ניהול תהליכים עסקיים זריזים: שפר את הגמישות והיעילות

הבנת Agile BPM

Agile BPM הוא קודם כול מודל ממשל, ורק אחר כך כלי תוכנה. BPM מסורתי מניח שהתהליך יציב, ואילו Agile BPM רואה בכל תהליך השערה שצריך לבדוק ולתקן. התיעוד המובנה של BPM מבטיח אחריותיות, וקצב הספרינטים של Agile דואג שהתיעוד הזה ישקף את העבודה כפי שהיא נעשית היום ולא כפי שנעשתה לפני שמונה עשר חודשים.

עקרונות ליבה:

• שיפור איטרטיבי: זה היסוד, כי בלי מחזורי תיקון קבועים לשאר העקרונות אין על מה לפעול
• התמקדות בלקוח: קובעת מה נחשב שיפור אמיתי ומה הוא סתם שינוי
• שיתוף פעולה בין תפקידים: מונע מבעלי תהליכים לשפר את החלק שלהם על חשבון התמונה כולה
• משוב מתמשך: מספק את הנתונים שנותנים לכל איטרציה משמעות במקום שתהיה שרירותית
• הסתגלות מהירה: מה שהמערכת מפיקה כשארבעת העקרונות הקודמים עובדים כמו שצריך

אסטרטגיית יישום

רוב ההשקות של Agile BPM נכשלות באותה צורה: הארגון מנסה לשנות הכול בבת אחת, עוד לפני שבדק את הגישה על תהליך אחד. התחילו בזרימת עבודה אחת שיש בה הרבה חיכוך, השלימו עליה מחזור שיפור מלא, מדדו את ההפרש ורק אז הרחיבו. לכל אחד מהשלבים הבאים תפקיד מוגדר במניעת היתקעות של ההשקה.

שלבי יישום מרכזיים:

1. הערכת תהליך: מפו את זרימות העבודה הקיימות עם נתוני זמן מחזור, ולא רק במילים. אתרו את הנקודות שבהן העברת עבודה מיד ליד גורמת לעיכוב הגדול ביותר.
2. הגדרת מבנה צוות: הרכיבו צוותים מתפקידים שונים סביב התהליך ולא סביב המחלקות, ומנו בעל תהליך שיש לו סמכות להחליט.
3. בחירת כלים: בחרו כלים שמראים לכולם את מצב התהליך בזמן אמת, כלומר סטטוס משימות, מיקום צוואר הבקבוק וזמן מחזור בכל שלב. Taskee נותן את התמונה הזאת בלי צורך בשכבה נפרדת של ניהול פרויקטים.
4. ניטור ביצועים: קבעו מדדי KPI בסיסיים לפני הספרינט הראשון, לא אחריו. בלי נקודת ייחוס אי אפשר למדוד שיפור.
5. שיפור מתמשך: קבעו רטרוספקטיבות במועדים קבועים. ויתור עליהן הוא הדרך המהירה ביותר לחזור להתנהלות של waterfall.
6. ניהול שינויים: ההתנגדות צצה לעיתים קרובות אצל מנהלים יותר מאשר בצוותי השטח. טפלו במעבר האחריות באופן גלוי לפני ההשקה.
7. מדידת הצלחה: תעדו מה השתנה, בכמה, ואיזה אילוץ מגביל עכשיו את השיפור הבא. הרישום הזה יהיה ההצדקה העסקית להשקה הבאה.

שיפור היעילות

היעילות ב-Agile BPM נובעת ממנגנון אחד ברור: קיצור הדרך בין ביצוע התהליך לבין התאמתו. כשצוות מסוגל לזהות צוואר בקבוק, לנסות תיקון ולמדוד את התוצאה בתוך ספרינט של שבועיים, ההשפעה מצטברת לאורך זמן בצורה שמחזורי שיפור שנתיים לא מסוגלים להשיג. המדדים שלהלן אינם שקולים בכל שלב. קודם צריך לייצב את זמן מחזור התהליך ואת ניצול המשאבים, כי שאר המדדים נשענים עליהם.

מדדי ביצועים מרכזיים וחשיבותם:

1. זמני מחזור תהליך: הסימן העיקרי לכך שאיטרציות Agile באמת מקצרות את הזרימה מתחילתה ועד סופה
2. ניצול משאבים: מראה אם זמן הצוות מופנה לעבודה על התהליך או נבלע בתיאומים
3. זמני תגובה ללקוחות: תוצאה עקיפה של שיפור בזמן המחזור, שמופיעה בדרך כלל באיחור מסוים
4. פרודוקטיביות צוות: מודדת תפוקה לכל ספרינט ביחס להיקף העבודה, ושימו לב לניפוח שנובע מהורדת רף האיכות
5. מהירות יישום שינוי: כמה זמן לוקח להחלטה על תהליך לעבור מאישור ליישום בפועל, וחיכוך גבוה כאן מעיד בדרך כלל על בעלות לא ברורה יותר מאשר על בעיית כלים
6. מדדי איכות: מגנים מפני הכשל המוכר שבו משלמים על מהירות בשיעור שגיאות גבוה יותר
7. יעילות עלות: מדד מאחר, שיש לו משמעות רק אחרי שזמן המחזור ומדדי האיכות התייצבו

להבנה עמוקה יותר של מתודולוגיות Agile, חקור את "What Is the Agile Manifesto? Understanding Its Core Values and Principles". כדי ללמוד על יישום מעשי, בדוק את "Agile Team Structure: Roles and Responsibilities for Effective Collaboration". לתובנות לגבי אתגרים פוטנציאליים, קרא את "Disadvantages of Agile: Understanding the Challenges of Agile Project Management". קראו עוד: תוכנת ניהול משאבי אנוש לצוותים מודרניים.

מסקנה 

הכוח של Agile BPM אינו בכך שהוא הופך תהליכים לגמישים במובן מופשט. הוא יוצר מחויבות מבנית לחזור אליהם בקצב קבוע. ארגונים שמתייחסים לשיפור תהליכים כאל פרויקט עם התחלה וסוף יגלו שהרווחים נשחקים תוך שנה. מי שהופך אותו לקצב עבודה שוטף, בעזרת כלים כמו Taskee, צובר ידע על התהליכים שלו ספרינט אחרי ספרינט. כל מחזור משאיר אחריו אילוץ מתועד, וכל אילוץ שנפתר מרים את הרצפה שממנה יוצא הבא.