Come identificare i collo di bottiglia nel flusso

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1 Aprile, 2025

Tenere il proprio flusso di lavoro in ordine a volte è più difficile del lavoro stesso. La buona notizia è che, se riesci a individuare il problema prima che diventi troppo grande, c'è una buona probabilità che possa essere risolto prima che causi danni significativi. In questo articolo, ti forniremo tutto ciò di cui hai bisogno per individuare le lacune nel tuo processo produttivo e risolverle nel modo più efficiente possibile

Punti chiave

Se le aree problematiche vengono individuate in anticipo, i progetti sono meno soggetti a ritardi

Con l'eliminazione dei colli di bottiglia, il tempo speso nelle attività può essere significativamente ridotto

Dedicare del tempo al miglioramento dei tuoi flussi di lavoro quotidiani può migliorare significativamente la produttività del tuo team

Introduzione

Il sogno di ogni appassionato di auto è correre lungo un'autostrada vuota, senza alcun ingorgo in vista. Sfortunatamente, siamo nel XXI secolo, e la maggior parte delle città dipende ancora dalle auto, quindi sarai in grado di correre...ehm, circa 3 secondi prima di fermarti improvvisamente.

No, non stiamo suggerendo di fare velocità. È solo una bella metafora per spiegare che, con i colli di bottiglia o i "blocchi del traffico" in questa situazione, l'intero processo diventa dieci volte più piacevole e produttivo.

Un report di Formstack e Mantis Research ha rilevato che le organizzazioni possono perdere fino a 1,3 milioni di dollari all'anno a causa di attività inefficaci che gravano sugli impiegati. Lo stesso report ha rivelato che oltre la metà dei dipendenti trascorre almeno due ore al giorno in attività ripetitive, evidenziando la necessità di ottimizzare i processi.

1,3 milioni di dollari sono… davvero tanti zeri. Comunque. Quello che devi capire prima di tutto è che tutti i colli di bottiglia possono essere distinti in due categorie principali: processi disordinati e allocazione disordinata delle risorse. A volte entrambe le cose. Ecco cosa devi sapere su questi:

Processi disordinati:

Vecchi metodi di lavoro. Fogli di calcolo e riunioni in ufficio? Come possono aiutare qualcuno?
Controlli pre-rilascio troppo complicati. Anche il miglior prodotto sul mercato si romperà se lo sottoponi a 10 fasi di revisioni e test.
Burocrazia e "papellone". Quando 20 diversi dipartimenti devono approvare una determinata funzionalità, il prodotto non vedrà mai la luce del giorno.
Lavoro manuale. L'AI probabilmente non sostituirà i copywriter e gli artisti, ma è perfetta per riempire tabelle e fogli di calcolo lunghi – lascia che si occupi solo di quello, così potrai concentrarti sul lavoro vero e proprio.
Flusso di lavoro inefficiente. Il vero potere sta nella semplicità. Se ci sono passaggi che non contribuiscono molto al risultato finale – eliminateli.

Allocazione disordinata delle risorse:

Team sottodimensionati. Se il tuo project manager svolge 3 lavori diversi contemporaneamente, non è “gestione” – è solo un modo veloce per bruciarsi.
Attrezzature obsolete. PC che a malapena riescono a far funzionare Tetris, fogli di calcolo Excel che non sono stati aggiornati dai tempi della caduta dell'Unione Sovietica o vecchie sedie da ufficio squeaky – tutto questo può rallentare notevolmente i processi di lavoro.
Problemi di budget. A volte la mancanza di finanziamenti adeguati spinge i team a rinunciare a componenti vitali per un flusso di lavoro comodo e produttivo. Può funzionare a breve termine, ma finirà rapidamente per svuotare chiunque sia coinvolto nel lungo periodo.

Quindi sì, molti fattori contribuiscono a un grosso problema, quindi se riuscirai a risolvere almeno uno di questi problemi – sarà già una grande vittoria. C'è stato un caso in cui Bethany Home Healthcare ha ridotto i costi salariali di quasi il 200% implementando l'automazione dei processi aziendali – grandi risultati ottenuti con cambiamenti apparentemente piccoli nel flusso di lavoro quotidiano

Come individuare i colli di bottiglia precocemente

Comprendere cosa può andare storto o cosa è già storto è una cosa – individuarlo presto è la parte più difficile. Amazon, ad esempio, potrebbe praticare alcune etichettature lavorative discutibili, ma sa un paio di cose su come prevedere potenziali ostacoli.

Utilizzano attivamente quella che viene chiamata analisi predittiva – un metodo che prevede lo studio di dati storici e culturali per tracciare in anticipo le potenziali crisi, prima che si verifichino.

COVID-19 è stato una sorpresa per tutti, ma grazie all'analisi predittiva, Amazon è riuscita ad adattarsi rapidamente e mantenere i clienti nonostante le difficoltà…

…analisi predittiva e pratiche aziendali discutibili, ma questo è un altro discorso.

Ecco alcuni potenziali "segnali di allarme" a cui dovresti prestare attenzione per individuare potenziali zone problematiche:

Le attività si accumulano e non sembrano mai finire. Va bene se il tuo team è sempre occupato, per così dire. Ma se la quantità di compiti incompleti arriva a un certo punto critico, e continua solo a peggiorare? Potrebbe esserci qualcosa che non va.
Le scadenze sono solo concetti. Ancora una volta, un paio di scadenze mancate in una settimana particolarmente difficile è del tutto normale, ma se è diventata la norma? Vale la pena indagare.
Risorse scarse. Le grandi aziende si reggono su buoni finanziamenti e su persone brillanti. Quando entrambi diventano scomodi da gestire – è il momento di preoccuparsi.
Bassa morale. Se l'umore del tuo team è giù per terra – qualcosa non va.
Risultati inferiori. Piuttosto semplice.
Comunicazione scarsa. C'è tutta una sottocultura di persone che “passano inosservate” nelle grandi aziende e continuano a ricevere il loro stipendio senza fare molto lavoro. Ti sembra familiare? Sebbene non necessariamente cattivo, è un segno che i team non comunicano correttamente, il che è vitale per qualsiasi progetto di successo.

Netflix potrebbe affrontare dei flop multimiliardari di tanto in tanto, ma oh, sanno un paio di cose sulla raccolta di informazioni. Ogni fase del loro flusso di lavoro è monitorata da vicino, con ogni feedback che viene analizzato e implementato. Nel momento in cui qualche ostacolo appare sulla loro strada verso la produttività, viene immediatamente schiacciato.

Come, esattamente, ti chiedi? Una piccola cosa chiamata “Chaos Engineering”. Suona davvero figo, vero? Questo metodo prevede l'introduzione preventiva di vari “disturbi” nel processo di lavoro, con l'idea che costruirà “resilienza” per quando arriverà la vera minaccia. Una sorta di sistema immunitario aziendale, per così dire.

Possibili soluzioni

Quando tutti i problemi sono finalmente individuati, rimane una cosa da fare: risolverli effettivamente. C'è un lato positivo nel risolvere il problema velocemente e assicurarsi che non si ripresenti più – cerca di mantenerlo così il più possibile.

Soluzioni a breve termine:

Allocazione delle risorse. Un compito ha due manager molto stanchi che ci lavorano, mentre l'altro ne ha dieci. Sai cosa fare – ribilancia le cose un po’.
Trova una scorciatoia temporanea. Alcune cose potrebbero non funzionare come previsto subito, ma potrebbero andare con modifiche minori ma indesiderate alla formula iniziale. Lascia che sia per un po’; se funziona, funziona. Potrai tornare a perfezionarla in tempi meno critici.
Upgrade rapido delle competenze. Se i tuoi lavoratori mancano di competenze specifiche, potresti volerli mandare a un corso rapido per imparare ciò che possono. Non è un titolo di laurea completo, certo, ma andrà bene per il momento.
Automazione mirata. Se alcuni processi richiedono troppo tempo al tuo team – forse automatizzarli potrebbe alleggerire la pressione. Potrebbe influire sulla qualità del risultato finale, sì, ma potrebbe anche darti il respiro di cui hai bisogno.
Workshop sulla comunicazione. A volte tutto ciò che serve è una conversazione sincera. Il fatto che non sia accaduto prima dimostra problemi più profondi, ma è un inizio.

Soluzioni a lungo termine:

Rifacimento della pipeline. Se qualcosa non funziona – smontalo e costruisci qualcosa di meglio sulle sue rovine.
Investire nelle competenze del team. Corsi di qualificazione aziendale per rendere letteralmente i tuoi colleghi più intelligenti ed efficienti. Investire nella conoscenza paga sempre.
Upgrade delle stazioni di lavoro. Nuovi PC, tablet o anche una versione più nuova e migliore del software di gestione progetti sono sicuramente costosi, ma potrebbero fare la differenza. Taskee è gratuito, però, ed è altrettanto efficiente – giusto per dirlo.
Automazione profonda. Individua i processi particolarmente noiosi che richiedono un intervento umano minimo e automatizzali alla grande. Gestione dell'inventario, elaborazione degli ordini – cose del genere.
Pianificazione strategica. Pianifica in anticipo i potenziali ostacoli e le tue necessità generali. Garantisce l'immunità contro la maggior parte dei problemi mondiali.

Curiosità

Uno studio sui colli di bottiglia nel settore sanitario ha rilevato che i rapporti squilibrati infermiere-paziente e le carenze hanno causato il 21% delle inefficienze, mentre le lacune nelle competenze, i problemi con le attrezzature e la manutenzione inadeguata hanno rappresentato il 38%. Migliorare il personale, la formazione e la manutenzione delle attrezzature potrebbe aumentare l'efficienza del flusso di lavoro e la cura dei pazienti.

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Per approfondimenti su come migliorare i processi, leggi Gestione di progetti ibridi: Un approccio equilibrato che combina Agile e Waterfall.

Per migliorare l'efficienza del team, consulta Cos'è una bacheca Kanban? Una guida alla visualizzazione e gestione dei flussi di lavoro.

Per una migliore gestione delle risorse, leggi Processo di gestione delle risorse: Trasforma il successo del tuo progetto con una pianificazione efficace.

Conclusione

Comprendere e affrontare i colli di bottiglia nei flussi di lavoro è cruciale per mantenere operazioni efficienti. Con la giusta combinazione di strumenti, processi e pratiche, i team possono individuare e risolvere i colli di bottiglia prima che influenzino il successo del progetto. La chiave sta nel mantenere un approccio proattivo al miglioramento dei processi, favorendo una cultura di ottimizzazione continua.