Mô hình làm việc kết hợp là cách tổ chức trong đó nhân viên chia thời gian làm việc giữa văn phòng và một địa điểm khác, thường là ở nhà hoặc tại không gian làm việc chung, và hiện nay nó đã trở thành một phần cố định trong cấu trúc của doanh nghiệp hiện đại chứ không còn là giải pháp tạm thời. Với những công ty muốn giữ sức cạnh tranh trên thị trường nhân tài mà vẫn kiểm soát được chi phí vận hành, câu hỏi bây giờ đã khác: làm việc kết hợp chắc chắn khả thi, điều cần tính là triển khai nó thế nào để thu được lợi ích mà không vướng vào những trục trặc về phối hợp và văn hóa vẫn thường xuất hiện ở các môi trường kết hợp được thiết kế vội vàng.
Tính đa dạng của các mô hình công việc kết hợp — mỗi công ty có thể chọn và điều chỉnh phương án hợp nhất với nhu cầu riêng của mình
Lợi ích chung — doanh nghiệp tiết kiệm chi phí văn phòng và tiếp cận được nguồn nhân tài rộng hơn, còn nhân viên có được sự cân bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống
Triển khai toàn diện — muốn thành công phải làm đồng bộ nhiều việc: rà soát quy trình, chuẩn bị công nghệ, ban hành chính sách rõ ràng, thiết kế lại văn phòng và đào tạo đội ngũ
Mô hình công việc kết hợp là một cách sắp xếp có cấu trúc, trong đó nhân viên chia thời gian giữa văn phòng và một nơi làm việc từ xa, thường là nhà riêng hoặc không gian làm việc chung. Mỗi tổ chức có cấu hình riêng, nhưng điểm chung là cả việc ngồi văn phòng cả tuần lẫn làm việc hoàn toàn từ xa đều không được coi là mặc định. Hình thức làm việc do nhu cầu vận hành của tổ chức quyết định, và ở các biến thể linh hoạt thì nhân viên được tự chọn trong phạm vi những nhu cầu đó.
Hiện có bốn cấu hình kết hợp chính, khác nhau ở cách chúng phân bổ thời gian ở văn phòng và thời gian làm từ xa trong toàn tổ chức:
Mô hình Công việc Kết hợp |
Mô tả |
Tốt nhất cho |
Cân nhắc |
Ngày Cố định |
Công ty đặt các ngày cụ thể cho công việc tại văn phòng và từ xa |
Các tổ chức cần sự phối hợp và khả năng dự đoán |
Có thể giới hạn tính linh hoạt cá nhân; cần giao tiếp rõ ràng |
Lựa chọn Linh hoạt |
Nhân viên chọn làm việc từ văn phòng hay từ xa |
Các công ty ưu tiên tự chủ và linh hoạt |
Yêu cầu văn hóa tin tưởng mạnh mẽ và sự tự quản lý của nhân viên |
Lịch trình Dựa trên Nhóm |
Các nhóm hoặc bộ phận khác nhau tuân theo lịch trình đến văn phòng riêng của họ |
Các nhóm liên chức năng với quy trình làm việc khác nhau |
Sự phối hợp giữa các bộ phận là cần thiết; có thể phức tạp để quản lý |
Phân chia Dựa trên Chức năng |
Các vai trò được phân loại là chủ yếu dựa trên văn phòng hoặc từ xa, dựa trên chức năng của chúng |
Các công ty lớn hoặc đa dạng với các vai trò khác nhau |
Rủi ro về sự bất bình đẳng được nhận thức; yêu cầu các tiêu chí minh bạch và lập bản đồ vai trò rõ ràng |
Mô hình kết hợp tạo ra những lợi ích có thể đo lường được trên cả khía cạnh tổ chức và cá nhân. Đối với doanh nghiệp, các lợi ích chính là hiệu quả tài chính, tiếp cận nhóm nhân tài rộng lớn hơn và những cải thiện về năng suất phát sinh từ việc kết hợp định dạng công việc với loại nhiệm vụ. Đối với nhân viên, các lợi ích chính là tự chủ, giảm gánh nặng đi lại và tích hợp công việc-cuộc sống được cải thiện. Bảng sau đây sắp xếp những lợi ích này theo đối tượng.
Đối tượng |
Lợi ích |
Mô tả |
Đối với Doanh nghiệp |
Hiệu quả Chi phí |
Công việc kết hợp giảm chi phí liên quan đến văn phòng. Các công ty có thể thu nhỏ không gian vật lý và cắt giảm chi phí tiện ích và bảo trì, có khả năng tiết kiệm tới một phần ba ngân sách văn phòng khi được triển khai đúng cách. |
Tiếp cận Nguồn Nhân tài Rộng lớn hơn |
Tính linh hoạt từ xa mở rộng địa lý tuyển dụng vượt ra ngoài các ứng viên gần văn phòng — lợi thế đáng kể cho các tổ chức tìm kiếm nhân tài chuyên môn trong các thị trường cạnh tranh. |
|
Tăng Năng suất |
Cài đặt kết hợp kết hợp công việc cá nhân tập trung trong môi trường từ xa với các phiên hợp tác tại văn phòng — kết hợp định dạng công việc với loại nhiệm vụ theo cách mà các mô hình hoàn toàn văn phòng hoặc hoàn toàn từ xa không thể làm. |
|
Đối với Nhân viên |
Cân bằng Công việc-Cuộc sống |
Làm việc tại nhà một phần tuần cho phép nhân viên quản lý tốt hơn các trách nhiệm cá nhân, giảm căng thẳng mãn tính và kiệt sức mà sự hiện diện đầy đủ tại văn phòng tạo ra cho nhiều người lao động tri thức. |
Tiết kiệm Thời gian và Chi phí |
Giảm đi lại trực tiếp chuyển thành thời gian được phục hồi và chi phí vận chuyển thấp hơn — một lợi ích vật chất làm tăng sự hài lòng trong công việc và giảm rủi ro suy giảm. |
|
Tính Linh hoạt và Tự chủ |
Mô hình kết hợp cung cấp sự kiểm soát lớn hơn về cách thức và nơi thực hiện công việc, mà nghiên cứu liên tục liên kết với sự hài lòng cao hơn trong công việc và lòng trung thành với tổ chức. |
Nghiên cứu do Đại học Stanford dẫn dắt với Trip.com — thử nghiệm có kiểm soát ngẫu nhiên lớn nhất cho đến nay liên quan đến nhân viên tri thức — đã tạo ra bằng chứng thực nghiệm hỗ trợ những kết quả này, xác nhận rằng công việc kết hợp tạo ra lợi ích có thể đo lường được trên cả khía cạnh hiệu suất tổ chức và cá nhân.
Muốn triển khai mô hình kết hợp cho hiệu quả, cần làm có hệ thống trên năm mảng gắn chặt với nhau. Nếu chỉ làm một phần, chẳng hạn cho phép làm từ xa nhưng không sửa lại quy ước giao tiếp hay cách bố trí văn phòng, tổ chức sẽ gặp rắc rối về phối hợp và công bằng, và chính những rắc rối đó khiến làm việc kết hợp mang tiếng xấu, trong khi một môi trường được thiết kế cẩn thận lại cho hiệu suất tốt hơn.
Bước 1. Kiểm toán các quy trình kinh doanh
Việc đầu tiên là xác định nhiệm vụ và quy trình nào cần người có mặt trực tiếp, việc nào làm từ xa được. Khi rà soát quy trình một cách bài bản, công ty tránh được lỗi rất hay gặp: chuyển hết mọi việc sang làm từ xa chỉ vì về kỹ thuật thì làm được, thay vì chọn hình thức theo tính chất của từng loại nhiệm vụ.
Mẹo thực tế: Lập một ma trận nhiệm vụ, chấm từng loại việc theo hai tiêu chí: cần hợp tác đến mức nào và cần tập trung đến mức nào. Nhờ vậy việc chọn hình thức làm việc có cơ sở rõ ràng, không còn quyết định theo cảm tính.
Bước 2. Đảm bảo cơ sở hạ tầng công nghệ
Về mặt kỹ thuật, làm việc kết hợp dựa vào các hệ thống giúp người ngồi văn phòng và người làm từ xa có quyền truy cập và chất lượng liên lạc như nhau. Chỉ cần hạ tầng có lỗ hổng là phối hợp gặp trục trặc ngay: cuộc gọi rớt, tài liệu không mở được, kênh trao đổi bị chia nhỏ, và năng suất mà mô hình kết hợp hứa hẹn cứ thế hao dần.
Lưu ý kỹ thuật: Áp dụng một chính sách bảo mật chung và dùng VPN để bảo vệ dữ liệu khi truy cập từ bên ngoài văn phòng.
Bước 3. Phát triển các quy tắc và chính sách rõ ràng
Khi không có chính sách thành văn, làm việc kết hợp dễ trôi thành những thỏa thuận ngầm, và từ đó sinh ra sự thiếu nhất quán, cảm giác bị đối xử không công bằng cùng chi phí phối hợp. Chính sách rõ ràng xóa đi sự mập mờ nằm ở gốc những vấn đề này.
Ví dụ chính sách cho nhóm CNTT: "Ngày bắt buộc có mặt tại văn phòng: thứ Ba và thứ Năm, 10:00–17:00. Khung giờ bắt buộc phải liên lạc được khi làm từ xa: 11:00–16:00. Lập kế hoạch sprint và buổi retrospective làm trực tiếp. Review code làm từ xa. Họp nhóm hằng ngày theo hình thức kết hợp, có bảng tương tác dùng chung."
Bước 4. Thiết kế lại không gian làm việc vật lý
Trong mô hình kết hợp, văn phòng đảm nhận một vai trò khác so với khi mọi người đi làm đủ cả tuần. Giá trị lớn nhất của nó là nơi diễn ra những buổi cộng tác và giao lưu mà làm từ xa không thay thế được, nên không gian cần được bố trí cho các hoạt động ấy hơn là cho việc ngồi một mình tập trung.
Mẹo thực tế: Dùng ứng dụng đặt chỗ ngồi để phân bổ không gian hợp lý và thu thập dữ liệu sử dụng, từ đó tiếp tục điều chỉnh cách bố trí.
Chất lượng không gian làm việc quan trọng thế nào thì đã có bằng chứng: năm 2024, Emerald Insight công bố một phân tích PLS-SEM cho thấy không gian làm việc được bố trí tốt và dễ chịu góp phần đo được vào hiệu quả công việc của nhân viên. Điều này đúng với môi trường kết hợp cũng như với văn phòng truyền thống.
Bước 5. Đào tạo nhân viên và quản lý
Làm việc kết hợp đòi hỏi những năng lực mà cả văn phòng truyền thống lẫn làm từ xa hoàn toàn đều không rèn được: dẫn dắt nhóm phân tán, trao đổi tốt qua cả kênh đồng bộ lẫn không đồng bộ, và giữ tinh thần trách nhiệm khi không ai nhìn thấy ai suốt ngày.
Khung chương trình đào tạo cho các nhóm kết hợp:
Tìm hiểu thêm: Phần mềm quản lý dự án CNTT cho đội ngũ IT, Phần mềm Quản lý Nhóm Từ xa.
Khi triển khai mô hình kết hợp, rủi ro lớn nhất là khoảng cách về công bằng giữa người ngồi văn phòng và người làm từ xa, ranh giới giữa công việc và đời sống bị xóa nhòa ở những người làm tại nhà, và sự gắn kết trong nhóm yếu dần theo thời gian vì mọi người ở xa nhau. Vấn đề nào cũng đoán trước được và có cách xử lý, chúng không phải là thứ gắn liền với bản chất của làm việc kết hợp.
Vấn đề 1: Lực lượng lao động được nhận thức hai cấp. Người làm từ xa thường ít được chú ý hơn và có ít cơ hội thăng tiến không chính thức hơn đồng nghiệp ở văn phòng. Sự bất bình đẳng mang tính cấu trúc này làm tinh thần đi xuống và khiến người ta dễ nghỉ việc hơn.
Giải pháp:
Vấn đề 2: Kiệt sức và xói mòn ranh giới. Làm từ xa xóa mất ranh giới vật lý giữa giờ làm và giờ riêng mà việc đến văn phòng vốn tạo ra, nên giữ ranh giới trở thành việc của từng cá nhân thay vì được tổ chức bảo đảm.
Giải pháp:
Vấn đề 3: Sự gắn kết của nhóm trong các định dạng phân tán. Ở văn phòng, những lần trò chuyện tình cờ giúp cả nhóm gắn bó với nhau. Trong môi trường kết hợp, chuyện đó không tự diễn ra, nên phải được thiết kế có chủ đích.
Giải pháp:
Nghiên cứu của Deloitte về làm việc nhóm trong môi trường kết hợp (2023) khẳng định những vấn đề này giải quyết được: khi tổ chức triển khai mô hình kết hợp và chú ý có hệ thống đến công bằng, ranh giới và văn hóa, tinh thần làm việc nhóm ngang bằng hoặc tốt hơn môi trường văn phòng hoàn toàn.
Làm việc kết hợp đang đi theo hướng bền vững hơn và cá nhân hóa hơn, chứ không quay lại mô hình ngồi văn phòng cả tuần. Có một số xu hướng đang định hình sự phát triển của nó và đáng để theo dõi:
Phân tích của MIT Sloan về các xu hướng công việc kết hợp chỉ ra rằng mô hình này sẽ tồn tại lâu dài, và những tổ chức đang đầu tư triển khai nó bài bản từ bây giờ đang tạo cho mình lợi thế về cấu trúc, lợi thế sẽ càng có giá khi cuộc cạnh tranh nhân tài gay gắt hơn.
Theo một nghiên cứu của Accenture, 83% nhân viên trên toàn thế giới coi mô hình công việc kết hợp — sự kết hợp giữa làm việc từ xa và làm việc tại văn phòng — là tối ưu.
Bài viết liên quan:
Để cấu trúc ngày làm việc từ xa của bạn một cách hiệu quả, hãy đọc Cách cấu trúc ngày của bạn khi làm việc tại nhà: Hướng dẫn về năng suất và sự cân bằng.
Để vượt qua sự trì hoãn và cải thiện sự tập trung, hãy đọc Cách vượt qua sự trì hoãn và tăng cường năng suất.
Đối với các chiến lược về sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống trong môi trường từ xa, hãy khám phá Cách đạt được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống khi làm việc từ xa.
Mô hình công việc kết hợp là một bước chuyển về cấu trúc trong cách tổ chức công việc tri thức, nó không phải giải pháp tạm thời hay sự thỏa hiệp. Lợi ích của nó, từ tiết kiệm tài chính, tiếp cận nhân tài, năng suất phù hợp với loại việc đến sức khỏe của nhân viên, là có thật và nằm trong tầm tay. Rủi ro của nó, gồm khoảng cách công bằng, ranh giới bị xóa nhòa và văn hóa bị chia cắt, đều đoán trước được và xử lý được nếu triển khai có hệ thống. Những tổ chức coi làm việc kết hợp là bài toán thiết kế hơn là một câu hỏi về chính sách, và chịu đầu tư vào quy trình, công nghệ cùng nền tảng văn hóa mà mô hình này cần, sẽ tạo được điều kiện để làm việc hiệu quả lâu dài khi đội ngũ ngày càng phân tán. Hạ tầng quản lý nhiệm vụ và phối hợp của Taskee hỗ trợ quá trình đó bằng cách giúp công việc của các nhóm phân tán luôn rõ ràng, có cấu trúc và ăn khớp trong vận hành.
"How the Future Works: Leading Flexible Teams to Do the Best Work of Their Lives"
Cuốn sách hướng dẫn thực tế của các lãnh đạo Slack về cách xây dựng văn hóa làm việc linh hoạt, nơi các nhóm phát triển tốt dù làm ở bất cứ đâu.
"Remote Work Revolution: Succeeding from Anywhere"
Một giáo sư Trường Kinh doanh Harvard chia sẻ nghiên cứu và chiến lược giúp chuyển sang làm từ xa và làm kết hợp thành công, tập trung vào lòng tin, giao tiếp và việc đặt ranh giới.
"Redesigning Work: How to Transform Your Organization and Make Hybrid Work for Everyone"
Cách tiếp cận bốn bước có hệ thống để nghĩ lại về công việc, giúp tổ chức quyết định làm gì, làm ở đâu và làm thế nào trong thời đại làm việc kết hợp.
Tinh thần nhóm là một biến hoạt động trực tiếp: khi nhân viên cảm thấy được coi trọng và có động lực, sự gắn kết, giữ chân và chất lượng đầu ra cải thiện có thể đo lường được. Duy trì tinh thần cao đòi hỏi hành động có chủ ý và nhất quán trên nhiều khía cạnh — từ cách các giá trị được củng cố
14 phút
86 lượt xem
0
Thêm nhiều công cụ kỹ thuật số chưa chắc đã giúp công việc hiệu quả hơn, bởi trong nhiều trường hợp chúng lại khiến thông tin bị chia cắt, đầu óc nhân viên phải gánh nhiều hơn và chất lượng kết quả đi xuống. Chuyển đổi thông minh là một quá trình có tổ chức, đưa doanh nghiệp từ một mớ công cụ chồng
13 phút
91 lượt xem
0
Việc các nhiệm vụ chồng lên nhau về tài nguyên, thời hạn hay thành viên phụ trách là chuyện thường gặp trong mọi dự án chứ không phải trường hợp ngoại lệ. Nếu không được phối hợp rõ ràng, những chỗ chồng chéo này sẽ dẫn đến xung đột, kéo theo hàng loạt sự chậm trễ nối tiếp nhau và làm chất lượng cô
14 phút
123 lượt xem
0
Khi làm việc từ xa và làm việc kết hợp đã trở nên phổ biến, hợp tác thời gian thực không còn là thứ có thì tốt mà đã thành một yêu cầu cốt lõi trong vận hành hằng ngày. Đây vừa là chuyện kỹ thuật vừa là chuyện văn hóa, vì chính nó quyết định cách các thành viên trong nhóm trao đổi, đóng góp và phối
13 phút
110 lượt xem
0
Đang tìm các ứng dụng quản lý nhiệm vụ tốt nhất để duy trì sự tổ chức, tập trung và thực sự hoàn thành công việc? Bài hướng dẫn này so sánh các công cụ dành cho freelancer, nhà sáng lập startup và nhóm làm việc từ xa, những người muốn công việc rõ ràng hơn chứ không muốn thêm một nguồn ồn ào nữa. D
28 phút
255 lượt xem
0
Hoàn toàn miễn phí cho tất cả các kích cỡ nhóm và sử dụng cá nhân
Back to menuBack to menu
