ניהול תהליכים עסקיים זריזים: שפר את הגמישות והיעילות

נקודות מרכזיות

הבנת Agile BPM

Agile BPM אינו קטגוריית תוכנה - זהו מודל ממשל. במקום ש-BPM מסורתי מניח יציבות תהליך, Agile BPM מתייחס לכל תהליך כהיפותזה לבדיקה ולתיקון. התיעוד המובנה של BPM מבטיח אחריותיות; לוגיקת הספרינט של Agile מבטיחה שהתיעוד משקף את המציאות הנוכחית במקום מצב משמונה עשר חודשים אחורה.

עקרונות ליבה:

• שיפור איטרטיבי - היסוד; ללא מחזורי תיקון קבועים, לעקרונות האחרים אין מנגנון לפעול
• מיקוד ממוקד לקוח - מגדיר מה נחשב לשיפור לעומת מה שהוא רק שינוי
• שיתוף פעולה חוצה תפקידים - מונע מבעלי תהליכים לייעל את החלק שלהם על חשבון השלם
• משוב מתמשך - מספק את הנתונים שהופכים איטרציות למשמעותיות במקום שרירותיות
• הסתגלות מהירה - הפלט של המערכת כאשר ארבעת העקרונות לעיל מתפקדים כראוי

אסטרטגיית יישום

הכישלון הנפוץ ביותר בהשקות של Agile BPM הוא ניסיון של טרנספורמציה ברמת הארגון לפני אימות הגישה על תהליך יחיד. התחילו עם זרימת עבודה אחת בעלת חיכוך גבוה, השלימו מחזור שיפור מלא, מדדו את הדלתא, ולאחר מכן הרחיבו. לכל שלב להלן יש פונקציה ספציפית במניעת ההשקה מלהיתקע.

שלבי יישום מרכזיים:

1. הערכת תהליך - מפו זרימות עבודה נוכחיות עם נתוני זמן מחזור, לא רק תיאורים. זהו היכן העברות גורמות לעיכוב הרב ביותר.
2. הגדרת מבנה צוות - גבשו צוותים חוצי תפקידים סביב התהליך, לא סביב מחלקות. הקצו בעל תהליך עם סמכות החלטה.
3. בחירת כלים - בחרו כלים שעושים את מצב התהליך גלוי לכולם בזמן אמת: סטטוס משימה, מיקום צוואר בקבוק וזמן מחזור לכל שלב. Taskee מספק נראות זו ללא צורך בשכבת ניהול פרויקטים נפרדת.
4. ניטור ביצועים - הגדירו KPI בסיסיים לפני הספרינט הראשון, לא אחריו. ללא בסיס, השיפור לא מדיד.
5. שיפור מתמשך - תזמנו רטרוספקטיבות במרווחים קבועים. דילוג על רטרוספקטיבות הוא הדרך המהירה ביותר לחזור להתנהגות waterfall.
6. ניהול שינויים - התנגדות בדרך כלל מגיעה מהנהלה בינונית, לא מצוותי החזית. טפלו בשינוי האחריותיות במפורש לפני ההשקה.
7. מדידת הצלחה - תעדו מה השתנה, בכמה, ואיזו אילוץ כעת מגביל את השיפור הבא. רישום זה הופך למקרה העסקי להשקה הבאה.

שיפור היעילות

Agile BPM משפר יעילות באמצעות מנגנון ספציפי: הוא מקצר את לולאת המשוב בין ביצוע התהליך והתאמת התהליך. כשצוות יכול לזהות צוואר בקבוק, לבדוק תיקון ולמדוד את התוצאה תוך ספרינט של שבועיים, האפקט מצטבר עם הזמן באופן שמחזורי אופטימיזציה שנתיים לא יכולים לשכפל. ה-KPI להלן אינם חשובים באותה מידה בכל שלב - יש לייצב תחילה את זמן מחזור התהליך וניצול המשאבים, מכיוון שהמדדים הנותרים תלויים בהם.

מדדי ביצועים מרכזיים וחשיבותם:

1. זמני מחזור תהליך - האינדיקטור העיקרי לשאלה האם איטרציות Agile אכן מקצרות את הזרימה מקצה לקצה
2. ניצול משאבים - מזהה האם קיבולת הצוות מוקצית לעבודת תהליך או נספגת על ידי תקורת תיאום
3. זמני תגובה ללקוחות - אפקט במורד הזרם של שיפורי זמן מחזור; בדרך כלל מאחר בספרינט אחד עד שניים
4. פרודוקטיביות צוות - מודד תפוקה לכל ספרינט, מותאמת להיקף; שימו לב לאינפלציה משחיקה בסטנדרטי איכות
5. מהירות יישום שינוי - באיזו מהירות החלטת תהליך עוברת מאישור לפריסה חיה; חיכוך גבוה כאן בדרך כלל מצביע על בעלות לא ברורה, לא על כלים
6. מדדי איכות - מגנים מפני מצב הכשל הנפוץ שבו רווחי מהירות באים על חשבון שיעורי שגיאות
7. יעילות עלות - אינדיקטור מאחר; משמעותי רק לאחר שזמן המחזור ומדדי האיכות התייצבו

להבנה עמוקה יותר של מתודולוגיות Agile, חקור את "What Is the Agile Manifesto? Understanding Its Core Values and Principles". כדי ללמוד על יישום מעשי, בדוק את "Agile Team Structure: Roles and Responsibilities for Effective Collaboration". לתובנות לגבי אתגרים פוטנציאליים, קרא את "Disadvantages of Agile: Understanding the Challenges of Agile Project Management".

מסקנה 

Agile BPM עובד לא בגלל שהוא הופך תהליכים לגמישים יותר באופן מופשט, אלא בגלל שהוא יוצר חובה מבנית לחזור אליהם בקצב קבוע. ארגונים שמתייחסים לשיפור תהליכים כפרויקט - משהו עם התחלה וסוף - ימצאו שהרווחים שלהם נשחקים תוך שנה. אלה שמתייחסים לכך כקצב תפעולי, נתמכים על ידי כלים כמו Taskee, צוברים ידע תהליכים ספרינט אחר ספרינט: כל מחזור מייצר אילוץ מתועד, וכל אילוץ שנפתר מעלה את הרצפה עבור הבא.

קריאה מומלצת

"Agile Process Innovation"

מדריך מקיף לניהול תהליכים מודרני.

"The Practice of Adaptive Leadership"

המדריך המעשי המכיל סיפורים, כלים, מקרים שיעזרו לך לפתח את הכישורים שלך כמנהיג אדפטיבי.

"Digital Transformation"

טכניקות מתקדמות לאופטימיזציה של תהליכים עסקיים.