תוכנה לניהול פרויקטים לעומת אקסל: איזה כלי מתאים לפרויקט שלך?

נקודות עיקריות

יתרונות תוכנות ניהול פרויקטים

מערכות ניהול פרויקטים מודרניות אולי לא גמישות ומותאמות כמו Excel הישן שלך, אך האינטואיטיביות של הממשק והחבילה כולה של תכונות נוספות מפצות על כך היטב.

יתרונות מרכזיים של מערכות ניהול פרויקטים שיש לקחת בחשבון:

• שיתוף פעולה בזמן אמת. כולם עובדים על אותה גרסה של היישום, עוקבים אחרי התוצאות וההתקדמות של אחד את השני.
• תהליכי עבודה אוטומטיים. לא צריך ללמוד נוסחאות – היישום מבצע אוטומציה של תהליכי עבודה עם קלט מינימלי.
• יכולות דוח. תוכנה טובה לניהול פרויקטים יכולה להציג את היסטוריית המשימות שלך בדוח מסודר וממוקד הכולל את כל המדדים שתצטרך לדעת עליהם כדי לייעל את הצנרת שלך עוד יותר.
• ניהול משאבים. ראה את זמינות הצוות שלך וחלק את המשימות בהתאם.
• הדמיית זמן. דברים כמו תרשימי גנט מאפשרים לך לראות בצורה ברורה כל שלב חשוב בפרויקט, מה שמפחית בלבול.
• ניהול מסמכים. תוכנה מעוצבת לניהול פרויקטים תמיד כוללת אפשרות לאחסון כל המדריכים וההוראות שלך. בדרך כלל יש גם פונקציה פשוטה לשיתוף!
• יכולות תקשורת. תקשר עם הצוות שלך מבלי לעבור ללשונית אחרת.

Excel ככלי לניהול פרויקטים

אפילו מי שאינו עוסק בניהול פרויקטים יודע מה זה Excel – ישנן קהילות שלמות המוקדשות לאופטימיזציה שלו עד למקסימום, חולקות נוסחאות וקודים שונים. נכון, אינטואיטיביות לא נמצאת בין החוזקות של Excel, אבל אי אפשר להכחיש שהגישה הישירה של מיקרוסופט לארגון פרויקטים היא יעילה, לפחות.

אבל בכל מקרה, בואו נעבור על היתרונות המרכזיים של Excel:

• עקומת למידה נמוכה. רוב המומחים כבר יודעים את הנוסחאות הבסיסיות. ברגע שתעבור את הפעם הראשונה המפחידה והמבלבלת – כל הדלתות פתוחות לפניך.
• התאמה אישית גבוהה. באמצעות קוד צבעים וכל מיני נוסחאות, ניתן להתאים את הטבלאות של Excel למשימה הספציפית שלך.
• חסכוני בעלות. חבילת Microsoft Office היא אחת מהדרכים היותר משתלמות לספק לארגון את כל הכלים הדרושים.
• גישה לא מקוונת. אם ה-Wi-Fi שלך לא עובד? אם סינכרנת מראש – השגרה שלך לא תופרע.
• תאימות אוניברסלית. כמעט כל מערכת הפעלה בעולם תומכת ב-Excel.
• יכולות אוטומציה. עם כמה עשרות נוסחאות, Excel יעשה את רוב העבודה השוחקת עבורך.

ביצוע המעבר

החלטת לעבור מ-Excel למשהו יותר ידידותי למשתמש? כל הכבוד! לימוד דבר חדש והוספת כלים חדשים לארסנל שלך הוא חשוב לקריירה מצליחה. 

הנה כמה צעדים שצריך לבצע כדי לעבור בצורה חלקה לתוכנה החדשה:

• ללמוד ולבצע ביקורת על התהליכים הקיימים. זה יעזור לך לבחור את תוכנת ניהול הפרויקטים הנכונה.
• בחר את התוכנה המתאימה למשימה הספציפית שלך. זה חשוב, אז קח את הזמן לעבור על כל האפשרויות.
• תכנן איך כל המידע והנתונים הרגישים יעברו למערכת החדשה. אם יש לך מזל, התוכנה שבחרת כבר כוללת אפשרויות למיגרציה.
• הכר את הצוות שלך עם התוכנה החדשה. ארגן סשן הכשרה אם זה דרוש.
• התאם את זרימות העבודה הקיימות שלך למערכת ניהול הפרויקטים החדשה. או בנה אותן מחדש אם אין מה לשמור.
• נקה את מצב הצוות שלך עם התוכנה החדשה. שקול אפשרויות אחרות אם הדברים לא הולכים כמו שציפית.
• אסוף משוב. הייה קשוב לצרכים של חברי הצוות שלך – אם הם לא מצליחים להסתגל לזרימה החדשה, ייתכן שצריך לבצע כמה שינויים.

מאמרים קשורים:

לשירותים מעשיים בבחירת כלים, עיין ב-מהו תרשים גנט? מדריך לשימוש בתרשימים לניהול פרויקטים. 

כדי לייעל את תהליך קבלת ההחלטות שלך, עיין ב-מטריצת החלטות מדורגת: כלי פשוט לקבלת החלטות מושכלות.

לרעיונות לייעול זרימות עבודה, קרא ב-תהליך עבודה בניהול פרויקטים: שלבים לייעול הצלחת הפרויקט.

סיכום

אז, כפי שאמרנו בהתחלה, ההחלטה לעבור מ-Excel למשהו יותר נוח וידידותי למשתמש צריכה להתבסס על הצרכים של הפרויקט שלך. גיליונות אלקטרוניים לא הולכים לשום מקום בעתיד הקרוב, אז אם אתה מרוצה עם ה-Excel שלך, זו בהחלט אפשרות קיימת.

עם זאת, מערכת ניהול פרויקטים מעוצבת היטב יכולה לשנות לחלוטין את חוויית העבודה שלך, ולהפוך את מעקב ההתקדמות והקצאת המשאבים לנושא של כמה לחיצות בלבד. ובנוסף, חדש זה טוב. אז אם אתה מתכנן להרחיב את העסק והצוות שלך, אולי זה הזמן לחפש שינוי בסביבה.

קריאה מומלצת:

"Project Management ToolBox"

מדריך מקיף לבחירה ויישום הפתרון הנכון לניהול פרויקטים

ב-Amazon

"Microsoft Office Excel 2007 for Project Managers"

טכניקות מתקדמות לשימוש ב-Excel בניהול פרויקטים

ב-Amazon

"The Fast Forward MBA in Project Management"

המדריך הכולל לניהול פרויקטים יוצא דופן שנמצא בשימוש של מאות אלפי קוראים

ב-Amazon