Mô hình làm việc linh hoạt: Tương lai công việc

Điểm chính

Hiểu về công việc kết hợp

Mô hình công việc kết hợp là một sự sắp xếp có cấu trúc trong đó nhân viên chia thời gian làm việc giữa văn phòng vật lý và một địa điểm từ xa — thường là nhà của họ hoặc một không gian làm việc chung. Cấu hình cụ thể thay đổi theo tổ chức, nhưng đặc điểm xác định là không phải sự hiện diện đầy đủ tại văn phòng cũng không phải làm việc hoàn toàn từ xa là mặc định: định dạng được xác định bởi các yêu cầu hoạt động của tổ chức và trong các biến thể linh hoạt, bởi sự lựa chọn của nhân viên trong khuôn khổ các yêu cầu đó.

Bốn cấu hình kết hợp chính hiện đang được sử dụng khác nhau về cách chúng phân bổ thời gian văn phòng và từ xa trong toàn tổ chức:

Ưu điểm của công việc kết hợp

Mô hình kết hợp tạo ra những lợi ích có thể đo lường được trên cả khía cạnh tổ chức và cá nhân. Đối với doanh nghiệp, các lợi ích chính là hiệu quả tài chính, tiếp cận nhóm nhân tài rộng lớn hơn và những cải thiện về năng suất phát sinh từ việc kết hợp định dạng công việc với loại nhiệm vụ. Đối với nhân viên, các lợi ích chính là tự chủ, giảm gánh nặng đi lại và tích hợp công việc-cuộc sống được cải thiện. Bảng sau đây sắp xếp những lợi ích này theo đối tượng.

Nghiên cứu do Đại học Stanford dẫn dắt với Trip.com — thử nghiệm có kiểm soát ngẫu nhiên lớn nhất cho đến nay liên quan đến nhân viên tri thức — đã tạo ra bằng chứng thực nghiệm hỗ trợ những kết quả này, xác nhận rằng công việc kết hợp tạo ra lợi ích có thể đo lường được trên cả khía cạnh hiệu suất tổ chức và cá nhân.

Tích hợp mô hình công việc kết hợp

Việc triển khai kết hợp hiệu quả đòi hỏi cách tiếp cận có cấu trúc trên năm lĩnh vực phụ thuộc lẫn nhau. Triển khai một phần — ví dụ, cung cấp tính linh hoạt từ xa mà không cập nhật các chuẩn mực giao tiếp hoặc thiết kế không gian làm việc vật lý — tạo ra các vấn đề về phối hợp và công bằng làm cho công việc kết hợp có danh tiếng kém, thay vì các lợi ích hiệu suất mà các môi trường kết hợp được thiết kế tốt mang lại.

Bước 1. Kiểm toán các quy trình kinh doanh

Bước đầu tiên là lập bản đồ về những nhiệm vụ và quy trình làm việc nào yêu cầu sự hiện diện vật lý và những nào có thể được thực hiện từ xa. Một cuộc kiểm toán quy trình có hệ thống ngăn chặn lỗi phổ biến là mặc định tất cả công việc thành từ xa vì nó có thể về mặt kỹ thuật, thay vì khớp định dạng với loại nhiệm vụ.

• Những nhiệm vụ nào yêu cầu sự hiện diện vật lý và những nào có thể được thực hiện từ xa?
• Những nhóm nào tương tác với nhau thường xuyên nhất?
• Khung thời gian nào là quan trọng để đồng bộ hóa công việc?

Mẹo thực tế: Tạo một ma trận nhiệm vụ đánh giá từng loại nhiệm vụ trên hai khía cạnh: mức độ hợp tác cần thiết và mức độ tập trung cần thiết. Điều này tạo ra cơ sở có cấu trúc cho việc phân công định dạng thay vì các quyết định ngẫu hứng.

Bước 2. Đảm bảo cơ sở hạ tầng công nghệ

Công việc kết hợp phụ thuộc về mặt kỹ thuật vào các hệ thống cung cấp quyền truy cập và chất lượng giao tiếp bình đẳng cho cả những người tham gia tại văn phòng và từ xa. Khoảng trống trong cơ sở hạ tầng kỹ thuật tạo ra các thất bại về phối hợp — kết nối bị rớt, tài liệu không thể truy cập, phân mảnh kênh giao tiếp — làm xói mòn lợi ích về năng suất mà công việc kết hợp dự định tạo ra.

• Giải pháp đám mây: Di chuyển tất cả các hệ thống quan trọng sang cơ sở hạ tầng đám mây để đảm bảo quyền truy cập bình đẳng bất kể vị trí.
• Giao tiếp thống nhất: Triển khai một hệ thống giao tiếp thống nhất hỗ trợ tương tác liền mạch giữa các vị trí.
• Công cụ hợp tác: Sử dụng các công cụ như Taskee, Miro, Figma, Google Workspace và Microsoft Teams để cho phép hợp tác phân tán hiệu quả.
• Hệ thống kiểm soát truy cập: Cung cấp quyền truy cập an toàn, nhất quán đến các tài nguyên doanh nghiệp cho tất cả nhân viên bất kể vị trí làm việc.

Lưu ý kỹ thuật: Thực thi chính sách bảo mật thống nhất và sử dụng VPN để bảo vệ truy cập dữ liệu từ các vị trí từ xa.

Bước 3. Phát triển các quy tắc và chính sách rõ ràng

Không có chính sách được tài liệu hóa, công việc kết hợp mặc định là các sắp xếp không chính thức tạo ra sự không nhất quán, sự bất bình đẳng được nhận thức và chi phí phối hợp. Các chính sách rõ ràng loại bỏ sự mơ hồ tạo ra những vấn đề này.

• Khi nào nhân viên được yêu cầu phải có mặt tại văn phòng?
• Điều gì cấu thành giờ làm việc trong những ngày từ xa?
• Các cuộc họp liên quan đến cả người tham gia từ xa và tại văn phòng được tiến hành như thế nào?
• Hiệu suất được đánh giá như thế nào trên cả hai định dạng?

Ví dụ chính sách cho nhóm CNTT: "Ngày bắt buộc tại văn phòng: Thứ Ba và Thứ Năm, 10:00–17:00. Tính khả dụng bắt buộc cho công việc từ xa: 11:00–16:00. Lập kế hoạch sprint và đánh giá hồi cứu — trực tiếp. Đánh giá mã — từ xa. Cuộc họp nhóm hàng ngày — định dạng kết hợp với bảng tương tác chia sẻ."

Bước 4. Thiết kế lại không gian làm việc vật lý

Trong mô hình kết hợp, văn phòng phục vụ một chức năng khác so với mô hình tham dự đầy đủ. Giá trị chính của nó là cho phép các tương tác hợp tác và xã hội mà công việc từ xa không thể tái tạo — điều này đòi hỏi một môi trường vật lý được thiết kế cho các hoạt động đó thay vì cho công việc cá nhân tập trung.

• Thay thế bàn cố định bằng các khu vực linh hoạt hỗ trợ các loại tương tác khác nhau.
• Tăng tỷ lệ phòng họp với các kích cỡ khác nhau so với không gian làm việc mở.
• Cung cấp các không gian kín cho các cuộc gọi video không làm gián đoạn công việc xung quanh.
• Tạo các khu vực tương tác không chính thức hỗ trợ kết nối ngẫu nhiên mà các môi trường văn phòng tạo ra.

Mẹo thực tế: Triển khai hệ thống đặt bàn qua ứng dụng để phân bổ không gian hiệu quả và tạo dữ liệu sử dụng thông báo cho việc tối ưu hóa không gian liên tục.

Tầm quan trọng của chất lượng không gian làm việc được hỗ trợ bằng bằng chứng: vào năm 2024, Emerald Insight đã xuất bản một phân tích PLS-SEM chứng minh rằng một không gian làm việc có cấu trúc tốt và thoải mái là một đóng góp đo lường được vào hiệu quả của nhân viên. Chất lượng không gian làm việc vật lý quan trọng trong môi trường kết hợp, không chỉ trong môi trường hoàn toàn văn phòng.

Bước 5. Đào tạo nhân viên và quản lý

Công việc kết hợp đòi hỏi các năng lực cụ thể mà cả công việc văn phòng truyền thống lẫn công việc hoàn toàn từ xa đều không phát triển: lãnh đạo các nhóm phân tán, giao tiếp hiệu quả qua các kênh đồng bộ và không đồng bộ, và duy trì trách nhiệm giải trình mà không có khả năng nhìn thấy liên tục.

• Đào tạo các nhà quản lý trong việc lãnh đạo các nhóm phân tán và duy trì khả năng nhìn thấy hiệu suất mà không cần quản lý vi mô.
• Phát triển khả năng của nhân viên trong giao tiếp không đồng bộ và tự tổ chức.
• Xây dựng các kỹ năng quản lý thời gian áp dụng cho cả bối cảnh văn phòng và từ xa.

Khung chương trình đào tạo cho các nhóm kết hợp:

• "Cuộc họp Kết hợp Hiệu quả: Tham gia và Hỗ trợ"
• "Giao tiếp Không đồng bộ: Khi nào và Cách Sử dụng"
• "Công cụ Hợp tác: Tính năng Nâng cao cho Các nhóm Phân tán"

Các vấn đề tiềm ẩn

Các rủi ro quan trọng nhất trong việc triển khai kết hợp là khoảng cách công bằng giữa nhân viên văn phòng và từ xa, sự xói mòn ranh giới ở những người làm việc từ xa, và sự suy yếu sự gắn kết của nhóm mà khoảng cách vật lý tạo ra theo thời gian. Mỗi vấn đề là một vấn đề có thể dự đoán được và có thể giải quyết được thay vì là một đặc điểm vốn có của công việc kết hợp.

Vấn đề 1: Lực lượng lao động được nhận thức hai cấp. Nhân viên từ xa thường xuyên trải nghiệm khả năng nhìn thấy thấp hơn và ít cơ hội thăng tiến không chính thức hơn so với đồng nghiệp tại văn phòng — một sự bất bình đẳng cấu trúc làm xói mòn tinh thần và tăng rủi ro suy giảm.

Giải pháp:

• Tiến hành tất cả các cuộc họp quan trọng theo định dạng kết hợp, ngay cả khi đa số người tham gia có mặt vật lý.
• Tài liệu hóa tất cả các quyết định trong các định dạng có thể truy cập được cho tất cả nhân viên bất kể vị trí.
• Luân phiên thời gian các hoạt động nhóm để phân phối cơ hội tham gia một cách công bằng giữa các múi giờ và lịch trình.

Vấn đề 2: Kiệt sức và xói mòn ranh giới. Công việc từ xa loại bỏ sự phân tách vật lý giữa công việc và thời gian cá nhân mà sự hiện diện tại văn phòng cung cấp, biến quản lý ranh giới thành trách nhiệm cá nhân thay vì cấu trúc tổ chức.

Giải pháp:

• Triển khai chính sách quyền ngắt kết nối được tài liệu hóa thiết lập kỳ vọng rõ ràng về giao tiếp ngoài giờ. Thảo luận chi tiết về các chiến lược ngăn ngừa kiệt sức có sẵn trong một bài viết chuyên dụng về chủ đề này.
• Bình thường hóa việc sử dụng các tính năng "Không Làm Phiền" trong các công cụ giao tiếp trong các khoảng thời gian ngoài giờ được xác định.
• Tiến hành kiểm tra định kỳ đặc biệt giải quyết phúc lợi tâm lý hơn là chỉ trạng thái nhiệm vụ.

Vấn đề 3: Sự gắn kết của nhóm trong các định dạng phân tán. Tương tác xã hội ngẫu nhiên xây dựng sự gắn kết của nhóm trong môi trường văn phòng không xảy ra một cách tự nhiên trong các thiết lập kết hợp và phải được thiết kế có chủ ý.

Giải pháp:

• Tổ chức các sự kiện trực tiếp định kỳ tập hợp toàn bộ nhóm vào các khoảng thời gian xác định.
• Triển khai các hoạt động xây dựng nhóm ảo có cấu trúc tạo ra trải nghiệm chia sẻ giữa những người tham gia phân tán.
• Thiết lập các nghi thức trực tuyến định kỳ — kiểm tra nhóm, thực hành công nhận, kênh không chính thức — củng cố bản sắc tổ chức trên các vị trí.

Nghiên cứu của Deloitte về làm việc nhóm trong môi trường kết hợp (2023) xác nhận rằng những vấn đề này có thể giải quyết được: các tổ chức triển khai công việc kết hợp với sự chú ý có hệ thống đến công bằng, ranh giới và văn hóa tạo ra các động lực nhóm tương đương hoặc tốt hơn so với môi trường hoàn toàn văn phòng.

Tương lai của công việc kết hợp

Quỹ đạo của công việc kết hợp hướng tới sự lâu dài hơn và sự cá nhân hóa nhiều hơn thay vì quay trở lại các mô hình hoàn toàn văn phòng. Một số xu hướng hiện đang định hình sự phát triển của nó đáng để theo dõi:

• Siêu cá nhân hóa trải nghiệm công việc. Các tổ chức đang chuyển sang các sắp xếp công việc ngày càng cá nhân hóa hơn, có tính đến các yêu cầu về vai trò, sở thích của nhân viên và hoàn cảnh sống — vượt ra ngoài tính nhị phân của ngày cố định hoặc hoàn toàn linh hoạt kết hợp.
• Môi trường hợp tác ảo. Các công nghệ không gian làm việc ảo mới nổi có thể mở rộng các tùy chọn cho sự hiện diện từ xa và hợp tác phân tán theo cách giải quyết một số hạn chế kết nối của các công cụ video hiện tại.
• Mô hình tuần làm việc nén. Mô hình kết hợp đang hội tụ trong một số tổ chức với các thử nghiệm tuần làm việc bốn ngày nhằm duy trì hoặc tăng năng suất trong khi giảm tổng thời gian làm việc.

Phân tích của MIT Sloan về các xu hướng công việc kết hợp chỉ ra rằng công việc kết hợp là một mô hình tổ chức bền vững thay vì chuyển tiếp — và rằng các tổ chức đầu tư vào việc triển khai có hệ thống của nó hiện nay đang xây dựng lợi thế cấu trúc sẽ quan trọng khi cuộc cạnh tranh nhân tài trở nên gay gắt hơn.

Bài viết liên quan:

Để cấu trúc ngày làm việc từ xa của bạn một cách hiệu quả, hãy đọc Cách cấu trúc ngày của bạn khi làm việc tại nhà: Hướng dẫn về năng suất và sự cân bằng.

Để vượt qua sự trì hoãn và cải thiện sự tập trung, hãy đọc Cách vượt qua sự trì hoãn và tăng cường năng suất.

Đối với các chiến lược về sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống trong môi trường từ xa, hãy khám phá Cách đạt được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống khi làm việc từ xa.

Kết luận

Mô hình công việc kết hợp là một sự tiến hóa cấu trúc trong cách tổ chức công việc tri thức, không phải là một sự sắp xếp chuyển tiếp hoặc thỏa hiệp. Lợi ích của nó — hiệu quả tài chính, tiếp cận nhân tài, sự liên kết năng suất, phúc lợi của nhân viên — đã được chứng minh tốt và có thể đạt được. Rủi ro của nó — khoảng cách công bằng, sự xói mòn ranh giới, sự phân mảnh văn hóa — có thể dự đoán và có thể giải quyết được thông qua việc triển khai có hệ thống. Các tổ chức tiếp cận công việc kết hợp như một vấn đề thiết kế hơn là một câu hỏi chính sách, và đầu tư vào quy trình, công nghệ và cơ sở hạ tầng văn hóa mà nó yêu cầu, xây dựng các điều kiện tổ chức cho hiệu suất bền vững trong một môi trường nhân tài phân tán-trước. Cơ sở hạ tầng quản lý nhiệm vụ và phối hợp của Taskee hỗ trợ việc triển khai đó bằng cách làm cho công việc phân tán có thể nhìn thấy, có cấu trúc và mạch lạc về mặt vận hành.

Đọc thêm được đề xuất

"How the Future Works: Leading Flexible Teams to Do the Best Work of Their Lives"

Một hướng dẫn thực tế từ các nhà lãnh đạo Slack về việc xây dựng một văn hóa làm việc linh hoạt, nơi các nhóm có thể phát triển bất kể vị trí.

"Remote Work Revolution: Succeeding from Anywhere"

Một giáo sư Trường Kinh doanh Harvard cung cấp nghiên cứu và chiến lược để chuyển đổi thành công sang công việc từ xa và kết hợp, tập trung vào niềm tin, giao tiếp và thiết lập ranh giới.

"Redesigning Work: How to Transform Your Organization and Make Hybrid Work for Everyone"

Một cách tiếp cận hệ thống bốn bước để suy nghĩ lại về công việc giúp các tổ chức quyết định nên làm gì, ở đâu và như thế nào trong kỷ nguyên kết hợp.