio kubwa zaidi la udhibiti la nasibu hadi sasa linalohusisha wafanyakazi wa maarifa — ulizalisha ushahidi wa kimatumizi unaounga mkono matokeo haya, ukithibitisha kuwa kazi ya mseto inazalisha faida zinazoweza kupimwa katika vipimo vya utendaji wa shirika na wa mtu binafsi.

Kuunganisha mtindo wa kazi ya mseto

Ili kazi ya mseto ifanikiwe, maandalizi yanahitajika katika maeneo matano yanayotegemeana. Ikifanywa nusu, kwa mfano wafanyakazi wakiruhusiwa kufanya kazi nyumbani huku kanuni za mawasiliano na mpangilio wa ofisi vikibaki vilevile, matokeo ni matatizo ya uratibu na hisia za kutotendewa haki. Matatizo hayo ndiyo yanayoipa kazi ya mseto sifa mbaya, ilhali mazingira ya mseto yaliyopangwa vizuri huboresha utendaji.

Hatua ya 1. Kagua michakato ya biashara

Anza kwa kuorodhesha kazi na michakato inayohitaji mtu kuwa ofisini na ile inayoweza kufanywa ukiwa mbali. Ukaguzi makini huzuia kosa linalotokea mara nyingi, yaani kuhamishia kazi zote nyumbani kwa sababu tu teknolojia inaruhusu. Muundo wa kazi unapaswa kuchaguliwa kulingana na aina ya kazi.

• Ni kazi gani zinazohitaji uwepo wa kimwili, na zipi zinaweza kufanywa kwa mbali?
• Ni timu zipi zinazoshirikiana mara nyingi zaidi?
• Ni vipindi gani vya muda vilivyo muhimu ili kazi iende sambamba?

Kidokezo cha vitendo: Tengeneza jedwali la kazi linalopima kila aina ya kazi kwa pande mbili: kiasi cha ushirikiano kinachohitajika na kina cha umakini kinachohitajika. Kwa njia hii, uamuzi wa muundo wa kazi unakuwa na msingi, badala ya kufanywa kwa kubahatisha.

Hatua ya 2. Hakikisha miundombinu ya teknolojia

Kiufundi, kazi ya mseto hutegemea mifumo inayowapa walioko ofisini na walioko mbali ufikiaji ule ule na mawasiliano ya ubora ule ule. Miundombinu ikiwa na mapengo, uratibu nao huvurugika: mtandao hukatika, hati hazifunguki, mazungumzo hutawanyika katika njia nyingi mno. Hatimaye tija iliyotarajiwa kutoka kwa kazi ya mseto hupotea.

• Suluhisho za wingu: Hamishia mifumo yote muhimu kwenye wingu ili kila mtu apate ufikiaji ule ule popote alipo.
• Mawasiliano yaliyounganishwa: Weka mfumo mmoja wa mawasiliano unaowawezesha watu wa maeneo tofauti kuwasiliana bila vikwazo.
• Zana za ushirikiano: Tumia zana kama Taskee, Miro, Figma, Google Workspace na Microsoft Teams ili timu iliyotawanyika iweze kufanya kazi pamoja.
• Mifumo ya udhibiti wa ufikiaji: Wape wafanyakazi wote ufikiaji salama na thabiti wa rasilimali za kampuni, bila kujali wanafanyia kazi wapi.

Maelezo ya kiufundi: Weka sera moja ya usalama kwa wote na utumie VPN kulinda ufikiaji wa data kutoka nje ya ofisi.

Hatua ya 3. Kuendeleza sheria na sera wazi

Bila sera zilizoandikwa, kazi ya mseto huendeshwa kwa makubaliano yasiyo rasmi. Matokeo yake ni utaratibu usiolingana, hisia kwamba baadhi ya watu wanapendelewa, na muda mwingi unaopotea kwenye uratibu. Sera zilizo wazi huondoa utata unaosababisha matatizo hayo.

• Wafanyakazi wanatakiwa kuwa ofisini lini?
• Ni saa zipi zinahesabiwa kuwa saa za kazi siku za kufanya kazi kwa mbali?
• Mikutano yenye washiriki walioko ofisini na walioko mbali inaendeshwa vipi?
• Utendaji unapimwa vipi katika mifumo yote miwili?

Mfano wa sera kwa timu ya IT: "Siku za lazima za ofisi: Jumanne na Alhamisi, 10:00–17:00. Saa za lazima za kupatikana wakati wa kazi ya mbali: 11:00–16:00. Mipango ya sprint na retrospective hufanywa ana kwa ana. Ukaguzi wa msimbo hufanywa kwa mbali. Mikutano ya kila siku ya timu hufanyika kwa muundo wa mseto kwa kutumia ubao mweupe wa pamoja wa kidijitali."

Hatua ya 4. Buni upya nafasi ya kazi ya kimwili

Katika mtindo wa mseto, ofisi ina kazi tofauti na ile iliyokuwa nayo wakati kila mtu alikuja kila siku. Thamani yake kubwa ni ushirikiano na mwingiliano wa kijamii ambao ni vigumu kuupata kupitia skrini. Kwa hiyo mazingira yake yanapaswa kupangwa kwa ajili ya shughuli hizo, badala ya kazi ya mtu mmoja aliyeinamia meza yake.

• Badilisha madawati ya kudumu na maeneo yanayonyumbulika kwa aina mbalimbali za mwingiliano.
• Ongeza vyumba vya mikutano vya ukubwa tofauti ukilinganisha na eneo la kazi lililo wazi.
• Weka vyumba vilivyofungwa kwa simu za video ili wengine wasisumbuliwe.
• Tengeneza maeneo ya kupumzikia ambapo mazungumzo ya ghafla ya kiofisi yanaweza kutokea.

Kidokezo cha vitendo: Tumia programu ya kuhifadhi madawati. Nafasi hugawanywa vizuri zaidi, na data ya matumizi husaidia kuendelea kupanga upya ofisi.

Umuhimu wa ubora wa nafasi ya kazi una ushahidi. Mwaka 2024, Emerald Insight ilichapisha uchanganuzi wa PLS-SEM unaoonyesha kwamba nafasi ya kazi iliyopangwa vizuri na yenye starehe huchangia kwa kiwango kinachopimika katika ufanisi wa wafanyakazi. Ubora wa ofisi unabaki muhimu katika mazingira ya mseto, sawa na katika ofisi ya muda wote.

Hatua ya 5. Funza wafanyakazi na wasimamizi

Kazi ya mseto inahitaji ujuzi ambao haujengwi na kazi ya kawaida ya ofisini wala kazi ya mbali ya muda wote. Mifano ni kuongoza timu iliyotawanyika, kuwasiliana vizuri kwa njia za papo hapo na zisizo za papo hapo, na kuwajibika bila kufuatiliwa kila wakati.

• Wafunze wasimamizi kuongoza timu zilizotawanyika na kufuatilia utendaji bila kuingilia kila jambo dogo.
• Jenga uwezo wa wafanyakazi katika mawasiliano yasiyo ya papo hapo na kujipangia kazi wenyewe.
• Kuza ujuzi wa kusimamia muda unaofaa ofisini na nyumbani pia.

Mfumo wa programu ya mafunzo kwa timu za mseto:

• "Mikutano Bora ya Mseto: Ushiriki na Uwezeshaji"
• "Mawasiliano ya Asynchronous: Lini na Jinsi ya Kuyatumia"
• "Zana za Ushirikiano: Vipengele vya Juu kwa Timu Zilizosambazwa"

Maelezo zaidi: Programu ya Usimamizi wa Miradi ya IT kwa Timu za IT, Programu ya Kusimamia Timu ya Mbali.

Matatizo yanayoweza kutokea

Hatari kubwa katika kazi ya mseto ni tatu. Wafanyakazi wa ofisini na wa mbali hawatendewi sawa, mpaka kati ya kazi na maisha binafsi hufifia kwa wanaofanya kazi nyumbani, na umoja wa timu hudhoofika taratibu kwa sababu ya umbali. Kila moja inaweza kutabiriwa mapema na kushughulikiwa, kwa kuwa haitokani na asili ya kazi ya mseto yenyewe.

Tatizo la 1: Nguvu kazi yenye viwango viwili inayohisiwa. Wafanyakazi wa mbali mara nyingi huonekana kidogo na hupata fursa chache zisizo rasmi za kupanda cheo kuliko wenzao wanaokuja ofisini. Ukosefu huu wa usawa hushusha ari na kuongeza uwezekano wa watu kuacha kazi.

Suluhisho:

• Endesha mikutano yote muhimu kwa muundo wa mseto, hata kama washiriki wengi wako ofisini.
• Andika maamuzi yote mahali ambapo kila mfanyakazi anaweza kuyaona, popote alipo.
• Badilisha muda wa shughuli za timu kwa zamu ili kila mtu apate nafasi ya kushiriki, bila kujali saa za eneo lake au ratiba yake.

Tatizo la 2: Uchovu na mmomonyoko wa mipaka. Ukifanya kazi nyumbani, hakuna tena umbali wa kimwili unaotenganisha kazi na maisha binafsi kama ilivyo kwa safari ya kwenda ofisini. Kulinda mpaka huo kunakuwa kazi ya kila mtu binafsi, ingawa shirika ndilo lingepaswa kuuweka.

Suluhisho:

• Weka sera iliyoandikwa ya haki ya kutowasiliana nje ya saa za kazi, yenye matarajio wazi kuhusu mawasiliano baada ya saa hizo. Njia za kuzuia uchovu zimeelezwa kwa kina katika makala maalum kuhusu mada.
• Fanya iwe kawaida kutumia kipengele cha "Usisumbuliwe" katika zana za mawasiliano nje ya saa za kazi zilizokubaliwa.
• Fanya mazungumzo ya mara kwa mara yanayohusu hali ya kisaikolojia ya wafanyakazi, na siyo hali ya kazi pekee.

Tatizo la 3: Umoja wa timu katika muundo uliosambazwa. Ofisini, umoja wa timu hujengwa na mazungumzo ya kupita. Katika mpangilio wa mseto, mazungumzo hayo mara chache hutokea yenyewe, kwa hiyo yanapaswa kupangwa kwa makusudi.

Suluhisho:

• Panga mikutano ya ana kwa ana ya mara kwa mara inayokusanya timu nzima kwa ratiba maalum.
• Andaa shughuli za mtandaoni za kujenga timu zilizopangwa vizuri ili washiriki walio mbali wawe na uzoefu wa pamoja.
• Jenga desturi za mtandaoni zinazojirudia, kama salamu za timu, kutambua mafanikio na vikundi vya gumzo lisilo rasmi, ili kukuza hisia ya kuwa sehemu ya shirika moja katika maeneo yote.

Utafiti wa Deloitte kuhusu kazi ya timu katika mazingira ya mseto (2023) unathibitisha kwamba matatizo haya yanatatulika. Mashirika yanayotekeleza kazi ya mseto huku yakizingatia kwa utaratibu usawa, mipaka na utamaduni hupata mienendo ya timu inayolingana na ile ya ofisi ya muda wote, au hata bora zaidi.

Mustakabali wa kazi ya mseto

Kazi ya mseto inazidi kudumu na kurekebishwa kulingana na kila mtu, na kurudi kwenye ofisi ya muda wote hakuonekani kuwa mwelekeo mkuu. Mienendo kadhaa inayoiunda sasa inastahili kufuatiliwa:

• Ubinafsishaji wa hali ya juu wa uzoefu wa kazi. Mashirika yanahamia kwenye mipangilio ya kazi ya mtu mmoja mmoja inayozingatia mahitaji ya nafasi yake, matakwa ya mfanyakazi na hali ya maisha yake, hivyo chaguo si tena kati ya siku zilizowekwa na mseto huru kabisa pekee.
• Mazingira ya ushirikiano wa mtandaoni. Teknolojia mpya za ofisi za mtandaoni zinaweza kuongeza njia za kushiriki na kushirikiana ukiwa mbali, na kupunguza baadhi ya mapungufu ya zana za video zinazotumika leo.
• Mitindo ya wiki ya kazi iliyofupishwa. Katika baadhi ya mashirika, mtindo wa mseto unaungana na majaribio ya wiki ya kazi ya siku nne yanayolenga kudumisha au kuongeza tija huku jumla ya saa za kazi ikipungua.

Uchanganuzi wa MIT Sloan wa mienendo ya kazi ya mseto unaonyesha kuwa kazi ya mseto ni mtindo wa kudumu wa kupanga mashirika. Mashirika yanayowekeza sasa katika kuitekeleza kwa utaratibu yanajijengea faida itakayoonekana wakati ushindani wa kupata vipaji utakapozidi.

Makala zinazohusiana:

Kupanga siku yako ya kazi ya mbali kwa ufanisi, soma Jinsi ya kupanga siku yako wakati unafanya kazi nyumbani: Mwongozo kwa tija na uwiano.

Kushinda kuahirisha na kuboresha umakini, soma Jinsi ya kushinda kuahirisha na kuongeza tija.

Kwa mikakati ya uwiano wa kazi-maisha katika mazingira ya mbali, chunguza Jinsi ya kupata uwiano wa kazi-maisha unapofanya kazi kwa mbali.

Hitimisho

Kazi ya mseto ni mabadiliko ya msingi katika jinsi kazi ya maarifa inavyopangwa, na haiwezi tena kuitwa mpango wa muda au maelewano ya katikati. Faida zake, yaani uokoaji wa fedha, kupata vipaji, tija inayoendana na aina ya kazi na ustawi wa wafanyakazi, zimethibitishwa na zinaweza kufikiwa. Hatari zake, yaani ukosefu wa usawa, mipaka inayofifia na utamaduni unaogawanyika, zinaweza kutabiriwa na kudhibitiwa kwa utekelezaji wa utaratibu. Mashirika yanayoichukulia kazi ya mseto kama suala la kubuni mfumo, badala ya suala la sera tu, na kuwekeza katika michakato, teknolojia na utamaduni unaohitajika, yanajiandaa kufanya kazi vizuri kwa muda mrefu na timu zilizotawanyika. Taskee husaidia katika utekelezaji huo kwa kufanya kazi na uratibu wa timu iliyotawanyika uonekane, upangike na uende kwa mpangilio mmoja.