हाइब्रिड कार्य मॉडल: कार्यस्थल का भविष्य

प्रमुख विचार

हाइब्रिड कार्य मॉडल क्या है?

अगर आप अभी भी पूरी तरह से नहीं समझते हैं कि "हाइब्रिड" का क्या अर्थ है, तो या तो आप बहुत भाग्यशाली हैं — आप कभी भी अपने कार्यालय से बाहर नहीं निकले हैं, या थोड़ा कम भाग्यशाली हैं — और पूरे करियर में आप अपने आरामदायक बिस्तर की याद करते हैं, उसे एक कार्य कुर्सी से बदलने के बाद।

हाइब्रिड पारंपरिक कार्यालय कार्य और पूरी तरह से दूरस्थ कार्य के बीच कुछ है। प्रारूप भिन्न हो सकते हैं, लेकिन आमतौर पर या तो विशेष रूप से महत्वपूर्ण बैठकों के लिए ही कार्यालय का दौरा करना, या फिर कार्यालय से और आपके लिए किसी भी सुविधाजनक स्थान से लगातार काम करने की क्षमता रखना होता है।

हाइब्रिड मॉडल के फायदे

क्या आप टीम में जीवंत और व्यक्तिगत माहौल बनाए रखना चाहते हैं, लेकिन साथ ही पूरी तरह से दूरस्थ प्रारूप द्वारा प्रदान की जाने वाली स्वतंत्रता का आनंद लेना चाहते हैं?

हाइब्रिड मॉडल शायद वही है जो आप खोज रहे थे। यह कई फायदे लाता है — आपकी टीम के लिए और संभावित लाभ के लिए दोनों:

और यह सिर्फ शब्द नहीं हैं। स्टैनफोर्ड विश्वविद्यालय द्वारा Trip.com के साथ मिलकर किए गए एक अध्ययन ने व्यावहारिक रूप से ऊपर उल्लिखित सब कुछ साबित कर दिया। और यह अब तक का सबसे बड़ा यादृच्छिक नियंत्रित अध्ययन है, जो विशेष रूप से ज्ञान श्रमिकों को कवर करता है।

हाइब्रिड कार्य मॉडल का कार्यान्वयन

हालांकि हाइब्रिड कार्य की यह पूरी कहानी शानदार लगती है और लाभकारी के रूप में साबित हुई है, आदर्श प्रारूप के रास्ते में आप अभी भी कुछ कठिनाइयों का सामना कर सकते हैं — और दुर्भाग्य से, हम Taskee में इनका एक से अधिक बार सामना कर चुके हैं।

सफलता की कुंजी सावधानीपूर्वक तैयारी है। यहां प्रक्रिया को जितना संभव हो सके आसान बनाने के लिए आपका चरण-दर-चरण मार्गदर्शक है:

चरण 1. व्यावसायिक प्रक्रियाओं का सावधानीपूर्वक विश्लेषण करें

आप पूरी कार्य प्रक्रिया को दो पूरी तरह से अलग श्रेणियों में विभाजित कर रहे हैं, इसलिए आवश्यक मॉड्यूलरिटी जोड़ने के लिए इसे और अधिक विस्तार से तोड़ें:

• कौन से कार्य भौतिक उपस्थिति की आवश्यकता रखते हैं और कौन से दूरस्थ रूप से पूरे किए जा सकते हैं?
• कौन सी टीमें सबसे अधिक बातचीत करती हैं?
• किन समय सीमाओं में काम को सिंक्रनाइज़ करना महत्वपूर्ण है?

व्यावहारिक सलाह: एक कार्य मैट्रिक्स बनाएं, जिसमें प्रत्येक कार्य का मूल्यांकन दो पैरामीटर के आधार पर किया जाता है: सहयोग की आवश्यकता और एकाग्रता की आवश्यकता। यह प्रत्येक प्रकार के कार्य के लिए इष्टतम कार्य प्रारूप निर्धारित करने में मदद करेगा।

चरण 2. तकनीकी बुनियादी ढांचा प्रदान करें

सही तकनीक के बिना हाइब्रिड कार्य असंभव है। एक सामान्य ज़ूम कॉल पर "क्या आप मुझे सुन सकते हैं? हैलो?" स्पैम करना प्रतिउत्पादक है, और हां, बिल्कुल ऐसा ही।

• क्लाउड समाधान: सभी प्रमुख सिस्टम को क्लाउड पर स्थानांतरित करें ताकि सभी को समान पहुंच मिल सके।
• एकीकृत संचार: बिना बाधा के बातचीत के लिए एक एकीकृत संचार प्रणाली लागू करें।
• सहयोग उपकरण: Taskee, Miro, Figma, Google Workspace, Microsoft Teams और अन्य का उपयोग करें।
• पहुंच नियंत्रण प्रणाली: कॉर्पोरेट संसाधनों तक सुरक्षित पहुंच प्रदान करें।

तकनीकी सलाह: एकीकृत सुरक्षा नीतियों को न भूलें और कहीं से भी काम करते समय डेटा की सुरक्षा के लिए VPN का उपयोग करें।

चरण 3. स्पष्ट नियम और नीतियां विकसित करें

हाइब्रिड कार्य के लिए स्पष्ट निर्देशों की आवश्यकता होती है। यह एक नाजुक संतुलन है, जिसे सही ढंग से प्रबंधित न किए जाने पर आसानी से बाधित किया जा सकता है:

• कर्मचारियों को ठीक कब कार्यालय में होना चाहिए?
• दूरस्थ कार्य में कौन से घंटे कार्य घंटे माने जाते हैं?
• दूरस्थ और कार्यालय कर्मचारियों दोनों की भागीदारी के साथ बैठकें कैसे आयोजित करें?
• उत्पादकता का मूल्यांकन कैसे किया जाता है?

आईटी टीम के लिए नीति उदाहरण:  "अनिवार्य कार्यालय दिन: मंगलवार और गुरुवार, सुबह 10:00 से 17:00 तक। दूरस्थ कार्य के दौरान अनिवार्य ऑनलाइन घंटे: सुबह 11:00 से 16:00 तक। स्प्रिंट योजना और रेट्रोस्पेक्टिव — हमेशा कार्यालय में। कोड समीक्षा — हमेशा दूरस्थ रूप से। दैनिक टीम बैठकें — इंटरैक्टिव बोर्ड का उपयोग करके हाइब्रिड प्रारूप में।"

चरण 4. घुटन भरे कार्यालयों को भूल जाएं

हाइब्रिड मॉडल में, कार्यालय सिर्फ एक ऐसी जगह नहीं है जहां लोग कंप्यूटर के सामने बैठते हैं, बल्कि यह सहयोग के लिए बनाई गई एक जगह है। बीन बैग और कुछ प्लेस्टेशन "सिलिकॉन वैली" जैसे लग सकते हैं, लेकिन कार्यालय को जितना संभव हो सके आरामदायक और संचार के लिए प्रोत्साहित करना बहुत महत्वपूर्ण है:

• निश्चित कार्यस्थानों के एक हिस्से को लचीले क्षेत्रों से बदलें।
• विभिन्न आकारों के अधिक बैठक कक्ष बनाएं।
• वीडियो कॉल के लिए "टेलीफोन बूथ" का आयोजन करें।
• अनौपचारिक संचार के लिए क्षेत्र स्थापित करें।

व्यावहारिक विचार: एक ऐप के माध्यम से कार्यस्थान बुकिंग सिस्टम लागू करें। यह स्थान को कुशलतापूर्वक वितरित करने और इसके उपयोग के बारे में विश्लेषण एकत्र करने में मदद करेगा।

चरण 5. कर्मचारियों और प्रबंधकों को प्रशिक्षित करें

हाइब्रिड के लिए नए कौशल की आवश्यकता होती है — कंप्यूटर स्क्रीन से वास्तविक मानव संचार में संक्रमण कठिन हो सकता है:

• वितरित टीमों के प्रबंधन में प्रबंधकों को प्रशिक्षित करें।
• प्रभावी दूरस्थ संचार में कर्मचारियों को प्रशिक्षित करें।
• समय प्रबंधन और स्व-संगठन कौशल विकसित करें।

मिनी-प्रशिक्षण कार्यक्रम:

• «प्रभावी हाइब्रिड बैठकें: कैसे भाग लें और नेतृत्व करें»
• «असिंक्रोनस संचार: कब और कैसे उपयोग करें»
• «सहयोगी कार्य के लिए उपकरण: उन्नत सुविधाएं»

वैसे, घुटन भरे कार्यालयों के बारे में — वे दिखने से अधिक महत्वपूर्ण हो सकते हैं। 2024 में, Emerald Insight ने एक दिलचस्प PLS-SEM विश्लेषण प्रकाशित किया, जो दिखाता है कि कार्यालय वातावरण कर्मचारियों की उत्पादकता को कैसे प्रभावित करता है। और अनुमान लगाइए क्या? अच्छी तरह से व्यवस्थित और आरामदायक कार्य स्थान अधिकतम दक्षता के लिए कुंजी है। इसलिए यहां तक कि हाइब्रिड मॉडल में भी, सुनिश्चित करें कि आपकी कंपनी के कार्यालय आरामदायक और स्वागतयोग्य बने रहें। कुछ पौधे और एक उच्च गुणवत्ता वाली कॉफी मशीन एक शानदार शुरुआत है!

संभावित समस्याएं

हाइब्रिड कार्य मॉडल और कार्यालय कर्मचारियों और दूरस्थ कर्मचारियों के बीच आंतरिक "गृह युद्ध" दिखने से अधिक करीब है।

 आइए सुनिश्चित करें कि आपकी टीम में हर कोई सहज महसूस करे — चाहे वह घर पर हो या कार्यालय में।

समस्या #1: "दो वर्ग के कर्मचारी"। दूरस्थ कर्मचारी अक्सर कार्यालय में काम करने वालों की तुलना में खुद को "दूसरे दर्जे का" महसूस करते हैं।

समाधान:

• सभी महत्वपूर्ण बैठकें हाइब्रिड प्रारूप में आयोजित करें, भले ही प्रतिभागियों का बहुमत कार्यालय में हो।
• सभी निर्णयों को ऐसे प्रारूप में दस्तावेजित करें जो सभी के लिए पहुंचयोग्य हो।
• टीम कार्यक्रमों के समय को बदलें ताकि हर किसी को भाग लेने का अवसर मिले।

समस्या #2: बर्नआउट और अस्पष्ट सीमाएं। दूरस्थ कार्य में, व्यक्तिगत समय और कार्य समय के बीच की सीमा अक्सर मिट जाती है। हमने इस विषय पर बर्नआउट और इसे रोकने के तरीकों के बारे में एक अलग लेख में विस्तार से चर्चा की है, और यहां समस्या को हल करने के मुख्य तरीके हैं।

समाधान:

• एक "डिस्कनेक्ट करने का अधिकार" नीति पेश करें — एक निश्चित समय के बाद कार्य संदेशों का जवाब न देने का नियम।
• मैसेंजरों में "डिस्टर्ब न करें" सुविधा के उपयोग को प्रोत्साहित करें।
• कर्मचारियों की मनोवैज्ञानिक स्थिति की निगरानी के लिए नियमित चेक-इन करें।

समस्या #3: टीम बिल्डिंग की कठिनाइयां। हाइब्रिड टीमों में मजबूत कॉर्पोरेट संस्कृति का निर्माण करना अधिक कठिन है।

समाधान:

• पूरी टीम के लिए नियमित ऑफलाइन कार्यक्रम आयोजित करें।
• वर्चुअल टीम बिल्डिंग आयोजित करें।
• कॉर्पोरेट संस्कृति को मजबूत करने के लिए ऑनलाइन अनुष्ठान बनाएं।

हां, बाधाएं हैं, लेकिन ये सभी सही तरीकों और दृष्टिकोणों के साथ पूरी तरह से हल की जा सकती हैं। डेलॉइट ने 2023 में हाइब्रिड वातावरण में टीमवर्क पर एक उत्कृष्ट अध्ययन किया, जो एक बार फिर साबित करता है: अगर सब कुछ सही तरीके से किया जाता है, तो आपकी टीम की गतिशीलता किसी भी पहलू में प्रभावित नहीं होगी।

क्या हाइब्रिड कार्य मॉडल का भविष्य है?

कुछ सामाजिक समूह सक्रिय रूप से सभी को वापस कार्यालय लाने के विचार को बढ़ावा दे रहे हैं। तो, क्या हाइब्रिड सिर्फ एक अस्थायी चरण है या वास्तव में दोनों दुनिया का सर्वश्रेष्ठ है?

वर्तमान में, कई प्रवृत्तियां देखी जा रही हैं:

• कार्य अनुभव का हाइपर-व्यक्तिगतकरण। कंपनियां प्रत्येक कर्मचारी की अद्वितीय प्राथमिकताओं और परिस्थितियों को ध्यान में रखते हुए, अधिक से अधिक व्यक्तिगत कार्य विकल्प प्रदान करेंगी।
• कार्य के लिए मेटावर्स। मेटावर्स में वर्चुअल कार्यालय दूरस्थ कर्मचारियों के बीच गहरी बातचीत प्रदान करके हाइब्रिड कार्य का एक नया स्तर बन सकते हैं।
• चार दिवसीय कार्य सप्ताह। हाइब्रिड मॉडल उत्पादकता बनाए रखते हुए या यहां तक कि बढ़ाते हुए, छोटे कार्य सप्ताह की ओर विकसित हो सकता है।

यहां MIT स्लोन इस बारे में क्या कहता है। संक्षेप में: हाइब्रिड एक अस्थायी घटना नहीं है, बल्कि एक मॉडल है जो लंबे समय तक हमारे साथ रहेगा। बहुत लंबे समय तक।

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यदि आप चाहते हैं कि आपका कार्य दिवस आपके लिए काम करे, न कि आप कार्य दिवस के लिए, तो घर से काम करते समय अपने दिन को कैसे संरचित करें: उत्पादकता और संतुलन के लिए मार्गदर्शिका लेख देखें।

काम में अधिक कुशल होने के लिए,  टालमटोल पर कैसे काबू पाएं और अधिक उत्पादक बनें के बारे में पढ़ें।

काम और निजी जीवन के बीच अच्छे संतुलन के लिए, दूरस्थ रूप से काम करते समय कार्य-जीवन संतुलन कैसे प्राप्त करें के बारे में जानें।

निष्कर्ष

हाइब्रिड कार्य मॉडल एक अस्थायी समाधान या जबरदस्ती का समझौता नहीं है। यह कार्य प्रक्रिया का एक प्राकृतिक विकास है जो कार्यालय कार्य और दूरस्थ कार्य दोनों के सर्वोत्तम पहलुओं को जोड़ने की अनुमति देता है। इस कार्य प्रणाली में स्मार्ट तरीके से संक्रमण करें, और Taskee आपके संक्रमण को जितना संभव हो सके दर्द रहित बनाएगा।

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